如何建立高效出差管理制度

李文躍 李紅記

麥卡錫的 4P （即 Product，Price，Place，Promotion，中文意產(chǎn)品、價(jià)格、渠道、推廣）經(jīng)典營(yíng)銷(xiāo)理論從提出到今天已經(jīng)50多年了，但依然歷久彌新地指導(dǎo)著各行各業(yè)的營(yíng)銷(xiāo)工作，種子行業(yè)也不例外。就蔬菜種子行業(yè)的現(xiàn)狀看，由于知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)較差，產(chǎn)品同質(zhì)化、價(jià)格趨同化的現(xiàn)象十分普遍，所以想把蔬菜種子的推廣工作做好，就要最大限度地發(fā)揮營(yíng)銷(xiāo)4P中的后兩P，即渠道建設(shè)和市場(chǎng)推廣與促銷(xiāo)的作用，而這兩項(xiàng)工作都要靠業(yè)務(wù)人員大量的出差時(shí)間來(lái)完成。那么怎樣才能充分利用有限的出差時(shí)間做好業(yè)務(wù)工作呢？建立完善的出差管理制度，調(diào)動(dòng)業(yè)務(wù)人員的出差積極性，并提高出差效率就是一種行之有效的措施。

1 高效出差管理制度的設(shè)計(jì)原則

①最大限度調(diào)動(dòng)業(yè)務(wù)人員的積極性。蔬菜種子市場(chǎng)絕大多數(shù)在縣鄉(xiāng)一級(jí)，交通、食宿等方面的條件都很差，業(yè)務(wù)人員常年在外會(huì)非常辛苦，因此在條件允許的情況下應(yīng)該最大限度地提高業(yè)務(wù)人員的出差待遇，保證讓他們吃得好，睡得好，行得方便。除此之外，超過(guò)規(guī)定出差天數(shù)的，還要給予額外的出差補(bǔ)貼，這樣業(yè)務(wù)人員才愿意主動(dòng)出差，公司的業(yè)務(wù)出差時(shí)間才會(huì)得到保證，出差過(guò)程中的工作效率也會(huì)大大提高。

②把制度設(shè)計(jì)成一種提高業(yè)務(wù)人員出差效率的工具。我們的許多制度都強(qiáng)調(diào)流程管理，出差管理制度也是一樣的，制度對(duì)出差前、出差中、出差后的每一個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)做些什么、應(yīng)當(dāng)怎么做都應(yīng)有明確的規(guī)定。這樣出差管理制度就成了業(yè)務(wù)人員的出差寶典，在制度的指導(dǎo)下安排出差就可以少走彎路、達(dá)到事半功倍的效果。這種制度對(duì)于那些新入職的業(yè)務(wù)人員更加有效，可以幫助他們很快進(jìn)入業(yè)務(wù)工作狀態(tài)。

2 做好業(yè)務(wù)出差前的準(zhǔn)備工作

①業(yè)務(wù)人員出差前應(yīng)詳細(xì)查閱目的地相關(guān)資料，如：蔬菜種植面積、種植模式、主栽品種、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)品、經(jīng)銷(xiāo)商分布情況等。這樣可以大大提高出差的針對(duì)性，提升出差效果。

②盡量通過(guò)各種渠道了解目標(biāo)經(jīng)銷(xiāo)商的情況，做到有的放矢。向單位領(lǐng)導(dǎo)、同事、其他經(jīng)銷(xiāo)商咨詢(xún)目標(biāo)經(jīng)銷(xiāo)商基本情況，如：客戶(hù)信息、客戶(hù)性格、客戶(hù)愛(ài)好、主銷(xiāo)品種、賬務(wù)往來(lái)等，擬出與客戶(hù)打交道應(yīng)該注意的事項(xiàng)等。

③認(rèn)真填寫(xiě)出差申請(qǐng)表，交由主管經(jīng)理審批并提出指導(dǎo)意見(jiàn)后交財(cái)務(wù)部門(mén)登記備案。出差申請(qǐng)表內(nèi)容應(yīng)包括：出差目的、出差線(xiàn)路、每個(gè)市縣的停留時(shí)間、出發(fā)時(shí)間、返回時(shí)間、所需費(fèi)用、出差人員數(shù)、擬攜帶的試種樣品、宣傳材料及其他所需物品。

3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員出差過(guò)程中的管理

①業(yè)務(wù)人員出差過(guò)程中每天務(wù)必拜訪(fǎng)一定數(shù)量的客戶(hù)或種植戶(hù)，并認(rèn)真填寫(xiě)市場(chǎng)調(diào)查表，調(diào)查表要求務(wù)必有被訪(fǎng)客戶(hù)或農(nóng)戶(hù)本人簽名。業(yè)務(wù)人員每天還要詳細(xì)記錄當(dāng)天的行程和業(yè)務(wù)費(fèi)用使用情況，并及時(shí)認(rèn)真詳細(xì)填寫(xiě)出差日志卡，不得事后補(bǔ)填，同時(shí)要求業(yè)務(wù)人員定時(shí)向部門(mén)或公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)出差情況。

②根據(jù)工作需要遇到特殊情況需臨時(shí)改變?cè)?jì)劃出差路線(xiàn)或調(diào)整出差時(shí)間的，必須提前向部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，獲得批準(zhǔn)后方可調(diào)整，并要及時(shí)向財(cái)務(wù)主管備案。出差人員每天還要用出差地固定電話(huà)向財(cái)務(wù)主管手機(jī)打一次電話(huà)進(jìn)行備案，以便公司了解業(yè)務(wù)人員的實(shí)際行程和安全狀況。

③在同客戶(hù)洽談業(yè)務(wù)過(guò)程中，正常情況下我們都要求按照公司既定的銷(xiāo)售政策進(jìn)行，但是對(duì)于重要的戰(zhàn)略市場(chǎng)和戰(zhàn)略品種來(lái)說(shuō)，按照公司銷(xiāo)售政策無(wú)法和客戶(hù)達(dá)成合作時(shí)，可以請(qǐng)示部門(mén)或公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)銷(xiāo)售政策作出調(diào)整。否則未經(jīng)請(qǐng)示擅自做出決定給公司造成損失的，責(zé)任自負(fù)。

4 出差返回后的管理一樣重要

①業(yè)務(wù)人員出差返回公司后的首要工作是盡快處理出差過(guò)程中的業(yè)務(wù)事項(xiàng)。例如：回復(fù)出差中未能解答的疑問(wèn)；及時(shí)給客戶(hù)郵寄示范種子；落實(shí)同客戶(hù)達(dá)成的初步購(gòu)銷(xiāo)意向，爭(zhēng)取成交等等。

②業(yè)務(wù)人員返回公司后應(yīng)及時(shí)就出差情況寫(xiě)出書(shū)面總結(jié)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向部門(mén)或公司領(lǐng)導(dǎo)作出出差匯報(bào)，以便公司及時(shí)掌握當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)情況，并根據(jù)工作實(shí)際調(diào)整銷(xiāo)售政策，最大限度地支持當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)的推廣需要。

③及時(shí)報(bào)銷(xiāo)出差費(fèi)用。業(yè)務(wù)人員持部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)審閱后的手續(xù)到財(cái)務(wù)部報(bào)銷(xiāo)時(shí)，財(cái)務(wù)主管在核對(duì)業(yè)務(wù)人員的電話(huà)后方可審核票據(jù)。未向財(cái)務(wù)主管電話(huà)匯報(bào)者按天次進(jìn)行相應(yīng)處罰。每月由財(cái)務(wù)部公布各業(yè)務(wù)人員的實(shí)際出差天數(shù)和每人月均業(yè)務(wù)費(fèi)用評(píng)比情況，并由營(yíng)銷(xiāo)中心公布上個(gè)月業(yè)務(wù)人員的出差考核情況，通報(bào)違反規(guī)定的人員和事項(xiàng)。

④公司督察部門(mén)對(duì)業(yè)務(wù)人員出差全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和抽查，以保證出差制度得以完整地執(zhí)行。若業(yè)務(wù)人員在出差過(guò)程中弄虛作假，除了不報(bào)銷(xiāo)出差費(fèi)用外，還會(huì)受到通報(bào)批評(píng)，取消評(píng)優(yōu)資格，扣減績(jī)效工資等處理。