探析分級教學(xué)中教學(xué)檔案的管理與利用

劉 萍 李昌婭

（長江大學(xué)一年級教學(xué)工作部，湖北荊州434025）

探析分級教學(xué)中教學(xué)檔案的管理與利用

劉 萍 李昌婭

（長江大學(xué)一年級教學(xué)工作部，湖北荊州434025）

分級教學(xué)中教學(xué)檔案管理存在信息化程度不高，管理人員信息化應(yīng)用水平有限，經(jīng)費(fèi)不足等問題。可從管理方法、管理手段等方面入手，注重學(xué)籍材料的平時(shí)收集與保管，合理分類與組卷，保障教學(xué)檔案的完整性，從而更好地服務(wù)于教學(xué)質(zhì)量工程。

分級；教學(xué)；教學(xué)檔案；管理；利用

教學(xué)檔案是指高校從事教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)安排、科研等活動中直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。教學(xué)檔案的形成是教學(xué)管理的真實(shí)記錄，它客觀地反映了學(xué)校的教學(xué)情況。教學(xué)檔案管理工作是由規(guī)劃、計(jì)劃、方案、實(shí)施、監(jiān)督、反饋及改進(jìn)各個(gè)環(huán)節(jié)組成的一個(gè)全過程、整周期的組織行為。它融會了高校管理的所有內(nèi)容，而且伴隨著高校管理工作始終。為了有效配合分級教學(xué)，注重對教學(xué)檔案材料的平時(shí)收集與保管，保證檔案材料的完整性，以促進(jìn)教學(xué)檔案的管理和利用。

一、分級教學(xué)中教學(xué)檔案管理工作所存在的問題

分級教學(xué)在教學(xué)理念上，從以教師為中心的教學(xué)轉(zhuǎn)變到以學(xué)生為中心的教學(xué)上來，從以知識傳授為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐阅芰ε囵B(yǎng)為中心，進(jìn)行分類指導(dǎo)，因材施教。學(xué)生由以前的固定班級而分到了不同層次的分級班，教師所帶的班級由來自不同專業(yè)的學(xué)生組成，教學(xué)檔案的內(nèi)容隨之越來越豐富，檔案信息利用主體越來越多，傳統(tǒng)的手工操作及經(jīng)驗(yàn)管理模式已制約了分級教學(xué)中檔案管理的發(fā)展，遠(yuǎn)不能適應(yīng)學(xué)?？旃?jié)奏、大容量的需求，其管理現(xiàn)狀主要存在以下四個(gè)方面的問題。

第一，教學(xué)管理內(nèi)容的信息化程度不高。教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱的制定周期長且落后于分級教學(xué)形勢的發(fā)展，教師的潛力難以充分發(fā)揮。教學(xué)日常管理的材料存檔不齊全，影響教學(xué)信息反饋不及時(shí)。學(xué)生規(guī)模大，學(xué)籍管理的難度加大，人為失誤的因素增加。

第二，教學(xué)管理人員信息管理水平不足，信息技術(shù)應(yīng)用能力較低。教學(xué)管理人員在信息的收集和處理上以傳統(tǒng)的信息管理為主，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、智能技術(shù)還未能在實(shí)際工作中得到普遍應(yīng)用，導(dǎo)致信息資源的利用率低，教學(xué)材料的收集有重復(fù)收集現(xiàn)象，造成教學(xué)管理信息冗余，管理效益不高。

第三，經(jīng)費(fèi)投入不足，設(shè)備有待改善。經(jīng)費(fèi)是一切教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)保障。由于重視不夠，造成教學(xué)檔案管理辦公條件簡陋，設(shè)備陳舊、老化，難以正常開展工作。

第四，自然班級和分級班級的學(xué)籍檔案難以一體化，有待信息化管理。特別是在學(xué)生成績管理上，完全依靠學(xué)籍秘書手工操作整理，教師不能及時(shí)、有效轉(zhuǎn)化登錄成績，影響了工作效率。

二、實(shí)施分級教學(xué)管理，提高檔案利用效果的途徑和方法

以大學(xué)英語教學(xué)為例，分級教學(xué)堅(jiān)持以培養(yǎng)學(xué)生英語綜合運(yùn)用能力、特別是聽說能力為目標(biāo)，同時(shí)建立了一年級大學(xué)英語課程的總體目標(biāo)，制定科學(xué)的、系統(tǒng)的、個(gè)性化的大學(xué)英語教學(xué)大綱，從而完善大學(xué)英語課程體系。目前，我校的大學(xué)英語分A、B兩級教學(xué)，針對A、B兩級的基礎(chǔ)差異，制定不同的教學(xué)目標(biāo)和教學(xué)要求。A級按照大學(xué)英語教學(xué)要求中的一般要求進(jìn)行教學(xué)，通過一年級兩個(gè)學(xué)期的教學(xué)達(dá)到四級教學(xué)目標(biāo)，并參加全國大學(xué)英語四級考試。B級教學(xué)按大學(xué)英語教學(xué)大綱中的較低要求進(jìn)行教學(xué)，重在培養(yǎng)學(xué)生的語言基本功，兩學(xué)期后達(dá)到三級教學(xué)目標(biāo)。

教學(xué)檔案管理是對各類靜態(tài)教學(xué)文件信息，加以科學(xué)整理，使其變成動態(tài)的、規(guī)范化的教學(xué)檔案信息，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，服務(wù)于學(xué)生、學(xué)校，服務(wù)于社會。其網(wǎng)絡(luò)功能包括：電子教學(xué)、網(wǎng)上歸檔、網(wǎng)上組卷、網(wǎng)上借閱、網(wǎng)上檢索、網(wǎng)上傳遞信息、遠(yuǎn)程服務(wù)，等等，對教學(xué)檔案資源進(jìn)行處置、管理和提供檔案的利用服務(wù)。通過信息技術(shù)對檔案資源的分類、提取、分析、加工并進(jìn)行鏈接與共享，從而準(zhǔn)確、及時(shí)、簡捷、實(shí)用地滿足不同的群體對檔案的不同需求，實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會共享，最大限度地延長教學(xué)檔案的壽命，為教學(xué)和管理服務(wù)。

伴隨著檔案信息量的不斷遞增，如何利用信息技術(shù)提高教學(xué)檔案管理工作效率，創(chuàng)新分級教學(xué)條件下的教學(xué)檔案管理模式，是教學(xué)管理工作者應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注的問題。為了更好地服務(wù)分級教學(xué)，針對檔案管理工作中存在的問題，改革創(chuàng)新管理方法和手段，形成運(yùn)行有效的保障機(jī)制：

第一，建立跟蹤式的全程動態(tài)學(xué)生檔案。加強(qiáng)高校學(xué)生檔案的全程化管理，要從大學(xué)生入校起就做好建檔工作，并根據(jù)其學(xué)院、專業(yè)、班組等群體性，隨時(shí)按照新的歸檔范圍和要求，在各個(gè)發(fā)展階段和時(shí)期動態(tài)地收集整理相關(guān)材料，進(jìn)行及時(shí)的歸檔，以避免用到檔案時(shí)才慌里慌張地進(jìn)行突擊的行為，結(jié)果免不了錯裝、漏裝和檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、不準(zhǔn)確的人為錯誤，給高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的全程工作和高校畢業(yè)生的就業(yè)帶來很大麻煩。

第二，加強(qiáng)教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的重要前提和基礎(chǔ)，教學(xué)檔案的分類至關(guān)重要。傳統(tǒng)的高校教學(xué)檔案基本上都是以紙質(zhì)檔案為主，管理人員的勞動強(qiáng)度大，查閱十分困難，并且占用大量的庫房空間。管理成本高，保管時(shí)易損壞，而數(shù)字化檔案克服了傳統(tǒng)檔案的缺點(diǎn)，節(jié)省了大量人力、物力和財(cái)力，且可大量復(fù)制，克服了紙質(zhì)檔案獨(dú)一無二的弊端。檔案信息化是利用信息處理的自動化，達(dá)到檔案、文件的一體化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高速檢索，對文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲，以實(shí)現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)距離、無障礙的傳遞和交流，達(dá)到檔案資源的互通與共享。數(shù)字化、信息化建設(shè)是教學(xué)檔案信息化管理的核心內(nèi)容。

第三，加強(qiáng)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全化管理。檔案信息的安全問題是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化帶來的最為突出的問題，需要在實(shí)際工作中逐步解決。首先要防止檔案信息的損毀和遺失，如操作失誤、設(shè)備故障、計(jì)算機(jī)病毒和黑客攻擊等；其次是保密問題，有的信息可以公開，有的則是要保密的，這些信息在管理時(shí)應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。

第四，擴(kuò)大檔案歸檔范圍，增加檔案信息含量。學(xué)生檔案材料的收集歸檔要與時(shí)俱進(jìn)，擴(kuò)大歸檔的范圍，增加檔案的信息含量。傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案內(nèi)容主要有反映大學(xué)生思想道德素質(zhì)、身體健康狀況和學(xué)業(yè)情況的檔案材料。大學(xué)生思想道德素質(zhì)方面的檔案材料主要包括大學(xué)生在校期間的政治表現(xiàn)、思想鑒定、入黨或入團(tuán)申請書、志愿書、個(gè)人思想?yún)R報(bào)以及助人為樂、見義勇為等記錄；學(xué)習(xí)成績方面的檔案材料主要包括大學(xué)生大學(xué)階段的專業(yè)課、基礎(chǔ)課、公共課、必修課、選修課等課程的考試和考查成績以及實(shí)驗(yàn)操作報(bào)告、科研成果等；身體狀況方面的檔案材料包括反映大學(xué)生身體素質(zhì)的健康體檢卡及體育考試和考查成績等體能特征資料。除了以上傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案內(nèi)容，還應(yīng)根據(jù)當(dāng)前社會形勢的發(fā)展和大學(xué)生學(xué)習(xí)生活的特點(diǎn)，補(bǔ)充、擴(kuò)大高校學(xué)生檔案的歸檔范圍，增加心理素質(zhì)、社會實(shí)踐活動和誠實(shí)守信情況的材料。心理素質(zhì)方面包括能反映大學(xué)生在情緒、情感、意志、耐受挫折等方面情況及學(xué)生的個(gè)性傾向和職業(yè)取向的個(gè)性心理特征測評書等，這些心理檔案能夠準(zhǔn)確地分析學(xué)生的個(gè)性特征，以便及時(shí)采取相應(yīng)的心理疏導(dǎo)措施促進(jìn)學(xué)生健康成長；社會實(shí)踐活動方面包括大學(xué)生參加、組織大型活動能力、在校任職情況及評價(jià)和參加各項(xiàng)實(shí)踐技能的培訓(xùn)記錄等；誠實(shí)守信方面包括大學(xué)生考試有無違紀(jì)情況、助學(xué)貸款的償還情況記錄等。誠實(shí)守信是大學(xué)生個(gè)人發(fā)展的重要品德之一，也是用人單位熱切關(guān)注的焦點(diǎn)。所以，高校學(xué)生檔案的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映學(xué)生的信用行為和品行狀況。

第五，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。有計(jì)劃地對在職檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平；大力引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，并對其進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化工作。培養(yǎng)一批復(fù)合型人才，以適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化和信息化。

第六，重視檔案利用反饋是提高檔案服務(wù)質(zhì)量和效率的重要措施。一要重視檔案利用信息反饋，包括外部信息反饋即檔案利用者的信息反饋，如對檔案服務(wù)利用的要求、檔案提供利用的方式方法的評價(jià)等，也包括內(nèi)部信息反饋即檔案部門內(nèi)部人員的信息反饋，如檔案利用工作中存在的問題和不合理之處，以及在檔案信息開發(fā)利用過程中，對于收集、整理、鑒定、保管、利用等工作環(huán)節(jié)遇到的業(yè)務(wù)和技術(shù)問題等。二要做好檔案利用數(shù)據(jù)，如類別、數(shù)量統(tǒng)計(jì)和利用規(guī)律、利用效益分析，建立檔案的反饋系統(tǒng)，形成有針對性的服務(wù)體系，以優(yōu)質(zhì)服務(wù)促進(jìn)檔案管理良性發(fā)展。

三、充分利用教學(xué)檔案資源，努力提高教學(xué)質(zhì)量

采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理和保存檔案信息，加強(qiáng)對教學(xué)檔案資源的收集、整理、開發(fā)和利用，是同一種教學(xué)信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程。在信息化條件下，檔案管理的現(xiàn)代化即檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和檔案數(shù)字化，是提高檔案服務(wù)質(zhì)量和效率的重要保證。檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)“以現(xiàn)實(shí)需要為前提、分階段分步驟進(jìn)行”的精神，通過對利用需求的分析決定數(shù)字化的規(guī)模、對象、先后順序，通過對利用效果的分析進(jìn)一步引導(dǎo)、推動、調(diào)整檔案數(shù)字化后續(xù)工作。構(gòu)架高校教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供更好的服務(wù)方式，進(jìn)一步提高檔案的利用價(jià)值，為分級教學(xué)改革服務(wù)，對提高教學(xué)質(zhì)量有著十分重要的意義。

第一，教學(xué)檔案的規(guī)范化管理有利于分級教學(xué)。信息技術(shù)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)儲存功能和完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為教學(xué)檔案管理的高效、規(guī)范、準(zhǔn)確與安全提供了可靠保證，大大提高了檔案管理工作效率。

第二，有利于教學(xué)檔案的充分利用。完善的教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)，能夠滿足學(xué)生、學(xué)校和社會不同群體對檔案的需求，只要權(quán)限許可，通過檔案的信息檢索、查找，就能實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案資源的共享。

因此，加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的規(guī)范化，建立跟蹤式的分級教學(xué)的全程動態(tài)管理模式，對大學(xué)生在校期間的思想表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績、身體狀況、個(gè)性特征、社會實(shí)踐、誠實(shí)守信等情況進(jìn)行寫實(shí)化記錄，通過這些檔案材料真實(shí)反映教學(xué)歷程，更好地為提高教學(xué)質(zhì)量服務(wù)。

［1］王玉鵬．從大學(xué)生就業(yè)看高校學(xué)生檔案存在的問題及對策［J］．蘭臺世界，2009（20）．

［2］劉文娟．提高高校檔案利用效果的途徑探析［J］．蘭臺世界，2010（4）．

［3］陳媚．教育信息化條件下的高校教學(xué)檔案管理探討［J］．檔案與建設(shè)，2007（12）．

［4］張金來．淺談高校教學(xué)檔案管理的信息化［J］．中國電力教育，2008（12）．

［5］郭紅．高校檔案管理信息化建設(shè)略論［J］．蘭臺世界，2008（4）．

［6］黃利梅．教學(xué)檔案管理創(chuàng)新探究［J］．蘭臺世界，2008（22）．

責(zé)任編輯 袁麗華 E－mail：yuanlh＠yangtzeu．edu．cn

G642．47

A

1673－1395（2011）02－0149－03

2010 -12 20

劉萍（1966—），女，湖北江陵人，副研究館員，主要從事高校教學(xué)檔案管理研究。