試論ERP系統(tǒng)中管理會(huì)計(jì)的應(yīng)用基礎(chǔ)——以ERP系統(tǒng)環(huán)境下的預(yù)算控制為例

張曉蓉

一、ERP與管理會(huì)計(jì)

ERP企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)始于20世紀(jì)90年代初期，美國(guó)的一家IT分析公司根據(jù)當(dāng)時(shí)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的發(fā)展和企業(yè)對(duì)供應(yīng)鏈管理的需要，對(duì)制造業(yè)管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)和變革做出預(yù)測(cè)，提出了企業(yè)資源計(jì)劃ERP的概念。

ERP和管理會(huì)計(jì)之間的淵源可以看作是一種揚(yáng)棄的關(guān)系，具體地講，就是ERP既汲取了管理會(huì)計(jì)的一些有益的概念，又超越了管理會(huì)計(jì)學(xué)的概念。管理會(huì)計(jì)學(xué)作為一種先進(jìn)的管理手段，它的一些分析概念在ERP系統(tǒng)中能夠得到充分的體現(xiàn)。從過程控制來說，ERP的控制概念比管理會(huì)計(jì)廣泛而深刻的多，它以一種系統(tǒng)集合的原理來達(dá)到全過程和全方位的控制；從成本生產(chǎn)角度來看，ERP系統(tǒng)運(yùn)用了管理會(huì)計(jì)的相關(guān)概念，提供了企業(yè)分析產(chǎn)品增值過程的功能；此外，ERP還增加了決策支持功能，與管理會(huì)計(jì)一貫所重視的預(yù)測(cè)和決策思想一致。

二、管理會(huì)計(jì)在ERP系統(tǒng)中的應(yīng)用研究之預(yù)算控制

ERP系統(tǒng)具有的集成性與實(shí)時(shí)性這兩大特性，使得在管理會(huì)計(jì)模塊與ERP其他模塊緊密集成的情況下，可以及時(shí)地提供各階層管理者所需要的管理會(huì)計(jì)信息，這些信息包括產(chǎn)品成本信息、計(jì)劃與控制信息、決策信息三大類。本文主要針對(duì)ERP所提供的計(jì)劃與控制信息，重點(diǎn)分析ERP系統(tǒng)環(huán)境下的預(yù)算控制。ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所產(chǎn)生的信息進(jìn)行事中記錄與管理，為預(yù)算控制的開展提供了信息平臺(tái)。

1.ERP系統(tǒng)環(huán)境下的預(yù)算控制基石

實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)環(huán)境下的預(yù)算控制，其基石主要包括以下方面：

（1）共享基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)使用的一系列靜態(tài)數(shù)據(jù)，在一定期間具有相對(duì)穩(wěn)定性；預(yù)算管理同樣需要使用這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如部門信息、客商信息、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)等。

（2）構(gòu)建多維預(yù)算體系

ERP系統(tǒng)是以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式對(duì)企業(yè)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，基于ERP系統(tǒng)的預(yù)算控制要求預(yù)算體系必須適應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理的方式，而預(yù)算體系由以預(yù)算指標(biāo)為核心的多維元素構(gòu)成。預(yù)算體系以預(yù)算指標(biāo)為核心延伸而來的維度主要包括：期間、計(jì)量方式（數(shù)量、應(yīng)收應(yīng)付制金額、現(xiàn)收現(xiàn)付制現(xiàn)金流量）、責(zé)任中心以及其他輔助維度（如：產(chǎn)品、地區(qū)、客商等）。

2.ERP系統(tǒng)環(huán)境下的預(yù)算控制特征

共享基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及構(gòu)建多維預(yù)算體系為預(yù)算控制打造了基石，為預(yù)算控制由手工環(huán)境下的海市蜃樓轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)世界提供了契機(jī)，同時(shí)，ERP系統(tǒng)深化了預(yù)算控制的作用，豐富了預(yù)算控制的特征。

（1）預(yù)算控制由靜態(tài)走向動(dòng)態(tài)

ERP系統(tǒng)將實(shí)時(shí)記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所產(chǎn)生的信息，預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)的獲取從事后獲取靜態(tài)會(huì)計(jì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)楂@取反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程的動(dòng)態(tài)信息，并實(shí)時(shí)對(duì)比分析、報(bào)告偏差，預(yù)算控制行為由事后走向事中，從靜態(tài)走向動(dòng)態(tài)。

（2）強(qiáng)化現(xiàn)金流量控

ERP系統(tǒng)不僅記錄了基于權(quán)責(zé)發(fā)生制的會(huì)計(jì)信息，而且記錄了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所產(chǎn)生的現(xiàn)金流量信息。基于ERP系統(tǒng)的預(yù)算控制將控制范圍從基于權(quán)責(zé)發(fā)生制的費(fèi)用、成本擴(kuò)展到基于現(xiàn)收現(xiàn)付制的現(xiàn)金流量。

3.ERP系統(tǒng)環(huán)境下的預(yù)算控制系統(tǒng)

ERP系統(tǒng)集先進(jìn)的信息技術(shù)與管理思想于一身，它在企業(yè)的實(shí)施和應(yīng)用過程中不僅僅是信息化改造過程，更重要的是企業(yè)管理思想及流程再造的過程。同樣，ERP的預(yù)算系統(tǒng)也不是僅僅停留在預(yù)算信息的記錄歸檔等傳統(tǒng)任務(wù)，更多的是現(xiàn)代預(yù)算管理思想和理念的再現(xiàn)。預(yù)算管理作為實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理科學(xué)化的手段，適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部管理上預(yù)測(cè)、決策、控制、考核的需要，在企業(yè)管理中的地位也越來越重要。

（1）ERP系統(tǒng)下的預(yù)算控制模型

預(yù)算經(jīng)過編制（調(diào)整）、提交、審批等環(huán)節(jié)，最終形成可執(zhí)行預(yù)算。經(jīng)確認(rèn)的預(yù)算，將根據(jù)控制模型所設(shè)定的控制對(duì)象、控制算法、控制方法及集成方式對(duì)ERP系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)流程予以動(dòng)態(tài)控制。最終，根據(jù)預(yù)算控制情況，形成預(yù)算控制報(bào)告，傳遞給相關(guān)信息使用者。

在ERP預(yù)算控制模型中需要明確兩點(diǎn)：

①控制對(duì)象。在ERP系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程中每類信息都以不同的單據(jù)作為唯一入口，同一單據(jù)必須經(jīng)過多個(gè)環(huán)節(jié)，如單據(jù)的錄入、保存、審核等。預(yù)算控制對(duì)象是指針對(duì)哪些單據(jù)的哪些環(huán)節(jié)實(shí)施控制。不同的預(yù)算指標(biāo)，對(duì)應(yīng)預(yù)算控制對(duì)象存在差異；同一預(yù)算指標(biāo)，可能對(duì)應(yīng)多個(gè)不同預(yù)算控制對(duì)象。ERP系統(tǒng)管理的信息多樣化，預(yù)算控制集中于現(xiàn)金流出與費(fèi)用發(fā)生的控制，因此，預(yù)算控制對(duì)象一般出現(xiàn)在以下業(yè)務(wù)流程中：內(nèi)部借款與報(bào)銷、采購(gòu)與付款、庫(kù)存產(chǎn)品領(lǐng)用出庫(kù)、對(duì)外投資等。不同的ERP系統(tǒng)在處理這些業(yè)務(wù)時(shí)，所使用的單據(jù)存在差異性，因此，具體哪些單據(jù)可能作為預(yù)算控制的對(duì)象，需要根據(jù)具體情況而定。

②控制方法。不同的預(yù)算指標(biāo)具有不同的業(yè)務(wù)特征，對(duì)應(yīng)管理需求存在差異，在執(zhí)行過程中可以控制力度不盡相同，因此，在預(yù)算控制模型中同時(shí)需要確定控制方法?？刂品椒ㄒ话憔哂兴缮⑿涂刂啤?yán)格型控制和禁止型控制三類。松散型控制：對(duì)于控制力度要求較弱的預(yù)算指標(biāo)，超預(yù)算時(shí)系統(tǒng)予以提示，但業(yè)務(wù)流程可以繼續(xù)進(jìn)行。嚴(yán)格型控制：對(duì)于控制力度要求較強(qiáng)的預(yù)算指標(biāo)，超預(yù)算時(shí)需要由專人進(jìn)行審批同時(shí)，不同的審批人所能審批超預(yù)算金額可能不同，如部門經(jīng)理可以超預(yù)算1000元以下的業(yè)務(wù)進(jìn)行審批，超過此額度必須由公司總經(jīng)理審批。禁止型控制：對(duì)于控制力度要求非常強(qiáng)的預(yù)算指標(biāo)，不允許超過預(yù)算，一旦超過預(yù)算，在ERP系統(tǒng)中業(yè)務(wù)流程無法繼續(xù)。

（2）預(yù)算控制與ERP系統(tǒng)集成方式

在預(yù)算控制的數(shù)據(jù)傳遞流程中，如何將各子系統(tǒng)的執(zhí)行數(shù)據(jù)傳遞給預(yù)算管理子系統(tǒng)是本問題的關(guān)鍵。本文認(rèn)為存在兩種實(shí)現(xiàn)方式：指標(biāo)攜帶式與指標(biāo)對(duì)應(yīng)式。

①指標(biāo)攜帶式。在ERP系統(tǒng)中，用單據(jù)記錄與某一具體經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的信息，單據(jù)中的部分信息與預(yù)算控制相關(guān)，但缺乏最為關(guān)鍵的一項(xiàng)信息：預(yù)算指標(biāo)。因此，在集成預(yù)算管理的ERP系統(tǒng)中，與預(yù)算控制相關(guān)的單據(jù)必須增加新的數(shù)據(jù)項(xiàng)：預(yù)算指標(biāo)。

②指標(biāo)對(duì)應(yīng)式。指標(biāo)對(duì)應(yīng)式是將預(yù)算指標(biāo)與業(yè)務(wù)單據(jù)中的某些數(shù)據(jù)項(xiàng)設(shè)置對(duì)應(yīng)關(guān)系。某筆業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，系統(tǒng)將單據(jù)上的業(yè)務(wù)信息根據(jù)對(duì)應(yīng)關(guān)系轉(zhuǎn)化為預(yù)算控制所需要的預(yù)算指標(biāo)，并傳送給預(yù)算管理子系統(tǒng)。如對(duì)費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算控制時(shí)，可以設(shè)置費(fèi)用項(xiàng)目與預(yù)算指標(biāo)之間的多對(duì)一關(guān)系（多個(gè)費(fèi)用項(xiàng)目可以對(duì)應(yīng)一個(gè)預(yù)算指標(biāo)）；在每次費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，系統(tǒng)將費(fèi)用項(xiàng)目自動(dòng)轉(zhuǎn)化為預(yù)算指標(biāo)，并將預(yù)算指標(biāo)、金額、部門等信息傳送給預(yù)算管理子系統(tǒng)。

（3）ERP系統(tǒng)下的預(yù)算控制報(bào)告

預(yù)算控制是日常運(yùn)作過程中對(duì)具體每筆經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的控制，預(yù)算控制報(bào)告則為管理者了解一段期間預(yù)算執(zhí)行情況提供了綜合信息?；贓RP系統(tǒng)的預(yù)算控制可以實(shí)時(shí)提供控制報(bào)告，以電子報(bào)告、紙制報(bào)告等方式傳送給相關(guān)信息使用者。預(yù)算控制報(bào)告包含以下關(guān)鍵信息：任部門、預(yù)算期間、預(yù)算指標(biāo)、原預(yù)算（經(jīng)過審批的預(yù)算，包括預(yù)算調(diào)整過程中經(jīng)審批確認(rèn)的預(yù)算）、己執(zhí)行預(yù)算、可用預(yù)算（原預(yù)算扣減己執(zhí)行預(yù)算）等。預(yù)算控制報(bào)告可以采用表格、圖形等方式進(jìn)行展現(xiàn)，并允許對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況提供文字說明?；贓RP系統(tǒng)的預(yù)算控制為發(fā)揮預(yù)算管理的控制職能提供了信息平臺(tái)，使得這種理論上傳播已久的控制方法具有現(xiàn)實(shí)可操作性。

4.ERP系統(tǒng)對(duì)預(yù)算控制的影響

在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，實(shí)施全面預(yù)算管理是企業(yè)發(fā)展的一個(gè)發(fā)展方向。利用ERP系統(tǒng)，可以將過去繁瑣的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)加工、分析及人工無法做到的基礎(chǔ)性管理工作和“人盯人”的監(jiān)控方式，借助計(jì)算機(jī)管理軟件應(yīng)用予以取代，從技術(shù)上解決信息不及時(shí)、不對(duì)稱和監(jiān)督乏力、滯后的問題。因此，實(shí)施ERP系統(tǒng)，將大大減少預(yù)算執(zhí)行工作量，為進(jìn)一步細(xì)化預(yù)算、強(qiáng)化控制提供現(xiàn)代化的手段。預(yù)算控制系統(tǒng)與ERP在實(shí)踐中的有效整合是企業(yè)管理信息化的一個(gè)切實(shí)可行的切入點(diǎn)，ERP系統(tǒng)下實(shí)施預(yù)算控制具有以下方面的優(yōu)勢(shì)：

（1）ERP系統(tǒng)為企業(yè)總體預(yù)算目標(biāo)實(shí)現(xiàn)提供了保障

ERP系統(tǒng)作為一種高度集成的信息系統(tǒng)，從流程上改進(jìn)了管理，把多個(gè)工作現(xiàn)場(chǎng)作為一個(gè)單獨(dú)實(shí)體進(jìn)行管理。從一定程度解決了各個(gè)部門信息不對(duì)稱的問題，減輕了部門與企業(yè)總體的利益沖突，保證了企業(yè)總體（預(yù)算）目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（2）ERP系統(tǒng)能夠提高企業(yè)全面預(yù)算管理的應(yīng)變能力

ERP系統(tǒng)是一個(gè)基于網(wǎng)絡(luò)的信息集成系統(tǒng)，可以使企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，使企業(yè)各級(jí)管理人員可以及時(shí)得到所需信息，從而有效地分析企業(yè)的價(jià)值鏈和市場(chǎng)需求，提高企業(yè)的應(yīng)變能力和競(jìng)爭(zhēng)能力。

（3）ERP系統(tǒng)能夠提高預(yù)算編制準(zhǔn)確性與差異分析的可靠性

ERP的各個(gè)子系統(tǒng)運(yùn)行成功后，給企業(yè)的預(yù)算管理提供了統(tǒng)一集成的數(shù)據(jù)，可以充分利用企業(yè)各個(gè)方面的數(shù)據(jù)信息資源。通過ERP系統(tǒng)提供的查詢功能，可以及時(shí)得到管理工作所需要的信息。

（4）ERP系統(tǒng)有利于促進(jìn)企業(yè)全面預(yù)算管理創(chuàng)新

在ERP系統(tǒng)下，供應(yīng)鏈管理要求將供應(yīng)商、制造商、分銷商、零售商和最終用戶有機(jī)地集成起來，使之成為相互關(guān)聯(lián)的戰(zhàn)略聯(lián)盟，這是實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈管理的前提，但是傳統(tǒng)預(yù)算管理系統(tǒng)很難滿足要求。但ERP系統(tǒng)可以很好地滿足全面預(yù)算管理系統(tǒng)新特點(diǎn)的要求，體現(xiàn)了全面控制的原則，有助于“顧客目標(biāo)”的實(shí)現(xiàn)，適應(yīng)了現(xiàn)代企業(yè)管理理念與方法變革的新要求。