會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制存在的問題及對(duì)策探討

孫雪艷

一、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制中存在的問題

第一，崗位操縱權(quán)限制度落實(shí)不到位。操縱權(quán)限控制是一種基本的內(nèi)控手段，在電算化環(huán)境下，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理大部分由計(jì)算機(jī)操縱，人為控制減少，削弱了會(huì)計(jì)審核功能。

第二，會(huì)計(jì)人員非法操縱或操縱失誤。這是會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制中的主要任務(wù)，因其系統(tǒng)的程序、數(shù)據(jù)、文件等很輕易被仿造、復(fù)制和修改，而不會(huì)留任何痕跡，所以某些職員為了達(dá)到個(gè)人目的，利用職務(wù)之便或不按操縱規(guī)程進(jìn)行非法操縱，給單位造成嚴(yán)重?fù)p失。

第三，會(huì)計(jì)資料管理不及時(shí)、不規(guī)范，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失。在會(huì)計(jì)電算化法規(guī)中明確規(guī)定，單位應(yīng)堅(jiān)持天天雙重備份，并分人分處保管。但在實(shí)際工作中，有的單位并沒有真正落實(shí)，也沒有及時(shí)打印并按規(guī)定保管憑證和賬簿，致使電腦一旦出現(xiàn)故障或磁性介質(zhì)損壞時(shí)，部分會(huì)計(jì)資料就會(huì)丟失，造成無法挽回的后果。

第四，缺乏專業(yè)的系統(tǒng)技術(shù)人員。目前，很多會(huì)計(jì)職員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)熟悉，但對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)缺乏；而系統(tǒng)的維護(hù)職員對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)熟悉，但對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)不夠了解，使得在系統(tǒng)運(yùn)行中的故障不能及時(shí)分析、排除。

第五，數(shù)據(jù)輸入操作不當(dāng)。主要形式有篡改輸入、篡改程序、篡改文件、作法操作、篡改輸出等。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)據(jù)信息通過網(wǎng)絡(luò)得以傳遞，電子符號(hào)代替了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，磁介質(zhì)代替了紙介質(zhì)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)流動(dòng)過程中的鑒章等傳統(tǒng)確認(rèn)手段不再存在，電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化、集中化，再加上計(jì)算機(jī)運(yùn)行的高速性、程序運(yùn)行的重復(fù)性，使得處理結(jié)果一旦發(fā)生錯(cuò)誤，往往就會(huì)在短時(shí)間內(nèi)迅速蔓延，造成多種數(shù)據(jù)文件、賬簿及整個(gè)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)失真，并且可能使系統(tǒng)出現(xiàn)反復(fù)性差錯(cuò)。

第六，未建立有效的內(nèi)部控制制度。有些單位未能滿足相關(guān)條件就正式使用計(jì)算機(jī)代替手工記賬。有些單位雖然建立了內(nèi)部管理制度，但徒有虛名并沒有切實(shí)執(zhí)行。如按職權(quán)分離原則，系統(tǒng)開發(fā)人員不應(yīng)直接接觸或者正式操作電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)，憑證的輸入和復(fù)核人員必須由不同的人員執(zhí)行，一旦系統(tǒng)數(shù)據(jù)被非法修改、拷貝或是系統(tǒng)程序控制失效，就會(huì)影響系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和安全性，嚴(yán)重的可能會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)的崩潰，給企業(yè)造成不可估量的損失。

二、完善會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的幾點(diǎn)對(duì)策

第一，加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)治理工作。治理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的治理制度和方法，以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會(huì)計(jì)制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否正確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。

第二，分工明確，落實(shí)崗位。由于電算化會(huì)計(jì)功能的相對(duì)集中，必須制定相應(yīng)的組織和治理控制制度，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制。會(huì)計(jì)工作崗位可分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位?；緯?huì)計(jì)崗位與原手工系統(tǒng)基本保持不變。電算化崗位一般可分為系統(tǒng)治理、系統(tǒng)操縱、憑證審核、系統(tǒng)維護(hù)等，這些崗位也可以由基本會(huì)計(jì)崗位的會(huì)計(jì)職員來兼任，但必須對(duì)職權(quán)不相容的崗位進(jìn)行明確分工，不得兼任，同時(shí)各崗位職員要保持相對(duì)穩(wěn)定。

第三，強(qiáng)化電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作。企業(yè)應(yīng)根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，做好會(huì)計(jì)資料的收集、保存和調(diào)用等方面的工作。財(cái)務(wù)部分對(duì)于已輸出的磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料應(yīng)及時(shí)加貼外部標(biāo)簽，指定專人妥善保管、存檔，并定期檢查、復(fù)制，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的調(diào)用要有完善的資料借用和回還手續(xù)。

第四，及時(shí)充電，提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì)。經(jīng)常對(duì)財(cái)務(wù)人員開展會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的防范教育和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，不斷提高財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、思想素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，更加有效地防范會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險(xiǎn)。

第五，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入的正確性。預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施。實(shí)行用戶權(quán)限分級(jí)授權(quán)管理，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息崗位責(zé)任；建立健全對(duì)病毒、電腦黑客的安全防范措施；從電算化網(wǎng)絡(luò)軟件的設(shè)計(jì)入手，增加軟件本身的限制功能；建立會(huì)計(jì)信息資料的備份制度，對(duì)重要的會(huì)計(jì)信息資料要實(shí)行多級(jí)備份。

第六，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)制度。在電算化系統(tǒng)運(yùn)行過程中，審計(jì)職員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理等工作的評(píng)價(jià)和檢驗(yàn)，有利于檢測(cè)財(cái)務(wù)軟件的可靠性，發(fā)現(xiàn)各種內(nèi)控制度在執(zhí)行中存在的題目，提出解決題目的建議，有利于提高會(huì)計(jì)核算質(zhì)量和治理水平。

伴隨著電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，我們應(yīng)從實(shí)際工作出發(fā)，建立和完善更為科學(xué)的電算化內(nèi)部控制制度，最終實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、完整和可靠，給企業(yè)提供科學(xué)信息，使得企業(yè)得到更大的效益。