對于檔案管理工作的幾點建議

張玉芬 張?zhí)?鄭浩 （天津市環(huán)境監(jiān)測中心 天津300191）

檔案是信息的重要載體，是主要信息源。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案工作在經(jīng)濟社會中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高檔案工作科學(xué)管理水平，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。因此，為了應(yīng)對和解決檔案工作出現(xiàn)的問題，要從以下幾個方面著手：

1 提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好檔案管理工作的基1 本條件

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能，提高工作效率。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應(yīng)努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關(guān)，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計等，各個環(huán)節(jié)都離不開辦公自動化，這就要求檔案管理人員必須掌握和運用現(xiàn)代科技手段和先進管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。做好檔案管理工作，強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量。

2 檔案管理工作要運用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

檔案是歷史的真實記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將發(fā)揮重要的作用。信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。計算機技術(shù)在各個領(lǐng)域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，大大提高了工作效率。目前，國外檔案管理基本使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。

3 健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：①規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。②簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。③堅持制度約束的雙向性，既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。④堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

4 改進和完善檔案功能

對檔案的功能應(yīng)進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，以便使其所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

總之，檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，管好、用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會進步發(fā)展?！?/p>

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