計(jì)算機(jī)技術(shù)在散糧站管理中的應(yīng)用

吳宏偉 （天津港第二港埠有限公司 天津300456）

1 散糧站基本情況

散糧站是天津港埠二公司下屬的一個(gè)科級(jí)建制的技術(shù)密集型的單位，于1987年6月成立，1988年5月正式運(yùn)行，一期設(shè)備由英國(guó)西蒙公司設(shè)計(jì)、提供，一航局施工。2004年5月由牧羊集團(tuán)設(shè)計(jì)，天津港建設(shè)公司承建的散糧二期擴(kuò)建工程正式投產(chǎn)。散糧設(shè)備具有計(jì)量、卸船、裝火車、裝汽車、倉(cāng)儲(chǔ)等功能?，F(xiàn)有員工140多名，益港員工20多名，計(jì)算機(jī)信息化管理系統(tǒng)囊括每名員工在調(diào)入或分配到散糧站開始一直到調(diào)出或退休的所有信息，如：?jiǎn)T工基本情況、家庭基本情況、分管設(shè)備運(yùn)行情況、本崗工作完成情況、安全、培訓(xùn)、測(cè)評(píng)等的管理。通過(guò)各種信息，系統(tǒng)設(shè)計(jì)進(jìn)行工作分析、設(shè)備運(yùn)行故障分析，自動(dòng)生成每名員工考核情況，根據(jù)考評(píng)指標(biāo)再通過(guò)獎(jiǎng)懲數(shù)據(jù)信息自動(dòng)生成月度獎(jiǎng)金考核情況。上述數(shù)據(jù)的匯總、分析又可以生成員工的綜合能力評(píng)估，站領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)信息系統(tǒng)的考核指標(biāo)做出員工的年度評(píng)定結(jié)果。通過(guò)這樣一個(gè)內(nèi)部的信息管理系統(tǒng)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各項(xiàng)設(shè)置，簡(jiǎn)化了多項(xiàng)管理程序，使工作變得快捷、有效，管理者不僅可以全面深入地了解每名員工的工作能力、水平等等，也為員工充分發(fā)揮潛力提供所需要的支持。

2 散糧站內(nèi)部信息系統(tǒng)的建立

建立散糧站內(nèi)部信息管理系統(tǒng)，必須進(jìn)行周密的策劃，還要考慮以下幾個(gè)因素：散糧站的未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略；管理人員對(duì)信息數(shù)據(jù)的掌握程度；內(nèi)部信息利用和傳遞的潛在可能。

建立散糧站內(nèi)部信息系統(tǒng)包括以下內(nèi)容：

2.1 人員基本情況

員工基本包括身份證號(hào)、家庭住址、家庭及成員情況（特殊情況特別備注，以便留查）、聯(lián)系電話等所有人員基本信息，以及本人特長(zhǎng)及嗜好等特殊信息。

2.2 班組設(shè)置/崗位職責(zé)

確定各組人員的定崗、定編，確定各崗位人員的工作職責(zé)、工作范圍及相關(guān)的管理制度，做出工作分析。

2.3 分管/維修設(shè)備

針對(duì)設(shè)備管理以及維修保養(yǎng)問(wèn)題，設(shè)置設(shè)備臺(tái)帳管理、運(yùn)行信息、維修計(jì)劃等，確定各組人員分管設(shè)備運(yùn)行、維修情況，上級(jí)主管工程師所管轄范圍，以及設(shè)備材料、備件的使用情況。建立每人的設(shè)備運(yùn)行檔案，設(shè)備的運(yùn)行、故障等信息全部記錄在每人的檔案中，這里要求把各種信息落實(shí)到人，并直接與下一環(huán)節(jié)掛鉤。

2.4 安全管理/培訓(xùn)考核

通過(guò)建立安全管理系統(tǒng)臺(tái)帳，定期進(jìn)行各項(xiàng)培訓(xùn)考核情況，強(qiáng)化流程管理環(huán)節(jié)，使管理細(xì)化，制度硬化，手段強(qiáng)化。

2.5 獎(jiǎng)懲管理

通過(guò)員工的月度工作完成情況，系統(tǒng)匯總各種信息數(shù)據(jù)，作為領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工進(jìn)行各項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)與扣罰的依據(jù)。

2.6 綜合評(píng)定

支持這個(gè)板塊的信息是上述各項(xiàng)信息的分析結(jié)果，通過(guò)計(jì)算機(jī)程序的設(shè)計(jì)自動(dòng)分析出員工的綜合評(píng)定，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)合理的數(shù)據(jù)。

針對(duì)散糧站人員、設(shè)備、獎(jiǎng)懲管理等環(huán)節(jié)信息不通暢的突出問(wèn)題，以人員管理、設(shè)備運(yùn)行、成本控制為中心，運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)管理進(jìn)行深化、細(xì)化，將各個(gè)子系統(tǒng)通過(guò)人員信息將設(shè)備管理子系統(tǒng)緊密地聯(lián)系在一起，做到了“信息集成、過(guò)程集成、功能集成”，實(shí)現(xiàn)了人員管理、設(shè)備管理、生產(chǎn)等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，為本單位管理提供了強(qiáng)有力的手段。

3 散糧站內(nèi)部信息系統(tǒng)的功能

信息系統(tǒng)是人力資源規(guī)劃的輔助工具，我們要充分意識(shí)到信息管理的重要性。信息系統(tǒng)可以是人工的，也可以是計(jì)算機(jī)的。對(duì)散糧站這樣的技術(shù)密集型單位，建立信息系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)管理十分必要。該系統(tǒng)還有以下重要的功能：①可以為本站制定發(fā)展戰(zhàn)略提供人力資源信息數(shù)據(jù)。②可以為站領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工崗位設(shè)置管理工作提供信息。③可以為站技術(shù)、設(shè)備的管理效果的評(píng)估，員工的綜合評(píng)定提供反饋信息。此項(xiàng)功能是以往人力資源系統(tǒng)不具備的，它專門針對(duì)散糧站這一高技術(shù)單位，是整個(gè)系統(tǒng)中重要的一項(xiàng)內(nèi)容，通過(guò)設(shè)備、技術(shù)等的信息考評(píng)，輸出員工的綜合績(jī)效評(píng)估，為站領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)、綜合的員工管理信息分析。④可以為站其他有關(guān)員工的活動(dòng)提供快捷、準(zhǔn)確的信息。

信息化的建立不僅迅速擺脫了一些人工操作的方式，更主要的是通過(guò)信息的快速傳遞來(lái)實(shí)現(xiàn)人與設(shè)備的現(xiàn)代化管理。要使企業(yè)發(fā)展，就必須在管理的體制、內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程體系、各種管理規(guī)定、操作程序等方面以信息化的管理模式來(lái)進(jìn)行規(guī)范，這也是“散糧站計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)”建立的指導(dǎo)思想和目標(biāo)。

4 計(jì)算機(jī)管理對(duì)散糧站發(fā)展的作用

對(duì)于設(shè)備的維修保養(yǎng)與管理嚴(yán)格按照系統(tǒng)的規(guī)范要求，從而提高設(shè)備的完好率，降低成本，節(jié)省費(fèi)用，創(chuàng)造最大效益。從設(shè)備和人員管理環(huán)節(jié)看，現(xiàn)在能夠準(zhǔn)確地掌握每個(gè)人的基本信息以及各種特別標(biāo)識(shí)的信息，并能與設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)相關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)可對(duì)散糧站整個(gè)設(shè)備的流程啟停、故障信號(hào)、巡視打點(diǎn)等信息進(jìn)行層層分解，然后直接反饋到主管工程師及設(shè)備主修人員，及時(shí)準(zhǔn)確地計(jì)算出每人分管設(shè)備的運(yùn)行狀況，并依此進(jìn)行獎(jiǎng)懲。

從材料管理環(huán)節(jié)看，材料的編碼、型號(hào)、規(guī)格、名稱也都能在系統(tǒng)中得到明確的反映，不但可以從總額上反映資金占用情況，而且可以分品種、分設(shè)備地統(tǒng)計(jì)每一種材料的使用情況、超儲(chǔ)/缺貨等占用時(shí)間和超儲(chǔ)備占用金額，并對(duì)原材料超儲(chǔ)備占用實(shí)行自動(dòng)提示，從而控制成本，減少不合理的資金占用。

從成本控制環(huán)節(jié)看，系統(tǒng)方便快捷地提供了成本構(gòu)成的詳細(xì)數(shù)據(jù)，將標(biāo)準(zhǔn)成本控制與責(zé)任成本考核相結(jié)合，把成本控制真正落實(shí)到班組及個(gè)人。

管理科學(xué)化、透明化。將人員管理即時(shí)動(dòng)態(tài)分解到各個(gè)環(huán)節(jié)，落實(shí)到人，根據(jù)信息管理傳遞的各類信息，在當(dāng)月時(shí)限內(nèi)，要對(duì)各類數(shù)據(jù)以及管理人員的管理能力、水平以量化指標(biāo)進(jìn)行公開考核，實(shí)現(xiàn)成果的透明化，體現(xiàn)全面實(shí)現(xiàn)按績(jī)效考核評(píng)估分配的原則，充分調(diào)動(dòng)全體人員的積極性和創(chuàng)造性。

通過(guò)使用人員與設(shè)備一體化的信息管理，從根本上解決了領(lǐng)導(dǎo)與各班組、各班組與設(shè)備之間信息溝通不暢等問(wèn)題，架起了員工信息與設(shè)備信息的橋梁。上至領(lǐng)導(dǎo)、下至一般管理人員都可在自己的辦公室內(nèi)，根據(jù)自己的權(quán)限隨時(shí)調(diào)閱所需的信息，以往的重要信息集中于少數(shù)關(guān)鍵崗位與個(gè)人信息不對(duì)稱的問(wèn)題也隨之迎刃而解。

政策公開化，對(duì)各項(xiàng)管理要全面實(shí)行公開政策，做到公平競(jìng)爭(zhēng)，共同發(fā)展，實(shí)現(xiàn)科學(xué)現(xiàn)代的員工管理制度。同時(shí)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)促進(jìn)了散糧站設(shè)備及人員的管理制度化。

通過(guò)使用這一系統(tǒng)，將散糧站的設(shè)備運(yùn)行狀況、人員管理及各項(xiàng)規(guī)章制度設(shè)定到計(jì)算機(jī)程序中，使生產(chǎn)運(yùn)行行為得到了規(guī)范?，F(xiàn)在不按規(guī)定的程序辦，計(jì)算機(jī)就無(wú)法運(yùn)行，即便是領(lǐng)導(dǎo)，也必須在自己的權(quán)限之內(nèi)嚴(yán)格遵守法定程序，組織生產(chǎn)與設(shè)備管理，使散糧站的各項(xiàng)管理工作更加系統(tǒng)、規(guī)范、科學(xué)、合理?！?/p>