對做好高校教學(xué)檔案管理工作的思考

陳一紅

(欽州學(xué)院，廣西 欽州535000)

對做好高校教學(xué)檔案管理工作的思考

陳一紅

(欽州學(xué)院，廣西 欽州535000)

高等院校教學(xué)檔案的管理是高校檔案管理工作中的重要組成部分，是教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動中直接形成的、具有保存價值的教學(xué)文件材料［1］.同時，高校的教學(xué)檔案也是對高校教學(xué)進(jìn)行評估的重要內(nèi)容之一.但是，當(dāng)前各高校的教學(xué)檔案都存在著一定問題，為此，必須在分析問題、解決問題的認(rèn)識態(tài)度下，制定和采取相應(yīng)的管理措施，全力做好高校教學(xué)檔案的管理工作，以便更好地服務(wù)于教學(xué)和科研活動.

1 教學(xué)檔案管理中存在的主要問題

教學(xué)檔案主要包括學(xué)生學(xué)籍材料，成績登記表，教師的調(diào)課、停課記錄，考試安排，休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)材料以及對違規(guī)學(xué)生的處理文件等.目前，從高校的教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀看，在管理模式、管理手段、管理人員配備等方面主要存在著以下幾方面亟待解決的問題:

1.1 工作人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高;隊伍建設(shè)方面缺乏必要的配套機(jī)制，隊伍的穩(wěn)定性得不到有效的保障

教學(xué)檔案是為高等院校的教學(xué)和科研服務(wù)的，是教學(xué)改革的重要參考資料，要經(jīng)常查閱，所以在高校檔案管理工作中，教學(xué)檔案的管理是一個重要的組成部分.在有關(guān)學(xué)校發(fā)展規(guī)劃的制定過程中，教學(xué)檔案對領(lǐng)導(dǎo)的決策也起著重要的信息支撐作用.

近年來，部分院校不斷擴(kuò)大招生規(guī)模，在校學(xué)生數(shù)急劇增加，由此也為高校教學(xué)檔案的管理工作帶來了巨大的壓力和前所未有的挑戰(zhàn).許多地方院校升本前僅有學(xué)生幾千人，升本后在校生人數(shù)已達(dá)一萬人，短短幾年，學(xué)生數(shù)量就以倍數(shù)增加.不言而明，這不僅使學(xué)校各部門的工作增加了不少，也必定給檔案部門帶來很大的工作量，如此一來，檔案管理工作任務(wù)量的急劇增加，必然要求管理人員在技術(shù)上過得硬，思想上經(jīng)得起考驗.高校在人事師資配備計劃中，一是必須重視檔案管理專業(yè)人才引進(jìn)，二是做好對現(xiàn)有在職管理人員先進(jìn)管理經(jīng)驗的培訓(xùn)工作，提高她們的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì).只有這樣，才能讓檔案人員無懼任何壓力，出色地完成本職工作及其它各項工作任務(wù).然而，在調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)，高校檔案工作中的專業(yè)畢業(yè)人員很少，專業(yè)人才非常缺乏.雖然在目前的檔案管理人員隊伍當(dāng)中，也有很多是具有多年豐富管理經(jīng)驗的老同志，但是，從檔案管理工作理念方面看，他們的思想顯得相對陳舊，創(chuàng)新能力不強(qiáng)，與實(shí)際工作需求相距甚遠(yuǎn);不僅是行外的人，有些老同志也把檔案館(室)當(dāng)作養(yǎng)老的地方，看輕了檔案管理的作用.雖然有少部分年輕的工作人員有一定的創(chuàng)新能力，但是，因為這些人員沒有接受過專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，缺乏專業(yè)理論的指導(dǎo)，在實(shí)際工作中就顯得底氣不足、信心不夠，整個檔案管理工作質(zhì)量也就難有實(shí)質(zhì)性的提高.

在調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)，許多高校的二級院(系)領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案工作思想上也沒有足夠的重視，在布置各項工作任務(wù)時，忽視了檔案工作的落實(shí)及教學(xué)檔案的收集和整理等工作，缺乏一套完整的規(guī)章制度作保證，缺少工作的監(jiān)督與檢查;在許多高校，特別是地方院校中的院(系)的檔案管理，沒有配備人員專門負(fù)責(zé)，有的雖然由該院(系)的教學(xué)秘書兼職，但由于秘書工作任務(wù)較多，兼職檔案任務(wù)的人員就頻頻更換，經(jīng)常是兼職檔案工作做了不久，就給剛分配來的新人負(fù)責(zé)，而到了交接工作時，經(jīng)常出現(xiàn)沒把本院(系)檔案工作的任務(wù)明確交付好的情況，這些情況，不僅影響了檔案工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性和系統(tǒng)性，而且讓沒有受過檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的人員進(jìn)行管理，也影響了管理的質(zhì)量.所以，總的看來，許多高校都出現(xiàn)了檔案管理人員隊伍缺乏穩(wěn)定性的局面［2］.所有這些，都在直接嚴(yán)重地影響了教學(xué)檔案的管理水平.

1.2 管理方法和管理手段比較落后

目前，很多高校在檔案管理方面還采用比較原始的管理方法，通過手動操作完成工作任務(wù)，以紙張和案卷為工具進(jìn)行檔案的收集、歸檔與檢索，沒有將比較先進(jìn)的數(shù)字化多媒體技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中.不難想象，在高校的學(xué)生人數(shù)不斷增加、辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大的情況下，僅憑傳統(tǒng)的檔案管理方法想要做好檔案管理工作是多么困難的一件事情.比較先進(jìn)的方法是借助計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，在工作過程中不僅要求工作人員具備檔案方面的專業(yè)知識，也需要具備利用計算機(jī)等多媒體進(jìn)行工作的操作能力.因此，檔案管理的基本標(biāo)準(zhǔn)、基本手段、基本方法，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)手段，都是現(xiàn)代模式下高校檔案管理工作者必須掌握的.做一個復(fù)合型的高校檔案管理人才，是我國現(xiàn)代化建設(shè)的必然要求，也是處在信息化時代的管理者必須面對的一個現(xiàn)實(shí).高校檔案管理要實(shí)現(xiàn)自動化，就要求檔案管理人員打破原來陳舊的管理方法，熟練掌握多種現(xiàn)代新產(chǎn)品的使用及操作方法.實(shí)際上，幾乎所有的高等院校都設(shè)立了自己的網(wǎng)站，有健全的校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)，在檔案管理方面也在逐步引入現(xiàn)代化的管理手段，在辦公方面基本上實(shí)現(xiàn)了自動化，如借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)對教學(xué)、后勤、財務(wù)等方面的自動化管理等，現(xiàn)代大學(xué)辦公系統(tǒng)平臺的構(gòu)建已初成雛形.但是，還沒有真正實(shí)現(xiàn)利用計算機(jī)管理系統(tǒng)對全校的各個部門進(jìn)行管理，在自動化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用方面還有待于進(jìn)一步完善.很多時候，是現(xiàn)代化的管理手段和傳統(tǒng)的、原始的管理手段交替使用，互相配合，先進(jìn)的管理工具在高等院校還沒有得到更廣泛的應(yīng)用，主管部門的檔案管理系統(tǒng)也沒有實(shí)現(xiàn)各部門之間的互通和連接.因此，在有關(guān)部門上報檔案材料的時候，總是需要準(zhǔn)備電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種材料，做了大量重復(fù)性的工作，增加了工作人員的負(fù)擔(dān)，嚴(yán)重影響檔案管理工作的效率.同時，由于一些高校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度不夠，因此，不能夠保證在引進(jìn)先進(jìn)管理系統(tǒng)、管理設(shè)備方面所必要的資金投入，在人才使用方面，也不注重專業(yè)人才的引進(jìn)，認(rèn)為檔案管理工作很多人都能干，沒有什么技術(shù)含量，在這種情況下，就造成資金和人才匱乏，工作方法和先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用也就無法正常開展的局面.

1.3 利用檔案意識差，服務(wù)功效得不到充分發(fā)揮

在現(xiàn)代的管理理念中非常強(qiáng)調(diào)人文關(guān)懷方面的需求，在這樣的理念下，就要求從事管理工作的人員所做的一切工作都要堅持以人為本的思想，以人為所有工作的出發(fā)點(diǎn)和最終的歸宿，教學(xué)檔案的管理工作是整個管理工作的重要組成部分，也應(yīng)該符合這一理念.從目前的教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀來看，檔案管理的工作實(shí)際與以人為本的思想不相符合，或者說與以人為本思想理念的要求還有很大差距.當(dāng)前，許多高校的檔案管理人員在實(shí)際工作中，更注重檔案的完整保存，以檔案的完好保存為追求的目標(biāo).同時，也錯誤地把檔案的完好性作為考核檔案工作成效的重要標(biāo)準(zhǔn)，他們認(rèn)為，只要檔案能夠完整的保存，就算是完成了管理任務(wù)，因此，他們終日就是守著檔案，保護(hù)檔案不受到損壞，對如何合理利用檔案考慮的很少.更有甚之，有的檔案一般人員都無法借閱，僅有極少數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)才能夠利用.檔案的完整性固然重要，但是我們進(jìn)行檔案管理的初衷畢竟是要為日后的利用創(chuàng)造條件，最終的目的還是利用，如果在工作中過分強(qiáng)調(diào)檔案的完整性，就會導(dǎo)致大量有價值的檔案資料被封存起來，檔案本身的作用得不到重視，輕視檔案的利用，檔案的價值無法充分體現(xiàn)、充分發(fā)揮，那么一盒盒的檔案就只能變成長期被封存的、毫無意義的符號.在就部分資料進(jìn)行調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，全國大部分高校的教學(xué)檔案利用率都在20%以下.檔案本身是能夠促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)、服務(wù)教學(xué)科研的重要資源，如果管理者長期把它們封存，得不到合理的利用，很珍貴的資源就應(yīng)了外行人常給檔案評論的一個詞——廢紙.

2 針對檔案管理工作的合理建議與對策

鑒于以上對高校教學(xué)檔案管理方面存在問題的分析，我們認(rèn)為，在實(shí)際工作中應(yīng)采取以下措施做好高校教學(xué)檔案的管理工作，充分發(fā)揮檔案資源的應(yīng)有價值.

2.1 提高認(rèn)識，加大管理的投入力度

一是學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，加強(qiáng)對檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督.任何一項工作得到領(lǐng)導(dǎo)的重視都是做好工作的前提，只有領(lǐng)導(dǎo)在主觀上重視檔案工作，才能在工作安排中體現(xiàn)這項工作的重要性，才能將這部分工作放在其應(yīng)有的重要位置;二是檔案管理人員要充分認(rèn)識自身工作的重要性，以積極主動的態(tài)度投入工作，克服消極應(yīng)付思想;三是加大檔案管理工作方面的投入力度，確保檔案管理方面必要的經(jīng)費(fèi)開支，為工作人員創(chuàng)造良好的工作條件;四是加強(qiáng)對現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)，讓他們不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念.

2.2 加強(qiáng)教學(xué)院(系)教學(xué)檔案的規(guī)范管理

教學(xué)院(系)是高校教學(xué)檔案主要來源單位，所以對這一檔案的主要形成單位的檔案管理，一是院(系)領(lǐng)導(dǎo)思想重視此項工作的落實(shí)，包括對兼職檔案員的配備、培訓(xùn)，工作任務(wù)的布置，管理設(shè)備的購置等;二是制定規(guī)章制度，形成長效機(jī)制，做好對教學(xué)檔案的收集、整理與歸檔;三是創(chuàng)造條件，實(shí)行管理手段的信息化、數(shù)字化，特別是新升本的地方院校的教學(xué)院(系)中，要盡一切辦法規(guī)范檔案的管理工作，建立健全整個學(xué)校的檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)制.

2.3 引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，全面更新管理手段

在檔案管理方面，要打破傳統(tǒng)的信息管理模式，將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)的技術(shù)引入到檔案管理工作中，充分發(fā)揮科學(xué)技術(shù)的作用，并隨時注意利用檔案管理工作的其它先進(jìn)方式，創(chuàng)新管理模式，做到既要重視傳統(tǒng)載體、傳統(tǒng)領(lǐng)域檔案資源的建設(shè)，又要重視新型載體、新型領(lǐng)域檔案資源的建設(shè)［3］，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化.

2.4 以人為本，合理利用檔案資源

在檔案管理工作中，要充分體現(xiàn)“以人為本”的思想，在加強(qiáng)檔案管理的同時，合理利用高校的教學(xué)檔案，充分發(fā)揮檔案資源的服務(wù)功能.主要措施有:一是在具備條件的環(huán)境下，在現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)中，根據(jù)不同的檔案對訪問者設(shè)置一定的權(quán)限，在檔案資料不被破壞的前提下對盡可能多的人員開放;二是補(bǔ)充電子檔案這一存檔方式，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，做好電子文檔的管理建設(shè)，用先進(jìn)的方法使人們查閱檔案資料更方便，讓教學(xué)檔案資源在教學(xué)和科研中發(fā)揮重要作用.

從某種意義上講，高校教學(xué)檔案管理工作是檔案工作的核心，是學(xué)校檔案的一個有機(jī)組成部分.教學(xué)檔案是記錄了重要教學(xué)信息的材料，能在教學(xué)過程中產(chǎn)生巨大的價值，對于提高高校的教學(xué)效果和辦學(xué)水平有著非常重要的作用，所以，如何做好和利用好教學(xué)檔案，如何在思想上對教學(xué)檔案管理工作給予高度重視，是高校檔案管理者值得深思的問題.

［1］李慶山.高校檔案管理規(guī)范化建設(shè)的途徑［J］.蘭臺世界，2006(21):32.

［2］王維川.如何加強(qiáng)高校系級檔案工作的規(guī)范化管理［J］.才智，2009(26):286－287.

［3］曾波.人事代理檔案管理之我見［J］.蘭臺世界，2006(21):33.

欽州學(xué)院校級課題項目“新升本院校檔案信息資源開發(fā)利用研究”(2011XJKY－44C).

陳一紅(1970－)，女，壯族，廣西合浦人，欽州學(xué)院館員.

(責(zé)任編輯:徐星華)