高校圖書館到館用戶服務成本分析

徐 玲 芳

(江蘇大學科技信息研究所 鎮(zhèn)江 202013)

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高校圖書館到館用戶服務成本分析

徐 玲 芳

(江蘇大學科技信息研究所 鎮(zhèn)江 202013)

提出高校圖書館到館用戶服務成本的概念，以某高校圖書館為例，對一學年內(nèi)到館用戶服務成本進行分析。從館舍布局、人力資源配置、資源購置費使用以及服務成本補償四個方面，對降低服務成本的措施進行思考。

高校圖書館 到館用戶 服務成本

1 引言

隨著各項資源價格不斷上漲，高校圖書館的經(jīng)費投入與不斷增加的用戶需求之間的矛盾越來越突出。我們有必要對每位到館用戶核算具體的服務成本，即將高校圖書館的各項花費，按一定計算方法折算到每一位到館用戶，然后有針對性地提出改進措施以強化內(nèi)部管理。筆者在維普和CNKI期刊數(shù)據(jù)庫中，以題名“圖書館AND成本”進行檢索，僅得到130多篇文章。這些文章多是定性分析，對高校圖書館到館用戶服務成本的定量分析研究較少。筆者試以某高校圖書館為例，對此進行探討。

2 高校圖書館到館用戶服務成本核算

2.1 到館用戶服務成本概念

1951年，美國會計學會(AAA)成本概念與標準委員會將成本定義為：“為了實現(xiàn)一定的目的而付出(或可能要付出的)、用貨幣測定的價值犧牲”[1]。1957年，美國會計師協(xié)會(AICPA)對成本的定義為：“為獲取財物或勞務而支付的現(xiàn)金或轉(zhuǎn)移其他資產(chǎn)、發(fā)行股票、提供勞物、或發(fā)生負債，而以貨幣衡量的數(shù)額”[2]。2001年我國企業(yè)會計制度中將成本定義為“企業(yè)為生產(chǎn)產(chǎn)品、提供勞務而發(fā)生的各種耗費”[3]。更多的學者認為成本是比產(chǎn)品成本更為廣泛的概念[4]，成本是為特定目的而發(fā)生的所有耗費，這些特定目的既可以是一件產(chǎn)品、一項服務，也可以是一項設計、一個客戶、一項作業(yè)、一個部門或者一個工作計劃[5]。筆者認為，高校圖書館到館用戶服務成本應為：高校圖書館為服務到館用戶而發(fā)生的可以用貨幣計量的所有耗費。

2.2 到館用戶服務成本構(gòu)成

根據(jù)成本管理的基本原理，將成本(C)劃分為固定成本(C固)和可變成本(C變)兩大類，即C= C固+ C變。圖書館固定成本是指不隨著圖書館服務水平的高低和服務用戶數(shù)目的變化而變化的可以用貨幣計量的所有耗費，這是提供服務必備的前提條件，包括館舍、設備、館藏資料等固定資產(chǎn)的投入，即C固=C固1+C固2+C固3。可變成本是指隨著圖書館服務水平的高低和圖書館服務用戶數(shù)目變化而變化的可以用貨幣計量的所有耗費，包括人員工資、運轉(zhuǎn)維持費、資源購置費、水電費等，即C變=C變1+C變2+C變3+C變4。而高校圖書館面向全校教職員工及社會企事業(yè)單位提供的一些收費服務(C收)，應在成本分析時扣除相應費用。如此可得：

到館用戶的人均服務成本=C/到館用戶數(shù)=(C固+C變-C收)/到館用戶數(shù)= (C固1+C固2+C固3+ C變1+C變2+C變3+C變4-C收)/到館用戶數(shù)。

2.3 案例分析

某高校圖書館建筑面積4萬多平方米，閱覽座位4 000余個，擁有豐富的印刷型和數(shù)字化文獻資源。

2.3.1 固定成本分析

?館舍及家具折舊成本

該館館舍建設共花費20 218萬元，按30年折舊年限，平均折舊成本是674萬元/年；家具共花費824萬元，按10年折舊年限，平均折舊成本是82萬元/年。館舍及家具折舊成本合計為756萬元/年。

?儀器設備折舊成本

該館現(xiàn)有電腦692臺，價值285萬元；打印機42臺，價值13萬元，全部在2006年之后購買，按5年折舊年限，平均折舊成本為60萬元/年。服務器50臺，交換機21臺，價值536萬元；空調(diào)12臺 ，價值12萬元，按10年折舊年限，平均折舊成本為55萬元/年。由此，該館設備使用成本為115萬元/年。

?圖書及期刊合訂本折舊成本

高校圖書館的圖書及裝訂期刊一直作為高校固定資產(chǎn)管理。2001.9.1-2011.8.31，該圖書館圖書及裝訂期刊共計1 306 807 冊，價值 5 431萬元，按10年折舊年限，圖書資料平均折舊成本為543萬元/年。

綜上，固定成本在核算期內(nèi)的總成本=756+115+543=1 414萬元/年。

2.3.2 可變成本分析

?人員工資

該圖書館共有員工124人(其中分校區(qū)圖書館員工10人)，合同制用工38人。2010學年，共計發(fā)放工資746萬元，其中包含在該樓工作的物業(yè)人員工資，分校區(qū)圖書館員工工資不包含在內(nèi)。

?運轉(zhuǎn)維持經(jīng)費

該費用指的是辦公用品費、電話費、差旅費、培訓費、維修材料費等維持圖書館正常運轉(zhuǎn)的費用，2010學年共花費29萬元。

?其他文獻資源購置費

其他文獻資源購置費，是指除了計入固定資產(chǎn)的圖書及期刊合訂本之外，用于購買電子書刊和不裝訂的紙質(zhì)期刊等的費用，這些資源不作為固定資產(chǎn)處理，屬于當期消耗。2010學年該項投入共計437萬元。

?水電費

該圖書館2010學年共耗電1 968 867度，電費104萬元；耗水25 496噸，水費9萬元，合計水電費 113萬元。

綜上，可變成本在核算期內(nèi)的總成本=746+29+437+113=1325萬元/年。

由上可知，在2010學年，該圖書館為到館用戶服務共計花費 = 1 414+1 325 = 2 739萬元。同時，該圖書館面向教職員工及企業(yè)提供科技查新服務，2010學年共計收費105萬元，應在成本分析時扣除相應費用。

那么，該館2010學年服務到館用戶總成本=2 739-105=2 634萬元，而同期到館用戶共計1 520 620人次，因此該館用戶服務成本= 2 634*10 000/1 520 620=17.3元/人次，即每位用戶每次到圖書館的成本耗費是17.3元。

3 降低高校圖書館用戶服務成本的幾點思考

通過上述分析可以看出，該館固定成本與可變成本占總成本的比例相差不多，用戶單次服務成本耗費高達17.3元。固定成本主要是館舍、設備和圖書期刊合訂本的折舊成本，折舊成本主要由固定資產(chǎn)的價值、折舊年限及折舊方法所決定，在圖書館的運行過程中是無法改變的，但是可以通過提高固定資產(chǎn)的利用率和使用效率來加以改善。對于可變成本，須從管理和制度上下功夫，以起到降低服務用戶單次成本的目的。

3.1 合理布局，實行一體化服務模式

對于占固定成本比例較高的館舍資源，要以館舍效用最大化為原則。對圖書館的大廳、樓道、過道進行合理布局，科學規(guī)劃和適當壓縮非讀者服務用房面積，可使圖書館增加讀者活動空間10%-20%[6]。對于圖書館利用率較低的會議室、文化沙龍等，可在一定時間內(nèi)對讀者或校內(nèi)有關機構(gòu)開放，增加讀者活動空間，提高可服務用戶數(shù)量。

另一方面，可按學科、專業(yè)構(gòu)建多功能閱覽室，收集各種載體的文獻信息資源，實現(xiàn)借、閱、宣傳、導讀、檢索、咨詢一體化服務，從而使讀者在一個服務場所，能以最短的時間、最簡便的手續(xù)獲取最大的收獲[7]。

3.2 優(yōu)化人力資源配置，充實學生館員隊伍

對員工而言，要加強培訓，提高其專業(yè)素質(zhì)和主觀能動性，采取競聘上崗辦法，落實崗位責任制，強化考核機制，改革分配制度，賞罰分明，真正做到各盡所能，人盡其才，以館為家，愛崗敬業(yè)。

此外，還可聘用一定數(shù)量的學生志愿者或者勤工助學學生館員，節(jié)約人力使用成本。通過必要的培訓，可以使他們擔任借閱、上架、整架等工作。如案例中的圖書館開館時間是從早8點到晚10點，每周開館98小時，實際上遠不能滿足一些用戶的需求，可發(fā)揮學生館員的作用，對某些場所進行提前或延時開放。

3.3 優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，節(jié)約資源建設經(jīng)費

資源建設經(jīng)費在圖書館成本構(gòu)成中占有相當?shù)谋戎?，對于服務成本的形成有較大的彈性空間。

筆者對案例圖書館2006.1.1-2010.12.31入藏的507 725冊圖書進行了使用率的統(tǒng)計。最低的TV(水利工程)類的圖書借閱率僅為4.14%，最高的H(語言、文字)類圖書借閱率為33.06%，平均圖書借閱率為22.81%。在資源建設經(jīng)費日顯不足的情況下，購置回來的圖書卻在書架上大量閑置。

針對這種情況，圖書館首先應充分掌握讀者的閱讀傾向，加強館藏文獻的宣傳推薦工作和讀者培訓工作，同時積極開展圖書協(xié)作采購和館際互借，降低圖書購置成本。其次，可建立自己的數(shù)字館藏核心期刊數(shù)據(jù)庫[8]，在法律和技術(shù)條件許可的情況下，將符合讀者群專業(yè)需要的、圖書館認為重要而入藏的核心期刊進行數(shù)字化典藏來進行收藏，以優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、減少重復、降低成本、提高文獻資源利用率。

3.4 建立服務成本補償機制

圖書館服務成本補償，指的是用戶接受圖書館服務而交納相應的費用，從而對于服務成本加以補償。這種成本補償機制已在許多圖書館試行。如華東師范大學圖書館安排專人專職開展的基礎教育情報有償服務既重社會效益，滿足了廣大中小學教師對教育信息的需求，又實現(xiàn)了服務成本的合理補償[9]。2005年武漢圖書館進行了改革，開展了期刊外借有償服務，制定了任務指標和激勵措施，提供場地、承擔1個正式工和兩個臨時工工資(約32000元)、每投入8萬元文獻購置費回收6萬元成本，超出部分可按比例提成。此措施一出，工資成本降低了約50%，期刊購置成本降低了20%，期刊使用率大為提高[10]，成本補償?shù)男Ч芍^立竿見影。

4 結(jié)語

高校圖書館實行成本管理十分必要，在降低服務成本方面存在著較大潛力。高校圖書館只有重視成本管理，采取各種科學、有效的改進措施，才能進一步提高辦館效益，從而更好地為教學、科研和社會服務，促進高校圖書館事業(yè)不斷向前發(fā)展。

[1] Committee on Cost Concepts and Standards. “Report of theCommittee on Cost Concepts and Standards”，The Accounting Review, 1952.

[2] AICPA．Accounting Term inology Bulletin NO．4:Cost，Expense and Lose,1957.

[3] 中華人民共和國財政部．企業(yè)會計制度[M].北京:經(jīng)濟科學出版社,2001:52.

[4] 焦躍華．成本會計學[M].北京:中國財政經(jīng)濟出版社,2001:26-27.

[5] 樂艷芬．成本會計 [M].上海:上海財經(jīng)大學出版社,2002:4-6.

[6] 呂維平.從服務成本視角看圖書館建筑設計[J].圖書情報工作,2005(3):123-125.

[7] 張 彬.提高高校圖書館服務效益的探索[J].成都大學學報(社科版),2007(5):120-122.

[8] 袁 潤.數(shù)字館藏核心期刊與數(shù)字典藏初探[J].圖書館雜志,2009(6):30-34.

[9] 張紅亞.談高校圖書館社會化信息服務成本補償[J].圖書館建設,2004(3):5-6.

[10] 熊小明.公共圖書館服務成本補償機制探討[J].圖書館建設,2006(4):6-8.

AnAnalysisoftheCostoftheServiceRenderedtotheUsersattheAcademicLibrary

Xu Lingfang

Institute of Science and Technology Information, Jiangsu University, Zhenjiang 212013, China

The present paper advances the concept of the cost of the service rendered to the users at the academic library and analyzes the cost by taking the case of a university library. Finally it makes suggestions concerning distribution of the service areas, allocation of the human resources, use of the funds for resources, and compensation for the service cost in order to help reduce the cost.

academic library; reached users at the library; cost of service

G258

徐玲芳，女，1971年生，館員，碩士，發(fā)表論文5篇，參編教材一部。