精細化管理在物資采購質(zhì)量管理中見微知著

中國石油化工股份有限公司洛陽分公司 吳 越

精細化管理在物資采購質(zhì)量管理中見微知著

中國石油化工股份有限公司洛陽分公司 吳 越

“天下大事，必做于細?！?/p>

精細化作為現(xiàn)代工業(yè)化時代的一個管理概念，最早是由日本的企業(yè)在20世紀50年代提出的。當前精細化管理的理論已經(jīng)被越來越多的企業(yè)管理者所接受，因為它能以最經(jīng)濟的管理方式獲取最大的效益，達到企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的目的。如果管理的每一個步驟都精心，每一個環(huán)節(jié)都精細，那么做的每一項工作可能都是精品。

精心是態(tài)度，精細是過程，精品是成績。

精細化管理的目的就是把大家平時看似簡單、很容易做的事情用心、精心地做好?！罢J真做能把事情做對，用心做才能把事情做好”。

物資質(zhì)量控制是指為使合同標的物（交付的物資、技術(shù)、服務(wù)等）達到合同約定的質(zhì)量要求，采購部門所采取的各項管理活動。物資供應(yīng)工作的首要目標是保證安全供應(yīng)。物資質(zhì)量是企業(yè)本質(zhì)安全的重要組成部分，直接關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)安全、財產(chǎn)安全和職工的人身安全。保證物資質(zhì)量的本質(zhì)就是杜絕有質(zhì)量問題的物資進入裝置現(xiàn)場，實現(xiàn)安全供應(yīng)的目標。

石油石化行業(yè)具有連續(xù)、全天候生產(chǎn)的特點，裝置設(shè)備處于高溫、高壓、高腐蝕狀態(tài)，介質(zhì)易燃、易爆、有毒。采購物資是否達到質(zhì)量要求，直接關(guān)系到企業(yè)的本質(zhì)安全。物資供應(yīng)必須牢固樹立質(zhì)量意識，把安全供應(yīng)放在首位，從需求產(chǎn)生到物資采購和使用的全過程，嚴格把好物資質(zhì)量關(guān)。

據(jù)統(tǒng)計，產(chǎn)品質(zhì)量缺陷的20%～25%是由于不合格的采購物資造成的；可見，采購物資是企業(yè)產(chǎn)品的組成部分，是企業(yè)整個質(zhì)量管理體系的一個不容忽視的重要環(huán)節(jié)。而產(chǎn)品質(zhì)量的優(yōu)劣，在很大程度上取決于采購物資質(zhì)量的高低。

精細化管理是一種先進的管理文化和管理方式。精細化作為現(xiàn)代工業(yè)化時代的一個管理概念，最早是由日本的企業(yè)在20世紀50年代提出的?！疤煜麓笫?，必做于細?！碑斍熬毣芾淼睦碚撘呀?jīng)被越來越多的企業(yè)管理者所接受，因為它能以最經(jīng)濟的管理方式獲取最大的效益，達到企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的目的。如果管理的每一個步驟都精心，每一個環(huán)節(jié)都精細，那么做的每一項工作可能都是精品。精心是態(tài)度，精細是過程，精品是成績。精細化管理的目的就是把大家平時看似簡單、很容易做的事情用心、精心地做好?！罢J真做能把事情做對，用心做才能把事情做好”。

立足管理 注重細節(jié)

采購物資質(zhì)量控制貫穿于物資的設(shè)計選型、合同簽訂、加工制造、運輸及倉儲和安裝調(diào)試等采購供應(yīng)全過程各個環(huán)節(jié)。在做好需求計劃提報、把好供應(yīng)商選擇關(guān)、合同簽訂關(guān)的基礎(chǔ)上，合同簽訂后要做好質(zhì)量控制工作。質(zhì)量控制的內(nèi)容主要有：原材料與外協(xié)件的質(zhì)量控制、制造過程中的質(zhì)量監(jiān)督、出廠檢驗與驗收、到貨物資檢驗與驗收等。在具體工作中，大力推行精細化管理，主要的一些做法是：

1、建章立制，整改規(guī)范，夯實物資質(zhì)量管理基礎(chǔ)

將物資驗收的組織、管配件的專業(yè)驗收、隨機資料管理、質(zhì)量問題的處理等歸口一個部門，并明確了崗位職責和崗位工作標準，配備專職管理人員，實行質(zhì)量管理分段管理。制訂《物資供應(yīng)質(zhì)量管理規(guī)定》、《物資供應(yīng)質(zhì)量管理實施細則》、《直達現(xiàn)場物資驗收管理辦法》、《物資質(zhì)量理化檢驗操作規(guī)程》、《進口物資質(zhì)量驗收管理辦法》、《隨機資料管理辦法》等制度,從而形成了質(zhì)量管理專業(yè)化、常態(tài)化，為進一步加強全過程質(zhì)量管理，確保安全供應(yīng)打下了堅實的基礎(chǔ)。

2、細化責任，狠抓落實，強力推進“四制”管理

制度的完善明確界定了各部門的職責范圍，規(guī)范了質(zhì)量管理工作，形成了質(zhì)量問題由專職業(yè)務(wù)科室專門管理的機制，為確保采購物資質(zhì)量打下了良好的基礎(chǔ)。日常工作中，狠抓制度的落實，質(zhì)量管理做到“四制”：一是聯(lián)合驗收制。凡是簽訂有技術(shù)協(xié)議及合同額度較大的物資，到貨后組織機動、工程、使用單位、技術(shù)協(xié)議簽訂單位等共同進行開箱檢驗，填寫質(zhì)量驗收單，對檢查出的問題督促供貨單位限期整改。為了確保進口物資質(zhì)量，要求供應(yīng)商供貨時必須提供原產(chǎn)地證明、報關(guān)單等資料。二是質(zhì)量周報制。每周將物資開箱驗收、配件理化檢驗及安裝調(diào)試、生產(chǎn)運行中的質(zhì)量問題及處理情況進行匯總，編制質(zhì)量周報。三是質(zhì)量問題通報制。出現(xiàn)供貨質(zhì)量問題時，及時向供應(yīng)商發(fā)質(zhì)量問題通報函，要求其查明原因、制定整改措施，并進行書面函復(fù)。同時在同類別供應(yīng)商中擴大質(zhì)量通報范圍，避免同類問題再次發(fā)生，舉一反三防范質(zhì)量問題。四是質(zhì)量連帶考核制。質(zhì)量問題出現(xiàn)后，除對供應(yīng)商進行考核外，還對相關(guān)的業(yè)務(wù)科室進行考核，促使業(yè)務(wù)人員從思想上高度重視采購質(zhì)量，確保質(zhì)量工作事事有人管、人人有專責、辦事有標準、考核有依據(jù)。

3、關(guān)注熱點，源頭治理，提高物資質(zhì)量監(jiān)管能力

一是不定期召開供應(yīng)商質(zhì)量管理座談會，向供應(yīng)商宣貫企業(yè)質(zhì)量要求及出現(xiàn)質(zhì)量問題的懲罰措施，使供應(yīng)商準確掌握企業(yè)的質(zhì)量管理目標和相關(guān)管理規(guī)定，共同把好物資采購質(zhì)量關(guān)。二是對于質(zhì)量問題發(fā)生頻率高，反復(fù)出現(xiàn)質(zhì)量問題的物資，我們不僅僅是就問題處理問題，而是從源頭上查找，分析產(chǎn)生質(zhì)量問題的根源，并采取相應(yīng)措施，從根本上解決。

案例：2010年上半年木托盤數(shù)次出現(xiàn)質(zhì)量問題，采購及質(zhì)量管理人員數(shù)次到生產(chǎn)廠家進行現(xiàn)場考察，會同相關(guān)部門進行調(diào)研了解情況。經(jīng)多方調(diào)查，了解到頻繁發(fā)生木托盤質(zhì)量問題的主要原因有：實際承載量大幅增加，進貨質(zhì)量標準沒有及時修訂，加上木材市場漲價、生產(chǎn)廠家使用邊角料、質(zhì)檢體系不完善、入廠檢驗把關(guān)不嚴、產(chǎn)品長途運輸中反復(fù)顛簸等等。為了從根本上解決問題，首先建立了木托盤每周抽檢制度，規(guī)定每周質(zhì)量檢驗員與采購員一起對木托盤進行抽檢，不合格產(chǎn)品堅決退貨。加大對供應(yīng)商的考核力度，向供應(yīng)商發(fā)質(zhì)量問題通報函，明確要求其使用合格原料、健全質(zhì)保體系、標注產(chǎn)品批號、指定專人負責質(zhì)量把關(guān)，達到質(zhì)量問題可追溯的目的。每次交貨木托盤如出現(xiàn)退換情況，每次按數(shù)量進行相應(yīng)的經(jīng)濟處罰，結(jié)賬時予以扣除貨款。針對車間包裝重量增加的實際情況，協(xié)調(diào)技術(shù)質(zhì)量處修訂完善了驗收技術(shù)條件。加強與車間的聯(lián)系，要求車間加大日常入廠前的驗收力度，每月定期上報驗收記錄。由于新的驗收標準造成一定的成本增加，加之市場原料漲價因素，采購部門在與供應(yīng)商洽談框架協(xié)議采購過程中給予了充分的考慮。

通過開展上述一系列扎實有效的工作，目前木托盤的質(zhì)量有了根本改變，這與我們新制訂的相關(guān)質(zhì)量控制手段有著密不可分的關(guān)系。

日清日結(jié) 完善記錄

物資采購質(zhì)量管理工作中推行的精細化管理就是落實管理責任，將管理責任具體化、明確化，確保每一個管理者人到位、職盡責。并通過建立具體的工作臺帳，實現(xiàn)發(fā)現(xiàn)問題及時，糾正問題快捷，工作日清日結(jié)，保證了質(zhì)量問題的有效解決。主要臺帳記錄及其作用有：

1、《質(zhì)量管理周報》

將每周到貨物資開箱驗收、配件質(zhì)量理化檢驗及質(zhì)量問題處理等情況歸納匯總，向部門領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)科室定期通報，形成人人關(guān)心質(zhì)量問題的氛圍，培養(yǎng)業(yè)務(wù)科室在采購業(yè)務(wù)中的質(zhì)量意識。

2、《物資質(zhì)量檢驗報告單》

對簽訂有技術(shù)協(xié)議的物資組織開箱檢驗，每批物資都在《物資質(zhì)量檢驗報告單》上做了詳細的檢驗記錄。對于開箱檢驗中出現(xiàn)質(zhì)量問題但讓步入庫的物資，采購員督促供應(yīng)商在限定時間內(nèi)整改并及時將整改結(jié)果通知質(zhì)量管理員以便在質(zhì)量驗收記錄中對相關(guān)問題進行消項。作為物資采購部門負責采購物資質(zhì)量驗收的歸口管理部門，除了做好必檢及附有技術(shù)協(xié)議物資的質(zhì)量驗收之外，對于驗證放行和直達現(xiàn)場的貨物，嚴格執(zhí)行相關(guān)制度，密切保持與倉庫及使用單位的聯(lián)系，確保不合格物資堅決不入庫。對于使用過程中用戶反應(yīng)的質(zhì)量問題我們更是投入了極大的精力，仔細分析原因，查找漏洞，協(xié)調(diào)各方，力爭在最短的時間內(nèi)將問題從源頭上徹底解決。

3、《配件理化驗收報告單》

對到貨管配件進行幾何尺寸和理化檢驗，定性、定量進行分析，出具配件理化驗收報告單,把好入庫源頭關(guān)。

4、《質(zhì)量問題通報函》

出現(xiàn)供貨質(zhì)量問題后，在第一時間內(nèi)向相關(guān)供應(yīng)商發(fā)出質(zhì)量問題通報函，要求其立即處理，同時查明造成質(zhì)量問題的原因，由法人簽字做出整改承諾，避免類似質(zhì)量問題再次發(fā)生。質(zhì)量問題通報函是做好供應(yīng)商管理的一項重要工作，它的執(zhí)行可以有效地督促供應(yīng)商完善質(zhì)量管理機制，確保出廠前的質(zhì)量驗收，降低出現(xiàn)質(zhì)量問題的風險。

見微知著 把握趨勢

精心是態(tài)度，精細是過程，精品是成績。精細化管理就是要有見微知著的能力，善于把握趨勢，通過分析判斷，歸納出現(xiàn)質(zhì)量問題的原因，并有針對性地采取相應(yīng)措施：

譬如制造商質(zhì)量體系不健全，外購原材料把關(guān)不嚴。象干氣密封控制系統(tǒng)管道短節(jié)出現(xiàn)裂紋質(zhì)量問題，即為廠家外購不銹鋼管質(zhì)量把關(guān)不嚴造成的嚴重質(zhì)量問題。再如制造過程中質(zhì)量控制不嚴格，如木托盤及BOPP紙管等，廠家質(zhì)保管理體系不健全，造成尺寸不達標，強度有缺陷等質(zhì)量問題。

還有，設(shè)備性能試驗、出廠調(diào)試等過程把關(guān)不嚴，如進料泵配套的電機，現(xiàn)場安裝中發(fā)現(xiàn)電機軸前后串動大，經(jīng)分析為制造過程中沒有仔細核對圖紙，前后內(nèi)風扇裝反，而電機屬于常規(guī)產(chǎn)品，出廠時未做型式試驗，沒能及時發(fā)現(xiàn)風扇裝反，造成電機定子溫度高、軸向串動大的質(zhì)量問題。

針對這些問題采取相應(yīng)措施：

1、加強采購全過程質(zhì)量管理

首先，明確各部門的質(zhì)量職責，建立相應(yīng)的質(zhì)量控制程序 。采購質(zhì)量并不僅僅是采購部門的事，還與設(shè)計技術(shù)、質(zhì)量管理、檢驗以及企業(yè)上層管理等部門有關(guān)。因此，應(yīng)結(jié)合企業(yè)實際情況，商討、分析、明確質(zhì)量職責，在此基礎(chǔ)上進行分工。其次，嚴格把好質(zhì)量檢驗關(guān)。采購物資到貨驗收與檢驗，是把好采購質(zhì)量的重要關(guān)口。質(zhì)量檢驗人員應(yīng)熟知采購標準、試驗方法、質(zhì)量評定規(guī)程，對于新標準，應(yīng)認真宣傳貫徹，弄懂其技術(shù)原理，應(yīng)按照采購標準中規(guī)定的取制樣方法取制樣，確保選取樣品的代表性，按照采購標準的試驗方法標準的各項要求，對采購物資進行檢驗，并將檢驗結(jié)果與采購標準中技術(shù)指標進行比較，做出合格與否的判定，根據(jù)檢驗結(jié)果簽發(fā)合格證明。再者，加強不合格品的控制。發(fā)現(xiàn)不合格品及時記錄在案，并采取標識、隔離、評審、處置、預(yù)防等措施，做到對不合格品及時跟蹤、處理得當。

2、對供應(yīng)商實行動態(tài)管理

選擇供應(yīng)商是質(zhì)量保證的源頭。對供應(yīng)商應(yīng)進行審核,實行動態(tài)管理,建立供應(yīng)商檔案,定期排序,從而保證產(chǎn)品質(zhì)量。如定期對重點物資供應(yīng)商就進貨質(zhì)量合格率、抽檢合格率、供應(yīng)商準時交付率、質(zhì)量檢驗報告準確及時性、售后服務(wù)等內(nèi)容進行考核評分排序，考核評分排序的主要目的是評估供應(yīng)商的質(zhì)量及綜合能力，以及為是否保留、更換供應(yīng)商提供決策依據(jù)。

首先，及時掌握供應(yīng)商生產(chǎn)狀況的變化。由于企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化，供應(yīng)商的生產(chǎn)狀況必然也會隨之變化。采購部門要對其產(chǎn)品設(shè)計或結(jié)構(gòu)上的重大變化、制造工藝上的重大變化、檢驗和試驗設(shè)備及規(guī)程方面的重大變化等信息要及時掌握，主要是弄清對產(chǎn)品質(zhì)量的影響，以便及時掌握供應(yīng)商生產(chǎn)狀況，杜絕供貨中斷，保證生產(chǎn)的連續(xù)性。其次，重要設(shè)備駐廠監(jiān)造及例行檢查。采購方可根據(jù)實際情況派技術(shù)人員或?qū)＜覍?yīng)商進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。主要監(jiān)督檢查對方合同的執(zhí)行情況，重點監(jiān)督檢查采購物資的質(zhì)量情況。通過監(jiān)督檢查，有利于全面把握供應(yīng)商的綜合能力，及時發(fā)現(xiàn)其薄弱環(huán)節(jié)并要求其改善，從而從體系上保證了供貨質(zhì)量。重要物資委托第三方檢驗方派出到制造廠進行監(jiān)造的人員應(yīng)認真負責，嚴格按照技術(shù)協(xié)議要求進行質(zhì)量驗收，確保質(zhì)量合格；出現(xiàn)質(zhì)量問題后，應(yīng)依據(jù)委托協(xié)議相關(guān)規(guī)定，對其進行嚴格考核，追究責任。第三，加大處罰力度，督促供應(yīng)商嚴把出廠檢驗關(guān)。為了督促供應(yīng)商加強質(zhì)量管理，提高產(chǎn)品出廠檢驗力度，建議修訂有關(guān)質(zhì)量管理規(guī)定，推行不合格品退換貨扣款制度。第四，管好供應(yīng)商的供應(yīng)商。加強對外協(xié)外購廠家產(chǎn)品質(zhì)量的控制，確保原材料合格；除了要執(zhí)行相應(yīng)的控制程序外，還要加強對外協(xié)外購廠家生產(chǎn)過程的監(jiān)督，尤其對那些還沒有較完整的質(zhì)量保證手段的供方，需積極地督促他們建立起完善的質(zhì)量保證體系和手段，不斷地將外協(xié)外購產(chǎn)品的使用情況與生產(chǎn)廠家進行溝通，一旦有質(zhì)量問題，促使他們采取相應(yīng)的措施，并對措施的有效性進行驗證。

3、于細微處見精神

搞好質(zhì)量工作是企業(yè)永恒的主題。面對越來越多、越來越強的競爭對手，企業(yè)不僅要不斷地的進行精細化管理的推進工作，還要不斷地利用精細化優(yōu)勢來將自己作強作大。精細化管理是以精細操作和管理為基本特征，通過提高員工素質(zhì)，克服惰性，降本減耗，協(xié)作管理，從而提高企業(yè)整體效益的管理方法。在采購物資到貨質(zhì)量管理過程中深化精細化管理是一個長久的工作，物資供應(yīng)部門只有不斷地深化精細化管理，提高應(yīng)變能力，做到“安全、及時、經(jīng)濟”,才能為企業(yè)安穩(wěn)長生產(chǎn)提供有力的保證。

吳越 ，男(1966-)，翻譯，主要從事石油化工物資采購的質(zhì)量管理及進口物資減免稅、海關(guān)通關(guān)、商檢報檢等工作。