固定資產(chǎn)清查的新方法

李 靜 郭梅芳 李玉紅 倪 爽 劉 唯

北京工業(yè)大學(xué) 北京 100124

固定資產(chǎn)清查的新方法

李 靜 郭梅芳 李玉紅 倪 爽 劉 唯

北京工業(yè)大學(xué) 北京 100124

開展資產(chǎn)清查工作從資產(chǎn)實(shí)物的日常管理、資產(chǎn)實(shí)物的清查問題、資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息的共享和轉(zhuǎn)換問題3個(gè)方面進(jìn)行了詳細(xì)說明，利用先進(jìn)技術(shù)，如：條碼技術(shù)、移動(dòng)計(jì)算技術(shù)和條碼技術(shù)相結(jié)合、強(qiáng)大的數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出功能，實(shí)現(xiàn)和財(cái)政部清查系統(tǒng)的無縫對(duì)接，順利完成了資產(chǎn)清查工作。

固定資產(chǎn)；管理；條形碼

Abstract: This paper gives its own opinion concerning how to carry out asset inventories work from the detailed description of the three aspects, including daily management of physical assets, physical goods inspection, sharing and conversion of the asset data information; taking advantage of advanced technologies such as: bar code technology; mobile computing and bar code technology combined, powerful function of data import and export, to achieve seamless connectivity with the inventory system of the f nance ministry, so that we can complete the asset inventory work successfully.

Key words: f xed assets; management; barcode

固定資產(chǎn)管理幾乎是任何一個(gè)單位管理中涉及的問題，行政事業(yè)單位由于其各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)都來源于國家財(cái)政，其固定資產(chǎn)的采購、使用、維修等費(fèi)用也是由國家財(cái)政支付的，固定資產(chǎn)的損失也就是國有資產(chǎn)的損失。

加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理不僅是高校自身發(fā)展的需要，也是建設(shè)節(jié)約型校園和建設(shè)節(jié)約型社會(huì)的需要，在中共中央號(hào)召建設(shè)節(jié)約型社會(huì)的今天，繼續(xù)探索與實(shí)踐高校固定資產(chǎn)的管理有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

為此，北京市教委在2010年5月14日下發(fā)了《關(guān)于開展資產(chǎn)清查工作的通知》（京教財(cái)2010[12]號(hào)），要求在2010年5～8月對(duì)北京市行政事業(yè)單位的資產(chǎn)進(jìn)行全面清查。

按照財(cái)政部、北京市教委的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求,我校采用北京化工大學(xué)開發(fā)的高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng),該系統(tǒng)重點(diǎn)解決了行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理中的以下問題：

1 資產(chǎn)實(shí)物的日常管理問題

行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理中最常見的問題是賬實(shí)不符，即資產(chǎn)的賬面情況和資產(chǎn)實(shí)物不符，造成這種情況的主要原因是缺乏對(duì)資產(chǎn)實(shí)物進(jìn)行有效的日常管理，由于資產(chǎn)賬和資產(chǎn)實(shí)物的管理往往是由不同的部門完成的，一旦出現(xiàn)這種情況，就很難查找原因；另一方面，由于缺乏有效的資產(chǎn)實(shí)物的日常管理手段，即使單位花大力氣進(jìn)行了資產(chǎn)清查，沒多久，賬實(shí)不符的情況又會(huì)重新出現(xiàn)，因此，必須有一套有效的管理手段對(duì)實(shí)物進(jìn)行管理。

2 資產(chǎn)實(shí)物的清查問題

資產(chǎn)清查是資產(chǎn)管理中一項(xiàng)重要工作,資產(chǎn)清查中最重要、最困難的是要對(duì)大量的資產(chǎn)實(shí)物進(jìn)行清查。由于行政事業(yè)單位要求將價(jià)值500元以上的資產(chǎn)都必須列為固定資產(chǎn),固定資產(chǎn)的數(shù)量和分類都很龐雜,加之通常從事資產(chǎn)實(shí)物管理的人員都很少，清查工作量是很大的，這就使各單位無力進(jìn)行經(jīng)常性和制度性的清查工作,從而無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)實(shí)物的損失。因此,各單位急需能夠解決本次及日后資產(chǎn)清查的手段。

3 資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息的共享和轉(zhuǎn)換問題

根據(jù)財(cái)政部資產(chǎn)清查工作的要求，各單位需要將資產(chǎn)數(shù)據(jù)按財(cái)政部統(tǒng)一要求的格式，利用財(cái)政部提供的清查系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)送。要進(jìn)行報(bào)送，首先必須將資產(chǎn)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入清查系統(tǒng)，手工錄入由于歷年積攢的數(shù)據(jù)量太大，幾乎是不可能的，必須采用數(shù)據(jù)導(dǎo)入的方式。由于各單位原始資產(chǎn)數(shù)據(jù)的管理方式各不相同，有的是用財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行管理的，有的是自行開發(fā)的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，有的僅僅使用電子表格，如何在不同的數(shù)據(jù)源和不同的數(shù)據(jù)格式間共享和轉(zhuǎn)換所需的數(shù)據(jù)也是資產(chǎn)管理必須面對(duì)的問題。針對(duì)上述問題，我校使用了北京工業(yè)大學(xué)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，采用了以下解決方案：

3.1 利用條碼技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)實(shí)物的日常管理

目前,絕大多數(shù)單位出于管理的需要,為固定資產(chǎn)加貼了資產(chǎn)標(biāo)簽,但無論是采用手寫方式,還是打印方式,都不包含條碼,這樣在日常管理中無法實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)信息采集的自動(dòng)化,不僅效率低,還容易出錯(cuò)。我校使用的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)提供了完善的資產(chǎn)實(shí)物日常管理功能，利用本系統(tǒng)可以對(duì)資產(chǎn)使用生命周期中每一次信息變動(dòng)、狀態(tài)變動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)跟蹤，從而避免因缺乏有效的日常管理手段而造成的資產(chǎn)流失或賬實(shí)不符的現(xiàn)象。

3.2 利用移動(dòng)計(jì)算技術(shù)和條碼技術(shù)相結(jié)合，輕松實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)清查

采用條碼對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行標(biāo)識(shí)后，才有可能利用條碼進(jìn)行資產(chǎn)清查。由于固定資產(chǎn)的分布是分散的，有些資產(chǎn)不便移動(dòng)，進(jìn)行實(shí)物清查時(shí)必須在移動(dòng)的環(huán)境中進(jìn)行。為此，本系統(tǒng)采用了移動(dòng)計(jì)算技術(shù)和條碼相結(jié)合，利用掌上數(shù)據(jù)采集終端，采集資產(chǎn)條碼數(shù)據(jù)，輕松、高效地完成資產(chǎn)查詢、清查等現(xiàn)場業(yè)務(wù)。

3.3 提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出功能，實(shí)現(xiàn)和財(cái)政部清查系統(tǒng)的無縫對(duì)接

系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，可以支持從Excel，DBF，XML，Access，TXT，CSV等格式的文件中導(dǎo)入資產(chǎn)原始數(shù)據(jù)，對(duì)要導(dǎo)入數(shù)據(jù)表的格式、名稱、排列順序、數(shù)據(jù)類型基本不作任何要求，利用系統(tǒng)提供的導(dǎo)入向?qū)?，都可以輕松完成。

本系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)可以按財(cái)政部清查系統(tǒng)的要求直接導(dǎo)出到清查系統(tǒng)（不需要任何轉(zhuǎn)換）；也可以將清查系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入到本系統(tǒng)中。

另外，本系統(tǒng)還可以將數(shù)據(jù)根據(jù)用戶的要求導(dǎo)出成Excel文件，系統(tǒng)中所有的報(bào)表都可以導(dǎo)出成Excel，PDF，CSV，TXT和HTML等格式的文件。

通過使用本系統(tǒng)，使固定資產(chǎn)管理工作邁上了新臺(tái)階，使管理更加科學(xué)、規(guī)范、簡潔、實(shí)用、高效、全面。學(xué)校在2010年8月較好地完成了北京市資產(chǎn)清查工作。

Discussion on the new method of inventory of f xed assets

Li Jing, Guo Meifang, Li Yuhong, Ni Shuang, Liu Wei
Beijing university of technology, Beijing, 100124, China

2010-12-14 稿件編號(hào)：1012074

李靜，碩士，實(shí)驗(yàn)師。