編好電子稿磁盤(pán)加工有技巧

石真珍 東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社，遼寧大連 116025

編好電子稿磁盤(pán)加工有技巧

石真珍 東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社，遼寧大連 116025

圖書(shū)市場(chǎng)的激烈競(jìng)爭(zhēng)和磁盤(pán)加工技術(shù)的普及趨勢(shì)對(duì)電子版書(shū)稿的編輯質(zhì)量和效率提出了更高的要求，編輯要充分發(fā)揮“人腦+電腦”的優(yōu)勢(shì)，既要積累經(jīng)驗(yàn)、豐富知識(shí)，武裝大腦，又要熟練掌握磁盤(pán)加工技巧；既要從大處著眼，把握書(shū)稿的特點(diǎn)和水平，控制書(shū)稿的結(jié)構(gòu)質(zhì)量，又要從小處著手，對(duì)具體問(wèn)題具體分析、處理，控制書(shū)稿的基礎(chǔ)質(zhì)量。

電子版書(shū)稿；編輯加工；質(zhì)量；效率

隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速普及，利用計(jì)算機(jī)創(chuàng)作書(shū)稿的作者越來(lái)越多，為提高圖書(shū)編輯加工的質(zhì)量和效率，利用計(jì)算機(jī)（一般采用微軟公司的Word中文處理器）編輯稿件的做法也越來(lái)越普遍。隨著圖書(shū)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，對(duì)于出版單位而言，把好質(zhì)量關(guān)、加快出版周期、提高編輯速度都非常重要。那么，如何兼顧質(zhì)量和效率呢？在書(shū)稿已經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的編前三審環(huán)節(jié)的前提條件下，編輯需要充分發(fā)揮“人腦+電腦”的優(yōu)勢(shì)，改進(jìn)、優(yōu)化書(shū)稿的編輯流程，提高效率，高質(zhì)量地完成書(shū)稿的編輯加工。

一、判斷書(shū)稿的整體質(zhì)量

拿到書(shū)稿后,不要急于從頭開(kāi)始加工，應(yīng)從大處著眼，先了解、分析書(shū)稿的整體情況。通過(guò)編前三審表，編輯可以大致了解整部書(shū)稿的質(zhì)量和審稿人提請(qǐng)注意的一些問(wèn)題，如是否有知識(shí)性錯(cuò)誤，前后文體例、格式等是否統(tǒng)一。

根據(jù)筆者這幾年的工作經(jīng)驗(yàn)，電子版書(shū)稿中存在的常見(jiàn)問(wèn)題有以下幾個(gè)方面：

1.體例前后不一致

一般而言，書(shū)稿的組稿人會(huì)為作者提供編寫(xiě)方案，對(duì)書(shū)稿的內(nèi)容、體例等提出一些要求，但是由于種種原因，有很多作者并不會(huì)按照編寫(xiě)方案的要求規(guī)范寫(xiě)作，有的書(shū)稿是有多名作者合作完成，體例統(tǒng)一問(wèn)題往往被忽視。體例不一致的問(wèn)題主要包括：章名、節(jié)名等標(biāo)題級(jí)次的格式如字體、字號(hào)、是否居中等不一致；圖和表的格式如圖題、標(biāo)題的表達(dá)形式不一致；文中小欄目如學(xué)習(xí)目標(biāo)、引例、思考題等的設(shè)置格式不一致；文下腳注、文后尾注和文中題注等的格式不一致；資料來(lái)源和參考文獻(xiàn)等著錄格式不一致；其他方面如公式、項(xiàng)目編號(hào)和符號(hào)、底紋等的格式不一致。

2.內(nèi)容有錯(cuò)漏之處

“智者千慮，必有一失。”不管作者在寫(xiě)作時(shí)多么認(rèn)真，書(shū)稿中的錯(cuò)漏之處在所難免。以筆者接觸最多的財(cái)經(jīng)類書(shū)稿為例：在會(huì)計(jì)類的書(shū)稿中，容易出現(xiàn)計(jì)算錯(cuò)誤，還有與新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則銜接的問(wèn)題；在翻譯版書(shū)稿中，容易出現(xiàn)譯錯(cuò)單詞和句子的情況；在應(yīng)用經(jīng)濟(jì)學(xué)類如國(guó)際貿(mào)易方面的書(shū)稿中，容易出現(xiàn)文字描述與圖表分析不一致，規(guī)則、數(shù)據(jù)過(guò)時(shí)、沒(méi)有及時(shí)更新等問(wèn)題；在管理類書(shū)稿中，容易出現(xiàn)案例資料過(guò)時(shí)、缺乏說(shuō)服力，部分章節(jié)中的內(nèi)容重復(fù)等問(wèn)題。

3.不符合規(guī)范的問(wèn)題

由于不了解出版物的相關(guān)規(guī)定和規(guī)則，作者經(jīng)常忽視語(yǔ)言規(guī)范、符號(hào)規(guī)范、數(shù)字規(guī)范、著錄格式規(guī)范等內(nèi)容。這些規(guī)范大多有國(guó)家公布的標(biāo)準(zhǔn)可供參照。對(duì)于沒(méi)有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的，有的出版單位也自行制定相關(guān)的操作指南。

4.知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題

在當(dāng)今的信息爆炸時(shí)代，人們需要的任何信息都可以在互聯(lián)網(wǎng)上找到，信息的泛濫和濫用成為一大問(wèn)題，這也為模仿和抄襲大開(kāi)了方便之門(mén)，所以對(duì)書(shū)稿中是否存在侵犯他人知識(shí)產(chǎn)權(quán)的內(nèi)容這一問(wèn)題要格外重視。如同一枚硬幣有不同的兩面，互聯(lián)網(wǎng)在帶來(lái)海量信息的同時(shí)，也為我們證實(shí)書(shū)稿內(nèi)容是否系抄襲而來(lái)提供了方便。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，我們可以方便且快速地找到這一問(wèn)題的答案。

5.其他具體問(wèn)題

除了上述幾大具有共同性的問(wèn)題之外，每部書(shū)稿也會(huì)出現(xiàn)一些自身特有的問(wèn)題，如由于作者采用五筆字型輸入法而造出錯(cuò)字，由于所引用的相關(guān)書(shū)籍存在錯(cuò)誤導(dǎo)致書(shū)稿也出現(xiàn)錯(cuò)誤，隱藏在行文中不易被編前三審發(fā)現(xiàn)的涉及政治敏銳性的句子等。

二、用“分節(jié)符”為編輯加工做好準(zhǔn)備

在開(kāi)始加工之前，編輯應(yīng)根據(jù)需要將書(shū)稿拆分成不同的“節(jié)”，為編輯加工做好準(zhǔn)備。在默認(rèn)方式下，Word將整個(gè)文檔視為一“節(jié)”，但編輯經(jīng)常需要在一頁(yè)之內(nèi)或多頁(yè)之間采用不同的版面，這時(shí)“分節(jié)符”就有了妙用。

編輯可以利用不同的分節(jié)符類型滿足不同的需要：

1、下一頁(yè)。插入“分節(jié)符”之后，新的“節(jié)”從下一頁(yè)開(kāi)始，適用于在不同頁(yè)面上分別應(yīng)用不同的頁(yè)碼樣式、頁(yè)眉和頁(yè)腳文字，改變頁(yè)面的紙張方向、縱向?qū)R方式等。

2、連續(xù)。插入“分節(jié)符”之后，新的“節(jié)”仍然在同一頁(yè)，主要用于在同一頁(yè)面上創(chuàng)建不同的分欄樣式或設(shè)置不同的頁(yè)邊距。

3、奇數(shù)頁(yè)。插入“分節(jié)符”之后，新的“節(jié)”從下一個(gè)奇數(shù)頁(yè)面開(kāi)始(以頁(yè)碼編號(hào)為準(zhǔn))，可用于將新的章節(jié)題目排在奇數(shù)頁(yè)。

4、偶數(shù)頁(yè)。它的功能與奇數(shù)頁(yè)“分節(jié)符”類似。

“分節(jié)符”是排版的好幫手，它包含很多版式信息，可以為編輯工作帶來(lái)諸多便利。

三、巧用Word菜單進(jìn)行批量處理

對(duì)于書(shū)稿中部分不一致和不規(guī)范的問(wèn)題，編輯可以利用Word“編輯”、“格式”、“插入”等菜單中的工具進(jìn)行批量處理，快速、方便地解決一些統(tǒng)一問(wèn)題。

1.利用“格式”菜單中的“樣式和格式”子菜單統(tǒng)一標(biāo)題級(jí)次及其他格式

在一般情況下，作者已經(jīng)在書(shū)稿中設(shè)置了標(biāo)題級(jí)次，但是其格式前后可能不一致，這時(shí)編輯可以在“樣式和格式”中對(duì)各級(jí)標(biāo)題分別進(jìn)行統(tǒng)一處理。例如，在正文中，將光標(biāo)放在任意一個(gè)一級(jí)標(biāo)題上，“樣式和格式”任務(wù)窗格中就會(huì)顯示該級(jí)標(biāo)題的格式，在其右側(cè)點(diǎn)出下拉菜單后，把所有的一級(jí)標(biāo)題選中，就可以在“新樣式”或者常用工具欄中將其統(tǒng)一設(shè)置為目標(biāo)格式。統(tǒng)一標(biāo)題級(jí)次是一項(xiàng)很重要的工作，有利于自動(dòng)插入目錄，保證目錄和正文標(biāo)題的一致性，保持書(shū)稿整齊、協(xié)調(diào)。除了標(biāo)題之外，編輯還可以利用“樣式和格式”解決很多格式方面的統(tǒng)一問(wèn)題。

2.利用“編輯”菜單中的“查找”和“替換”子菜單修改不規(guī)范的用法

針對(duì)書(shū)稿中常見(jiàn)的圖形、表格、公式、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、詞匯、計(jì)量單位等不規(guī)范和不一致的問(wèn)題，編輯可以利用“查找”和“替換”功能輕松解決。例如，書(shū)稿中的圖形、表格和公式一般都采用阿拉伯?dāng)?shù)字分章編號(hào)，但其形式有多種，如“圖1—1”和“圖1．1”等，編輯可以利用“查找”和“替換”功能將不同的表述形式按本社的規(guī)范要求進(jìn)行統(tǒng)一，如將“．”替換成“—”。值得一提的是，編輯還可以利用頁(yè)面視圖右下角的“選擇瀏覽對(duì)象”這一工具來(lái)檢查表格和圖形的順序是否正確、連續(xù)。再如，在會(huì)計(jì)書(shū)稿中，有的譯者將“賬戶”寫(xiě)成“帳戶”，對(duì)此編輯可以利用“替換”功能將“帳”替換成“賬”。請(qǐng)注意，“替換”功能的用途非常廣泛，適用于書(shū)稿中涵蓋的各種內(nèi)容，如格式、特殊符號(hào)等，但“全部替換”這一選項(xiàng)要慎用，以免將原本正確的內(nèi)容改錯(cuò)。

3.利用“插入”菜單中的“引用”子菜單規(guī)范腳注格式、更新目錄

書(shū)稿中的腳注格式經(jīng)常不一致，如：編號(hào)格式有的是阿拉伯?dāng)?shù)字，有的是英文字母等；起始編號(hào)有的是“1”，有的是“a”等；編號(hào)方式有的是“連續(xù)編號(hào)”，有的是“每頁(yè)重新編號(hào)”等。對(duì)此問(wèn)題，編輯可以通過(guò)“插入”菜單中“引用”子菜單下的“腳注和尾注”對(duì)話框來(lái)解決：先在正文中選中任意一個(gè)腳注編號(hào)，然后打開(kāi)“插入”菜單中“引用”子菜單下的“腳注和尾注”對(duì)話框，按照要求選擇規(guī)范的編號(hào)格式、起始編號(hào)和編號(hào)方式，選擇將更改應(yīng)用于“整篇文檔”，單擊“應(yīng)用”確定。有些書(shū)稿還缺少目錄，編輯設(shè)置完標(biāo)題級(jí)次之后，可以利用“引用”子菜單下的“索引和目錄”對(duì)話框，在“目錄”選項(xiàng)下根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置，然后插入目錄?！耙谩弊硬藛伟墓δ芎芏啵鲜鰞身?xiàng)是編輯加工時(shí)經(jīng)常用到的。

四、對(duì)特殊問(wèn)題具體分析、個(gè)別處理

在書(shū)稿中，各個(gè)章節(jié)還存在著自身特有的問(wèn)題，這些問(wèn)題無(wú)法通過(guò)Word菜單進(jìn)行批量處理，而是需要從小處著眼，具體分析、個(gè)別處理。

對(duì)于書(shū)稿中的錯(cuò)字、別字和語(yǔ)法錯(cuò)誤等問(wèn)題，編輯需要認(rèn)真、仔細(xì)地閱讀整部書(shū)稿，爭(zhēng)取不放過(guò)任何一處錯(cuò)誤。對(duì)于書(shū)稿中提及的一些著名公司、組織、人物的名稱等，編輯要注意其正確性，以免鬧出笑話，危及書(shū)稿質(zhì)量。書(shū)稿中的某些句子還可能涉及政治敏感問(wèn)題，有的內(nèi)容可能涉嫌抄襲，編輯尤其要注意，雖然編前三審環(huán)節(jié)已對(duì)此問(wèn)題把關(guān)，但編輯在加工時(shí)也要時(shí)刻保持高度警覺(jué)，不可放松。

五、注意統(tǒng)稿和微調(diào)

編輯加工是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，閱讀的書(shū)稿內(nèi)容越多，對(duì)書(shū)稿質(zhì)量和主題的了解就越深，編輯加工的重點(diǎn)和流程也就需要做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。另外，編輯在加工過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)一些失誤，如輸入錯(cuò)別字、誤刪一些句子或詞語(yǔ)等，因此在修改時(shí)要特別注意、仔細(xì)檢查。加工過(guò)程大致完成之后，編輯還要統(tǒng)觀全文，認(rèn)真處理遺留問(wèn)題，檢查修改后的書(shū)稿結(jié)構(gòu)是否完整、行文是否規(guī)范、格式是否統(tǒng)一、要件是否齊全，使書(shū)稿達(dá)到“齊、清、定”的發(fā)稿要求。

編輯在加工電子版書(shū)稿的過(guò)程中，要充分發(fā)揮“人腦+電腦”的優(yōu)勢(shì)，既要不斷積累經(jīng)驗(yàn)、豐富業(yè)務(wù)知識(shí)，武裝自己的大腦，又要使電腦的強(qiáng)大功能為自己所用，熟練掌握編輯技巧，提高編輯工作的質(zhì)量和效率；既要從宏觀上把握書(shū)稿的質(zhì)量水平和主要問(wèn)題所在，選擇合適的編輯流程，控制書(shū)稿的結(jié)構(gòu)質(zhì)量，又要從微觀上對(duì)具體問(wèn)題進(jìn)行具體分析和處理，控制書(shū)稿的基礎(chǔ)質(zhì)量，力爭(zhēng)做到“信、達(dá)、雅”。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.16.038