信息化在高校基建審計(jì)中的應(yīng)用

楊憶 齊崑峰 臧潘穎 濟(jì)南大學(xué)審計(jì)處 250022

信息化在高?；▽徲?jì)中的應(yīng)用

楊憶 齊崑峰 臧潘穎 濟(jì)南大學(xué)審計(jì)處 250022

隨著高校信息化建設(shè)的發(fā)展和基建審計(jì)任務(wù)的日益繁重，如何在基建審計(jì)工作中利用信息技術(shù)提高審計(jì)效率和質(zhì)量已成為高校內(nèi)審人員共同關(guān)心的問題。本文結(jié)合工作實(shí)際對信息化在高?；▽徲?jì)中的應(yīng)用做了一些思考，在六個(gè)方面提出了加強(qiáng)基建審計(jì)信息化建設(shè)的建議。

基建審計(jì)；信息化建設(shè)；信息技術(shù)

隨著高校辦公自動(dòng)化程度不斷提高，在“金審工程”實(shí)施帶動(dòng)下，以計(jì)算機(jī)審計(jì)為主導(dǎo)的審計(jì)信息化建設(shè)迅速發(fā)展。同時(shí)由于高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，新校區(qū)建設(shè)資金日益增多，高?；▽徲?jì)任務(wù)艱巨。如何在工作中利用信息技術(shù)提高審計(jì)效率和審計(jì)質(zhì)量成為做好基建審計(jì)工作的關(guān)鍵。本文結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)就高?；▽徲?jì)信息化建設(shè)提出若干建議，以供參考。

一、利用信息技術(shù)采集原始資料

在基建審計(jì)工作中，齊全完整且有說服力的原始資料對審計(jì)質(zhì)量有至關(guān)重要的意義，及時(shí)收集有證明力的各類資料是基建審計(jì)的一項(xiàng)重要工作。在實(shí)際工作中，可以充分利用信息技術(shù)和數(shù)碼設(shè)備采集相關(guān)資料。

（一）利用掃描儀采集文字、圖片信息。

實(shí)際工作中許多文字、圖片資料如招投標(biāo)文件、施工合同、上級批文、會議紀(jì)要等文件受數(shù)量限制和客觀原因不可能將原件保存在審計(jì)部門，如采用復(fù)印件又存在著重復(fù)復(fù)印造成質(zhì)量缺陷，有時(shí)個(gè)別數(shù)據(jù)多次復(fù)印后失真。在這種情況下，可以利用掃描原件制成電子文檔，該電子文檔具有以下優(yōu)點(diǎn)：便于在電腦上閱讀；便于復(fù)制使用；刻成光盤便于交流；需要時(shí)利用彩色打印機(jī)打印出原件的紙質(zhì)副本；節(jié)約紙張。

（二）利用數(shù)碼設(shè)備采集現(xiàn)場信息。

對于實(shí)效性強(qiáng)，又受到時(shí)間、地點(diǎn)、環(huán)境條件限制不可再現(xiàn)的信息：例如開工前的原始地貌、隱蔽工程、舊房拆除、巖石破碎等場景，還有領(lǐng)導(dǎo)講話、會議情況等。這些信息一般只發(fā)生一次，稍縱即逝。對這些信息可以利用數(shù)碼照相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)現(xiàn)場采集并制成光盤，以備后期使用。

在我校新校區(qū)建設(shè)工程中，我們采用跟蹤審計(jì)的方式配合事務(wù)所審計(jì)。為給事務(wù)所提供詳細(xì)和有說服力的審計(jì)證據(jù)，內(nèi)審部門利用數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)、掃描儀等設(shè)備對施工項(xiàng)目的隱蔽工程、工程變更驗(yàn)收等關(guān)鍵信息進(jìn)行現(xiàn)場信息采集，并用刻錄機(jī)將采集信息制成光盤，作為輔助資料提供給事務(wù)所，較好地保證了跟蹤審計(jì)質(zhì)量。

二、使用專業(yè)工程造價(jià)軟件，提高審計(jì)質(zhì)量和效率

基建審計(jì)以工程造價(jià)為主要審計(jì)對象，工作中也以工程造價(jià)軟件為主要工具。目前國內(nèi)專門為審計(jì)工作開發(fā)的基建審計(jì)應(yīng)用軟件尚未面世。

工程造價(jià)軟件大致分為三類。一類是工程計(jì)價(jià)軟件，這類軟件開發(fā)的比較早，相對比較成熟，應(yīng)用的十分廣泛，比較適合工程造價(jià)的審計(jì)工作。第二類是鋼筋工程量計(jì)算軟件，這類軟件開發(fā)較晚，設(shè)計(jì)上不如工程計(jì)價(jià)軟件成熟，但應(yīng)用前景較好。隨著軟件設(shè)計(jì)的不斷成熟，應(yīng)用會日漸廣泛。第三類是工程量計(jì)算軟件，一般分為圖形算量和參數(shù)算量兩種，由于這類軟件本身存在著許多缺陷，審計(jì)工作中使用的還比較少。這三類軟件各有眾多不同的版本，但各版本的基本功能大致相同。

如何在紛繁的市場產(chǎn)品中選擇一套適合自己的應(yīng)用軟件，是審計(jì)工作者十分關(guān)心的問題。高校內(nèi)審部門選擇工程造價(jià)軟件應(yīng)注意以下方面：

（一）、標(biāo)準(zhǔn)化。軟件應(yīng)當(dāng)是正規(guī)軟件公司按照國家的法律、法規(guī)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)研制開發(fā)，經(jīng)過國家或國家授權(quán)的鑒定機(jī)構(gòu)確認(rèn)頒布發(fā)行，符合國家信息化管理的正版軟件。

（二）、通用性強(qiáng)。不同地域的工程造價(jià)軟件受當(dāng)?shù)囟~數(shù)據(jù)庫的不同而有所不同，在同一地域可能有不同版本的多種軟件出現(xiàn)。為便于交流，內(nèi)審人員應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)選擇當(dāng)?shù)仄毡槭褂玫能浖?/p>

（三）、功能豐富。一套設(shè)計(jì)良好的軟件應(yīng)具備多個(gè)功能模塊，如計(jì)價(jià)、工程量計(jì)算、清單報(bào)價(jià)、編制招投標(biāo)文件等，便于內(nèi)審人員應(yīng)用軟件流暢地完成工作。

（四）、操作簡便。軟件應(yīng)便于操作，界面友好，維護(hù)方便，便于使用和信息交流。

（五）、良好的售后服務(wù)。良好的售后服務(wù)應(yīng)包括定時(shí)版本升級，集中或上門培訓(xùn)，軟件維護(hù)和疑難解答等。

三、適度開發(fā)應(yīng)用程序彌補(bǔ)專業(yè)軟件的不足

通常專業(yè)的工程造價(jià)軟件功能強(qiáng)大，但同時(shí)也存在參數(shù)設(shè)置繁雜等不足，通常要求操作者具備較強(qiáng)的電腦應(yīng)用能力和熟練的軟件使用技巧。如果使用不夠熟練，參數(shù)設(shè)置和模塊選擇不準(zhǔn)確，就可能導(dǎo)致計(jì)算結(jié)果偏差，對審計(jì)結(jié)果造成一定影響，既浪費(fèi)時(shí)間又影響工作質(zhì)量。如果條件許可，高校內(nèi)審部門應(yīng)積極培養(yǎng)具有一定計(jì)算機(jī)水平和工程審計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)的內(nèi)審人員開發(fā)一些小的應(yīng)用程序。實(shí)際工作中基于微軟Office辦公軟件的普及性，可考慮借助Office軟件內(nèi)置的VBA程序和Excel電子表格以及Access數(shù)據(jù)庫的功能，開發(fā)一些數(shù)據(jù)計(jì)算、匯總、比較、查詢、統(tǒng)計(jì)等應(yīng)用程序。

應(yīng)用程序開發(fā)使用得當(dāng)，的確能起到事半功倍的工作效果。如我校審計(jì)部門結(jié)合實(shí)際工作情況開發(fā)了基建材料劃價(jià)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了基建材料的多環(huán)節(jié)控制。另外，內(nèi)審人員結(jié)合工程造價(jià)人員計(jì)算工程量的工作習(xí)慣，利用Excel電子表格內(nèi)置的VBA語言編制了《工程量計(jì)算底稿》應(yīng)用程序，此程序操作簡便，實(shí)用性強(qiáng)，不僅內(nèi)審人員樂于使用，而且參與我校建設(shè)的施工單位和審計(jì)事務(wù)所也積極借鑒，取得了較好的使用效益。

四、積極利用網(wǎng)絡(luò)為基建審計(jì)服務(wù)

隨著高校校園網(wǎng)建設(shè)的飛速發(fā)展，高校內(nèi)部審計(jì)辦公條件一般具備了人手一臺電腦，且配有IP地址，具備利用電腦網(wǎng)絡(luò)提高內(nèi)審工作質(zhì)量的條件?；▽徲?jì)工作中可在以下方面應(yīng)用電腦網(wǎng)絡(luò)。

（一）信息傳輸。在基建審計(jì)中經(jīng)常發(fā)生與施工單位、審計(jì)事務(wù)所和相關(guān)部門傳遞信息資料的情況，可以采用將工程量計(jì)算底稿、工程結(jié)算書、影像、圖片及相關(guān)資料生成Excel電子表格文件或其他格式的電子文檔，通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送電子郵件，快速傳遞給對方，減少了中間環(huán)節(jié)，提高了工作效率。

（二）網(wǎng)上查詢有關(guān)信息。在日?；▽徲?jì)工作中經(jīng)常需要了解工程材料價(jià)格信息，網(wǎng)上查詢是方便高效的做法。除此之外，還可以通過網(wǎng)絡(luò)與省、市定額站進(jìn)行網(wǎng)上咨詢，在網(wǎng)絡(luò)上與工程造價(jià)人員交流審計(jì)經(jīng)驗(yàn)，探討工程造價(jià)的審計(jì)體會，提高審計(jì)質(zhì)量。

（三）利用校園網(wǎng)絡(luò)平臺，積極宣傳審計(jì)，為審計(jì)營造和諧的工作環(huán)境。通過高校校園網(wǎng)不定期發(fā)布審計(jì)工作情況，發(fā)布與審計(jì)工作相關(guān)的文件、規(guī)定，使學(xué)校和社會對大學(xué)的基建審計(jì)工作有一個(gè)初步了解和認(rèn)識，在一定程度上起到宣傳審計(jì)的作用。

五、通過電子信息交流加強(qiáng)委托項(xiàng)目審計(jì)質(zhì)量的監(jiān)督和控制

隨著高校基建修繕審計(jì)工作日益繁多，許多高校把一部分基建審計(jì)項(xiàng)目委托給審計(jì)事務(wù)所進(jìn)行審計(jì)。為保證審計(jì)質(zhì)量，需要內(nèi)審部門對事務(wù)所的審計(jì)結(jié)果予以復(fù)核。在結(jié)果復(fù)核中，可以通過加強(qiáng)與事務(wù)所信息交流，保證復(fù)核質(zhì)量。具體做法是要求事務(wù)所提供紙質(zhì)信息資料的同時(shí)，要求對方提供完整的電子版工程量計(jì)算底稿和完整的鋼筋工程量計(jì)算底稿（一般用U盤或者是移動(dòng)硬盤復(fù)制的方法）。通過對方提供的電子板文檔，可以很容易地發(fā)現(xiàn)工程量計(jì)算是否完整、套用定額是否準(zhǔn)確以及審計(jì)成果是否符合規(guī)定。在電子文檔中一旦發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)修正起來也較為容易。

六、建立數(shù)據(jù)庫文檔，實(shí)現(xiàn)審計(jì)信息化管理

為加強(qiáng)基建審計(jì)的信息化管理，可以利用Excel電子表格建立自己的數(shù)據(jù)庫文檔。該文檔內(nèi)容可結(jié)合各高?；▽徲?jì)實(shí)際情況而定。比如可建立工程造價(jià)審計(jì)數(shù)據(jù)庫，主要是針對工程結(jié)算書中材機(jī)匯總表，結(jié)合現(xiàn)行定額編制的數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫對審計(jì)結(jié)果進(jìn)行二次分析，如分析綜合定額中的用電量等。還可以針對施工單位、審計(jì)單位、審計(jì)結(jié)果等建立的基本信息數(shù)據(jù)庫，建立施工單位和審計(jì)事務(wù)所的工作查詢檔案。等等。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.10.142