有效加強(qiáng)檔案利用工作的措施探討

王曉偉 黑龍江省黑河市紅色邊疆農(nóng)場(chǎng)，黑龍江 黑河 164321

有效加強(qiáng)檔案利用工作的措施探討

王曉偉 黑龍江省黑河市紅色邊疆農(nóng)場(chǎng)，黑龍江 黑河 164321

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案資源的巨大社會(huì)價(jià)值日益為社會(huì)公眾所認(rèn)知。檔案管理者要充分認(rèn)識(shí)到檔案只有通過(guò)利用才能體現(xiàn)其價(jià)值，從而把為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為檔案部門工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，通過(guò)檔案利用贏得社會(huì)肯定。

檔案管理；檔案利用；作用；加強(qiáng)措施

當(dāng)前，檔案的利用工作越來(lái)越廣泛。其應(yīng)用于基本建設(shè)、生產(chǎn)生活能起到的有效縮短工時(shí)、避免重復(fù)勞動(dòng)、節(jié)約資金、節(jié)省人力、提高工效等作用，帶來(lái)顯著的經(jīng)濟(jì)效益。檔案的有效利用能夠產(chǎn)生當(dāng)前的或未來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，其既可以在某項(xiàng)具體的工作或生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生效益，也能夠在較大范圍內(nèi)產(chǎn)生效益。因此，探討加強(qiáng)檔案利用工作的措施極具現(xiàn)實(shí)意義。

1 充分認(rèn)識(shí)檔案利用工作的意義與作用

檔案部門為了滿足利用需求，向檔案利用者提供相應(yīng)材料，為利用者提供必要的檔案服務(wù)工作就是檔案利用。也就是說(shuō)，檔案工作者的根本目的在于，如何使利用者更好地利用檔案為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。這既是檔案利用工作的根本目的,也是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)所在。它是檔案工作的中心環(huán)節(jié)，地位極其重要。只有充分認(rèn)識(shí)了檔案利用工作的重要意義，才能實(shí)現(xiàn)更好地做好檔案工作。原因如下：一是，檔案利用工作是檔案整體工作水平的具體體現(xiàn)。檔案利用工作做得好壞與否，是能否及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息,更好地為社會(huì)服務(wù)的重要標(biāo)志,也是衡量檔案館(室)業(yè)務(wù)水平高低的重要尺度；二是，搞好檔案利用工作,能有效擴(kuò)大檔案在社會(huì)上的影響力。檔案管理工作主要是通過(guò)提供檔案，發(fā)揮為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的作用，它植根于社會(huì)各行各業(yè)，服務(wù)于社會(huì)各行各業(yè)。檔案利用對(duì)于社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)的發(fā)展都起著無(wú)可替代的重大作用，檔案記錄著歷史的足跡，對(duì)檔案進(jìn)行正確地利用能不斷推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展；三是，檔案利用工作,是外界利用檔案需要的重要體現(xiàn)，這也向檔案管理者不斷提出新的要求，促進(jìn)檔案管理工作方法的改進(jìn)，推動(dòng)檔案檢索手段的完善，推動(dòng)了檔案工作的開(kāi)展，并指明了整個(gè)檔案工作的具體方向。因此，檔案的作用無(wú)論是昨天、今天還是明天都將是巨大的。作為檔案部門來(lái)講，只有通過(guò)發(fā)揮檔案在社會(huì)生活中的重大作用，才能促進(jìn)人們對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，切實(shí)提高民眾提高檔案工作重要性的意識(shí)。

總之,檔案的利用是檔案工作的根本目的。為了更好地實(shí)現(xiàn)這一目的，為社會(huì)建設(shè)提供更好的檔案服務(wù)，檔案管理者必須切實(shí)加強(qiáng)檔案的利用工作，充分發(fā)揮檔案服務(wù)功能，為廣大檔案利用者提供確實(shí)完整、有效的檔案資料，滿足社會(huì)各方對(duì)檔案信息的需求。

2 加強(qiáng)檔案利用工作的措施探討

2．1 加強(qiáng)檔案利用工作，要搞好檔案館的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的建設(shè)是提高檔案利用效果的基礎(chǔ)所在。如果沒(méi)有豐富、優(yōu)化的館藏檔案，提高檔案利用效果也就無(wú)從談起了。收集、整理、鑒定、保管、利用六個(gè)環(huán)節(jié)是檔案館的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。其他環(huán)節(jié)均是圍繞著檔案利用這一中心工作展開(kāi)的，并以能否發(fā)揮檔案最大效益，是否便于檔案利用，作為衡量各環(huán)節(jié)工作水平的重要尺度。從這個(gè)意義上說(shuō)，其他環(huán)節(jié)都是從屬于檔案利用的基礎(chǔ)工作，是為檔案利用提供的前提條件與物質(zhì)基礎(chǔ)。因此，基礎(chǔ)工作的好壞與否，對(duì)檔案的利用效果產(chǎn)生著重要的影響。加強(qiáng)檔案的收集工作，可以有效提高歸檔率、準(zhǔn)確率和完整率，有利于門類齊全，結(jié)構(gòu)合理，內(nèi)容豐富的館藏體系的建立，使檔案利用效果的物質(zhì)基礎(chǔ)更為堅(jiān)實(shí)；整理和編目科學(xué)系統(tǒng)的話，就能全面、準(zhǔn)確、及時(shí)、系統(tǒng)地查找到利用者所需檔案，這也為檔案利用效果提供了物質(zhì)基礎(chǔ)；準(zhǔn)確的鑒定，能有效提高館藏檔案的質(zhì)量，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)，也是提高檔案利用效果必不可少的方法；完善的檔案檢索體系和高質(zhì)量的檔案檢索工具，能為利用者從不同的檢索途徑和角度，查找所需要的檔案文件，為提高檔案的利用效果創(chuàng)造良好的條件。

2．2 加強(qiáng)檔案利用工作，檔案管理人員要樹(shù)立正確的思想觀念做好服務(wù)工作

開(kāi)展檔案利用工作,必須樹(shù)立堅(jiān)定的服務(wù)思想和良好的服務(wù)態(tài)度。發(fā)揚(yáng)主動(dòng)服務(wù)的精神,是檔案利用工作中服務(wù)思想的一個(gè)重要方面。檔案部門應(yīng)積極主動(dòng)地開(kāi)展利用，使服務(wù)工作處于應(yīng)激狀態(tài)。由于檔案利用工作是代表整個(gè)檔案工作的成果,會(huì)同社會(huì)各項(xiàng)工作發(fā)生關(guān)系,為利用者直接服務(wù),這就要求檔案工作者必須時(shí)刻為利用者著想，處處為其提供方便。首先，觀念要更新。檔案管理者應(yīng)當(dāng)樹(shù)立市場(chǎng)觀念、效益觀念、信息觀念,把檔案工作從傳統(tǒng)的、封閉的管理形式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔㈤_(kāi)發(fā)型和效益型。通過(guò)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，使其在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)工作中得到有效利用，創(chuàng)造最佳的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。其次,要提高檔案人員素質(zhì),培養(yǎng)檔案專業(yè)人才。人才的培養(yǎng)應(yīng)與檔案事業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)、協(xié)調(diào)，當(dāng)代檔案人員應(yīng)自愿地投身檔案事業(yè), 具有較強(qiáng)的責(zé)任感和事業(yè)心,具有專業(yè)知識(shí)、法律知識(shí),開(kāi)發(fā)利用檔案信息,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)工作提供有效的服務(wù),作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

2．3 加強(qiáng)檔案利用工作，還要正確認(rèn)識(shí)和處理檔案利用與檔案保密的關(guān)系

保守國(guó)家機(jī)密是檔案管理人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員盡心盡職，十分重視檔案保密工作。但受傳統(tǒng)保密觀念的影響，檔案工作普遍存在著重保管、輕利用的現(xiàn)象。大批檔案得不到有效利用，有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，造成資源浪費(fèi)。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無(wú)限制地利用會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害。所以，對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，不可偏廢。一成不變地看待檔案的秘密性，無(wú)視其秘密性的時(shí)效和范圍，是不對(duì)的；但如果缺乏保密觀念，對(duì)涉密檔案無(wú)視其秘密性，無(wú)限地?cái)U(kuò)大開(kāi)放利用范圍，也是錯(cuò)誤的。因此，在開(kāi)放檔案為社會(huì)各界利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)處理好檔案保密與利用之間的關(guān)系。

結(jié)語(yǔ)

隨著人們對(duì)檔案利用工作的重視，檔案信息資源的利用深度和廣度不斷深入，檔案的利用工作也出現(xiàn)全新的特點(diǎn)：一是檔案利用者利用檔案的數(shù)量越來(lái)越大，利用檔案的人員也越來(lái)越多；二是利用者對(duì)檔案的需求范圍更廣，且需求時(shí)間性要求明顯；三是利用者不僅需要全面、系統(tǒng)的檔案信息，對(duì)經(jīng)過(guò)加工的檔案素材需求也在增加。這都要求檔案利用工作要不斷創(chuàng)新，并得到有效加強(qiáng)。

[1]李彩霞.提高檔案利用效果的途徑與方法[J].蘭臺(tái)世界.2008(19)

[2]鄭婕.淺談檔案利用工作[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版).2010（3）

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.10.125