臨床醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案的建設(shè)與管理探索

何 偉，盧 楊，張 敏

(第四軍醫(yī)大學(xué)第一附屬醫(yī)院，陜西 西安 710032)

臨床教學(xué)檔案是醫(yī)院廣大師生和教學(xué)管理人員在教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究中所形成和積累的具有保存價(jià)值的教學(xué)文件材料。［1］隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)和醫(yī)學(xué)教育的快速發(fā)展，作為醫(yī)科大學(xué)的附屬醫(yī)院，目前除了承擔(dān)醫(yī)科大學(xué)各專業(yè)的臨床教學(xué)任務(wù)外，還有研究生、進(jìn)修生和各類短期培訓(xùn)班的教學(xué)任務(wù)。隨之出現(xiàn)的是教學(xué)檔案的門類不斷增加，以往的管理方式已不能適應(yīng)目前教學(xué)工作的需要。本文結(jié)合我院臨床教學(xué)檔案建設(shè)和管理工作進(jìn)行如下探討。

1 臨床教學(xué)檔案的管理現(xiàn)狀

隨著醫(yī)院教學(xué)任務(wù)的變化，教學(xué)檔案已涉及醫(yī)院的各個(gè)方面和醫(yī)院的每一位醫(yī)護(hù)人員，原有教學(xué)檔案管理的模式和方法已不能適應(yīng)目前醫(yī)院的發(fā)展需求。

一是教學(xué)檔案管理制度不健全。醫(yī)院一直沿用大學(xué)的教學(xué)檔案管理制度，缺少符合醫(yī)院實(shí)際的教學(xué)檔案管理辦法。

二是教學(xué)管理部門缺少統(tǒng)一的檔案管理場(chǎng)所，檔案管理人員只能由教學(xué)人員兼任。由于缺少培訓(xùn)，檔案管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。三是教學(xué)檔案管理工作沒有納入日常檔案管理工作中去，教師的檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理工作也沒有引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。［2］

近年來，我院以本科教學(xué)評(píng)建為契機(jī)，針對(duì)存在的問題，根據(jù)醫(yī)院任務(wù)的變化，適時(shí)調(diào)整教學(xué)檔案建設(shè)方案，在加強(qiáng)教學(xué)檔案硬件建設(shè)的同時(shí)，出臺(tái)規(guī)章制度來規(guī)范和引導(dǎo)教學(xué)檔案的建設(shè)，較好地解決了教學(xué)檔案建設(shè)和管理方面存在的一些問題，為開展教學(xué)研究、規(guī)范教學(xué)活動(dòng)奠定了基礎(chǔ)，促進(jìn)了醫(yī)院教育教學(xué)工作的整體發(fā)展。

2 臨床教學(xué)檔案的建設(shè)和管理

2．1 理清臨床教學(xué)檔案的歸類

檔案資料的編目是建立教學(xué)檔案系統(tǒng)的第一步工作，也是教學(xué)檔案系統(tǒng)建立后是否利于檢索、是否便于利用的基礎(chǔ)工作。根據(jù)我院臨床教學(xué)和教學(xué)管理實(shí)際情況，將臨床教學(xué)檔案分為五個(gè)大類，即A類:綜合計(jì)劃，包括各級(jí)教學(xué)管理規(guī)章制度、人才培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、課程建設(shè)規(guī)劃、課程評(píng)價(jià)材料等;B類:教學(xué)組織，按學(xué)年歸檔教學(xué)工作計(jì)劃、主講教員名冊(cè)、課程教學(xué)總體設(shè)計(jì)、課程表、集體備課和試講記錄、學(xué)情分析報(bào)告、教案與幻燈、教學(xué)工作總結(jié)、見實(shí)習(xí)帶教實(shí)施方案、實(shí)習(xí)講課集體備課記錄、實(shí)習(xí)日志、實(shí)習(xí)大病歷等資料;C類:教學(xué)資源與建設(shè)，主要包括教材樣本、試題庫(kù)、歷年空白試卷與標(biāo)準(zhǔn)答案、教學(xué)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備清單等;D類:師資與教改資料，包括教研室?guī)熧Y隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃、兼職教員相關(guān)資料、青年教師培訓(xùn)材料、教員繼續(xù)教育記錄材料、教員在學(xué)術(shù)團(tuán)體擔(dān)任職務(wù)名冊(cè)、優(yōu)秀教師典型材料等;E類:其他教學(xué)資料，由各教研室、科室自行歸檔。

2．2 臨床教學(xué)檔案管理辦法

2．2．1 明確檔案室組織管理職責(zé)。

首先，要明確教學(xué)檔案室的管理職責(zé)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案管理工作列入醫(yī)院辦公會(huì)議的議事日程，對(duì)檔案管理中存在的問題及時(shí)研究和解決。檔案室要加強(qiáng)對(duì)各科室教學(xué)檔案歸檔工作的指導(dǎo)和管理，形成一套完整的教學(xué)檔案管理考核制度，建立一個(gè)完整的教學(xué)檔案管理體系，確保各項(xiàng)相關(guān)制度得到落實(shí)。

2．2．2 做好檔案歸檔宣傳工作。

為提高醫(yī)院全體人員對(duì)教學(xué)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，醫(yī)院圍繞教學(xué)檔案歸檔方法的貫徹實(shí)施，開展了形式多樣的學(xué)習(xí)、宣傳活動(dòng)。這些活動(dòng)擴(kuò)大了教學(xué)檔案工作的影響，加強(qiáng)了醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門對(duì)檔案工作的了解和支持，使醫(yī)院廣大教學(xué)、醫(yī)務(wù)人員的檔案意識(shí)得到了提高，改變了以往認(rèn)為檔案管理只是檔案部門的工作、與己無關(guān)的看法，形成了管檔、用檔、護(hù)檔的良好工作氛圍。

2．2．3 提高檔案管理人員素質(zhì)。

為了更好地管理教學(xué)檔案，醫(yī)院加大了對(duì)檔案管理人員教育培訓(xùn)的力度，鼓勵(lì)支持檔案管理人員參加學(xué)歷教育和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過短期培訓(xùn)、在職學(xué)習(xí)等方式，有針對(duì)性地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使醫(yī)院的專職檔案管理人員及兼職檔案管理人員都做到持證上崗、學(xué)歷層次在大專以上。

2．2．4 加大檔案系統(tǒng)建設(shè)投入。

為了推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，醫(yī)院極其重視檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷改善檔案保管條件，劃定了教學(xué)檔案室的專用場(chǎng)地，提供了專門的建設(shè)經(jīng)費(fèi)，為檔案管理工作提供了便利的條件。還專門配備了掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)，提高檔案信息的基礎(chǔ)質(zhì)量，擴(kuò)充檔案的媒體形式、種類。

2．2．5 創(chuàng)新管理模式。

提高檔案管理人員的服務(wù)能力，積極主動(dòng)地為高校醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)服務(wù)，是新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的方向。檔案管理人員應(yīng)強(qiáng)化三個(gè)意識(shí):首先，強(qiáng)化檔案利用意識(shí)。醫(yī)院檔案室要對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行歸檔整理，編寫出一些適合利用者查閱的編研材料;其次，強(qiáng)化開放意識(shí)。將編研材料整理成冊(cè)，編寫出目錄，并將一些文件通過計(jì)算機(jī)整理出專題目錄，提高查閱速度，方便閱檔;第三，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。將被動(dòng)服務(wù)改為主動(dòng)服務(wù)，隨時(shí)了解工作動(dòng)向，及時(shí)掌握有關(guān)需求的信息，使檔案工作由被動(dòng)存放、保管變?yōu)橹鲃?dòng)提供利用，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，使檔案的利用率得到提高。

2．2．6 建立追蹤查詢模式。

可建立并利用完善的教學(xué)檔案登記系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行追蹤查詢。檔案室收發(fā)檔案都應(yīng)登記在冊(cè)，同一次收發(fā)記錄在登記表的同一行，在借閱期限(通常為一個(gè)月)后，如檔案未歸還，則由檔案室上報(bào)醫(yī)教部，向借閱者下發(fā)督辦單，限期歸還檔案。須通過嚴(yán)格的督辦制度，保證教學(xué)檔案的完整和可持續(xù)利用。

3 臨床教學(xué)檔案發(fā)揮的作用

3．1 臨床教學(xué)檔案是領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)的參考依據(jù)

臨床教學(xué)檔案真實(shí)地記錄了臨床教學(xué)活動(dòng)的整個(gè)過程，反映了醫(yī)院臨床教學(xué)的主要職能和歷史面貌。作為教學(xué)質(zhì)量管理中重要的一環(huán)，教學(xué)檔案的完整性、準(zhǔn)確性對(duì)深化教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量、總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)起著重要的作用，對(duì)于充分發(fā)揮教學(xué)醫(yī)院教學(xué)人員的集體智慧，及時(shí)總結(jié)教學(xué)工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，幫助教學(xué)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策，有著十分重要的意義。［3］

3．2 臨床教學(xué)檔案是考評(píng)教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一

教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，能夠客觀反映教學(xué)活動(dòng)的組織過程和取得的效果，是教學(xué)職能的有形體現(xiàn)。學(xué)生的理論考試成績(jī)、臨床實(shí)踐能力直接反映教學(xué)效果的好壞，而教學(xué)效果是由學(xué)生、教師、督導(dǎo)專家、教學(xué)管理等人員對(duì)教研室和教員評(píng)估而得出的，是考核教研室管理水平、教師教學(xué)能力的重要依據(jù)。［4］連續(xù)、完整的臨床教學(xué)檔案，能夠?yàn)榭荚u(píng)工作提供真實(shí)可靠的依據(jù)，能夠促使教研室和教員不斷提高管理水平和教學(xué)能力，從而使教學(xué)質(zhì)量得以提高。

3．3 臨床教學(xué)檔案是開展教學(xué)研究的立論基礎(chǔ)

臨床教學(xué)檔案真實(shí)記錄了醫(yī)院在整個(gè)教學(xué)活動(dòng)和管理過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，可以幫助管理者查找問題，分析教與學(xué)雙方存在的普遍性和規(guī)律性的問題，找準(zhǔn)教學(xué)研究的方向，制定針對(duì)性的整改措施。因此，完整、詳細(xì)、真實(shí)的教學(xué)檔案能夠?yàn)榻虒W(xué)管理部門總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、探索教學(xué)模式提供有力的研究依據(jù)。

3．4 臨床教學(xué)檔案是各用人單位考察和了解人才的重要依據(jù)

臨床教學(xué)檔案比較詳細(xì)地記錄了學(xué)生在臨床實(shí)踐過程中的受訓(xùn)情況，除了能夠顯示學(xué)生的臨床實(shí)踐能力和學(xué)習(xí)能力外，還能夠反映出學(xué)生的職業(yè)意識(shí)、職業(yè)道德、職業(yè)精神、職業(yè)理想等情況，［5］為各用人單位選才、用才提供依據(jù);同時(shí)，有利于促進(jìn)學(xué)生全面的發(fā)展，提升其綜合素質(zhì)。

4 對(duì)臨床教學(xué)檔案建設(shè)的思考

隨著多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通訊傳輸技術(shù)的發(fā)展，以電子檔案為代表的新型載體檔案可能會(huì)取代傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案，這是未來檔案工作發(fā)展的基本趨向。［6］為適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，提高檔案的管理水平，教學(xué)醫(yī)院應(yīng)立足現(xiàn)有醫(yī)療管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，整合教學(xué)、科研資源，搭建教、醫(yī)、研網(wǎng)絡(luò)綜合管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和電子文件信息共享，為用戶提供更加方便、全面的服務(wù)。但同時(shí)也要解決好管理系統(tǒng)的安全性、錄入數(shù)據(jù)的有效性、教學(xué)檔案的完整性等問題。

加強(qiáng)教學(xué)檔案建設(shè)和管理工作是強(qiáng)化教學(xué)管理的需要，也是深化教學(xué)改革的需要，更是提升教學(xué)質(zhì)量的需要。我院根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)階段面臨的形勢(shì)，通過建立臨床醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案系統(tǒng)，完善教學(xué)檔案管理辦法，規(guī)范教學(xué)檔案的歸檔和使用制度，較好地解決了教學(xué)檔案建設(shè)和管理方面存在的一些問題，為開展教學(xué)研究、規(guī)范教學(xué)活動(dòng)奠定了基礎(chǔ)，促進(jìn)了醫(yī)院教育教學(xué)工作的整體發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下臨床教學(xué)檔案的建設(shè)還在起步階段，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下臨床教學(xué)檔案的管理還有許多問題需要我們?cè)趯?shí)踐中認(rèn)真研究解決。

［1］ 孫琳，周廣民．淺談教學(xué)醫(yī)院的臨床教學(xué)檔案管理［J］．現(xiàn)代醫(yī)院管理，2010，(1):51 －52．

［2］ 崔閩蓮．高校教學(xué)檔案管理模式創(chuàng)新的問題及對(duì)策［J］．河北大學(xué)成人教育學(xué)院院報(bào)，2010，12(2):108－109．

［3］ 唐承，米娜娃．淺析教學(xué)檔案在臨床教學(xué)管理中的作用［J］．新疆醫(yī)學(xué)，2007，37(4):46 －47．

［4］ 向國(guó)春，劉剛，陳志強(qiáng)．臨床醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案的建設(shè)和管理［J］．重慶醫(yī)學(xué)，2009，38(20):2642－2643．

［5］ 李恩昌，劉憲亮．論醫(yī)學(xué)生醫(yī)學(xué)職業(yè)人格培養(yǎng)的必要性［J］．中國(guó)醫(yī)學(xué)倫理學(xué)，2005，18(1):21－24．

［6］ 冒紅．高校院系檔案管理方法探討［J］．重慶科技學(xué)院學(xué)報(bào):社會(huì)科學(xué)版，2010，(11):164－165．