如何做好高校檔案管理工作

張 明

（漯河醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，河南 漯河 462002）

如何做好高校檔案管理工作

張 明

（漯河醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，河南 漯河 462002）

檔案管理工作是提高高校工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，在高校管理工作中有著舉足輕重的作用，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。衡量高校業(yè)績與管理水平的一項(xiàng)重要指標(biāo)是科學(xué)規(guī)范的管理檔案。高校檔案不僅記載著高校的發(fā)展過程，可為研究高校的教育教學(xué)水平及科學(xué)發(fā)展提供原始資料，同時(shí)是進(jìn)行科學(xué)分析，棄糟粕取精華，制定發(fā)展方向的好教材。

醫(yī)學(xué)高校；檔案管理；高校管理

在新時(shí)期，隨著信息技術(shù)時(shí)代的到來，現(xiàn)代信息傳播和數(shù)字化管理不僅為高校檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇，同時(shí)也帶來了新的壓力和挑戰(zhàn)[1]。本文吸收和借鑒優(yōu)秀的高校檔案管理工作研究成果，立足于我國現(xiàn)代高校管理的現(xiàn)狀，探討如何高效率做好高校檔案管理工作，為高校檔案管理工作提供依據(jù)。

1 高校檔案管理工作的重要性

檔案管理是一項(xiàng)紀(jì)錄歷史，傳承文明，服務(wù)社會(huì)，造福人民的重要工作，同時(shí)也是政治性、機(jī)要性和服務(wù)性較強(qiáng)的工作。完善的高校檔案管理工作不但能為高校辦學(xué)決策提供支持性依據(jù)，同時(shí)也為校企合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，主要表現(xiàn)為高校管理層了解辦學(xué)的整體狀況，對(duì)辦學(xué)策略進(jìn)行合適的調(diào)整提供準(zhǔn)確、詳實(shí)的依據(jù)。另一方面便于社會(huì)準(zhǔn)確認(rèn)定高校辦學(xué)成果，對(duì)校企合作的推進(jìn)起到積極的作用。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，只有不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，才能客觀、全面、真實(shí)地反映高校整體發(fā)展?fàn)顩r和辦學(xué)成果，做好檔案管理工作。檔案管理成果的重要性表現(xiàn)為：與高校辦學(xué)管理的有機(jī)結(jié)合決定了該高校資源配置的取向和模式；決定著高校的商業(yè)版圖和未來發(fā)展；同時(shí)還對(duì)實(shí)現(xiàn)該高校辦學(xué)戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)影響[2,3]。

2 當(dāng)前高校檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 未與現(xiàn)代信息傳播和數(shù)字化管理相適應(yīng)

高校檔案管理職能面臨新的挑戰(zhàn)，一方面為高校檔案館的作用發(fā)生轉(zhuǎn)化，即由檔案的保管、利用中心與檔案信息控制管理中心的相互轉(zhuǎn)化。檔案人員的主要工作不再是埋首庫房，而是通過信息化來管理動(dòng)態(tài)的檔案信息。二是高校檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，即由手工的簡易管理逐步被標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和現(xiàn)代化的檔案管理取代。但是當(dāng)前還不能適應(yīng)現(xiàn)代信息傳播和數(shù)字化管理的需要，不能滿足高?，F(xiàn)代化管理和科學(xué)發(fā)展的需要[4]。檔案管理工作對(duì)我國現(xiàn)代高校制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，因此，應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)代信息傳播和數(shù)字化管理等方面的建設(shè)工作。

2.2 管理人員觀念陳舊，素質(zhì)參差不齊

管理人員觀念陳舊，開拓創(chuàng)新意識(shí)不足；熱情、責(zé)任感和使命感有待進(jìn)一步激發(fā)[5]。很多人對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，而且一些高校的檔案管理工作人員自身就未對(duì)檔案管理工作給予高度重視，工作中缺乏高度的責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，缺乏端正的工作態(tài)度及、工作精神，以及扎實(shí)的科技理論知識(shí)，因而對(duì)檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義的認(rèn)識(shí)不夠[3]。同時(shí)，由于對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個(gè)高校?？傊?，由于種種原因，檔案管理工作在高校人才隊(duì)伍建設(shè)中的作用往往被忽視，未得到應(yīng)有的重視和加強(qiáng)，從而導(dǎo)致其在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，出現(xiàn)邊緣化危險(xiǎn)。

2.3 其他

其他方面包括：館藏檔案門類不全，利用受限；服務(wù)功能差，利用率低等等。

3 提高高校檔案管理水平的對(duì)策

隨著我國高校檔案管理的信息化，擺在我們面前的一個(gè)新的課題主要是如何進(jìn)行科學(xué)化管理，不斷提高高校檔案管理工作水平。

3.1 改進(jìn)管理手段，推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)

隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及各種數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用，檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身其形式轉(zhuǎn)為電子檔案。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化[6]。因此，應(yīng)加快開展檔案管理信息數(shù)字化的開發(fā)建設(shè)，為檔案管理者提供準(zhǔn)確、快捷、方便的服務(wù)。目前，高校檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要，技術(shù)落后的主要原因：①部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不足，財(cái)力投入少；②對(duì)檔案管理設(shè)備操作不熟練。③雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但未錄入電腦，還按手工工作。因此，針對(duì)以上問題，應(yīng)不斷改進(jìn)管理手段，推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，更好的為高校的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。

3.2 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度

檔案管理工作對(duì)我國現(xiàn)代高校制度的健康發(fā)展起著舉足輕重的作用，如實(shí)現(xiàn)規(guī)范化就應(yīng)建立系統(tǒng)有序的管理制度。當(dāng)前，檔案工作缺乏制度化的管理，程序方面不規(guī)范之處主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。二是檔案整理不規(guī)范。三是檔案綜合管理力度不夠。四是檔案利用不規(guī)范。針對(duì)以上情況，高校應(yīng)：①在貫徹執(zhí)行國家有關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，綜合本院校實(shí)際情況制定相應(yīng)的制度和措施；②建立健全各項(xiàng)制度：包括檔案檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，保障檔案工作正常、有序地開展；③強(qiáng)化檔案行政部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，提高學(xué)校檔案管理水平。④檔案管理人員在工作中堅(jiān)持照章辦事，努力做到堅(jiān)持原則不動(dòng)搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，保證高校檔案管理工作高效有序地開展，依法治檔，依法護(hù)檔，依法用檔。

3.3 加大宣傳力度，強(qiáng)化檔案知識(shí)

檔案工作者應(yīng)努力改善高校檔案工作中的被動(dòng)局面，改善高校檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的情況。由于部分干部對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠，對(duì)檔案在高校中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計(jì)劃；在任務(wù)、無落實(shí)；有形式、無效果。因此，針對(duì)以上情況，首先明確高校主管領(lǐng)導(dǎo)為檔案管理的一級(jí)負(fù)責(zé)人，提高各層（學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)）對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)；其次，利用一切可利用的資源、方法加強(qiáng)宣傳力度，樹立并強(qiáng)化廣大師生的檔案意識(shí)。再次，通過加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想教育工作，提高工作積極性和責(zé)任感。

3.4 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以促進(jìn)高校管理水平的提升，做好檔案的開發(fā)和利用工作，既能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，還能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。因此，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，提高提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和水平，從而提高檔案管理工作水平的提升。檔案管理工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，應(yīng)確保有足夠的人員、時(shí)間、精力進(jìn)行檔案的管理；檔案管理人員應(yīng)具備多種素質(zhì)：責(zé)任心強(qiáng)、保密意識(shí)高等綜合素質(zhì)，同時(shí)應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)。高校也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)及相關(guān)學(xué)術(shù)交流機(jī)會(huì)，同時(shí)落實(shí)相關(guān)政策和待遇，最終提高業(yè)務(wù)能力和技能。

高校檔案管理是學(xué)校發(fā)展歷史最權(quán)威、最真實(shí)的記錄，是高等教育工作的重要環(huán)節(jié)，是國家檔案工作的重要組成部分。目前，高校檔案管理中存在一系列的問題，針對(duì)檔案管理工作的各種現(xiàn)存問題，筆者也提出了相應(yīng)的想法和對(duì)策：包括高校應(yīng)認(rèn)真開展調(diào)查研究，查找不足，積極探索檔案管理的新路子；樹立新的觀念，提高人員素質(zhì)為；實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，與時(shí)俱進(jìn)；努力開創(chuàng)檔案管理的新局面，為教學(xué)、科研提供最大效益的服務(wù)，從而適應(yīng)發(fā)展新形勢的需要。

[1]劉筱篤.論高校檔案管理的信息化[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2010,3(9):186-187.

[2]李志福.對(duì)高校檔案管理工作若干問題的探究[J].管理研究,2009,5(5):29-30.

[3]歐偉平.試論高校檔案管理人員素質(zhì)的提高[J].山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào),2009,30(2):124-125.

[4]郭紅丹.新形式下如何做好高校檔案管理工作[J].黑龍江科技信息,2009(36):357.

[5]左紫平.淺議當(dāng)前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].科技信息,2011(9):128.

[6]王文惠,秦嶺梅.淺談高校檔案管理工作的創(chuàng)新[J].九江職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2011(1):89-90.

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1671-8194（2011）24-0165-02