構(gòu)建檔案二級(jí)管理體系探索與實(shí)踐

李銀娟 張喜民

（南車戚墅堰機(jī)車車輛工藝研究所有限公司，江蘇常州，213000）

企業(yè)檔案是企業(yè)強(qiáng)化管理、提升企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力、維護(hù)企業(yè)利益最為原始的依據(jù)，是維護(hù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正常化的保證。南車戚墅堰機(jī)車車輛工藝研究所有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”)始建于1959年，是中國(guó)南車旗下全資一級(jí)子公司，是我國(guó)軌道交通裝備材料及制造工藝的專業(yè)研究機(jī)構(gòu)，國(guó)家級(jí)高新技術(shù)企業(yè)。主要從事軌道交通裝備新材料、新工藝、新裝備、新技術(shù)的研究開(kāi)發(fā)及其科技成果的產(chǎn)業(yè)化，是軌道交通裝備關(guān)鍵零部件高科技產(chǎn)業(yè)化基地。公司不僅服務(wù)于我國(guó)干線鐵路運(yùn)輸和城市軌道交通的需要，還利用軌道交通裝備專有技術(shù)向延伸產(chǎn)業(yè)發(fā)展，形成了具有核心競(jìng)爭(zhēng)力的五大產(chǎn)業(yè)。2013年實(shí)現(xiàn)銷售50億元。一直以來(lái)，公司對(duì)檔案管理工作非常重視，檔案管理工作也取得了一些成果。近年來(lái)，國(guó)家頒發(fā)了一系列檔案管理的新法律、新法規(guī)，檔案管理的內(nèi)涵正不斷豐富和深化，公司在近些年來(lái)的快速壯大，也使得檔案管理任務(wù)更加繁重，在這種形勢(shì)下，構(gòu)建檔案二級(jí)管理體系成為當(dāng)務(wù)之急。

如何構(gòu)建檔案二級(jí)管理體系？公司檔案館和基層各下屬子公司的檔案管理部門(mén)承擔(dān)著哪些職能和責(zé)任？總部該如何對(duì)基層單位提供必要的理論和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以幫助他們構(gòu)建起獨(dú)立、專業(yè)的檔案管控能力？只有把這幾個(gè)源頭性問(wèn)題解決了才能真正構(gòu)建起科學(xué)、完整的檔案二級(jí)管理體系。本文主要就總部檔案館以子公司——汽車零部件公司、瑞泰公司為試點(diǎn)單位，對(duì)構(gòu)建檔案二級(jí)管理體系進(jìn)行探索與實(shí)踐，以冀來(lái)年工作更上新臺(tái)階。

一、公司檔案管理工作現(xiàn)狀

總部檔案館基本情況。公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作非常重視，于2010年產(chǎn)業(yè)化基地規(guī)劃中建設(shè)了總計(jì)780平方米左右的檔案庫(kù)房，設(shè)施齊全；又于2011年3月成立了檔案館，配備了1名干部全面負(fù)責(zé)檔案工作，并配備專職檔案管理人員3名。成立檔案館后，隨著公司產(chǎn)業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案工作內(nèi)涵不斷豐富，檔案管理任務(wù)日趨繁重，原有的檔案人員隊(duì)伍、傳統(tǒng)的手工操作、單一的檔案管理模式等已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足發(fā)展的需要。

基層檔案管理現(xiàn)狀。目前，公司有子公司11家、事業(yè)部3家，這些基層單位的檔案種類、數(shù)量不斷增加，簡(jiǎn)單化的、低水平的資料收集已不適應(yīng)快速發(fā)展的需求，需要有規(guī)范化的檔案管理作保障。

其一，檔案工作網(wǎng)絡(luò)不夠健全。檔案部門(mén)設(shè)置是否合理，直接關(guān)系到檔案管理工作的成效。沒(méi)有形成一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理體系，單位內(nèi)部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)尚未建立。這種情況下，不僅影響檔案工作的順利開(kāi)展，更不利于檔案資料的妥善保管和有效利用。大部分子公司、事業(yè)部還沒(méi)有自身專職檔案員，僅個(gè)別公司如汽車零部件公司和瑞泰公司等分別在其綜管部或總經(jīng)辦設(shè)置了1名高素質(zhì)兼職檔案人員，但如何常態(tài)化歸集本單位的檔案資料、如何建立本單位檔案人員網(wǎng)絡(luò)，這些還不甚完善。

其二，檔案工作缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。要提高檔案管理水平，就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法。即要求檔案管理的收集、整理、分類、立卷、編目、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一程序、標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。各子公司的檔案管理還處在摸索階段，查找圖紙困難，沒(méi)有形成系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理。

其三，檔案基礎(chǔ)設(shè)施水平參差不齊?！稒n案法》規(guī)定：各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)建立科學(xué)的管理制度，便于檔案利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全。只有這樣，才能做到規(guī)范化管理，才能充分發(fā)揮檔案的管理效益。子公司、事業(yè)部的檔案管理存在檔案基礎(chǔ)設(shè)施還不夠完善，安全措施落實(shí)不到位，防蟲(chóng)防霉設(shè)備不配套等問(wèn)題。有的因受辦公條件的限制，沒(méi)有建立專門(mén)的檔案室，而是與部門(mén)辦公合為一體，既影響正常辦公，又影響檔案管理，這些與檔案的“八防”要求還有一定的差距。

鑒于以上情況，自2013年3月起，總部檔案館通過(guò)集中培訓(xùn)、實(shí)地指導(dǎo)等多種形式，以汽車零部件公司、瑞泰公司為試點(diǎn)，探索構(gòu)建由“總部檔案館主導(dǎo)，基層單位齊抓共管”的二級(jí)檔案管理體系。即由公司檔案館把握方向、標(biāo)準(zhǔn)及工作重點(diǎn)，使公司檔案管理職能由檔案館向各子公司延伸，以期逐漸構(gòu)建起子公司獨(dú)立、專業(yè)的檔案管控能力，形成全員參與、全方位管理的良好氛圍，從而實(shí)現(xiàn)一體化的檔案管理。

二、檔案二級(jí)管理體系構(gòu)建初探

自項(xiàng)目開(kāi)始實(shí)施之日起，檔案館確定了“以實(shí)踐指導(dǎo)為主，以理論學(xué)習(xí)為輔”的項(xiàng)目推進(jìn)方案。主要通過(guò)集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)作指導(dǎo)、互動(dòng)學(xué)習(xí)等方式，幫助汽車零部件公司和瑞泰公司兩家單位逐步建立專業(yè)、獨(dú)立的檔案管理能力。

一是開(kāi)展集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高專兼職檔案員的業(yè)務(wù)能力。檔案館組織基層單位兼職檔案員參加常州市檔案局組織的檔案從業(yè)人員上崗資格培訓(xùn)，提高了兼職檔案人員專業(yè)素質(zhì)，取得了上崗資格證書(shū)。組織子公司、事業(yè)部14名兼職檔案員，對(duì)文書(shū)、科研、產(chǎn)品等6大類檔案進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)實(shí)作培訓(xùn)和講解，重點(diǎn)對(duì)各類檔案的整理、裝訂、分類、排序、編號(hào)、編目、裝盒和上架等進(jìn)行業(yè)務(wù)輔導(dǎo)，做到理論和實(shí)際操作相結(jié)合。通過(guò)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高了基層單位檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。

二是實(shí)地檢查指導(dǎo)，確保問(wèn)題及時(shí)整改。自項(xiàng)目開(kāi)始實(shí)施以來(lái)，檔案館堅(jiān)持每月2-3次派遣專職檔案員到試點(diǎn)單位進(jìn)行實(shí)地檢查指導(dǎo)，及時(shí)幫助解決試點(diǎn)單位檔案整理中出現(xiàn)的各種問(wèn)題。對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，當(dāng)場(chǎng)幫助整改，逐項(xiàng)進(jìn)行操作演示，并做好范例。每次檢查指導(dǎo)完成之后，檔案館形成總結(jié)材料，針對(duì)檢查出的問(wèn)題提出指導(dǎo)性意見(jiàn)，并探討及部署下一步工作計(jì)劃，確保檔案二級(jí)體系建設(shè)工作穩(wěn)步推進(jìn)。通過(guò)檢查指導(dǎo)，有效提高了兩家單位對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，確保了檔案資料的真實(shí)性和有效性。

三是開(kāi)展雙方互動(dòng)，掌握業(yè)務(wù)規(guī)則。除專職檔案員到子公司檢查指導(dǎo)外，檔案館還多次組織試點(diǎn)單位的兼職檔案員到總部檔案館現(xiàn)場(chǎng)學(xué)習(xí)，讓他們通過(guò)實(shí)際操作熟悉各類文件的整理規(guī)則，了解常見(jiàn)問(wèn)題的應(yīng)對(duì)方法，進(jìn)一步提升了他們的專業(yè)素質(zhì)。

三、檔案二級(jí)管理體系構(gòu)建試點(diǎn)實(shí)施效果

經(jīng)過(guò)近一年的共同努力，試點(diǎn)單位的檔案管理發(fā)現(xiàn)問(wèn)題37項(xiàng)，整改閉環(huán)37 項(xiàng)，整改率達(dá)100%。目前，試點(diǎn)單位均已基本具備獨(dú)立的檔案管理能力，各類檔案管理達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并實(shí)現(xiàn)了“四個(gè)轉(zhuǎn)變”。

一是基礎(chǔ)管理“從無(wú)到有”的轉(zhuǎn)變。在項(xiàng)目實(shí)施之初，試點(diǎn)單位的檔案庫(kù)房管理基本處于剛剛起步狀態(tài)：無(wú)溫濕度控制措施，無(wú)防蟲(chóng)措施，無(wú)滅火器……經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的整改，目前，試點(diǎn)單位檔案庫(kù)房的八防措施已基本符合標(biāo)準(zhǔn)，均配備了專門(mén)獨(dú)立的房間作為案卷存放處，有多層柜子、存放牌匾的玻璃陳列柜等硬件設(shè)施。試點(diǎn)單位均建立了符合本單位實(shí)際的《檔案管理制度》及《編號(hào)規(guī)則》等規(guī)章制度，汽車零部件公司還搭建了由各技術(shù)、質(zhì)量、制造、人力、財(cái)務(wù)等部門(mén)相關(guān)人員組成的兼職文管人員隊(duì)伍，組織開(kāi)展相應(yīng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，明確其在檔案管理工作中的職責(zé)和任務(wù)，使其檔案工作有抓手。

二是檔案門(mén)類“從無(wú)到有”的轉(zhuǎn)變。在項(xiàng)目實(shí)施之初，汽車零部件公司僅有一部分產(chǎn)品檔案，瑞泰公司也僅是將文件分類裝好，形式上基本達(dá)到要求，但內(nèi)涵上距離真正的“門(mén)類”管理還有一段距離。通過(guò)檔案收集以及到各部門(mén)調(diào)研，目前，汽車零部件公司已擁有文書(shū)、科研、產(chǎn)品、實(shí)物、會(huì)計(jì)、聲像共六大門(mén)類檔案，瑞泰公司也已擁有文書(shū)、產(chǎn)品、實(shí)物、會(huì)計(jì)共四大門(mén)類檔案。

三是文件管理“從散亂到規(guī)范”的轉(zhuǎn)變。從最初的僅僅是將各類文件分類放置，停留在“能找到文件”的階段，到現(xiàn)在的各類檔案嚴(yán)格按照國(guó)家檔案規(guī)范組卷，整齊排架，臺(tái)賬清晰，試點(diǎn)單位的檔案實(shí)現(xiàn)了“從散亂到規(guī)范”的轉(zhuǎn)變。通過(guò)一年的實(shí)施，瑞泰公司完成產(chǎn)品檔案37卷、文書(shū)檔案（2009-2012年）12卷、實(shí)物檔案36件、會(huì)計(jì)檔案（2000-2012年）約400卷等檔案的歸檔工作。

四是檔案資料利用實(shí)現(xiàn)“從雜亂到有序”的轉(zhuǎn)變。通過(guò)實(shí)施檔案管理，試點(diǎn)單位開(kāi)始多角度、全方位利用檔案資源，主動(dòng)、及時(shí)為員工提供利用服務(wù)。例如汽車零部件公司為技術(shù)管理人員查閱檔案提供了方便，在外來(lái)客戶的圖紙技術(shù)文件查閱方面發(fā)揮了重要作用。瑞泰公司為員工提供有價(jià)值的檔案資料26件，為其生產(chǎn)制造、技術(shù)研發(fā)提供了有力的保障。

四、對(duì)檔案二級(jí)管理體系構(gòu)建的思考

首先，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的關(guān)鍵。單位檔案工作開(kāi)展得好與壞，與領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案工作的重視和支持是密不可分的?；鶎蛹媛殭n案員，要大力宣傳檔案工作的重要性及檔案的價(jià)值作用，不斷提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持度。同時(shí)，要將檔案工作納入本單位工作計(jì)劃和目標(biāo)管理，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，結(jié)合具體部門(mén)制定對(duì)應(yīng)的歸檔范圍，提高他們對(duì)檔案的了解，積極配合檔案部門(mén)將科研、生產(chǎn)、管理過(guò)程中形成的各類資料收集完整。

其次，科學(xué)的檔案管理模式是做好檔案工作的基礎(chǔ)。要保證檔案的完整、安全和管理的高效，就應(yīng)建立健全完善的檔案管理模式。汽車零部件公司和瑞泰公司這兩家試點(diǎn)單位的檔案管理部門(mén)，分別是其綜合管理部和總經(jīng)理辦公室，各部門(mén)在向這兩個(gè)部門(mén)移交檔案材料時(shí)，應(yīng)當(dāng)由這兩個(gè)部門(mén)按照歸檔制度要求，檢查資料的完整性、有效性和規(guī)范性，并根據(jù)情況給予指導(dǎo)和建議，確保文件材料按照要求予以移交。這種完善的、統(tǒng)一的管理模式有利于更方便、快捷、有效地管理和利用本單位的檔案資料。

第三，健全的檔案管理制度是做好檔案工作的重要保障。“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”，檔案工作也是如此。從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及軟硬件的選用，保證本單位內(nèi)上下各個(gè)部門(mén)納入統(tǒng)一的檔案信息管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，在一個(gè)統(tǒng)一的架構(gòu)內(nèi)，有統(tǒng)一的管理部門(mén)、統(tǒng)一的工作制度、統(tǒng)一的前后相互銜接的工作流程。在日常的管理中，不僅要貫徹《檔案法》，把上級(jí)的有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)作為工作的依據(jù)，更重要的是結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定各項(xiàng)制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)各部門(mén)產(chǎn)生的檔案資料從收集、整理到歸檔一整套流程的統(tǒng)一管理，以及檔案日常保管、借閱、利用等，如《檔案室工作職責(zé)》《檔案人員工作職責(zé)》《庫(kù)房管理制度》等。

第四，提升檔案人才素質(zhì)是提高檔案管理水平的突破口。檔案管理是一門(mén)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。因此，各單位應(yīng)選派政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的同志擔(dān)任兼職檔案員。各單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常性關(guān)心和支持兼職檔案員的工作，讓他們工作上有想頭，安心做好本職工作。作為總部檔案館，要做好頂層設(shè)計(jì)，加強(qiáng)工作指導(dǎo)，做好服務(wù)基層工作，通過(guò)舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、抽調(diào)基層單位兼職檔案員到總部跟班現(xiàn)場(chǎng)學(xué)習(xí)等形式，組織他們學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，加強(qiáng)檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流。同時(shí)，要加大監(jiān)督檢查力度，對(duì)各單位檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)形成制度化、經(jīng)?；?、規(guī)范化的長(zhǎng)效機(jī)制。