基于ERP的備件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

朱劍平,章志華,汪歡文

浙江中煙工業(yè)有限責(zé)任公司信息中心,杭州市建國(guó)南路288號(hào) 310009

煙草行業(yè)近年來(lái)從國(guó)外引進(jìn)了大量高、精、尖設(shè)備,生產(chǎn)自動(dòng)化程度極大提高[1]。技術(shù)改造與設(shè)備更新?lián)Q代速度的加快,使備件管理成為卷煙制造企業(yè)日常管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容,而現(xiàn)階段的備件管理不能根據(jù)設(shè)備實(shí)時(shí)的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行科學(xué)地判斷,既影響生產(chǎn),也增加維修成本和備件成本[2]。備件管理不僅要研究備件分類機(jī)制,同時(shí)要研究庫(kù)存儲(chǔ)備量問(wèn)題,在系統(tǒng)滿足一定可用率的基礎(chǔ)上,確定最佳儲(chǔ)備數(shù)量,以保證最佳的經(jīng)濟(jì)效益[3-4]。國(guó)內(nèi)外關(guān)于備件分類的研究,最有代表性的為ABC(A ctivity Based C lassification)分類法[5]。關(guān)于備件的需求預(yù)測(cè)、需求量計(jì)算研究,李宗平等[6]建立了兩個(gè)基于系統(tǒng)可靠性的備件儲(chǔ)備量模型,分別解決在一定費(fèi)用情況下使系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)間最長(zhǎng)的備件儲(chǔ)備量和在一定時(shí)間下連續(xù)運(yùn)行成本最經(jīng)濟(jì)的備件儲(chǔ)備量問(wèn)題。浙江中煙工業(yè)有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱浙江中煙)結(jié)合多年來(lái)自身在備件管理方面的經(jīng)驗(yàn),通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)ABC的備件分類和庫(kù)存進(jìn)行優(yōu)化和研究,建立了一套較完整的備件管理運(yùn)作流程和模型,并在ERP(Enterp rise Recourse Planning)中實(shí)現(xiàn)了備件業(yè)務(wù)信息化以及財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理。

1 浙江中煙備件管理業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

浙江中煙備件管理經(jīng)過(guò)多年的業(yè)務(wù)實(shí)踐,已形成了一套相對(duì)完善的備件進(jìn)銷存管理體系,較好地滿足了日常備件的管理業(yè)務(wù)。由于備件種類繁多,浙江中煙目前已形成了自己的備件技術(shù)資料庫(kù)。備件技術(shù)資料除基本信息外,還有國(guó)產(chǎn)圖件號(hào)、進(jìn)口圖件號(hào)、型號(hào)、規(guī)格等信息,這些信息是區(qū)分成千上萬(wàn)種備件所必須的特性信息,所有的備件信息都保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中;備件采購(gòu)計(jì)劃的制定是整個(gè)備件管理中的核心業(yè)務(wù),浙江中煙的備件采購(gòu)計(jì)劃主要來(lái)自業(yè)務(wù)部門的需求申請(qǐng)以及常用備件的收支存情況,業(yè)務(wù)部門可通過(guò)紙質(zhì)和在信息系統(tǒng)中錄入兩種形式提出備件申請(qǐng)需求,備件計(jì)劃人員根據(jù)每天收支存情況制定相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃。制定采購(gòu)計(jì)劃需要綜合考慮安全庫(kù)存、日常備件領(lǐng)用數(shù)量和頻率、庫(kù)備水平等;庫(kù)存管理是備件管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容,浙江中煙根據(jù)自身備件管理特點(diǎn),制定了較完善的備件分類標(biāo)準(zhǔn)、庫(kù)備機(jī)制、庫(kù)位管理、庫(kù)存查詢、備件收發(fā)機(jī)制等。

隨著公司業(yè)務(wù)的深入開(kāi)展,現(xiàn)有的機(jī)制越來(lái)越受到各種因素的制約。在公司聯(lián)合重組后,杭州卷煙廠和寧波卷煙廠的備件基礎(chǔ)數(shù)據(jù)沒(méi)有完全整合,導(dǎo)致了多個(gè)編碼對(duì)應(yīng)一個(gè)備件(多碼一物)的情況經(jīng)常發(fā)生;備件采購(gòu)、收貨、付款環(huán)節(jié)由于沒(méi)有與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接,只能通過(guò)每月報(bào)表的形式進(jìn)行對(duì)賬,未能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理;備件庫(kù)備雖然制定了較合理的機(jī)制,但庫(kù)存水平依然較高,資金占有量處于較高水平。為解決上述問(wèn)題,設(shè)計(jì)了基于ERP的備件管理系統(tǒng)。

2 基于ERP的備件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

浙江中煙備件管理系統(tǒng)利用SAP(System s App lications and Products in Data Processing)的標(biāo)準(zhǔn)流程,結(jié)合浙江中煙備件管理特點(diǎn),對(duì)涉及業(yè)務(wù)的模塊進(jìn)行了二次開(kāi)發(fā),操作便捷,業(yè)務(wù)流程完整。各個(gè)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)充分利用了SAP的標(biāo)準(zhǔn)功能,符合業(yè)務(wù)特性的操作界面更具人性化。在流程處理上,考慮了公司本部、杭州卷煙廠和寧波卷煙廠兩地三點(diǎn)同一作業(yè)程序多人同時(shí)處理的情況,滿足了協(xié)同工作的要求;在擴(kuò)展性上,考慮了將來(lái)新增工廠時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)獨(dú)立處理以及共享庫(kù)存信息的要求等。

ERP備件管理系統(tǒng)以資料管理為基礎(chǔ),由計(jì)劃管理牽頭,采購(gòu)管理、質(zhì)量管理、倉(cāng)儲(chǔ)管理相結(jié)合,充分共享、共用備件信息與庫(kù)存,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化要求,系統(tǒng)模塊流程見(jiàn)圖1。在ERP備件管理方案中,涉及到備件資料管理、機(jī)型與機(jī)臺(tái)配置、備件庫(kù)存分割評(píng)估、庫(kù)存地與采購(gòu)組、計(jì)劃與采購(gòu)訂單、收貨與倉(cāng)庫(kù)分管、備件寄售管理等關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

2.1 備件資料管理

在ERP物料數(shù)據(jù)字段設(shè)計(jì)中,結(jié)合備件管理經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)表述的特征,針對(duì)備件技術(shù)資料特性,使用了進(jìn)口圖件號(hào)、國(guó)產(chǎn)圖件號(hào)、型號(hào)、規(guī)格、廠編號(hào)。為了延伸備件使用的范圍,建立了機(jī)型、適用范圍、所屬部件以及設(shè)備的臺(tái)擁量等字段,并根據(jù)資料提交的屬地不同增加了屬地字段,便于引用時(shí)能夠詳細(xì)區(qū)分。以上字段信息都存放在SAP系統(tǒng)提供的特征值里面。在備件系統(tǒng)中還開(kāi)發(fā)了物料查詢功能,通過(guò)圖件號(hào)、型號(hào)等基本信息可查詢相關(guān)備件資料。

為充分利用和參考系統(tǒng)中已存在的備件物料數(shù)據(jù),建立了一個(gè)備件物料數(shù)據(jù)的前置數(shù)據(jù)表,即技術(shù)資料表,為各技術(shù)部門開(kāi)放使用,力求完善設(shè)備的資料信息管理。技術(shù)資料表主要保存?zhèn)浼膱D件號(hào)、型號(hào)、規(guī)格等屬性信息?？紤]到整理備件庫(kù)存的需要,創(chuàng)建了記錄備件末次入庫(kù)、末次領(lǐng)用的信息,便于分析備件的使用狀況。

2.2 機(jī)臺(tái)機(jī)型

為表述備件的特性建立了機(jī)型特性,用于表明備件屬于哪一類設(shè)備,在整理備件資料時(shí)可根據(jù)其設(shè)備屬性進(jìn)行分類,也便于日后設(shè)備變化時(shí)及時(shí)清理相應(yīng)的備件清單,為轉(zhuǎn)移或報(bào)廢等清理工作做好準(zhǔn)備。該特性也為設(shè)備管理模塊的實(shí)施提供了相應(yīng)的接口字段信息。

2.3 備件庫(kù)存分割評(píng)估

備件系統(tǒng)管理的物料數(shù)量龐大,有些物料來(lái)源于不同的進(jìn)貨渠道(主要分進(jìn)口件、國(guó)產(chǎn)件、維修件),但要使用在煙機(jī)設(shè)備的同一位置,實(shí)現(xiàn)同一功能。一般的物料管理是將不同渠道的物料當(dāng)成不同物料,建立兩個(gè)或兩個(gè)以上的物料數(shù)據(jù),這樣就增加了業(yè)務(wù)人員的判斷難度,影響了系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)效率,增大了重復(fù)計(jì)劃、重復(fù)采購(gòu)的可能性。

圖1 浙江中煙基于ERP備件管理系統(tǒng)模塊流程圖

在ERP備件管理系統(tǒng)中,使用SAP系統(tǒng)的庫(kù)存分割評(píng)估功能,對(duì)同一工廠下的國(guó)產(chǎn)、進(jìn)口、維修件,分別建立獨(dú)立的庫(kù)存地點(diǎn),以滿足同一備件,在不同倉(cāng)庫(kù)地點(diǎn)、不同貨位號(hào)存放的需求。利用該功能創(chuàng)建同功能物料的不同來(lái)源屬性,解決了“多碼一物”問(wèn)題,滿足了財(cái)務(wù)上對(duì)不同來(lái)源的同一物料財(cái)務(wù)報(bào)表統(tǒng)計(jì)需求,實(shí)現(xiàn)了備件管理部門對(duì)于數(shù)據(jù)管理的要求。

2.4 庫(kù)存地與采購(gòu)組

由于浙江中煙主管備件的部門屬于公司層級(jí)的物資供應(yīng)部,不同于其他企業(yè)的業(yè)務(wù)管理及機(jī)構(gòu)設(shè)置在下屬工廠的模式。而備件主管部門又向制造工廠(制造部)派駐了業(yè)務(wù)人員,因此需要駐點(diǎn)人員既能共享備件信息和庫(kù)存、處理工廠的業(yè)務(wù)需求,又能獨(dú)立開(kāi)展工作不受同部門駐另外地點(diǎn)人員的影響。為此對(duì)不同制造部的采購(gòu)申請(qǐng)部門建立了采購(gòu)組,采購(gòu)組采用與庫(kù)存地一致的編碼,在系統(tǒng)處理時(shí)加以匹配篩選。為了擴(kuò)展將來(lái)可能增加的工廠或庫(kù)存地,庫(kù)存地?cái)?shù)據(jù)與采購(gòu)組均可按照編碼規(guī)則進(jìn)行維護(hù)。如12GC表示杭州國(guó)產(chǎn)庫(kù),13JK表示寧波進(jìn)口庫(kù),12WX表示杭州維修庫(kù)等。

2.5 計(jì)劃與采購(gòu)訂單

在ERP平臺(tái)中,根據(jù)業(yè)務(wù)部門在系統(tǒng)中提交的采購(gòu)申請(qǐng)、備件管理部門的采購(gòu)申請(qǐng)、日常備件領(lǐng)用記錄3方面情況綜合生成采購(gòu)計(jì)劃。由于備件在使用中情況復(fù)雜,出庫(kù)用途也不唯一,所以不能僅設(shè)置一個(gè)最高、最低或安全庫(kù)存,使系統(tǒng)自行判斷采購(gòu)量。備件主管部門對(duì)業(yè)務(wù)的要求是要細(xì)致分析每筆的庫(kù)存變動(dòng)記錄,以篩選因?yàn)榉钦＞S修的耗用對(duì)業(yè)務(wù)的影響。在下達(dá)訂購(gòu)計(jì)劃時(shí)還要考慮在途訂單,以免造成重復(fù)采購(gòu)。因此,在備件計(jì)劃與采購(gòu)界面,可顯示多種在途數(shù)和庫(kù)存數(shù),增加了查看該物料歷史耗用明細(xì)清單,用來(lái)指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員準(zhǔn)確計(jì)劃。界面還滿足了采購(gòu)業(yè)務(wù)對(duì)全面展現(xiàn)某一物料訂購(gòu)數(shù)據(jù)的要求,為采購(gòu)業(yè)務(wù)提供盡可能多的信息,避免錯(cuò)誤訂購(gòu)。

2.6 收貨與倉(cāng)庫(kù)分管

由于備件品種繁多且日常業(yè)務(wù)量大,倉(cāng)庫(kù)保管員需要實(shí)行分工負(fù)責(zé)。在系統(tǒng)中,設(shè)置了21大類的備件品種,不同類別的備件由不同的保管員負(fù)責(zé)收發(fā)。SAP系統(tǒng)物料管理模塊的收貨入庫(kù)功能不支持倉(cāng)管員對(duì)不同物料的分管分工收貨,該備件管理系統(tǒng)利用SAP系統(tǒng)的收貨與移庫(kù)功能,結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)中的檢驗(yàn)與入庫(kù)流程,將業(yè)務(wù)分解為SAP系統(tǒng)中的質(zhì)檢收貨與移庫(kù)兩個(gè)環(huán)節(jié),解決了倉(cāng)管員分管分工問(wèn)題。實(shí)際應(yīng)用中備件倉(cāng)庫(kù)質(zhì)檢員先收貨到質(zhì)檢庫(kù),質(zhì)檢后由倉(cāng)庫(kù)分管員在系統(tǒng)中對(duì)自己負(fù)責(zé)的備件從質(zhì)檢庫(kù)移庫(kù)到正常庫(kù),實(shí)物則從質(zhì)檢室移放到對(duì)應(yīng)的備件倉(cāng)庫(kù)貨架上。

2.7 備件寄售管理

為了減少庫(kù)存資金占有量,浙江中煙備件管理采用了寄售管理方式,主要是實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商庫(kù)存的寄售管理,發(fā)生耗用后定期與供應(yīng)商結(jié)算。SAP系統(tǒng)支持對(duì)物料的寄售,因此在定制開(kāi)發(fā)的采購(gòu)訂單中,保留了訂單寄售標(biāo)記,同時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行配置,以保證前期、后續(xù)流程的一致性。

3 應(yīng)用效果

3.1 實(shí)現(xiàn)了備件有效分類和庫(kù)存優(yōu)化

在實(shí)際應(yīng)用中,傳統(tǒng)備件ABC分類法存在較大缺陷,不能滿足浙江中煙備件分類的需要,難以實(shí)現(xiàn)浙江中煙的備件管理和庫(kù)存優(yōu)化。在ERP備件系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中設(shè)計(jì)了符合浙江中煙備件管理的分類標(biāo)準(zhǔn),見(jiàn)圖2。

(1)將備件分為零星件和非零星件。零星件的需求隨機(jī),有需求才進(jìn)貨,與設(shè)備關(guān)系不大,不會(huì)直接影響生產(chǎn)。浙江中煙備件種類大概有5萬(wàn)多種,其中有很大一部分是計(jì)劃采購(gòu)備件,需求按維修計(jì)劃確定,平時(shí)庫(kù)存保持量一般為零,當(dāng)有維修計(jì)劃時(shí)才計(jì)劃采購(gòu),在提前期內(nèi)到貨。因此第一階段先將備件劃分為計(jì)劃件和通用件。

(2)根據(jù)備件領(lǐng)用記錄,大概有40%左右的備件年領(lǐng)用次數(shù)小于1,而這部分備件主要集中在通用件中。因此第二階段將通用件劃分為快速移動(dòng)備件和慢速移動(dòng)備件,劃分標(biāo)準(zhǔn)以前2年的領(lǐng)用記錄為標(biāo)準(zhǔn),大于1為快速,小于1為慢速。

(3)由于快速移動(dòng)備件有領(lǐng)用記錄,可以找出消耗規(guī)律,從而制定相應(yīng)的庫(kù)存策略。而慢速移動(dòng)備件缺少完整的領(lǐng)用記錄,無(wú)規(guī)律可循,單價(jià)又較高,對(duì)設(shè)備影響較大,管理好這部分備件是管理好整個(gè)備件的關(guān)鍵。因此第三階段將慢速移動(dòng)備件以現(xiàn)有庫(kù)存資金占用量為標(biāo)準(zhǔn)的ABC分類法分成3類,其中A類占資金70%,B類占20%,C類占10%。

圖2 浙江中煙備件分類結(jié)構(gòu)

針對(duì)以上結(jié)構(gòu),采取不同的庫(kù)存控制機(jī)制:

(1)計(jì)劃件。需求較明確,比如計(jì)劃維修件,半年或一年維修一次,有些是半年或一年更換一次,具體維修或更換間隔根據(jù)廠家情況而定。該類備件平時(shí)不需要庫(kù)存,只需在一個(gè)提前期前向廠家采購(gòu),當(dāng)有需求時(shí),采購(gòu)的備件剛好到達(dá)倉(cāng)庫(kù)。

(2)慢速移動(dòng)備件。年需求小于1,有些甚至2～3年沒(méi)有需求,此類備件一般都由國(guó)外進(jìn)口,價(jià)格昂貴,采購(gòu)提前期長(zhǎng),但又是設(shè)備的主要組成部分,一旦損壞,需要及時(shí)更換,因此備件管理人員會(huì)為該類備件儲(chǔ)備一定數(shù)量的庫(kù)存,避免上述情況發(fā)生。將慢速移動(dòng)備件按庫(kù)存資金占用ABC分類,歷史消耗量為零的大額備件被分到A類,A類備件重點(diǎn)考查,每隔一定時(shí)間就進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn),使庫(kù)存保持在一定數(shù)量;B類備件一般考查,即定期盤點(diǎn),周期比A類備件稍長(zhǎng)一些;C類備件可采用經(jīng)濟(jì)訂貨批量進(jìn)行采購(gòu),這部分備件占用總庫(kù)存值比例最小,批量訂購(gòu)對(duì)總庫(kù)存值的影響也最小,可以達(dá)到控制總庫(kù)存值的目的。

(3)快速移動(dòng)備件。年需求較小但不為零的備件,采用定期采購(gòu)法,采購(gòu)周期為1年,每年年初或年末進(jìn)行采購(gòu),采購(gòu)數(shù)量為年平均消耗量+安全庫(kù)存量。年需求較大的日常消耗品,如燃燒油等,采用訂貨點(diǎn)法,訂貨點(diǎn)=月平均消耗量×提前期+安全庫(kù)存量。當(dāng)庫(kù)存降到訂貨點(diǎn)時(shí)提出訂貨需求,訂貨量一般為3～4個(gè)提前期內(nèi)的庫(kù)存需求量。

3.2 解決了備件管理遺留問(wèn)題

ERP備件管理系統(tǒng)采用SAP特有的庫(kù)存分割功能,對(duì)同一備件的國(guó)產(chǎn)件、進(jìn)口件、維修件能夠進(jìn)行有效區(qū)分和庫(kù)位管理,而同一備件的國(guó)產(chǎn)件、進(jìn)口件、維修件都只有一個(gè)同樣的編碼。例如編碼為GX22999CTX的備件,該備件同時(shí)存在國(guó)產(chǎn)件和進(jìn)口件,在傳統(tǒng)備件管理中,該備件的國(guó)產(chǎn)件和進(jìn)口件有兩種不同的編碼,庫(kù)存也是分開(kāi)的。在EPR系統(tǒng)中,該備件國(guó)產(chǎn)件和進(jìn)口件編碼統(tǒng)一,但由于采用了庫(kù)存分割,編碼為GX22999CTX的備件會(huì)有多個(gè)庫(kù)存地,分別為12GC,12JK,13GC,13JK,表示杭州國(guó)產(chǎn)庫(kù)、杭州進(jìn)口庫(kù)、寧波國(guó)產(chǎn)庫(kù)、寧波進(jìn)口庫(kù),每個(gè)庫(kù)存地存放對(duì)應(yīng)備件,如系統(tǒng)中備件GX22999CTX的杭州國(guó)產(chǎn)庫(kù)存放國(guó)產(chǎn)備件,進(jìn)口庫(kù)存放進(jìn)口備件,通過(guò)系統(tǒng)可以查詢到GX22999CTX所有的庫(kù)存及庫(kù)位信息。利用庫(kù)存分割功能,有效解決了“多碼一物”問(wèn)題,降低了備件管理部門處理備件物料數(shù)據(jù)的工作量,減少了大量的冗余物料信息。

ERP備件管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)模塊無(wú)縫集成,系統(tǒng)中每一單備件的采購(gòu)訂單都對(duì)應(yīng)唯一的財(cái)務(wù)憑證,采購(gòu)訂單生成后系統(tǒng)自動(dòng)生成一張財(cái)務(wù)憑證,財(cái)務(wù)付款、發(fā)票校驗(yàn)都掛接在財(cái)務(wù)憑證上,由此采購(gòu)信息和財(cái)務(wù)信息能夠相互關(guān)聯(lián),從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化。原備件管理中,備件管理部門只能通過(guò)手工統(tǒng)計(jì)財(cái)務(wù)付款信息,提交財(cái)務(wù)報(bào)表給財(cái)務(wù)部門,而ERP備件管理系統(tǒng)中財(cái)務(wù)部門可以隨時(shí)查詢和統(tǒng)計(jì)備件的財(cái)務(wù)信息和財(cái)務(wù)報(bào)表,提高了業(yè)務(wù)處理的效率,解決了財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)脫節(jié)的問(wèn)題。

4 結(jié)語(yǔ)

浙江中煙工業(yè)有限責(zé)任公司基于ERP備件管理系統(tǒng)在原備件管理基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化,解決了多年來(lái)一直存在的“多碼一物”問(wèn)題,首次實(shí)現(xiàn)了寄售業(yè)務(wù)管理,降低了庫(kù)存資金占用量。改進(jìn)后的備件分類和庫(kù)存優(yōu)化機(jī)制,有效解決了備件分類混亂問(wèn)題,備件庫(kù)備水平合理,庫(kù)存資金占有量減少了近20%。

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