淺談OA系統的優(yōu)缺點及改進建議

摘 要：本文結合OA系統的概念以及建立方法，就該系統的優(yōu)缺點進行論述，并對OA系統的開發(fā)和使用提出了一些建議。

關鍵詞：辦公自動化；OA系統；工作流；數據交互

The Advantages， Disadvantages and Improvement

Advice for OA System

HE Huimin

( Guangzhou Marine Engineeving Corporatinon， Guangzhou 510250 )

Abstract: According to the concept of OA System and building method， this paper analyzes the advantages and disadvantages of OA System and provides some suggestions for development and utilization of this system.

Key words: Office Automation; OA System; Workflow; Data Transfer

1 OA系統的概念

辦公自動化系統（簡稱OA系統）是實現辦公室內事務性業(yè)務自動化的工具，是通過采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，以信息技術為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地對信息進行收集、整理、加工、存儲和使用的辦公系統[1]。

2 OA系統的建設

簡單地說，OA系統實際上就是利用網絡服務器及網絡交換設備作為信息交互和共享的平臺，通過OA系統，用戶在客戶端以工作流方式向服務器上傳及下載數據信息，其它網絡用戶可以按授權獲得數據共享、數據修改和數據利用等服務，從而將企業(yè)所有的數據和流程管理集成到一個平臺上。OA系統是由辦公人員、辦公機構、辦公例程、技術工具、辦公信息和辦公環(huán)境六要素組成的。辦公人員是OA系統的主體和中心，主要包括由管理人員和決策人員構成的信息使用人員、辦公業(yè)務人員和系統服務人員。辦公機構是建立OA系統辦公人員關系和設置使用權限的基本依據，辦公機構的設置與各部門的辦公職能有著直接的關系。辦公例程是OA系統中的必要組成部分， OA系統工作流的建立就是以規(guī)范化的辦公過程和辦公程序為基礎。技術工具是建設OA系統所需的技術、設備和手段，OA系統必須建立在以計算機通信網絡為中心的現代信息技術和現代辦公設備的基礎上，目前OA系統的關鍵技術包括網絡技術、Web技術、數據抽取和交換技術、信息安全策略和電子郵件處理技術等。辦公信息是OA系統處理的對象，實現辦公信息快速和高效的共享就是我們使用OA系統的一個重要目標。辦公環(huán)境是OA系統支撐和制約的因素，即辦公實體之外的外部辦公環(huán)境，包括社會組織、上下級部門、服務與被服務的對象等[2]。

那么，OA系統是如何建設的呢？以我院的OA系統為例，分為操作界面管理和數據庫管理等兩大部分。首先我院采取的是B/S結構方式，雖然傳統的C/S結構是解決OA系統中結構化數據庫的最理想開發(fā)模式，并可實現復雜的工作流控制與安全性控制，但B/S結構則能很好地解決客戶端維護難度大的問題。我院的OA系統以瀏覽器+Web服務器架構為基礎，利用微軟公司的.NET平臺，通過局域網把數據庫服務器和人機交互的客戶終端機連接起來，實現功能層模塊化設計和工作流程的固化，簡化系統管理員對OA系統的管理和維護。通過在服務器端運行的aspx動態(tài)網頁文件，提供多功能的用戶界面實現用戶與系統之間的交互。在后臺方面，應用了數據抽取和交換技術，數據抽取程序提供數據抽取過程描述、任務管理、數據預處理與加載以及元數據導入/導出等功能。系統在數據處理、數據采集模塊里，通過調用動態(tài)連接庫，訪問接口數據庫，實現平臺間數據的實時和批量傳輸。另外，通過帳號管理、密碼策略、權限控制等方面，實現數據庫安全性的訪問控制。OA系統建立后，仍然需要開展系統后期維護和功能調整等后續(xù)工作，把OA系統逐步改進、完善為適應企業(yè)發(fā)展需求的辦公輔助工具。因此，OA系統是一個復雜的動態(tài)系統，隨著不斷變化的辦公環(huán)境而變化，從而發(fā)揮OA系統的最大作用。

3 OA系統的優(yōu)勢

OA系統通過計算機網絡實現了虛擬的協同工作平臺，使各部門可以對辦公事務和公文進行全面、完善的協同管理，提高了信息交流的效率和共享程度，相對傳統的工作方式，大大提高了辦公效率，減輕了工作負擔，節(jié)省了辦公費用，從而實現了辦公無紙化、信息共享化、決策科學化。

3.1 節(jié)省工作成本，利于文件傳閱管理

與過去對紙質文件的審閱方式相比，通過OA系統處理收發(fā)文件及共享信息資源可以節(jié)省大量紙張，降低辦公成本。領導可直接在OA系統上閱讀、審批和修訂電子文件，并保留閱讀和修改的痕跡，解決了過去因反復修改文件草稿而浪費大量紙張的問題；而且，電子文件在OA系統上可同時向多人傳閱，縮短了文件傳閱的周期，杜絕了紙質文件丟失的可能性。

3.2 方便檢索查閱，促進信息共享

OA系統中的公用文檔、公共信息和通知公告等功能模塊是各部門共享信息資源的平臺，員工可通過OA系統及時了解全院的最新信息，有利于部門之間的溝通與合作。OA系統上強大的條件檢索功能為員工快速查找文件資料提供了極大的便利，解決了過去花費大量時間翻查紙質文件的問題，從而提高搜集文件資料的效率。

3.3 增強監(jiān)控能力，提高行政管理水平

OA系統能及時有效地監(jiān)控各個部門、各位員工的日程安排、辦文情況以及會議室、車輛和辦公用品的使用情況，并具有催辦督辦和自動提醒的功能，一方面防止了延誤業(yè)務辦理時間的情況，另一方面有利于管理員的全局監(jiān)控，及時發(fā)現問題并及時協調解決。此外，在OA系統上處理的流程步驟都留有審批痕跡，具有可追溯性，方便日后的查閱和管理。

3.4 提高工作效率，打造優(yōu)秀團隊意識

OA系統的信息傳遞、日程安排等功能模塊，極大地提高了員工之間的協作效率與溝通能力，打造了凝聚力較強、工作效率較高，并且具有快速反應能力的優(yōu)秀團隊。通過設立工作論壇等模塊，更及時有效地加強了領導與員工之間、員工與員工之間的交流和互動，員工之間互相取長補短，共同學習，共同進步，促進了業(yè)務水平的提高，增強了團隊合作精神。

3.5 實現自動辦公，構建科學管理模式

OA系統的使用，全面推進了辦公自動化，借助先進計算機和網絡信息技術，實現了高效、安全、規(guī)范地處理辦公室內的事業(yè)性業(yè)務，大幅度提高工作效率和服務質量。同時，為各級領導進行宏觀管理提供了高效、便利的服務，為科學決策提供了參考依據，從而構建一套科學的管理模式。

4 OA系統存在的問題

OA系統的建立為我院的日常行政事務工作提供了便利，提高了職工的工作效率，相對于傳統的工作方式來說， OA系統的開發(fā)使用無疑是我院在行政管理和辦公業(yè)務工作上的一次飛躍。但由于我院使用OA系統的時間不長，經驗不足，目前OA系統仍存在著一些問題。

4.1 因保密問題無法實現OA系統的分布式辦公功能

由于我院是軍工單位，使用的涉密計算機和涉密信息系統不能連接互聯網，因此無法充分利用OA系統，實現我院總部與分部以及與上下級單位的跨地域辦公模式，不利于單位之間的溝通交流和信息采集。

4.2 OA系統沒有充分與其他信息管理系統結合

目前我院使用的財務軟件、人力資源管理系統、統計軟件等沒有與OA系統結合，不利于信息資源的集成，無法解決“信息孤島”的問題。

5 對OA系統的一些建議

針對OA系統目前存在的問題，結合我院的實際工作，我對OA系統的開發(fā)和使用提出一些建議。

1）虛擬專用網絡，即Virtual Private Network，簡稱VPN，簡單理解為虛擬出來的企業(yè)內部專線。它可以通過特殊的加密的通訊協議在連接在Internet上的位于不同地方的兩個或多個企業(yè)內部網之間建立一條專有的通訊線路。VPN的核心就是在利用公共網絡建立虛擬私有網，它通過一個公用網絡（通常是因特網）建立一個臨時的、安全的連接，是一條穿過混亂的公用網絡的安全、穩(wěn)定的隧道。虛擬專用網是對企業(yè)公司分支機構、商業(yè)伙伴及供應商同公司的內部網建立可信的安全連接，并保證數據的安全傳輸，使用這條隧道可以對數據進行幾倍加密達到安全使用互聯網的目的。因此，VPN虛擬專用網絡可以為我院提供安全的跨地域辦公，與上下級單位建立專用網絡橋梁，而其中的IPSec VPN能并為特殊人員解決家庭辦公的安全性和保密性[3]。

2）OA系統和其它業(yè)務系統的結合、無縫集成主要體現在統一技術標準、理念上的集成，只有制定OA系統與其它業(yè)務系統統一接口，才能使各種系統更好地結合和對接。因此，我院需要與OA系統以及其它業(yè)務系統協商溝通，一方開放接口，另一方研發(fā)接口接入，把OA系統和其它業(yè)務系統融為一體，消除各自為政的信息孤島。

6 結束語

隨著單位改革和發(fā)展的不斷深化，業(yè)務工作中面對的各種問題日益復雜，日常工作中處理的信息量不斷增加，我們將面臨更多的發(fā)展機遇和更加嚴峻的挑戰(zhàn)。在日益激烈的市場競爭中能否為決策者提供科學、準確、及時、高效的服務，將成為衡量辦公室工作效率和質量的重要標志。因此只有積極創(chuàng)新工作思路，促進行政管理科學化，通過應用OA系統，全面實現辦公業(yè)務自動化，才能為科學發(fā)展提供強有力保障。

參考文獻

[1] 楊鴻章， OA系統的應用和發(fā)展現狀——以凱里學院為例[N].凱里學院學報， 2010

[2] 衛(wèi)紅春， 信息系統分析與設計[M].2003

[3] 羅兵， 淺談虛擬專用網絡[J].聲學與電子工程，2004

作者簡介：何慧敏（1983－）女，助理工程師，從事行政部門工程管理與信息管理工作

收稿日期：2011-09-27