如何做好電力工程項目委托管理階段的工程檔案管理

　　摘 要：某管理公司以兩個大型電力基建項目為試點，在工程檔案管理上引入項目管理概念，通過全過程的控制，不僅順利完成了既定的管理目標，而且總結(jié)出了一套寶貴的管理經(jīng)驗，又將其運用到整個企業(yè)所有在建項目中，極大地增強了企業(yè)在行業(yè)中的競爭力。
　　關(guān)鍵詞：電力工程 項目委托管理 工程檔案管理
　　中圖分類號：C271 文獻標識碼：A
　　文章編號：1004-4914（2011）01-217-01
　　
　　隨著項目管理變得越來越普及，為探索提高企業(yè)管理水平和經(jīng)濟效益的途徑，提高企業(yè)在全行業(yè)的競爭力，中電投電力工程有限公司率先在電力行業(yè)實行項目委托管理制試點，取得了令行業(yè)矚目的成果。其中，在工程檔案管理方面實現(xiàn)了其管理目標，從確定目標到實現(xiàn)目標，涉及項目立項、可研、初步設(shè)計、核準、采購、施工安裝、監(jiān)理、調(diào)試、性能驗收和竣工達標環(huán)節(jié)等復(fù)雜的各個系統(tǒng)交叉管理的過程記錄文件。為整個項目目標的實現(xiàn)提供了軟管理的保障。在國家規(guī)定質(zhì)量終身制，誰建的誰負責(zé)，工程檔案的可追溯性和可鑒定性在竣工驗收時所起到的定論作用不言而喻。工程檔案管理工作與工程建設(shè)是如此的一致性和相輔相成，促使項目管理者把追逐管理的目標定格在了管理好工程檔案這個軟管理環(huán)節(jié)。
　　電力工程參建單位多，建設(shè)工期長，形成的工程檔案數(shù)量大，內(nèi)容龐雜，客觀上給項目工程檔案收集工作帶來一定難度，要確保項目工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)就要特別重視檔案的過程收集與集累，將項目檔案管理從末端前移，把檔案工作從一個工作環(huán)節(jié)擴展為貫穿始終的全過程控制的記錄體系，將項目檔案工作和項目建設(shè)一樣納入項目管理程序，與項目建設(shè)的各階段同步進行，從項目開工前就應(yīng)籌劃檔案管理，直至竣工驗收，使工程檔案形成首尾相接全程控制的記錄體系。實踐證明，抓好工程項目檔案管理與工程建設(shè)管理的“三同步”，就可以實現(xiàn)工程檔案完整、準確、系統(tǒng)化。
　　以河南某兩個大型電力基建項目為例，實踐中，為了實現(xiàn)電力工程項目委托管理階段的工程檔案管理工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范整理，安全保管和有效利用的目標，作為項目建設(shè)階段的管理方從項目開始就著手對工程檔案管理進行了策劃，組建了有效的管理團隊，機構(gòu)編制隸屬工程部，借鑒國際國內(nèi)先進的管理經(jīng)驗，根據(jù)項目的具體特點編制了相應(yīng)的工程檔案管理實施細則，對檔案管理人員進行了相關(guān)的培訓(xùn)。實踐證明，這些舉措從機構(gòu)、人員配備和管理制度上為實現(xiàn)項目工程檔案管理目標做了充分準備。
　　實踐中，項目管理方與項目參建方實施了項目合同制。例如，與項目公司（兩大發(fā)電有限公司）簽訂了項目委托管理合同，與設(shè)計、安裝、監(jiān)理、調(diào)試等單位簽訂了相關(guān)的委托合同。以合同制來約束各方的職責(zé)和利益關(guān)系，其中，就約定了合同主體與相對方在工程檔案管理方面的職責(zé)和相互關(guān)系，明確合同各方的職責(zé)。例如，委托管理合同中約定，項目公司職責(zé)：（1）負責(zé)前期文件、設(shè)計基礎(chǔ)文件、工程管理性文件（征地文件）的收集整理及其歸檔工作。（2）負責(zé)工程竣工驗收交接文件收集、整理及其歸檔工作。（3）負責(zé)考核期運行資料的收集整理及歸檔工作。委托管理合同中還約定工程管理公司職責(zé)：（1）認真履行管理范圍內(nèi)檔案工作的統(tǒng)一組織和管理的職能，負責(zé)對項目部ICr/LoLzyhNB7nCrnXu46Q==各職能部門以及參建各方檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和驗收工作；（2）負責(zé)制定《項目竣工檔案管理實施細則》，提供統(tǒng)一標準的檔案裝具和管理設(shè)施；（3）負責(zé)工程管理性文件（包括招投標文件、合同、協(xié)議、來往文件、會議紀要）、工程未完工項目文件的收集整理歸檔工作；4、負責(zé)按管理合同的要求向項目公司移交竣工檔案資料。設(shè)計合同中約定設(shè)計單位的職責(zé)：（1）負責(zé)按工程建設(shè)要求，及時提供工程設(shè)計文件并編制施工圖總清冊；（2）負責(zé)按設(shè)計合同要求提供設(shè)計文件的歸檔資料；（3）負責(zé)對匯總的設(shè)計變更文件進行最終審核。保證其完整、準確編制竣工圖；施工合同中約定施工單位職責(zé)：（1）建立單位工程總清冊，并按細則要求編制單位工程竣工檔案；（2）負責(zé)自購材料的資料收集整理工作；（3）每臺機組移交前，及時整理完整、準確的設(shè)計變更單和與設(shè)計變更有關(guān)的工程聯(lián)系單等有關(guān)編制竣工圖的依據(jù)，在機組移交試生產(chǎn)后一周內(nèi)提交工程管理公司項目工程管理部，由工程管理部和檔案資料室共同組織有關(guān)單位審核，匯總后及時移交設(shè)計單位編制竣工圖；設(shè)備材料代管理方職責(zé)：負責(zé)設(shè)備技術(shù)文件的收集整理工作。
　　實踐中，項目管理方制定了一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強完善的工程檔案管理細則，從機構(gòu)、人員、培訓(xùn)措施到領(lǐng)導(dǎo)管理體系、職責(zé)分工等行政職能層面和對檔案的收集整理、分類組卷等等業(yè)務(wù)職能層面進行了分項規(guī)范。實踐證明，制定完善的項目檔案管理制度，是實現(xiàn)項目檔案管理目標的保障，使各參建單位在收集和編制竣工檔案時做到有章可循、標準統(tǒng)一、職責(zé)分明。
　　實踐中，項目管理方的檔案主管編制了管理方內(nèi)部各有關(guān)部門的歸檔范圍、歸檔時間以及歸檔的質(zhì)量要求，定期對文件的產(chǎn)生和收集、檔案編制工作進行檢查、指導(dǎo)。項目管理方通過這種內(nèi)部的職責(zé)分工和過程控制，首先做出了表率作用，各個職能部門在實施作業(yè)的過程中把好了每一個重要的文件收集、編制和歸檔節(jié)點，形成了能夠起表率作用和行為標準的工程檔案卷冊，完成了既定目標。以此為標準，約束和引導(dǎo)整個項目參建單位過程文件的收集歸檔管理。實踐證明，項目管理與引導(dǎo)作用是項目參與單位檔案管理規(guī)范化的保證。
　　實踐中，項目管理方的檔案主管加強了與各參建單位的溝通協(xié)調(diào)力度和檢查過程管理，對參建單位的檔案主管進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認識、統(tǒng)一標準。兩個項目成立由發(fā)電有限公司（項目公司）、項目管理方（工程公司）及主要參建單位領(lǐng)導(dǎo)組成的項目竣工檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)竣工檔案管理工作；組織檢查組，對竣工檔案資料管理情況進行監(jiān)督檢查，領(lǐng)導(dǎo)和組織竣工檔案預(yù)審及竣工檔案移交工作。項目管理方（工程公司）工程部具體負責(zé)竣工檔案工作，建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，不定期地組織監(jiān)理公司及工程公司的技術(shù)人員對各參建單位的過程資料進行了檢查評比，保證了檔案的真實性、完整性和及時性，做到了移交精品工程的同時移交高標準的工程檔案。在項目所有參建方的檔案管理過程統(tǒng)一采用了PAP工程管理系統(tǒng)軟件并多次對各參建單位的檔案管理人員進行了檔案專業(yè)知識及PAP檔案資料管理模塊使用的培訓(xùn)，既減少了協(xié)調(diào)的頻率，又提高了管理效率。規(guī)范化的電子文檔提高了檔案信息的實效性和檢索的便捷性，實現(xiàn)了在參建單位之間資源共享，也對檔案編研工作起到了快速整合作用。管理過程中還嚴把案卷質(zhì)量關(guān)，按照對原件、抄件、供應(yīng)商資質(zhì)報審附件、質(zhì)量驗評文件、工程技術(shù)記錄表式等的歸檔要求，對施工、監(jiān)理、設(shè)計、調(diào)試等單位的檔案組卷情況進行了嚴格的過程檢查，實踐證明，采用先進的管理模式、有效控制案卷質(zhì)量、遵循合理化的組卷原則，大大強化了項目管理各方的檔案管理，其結(jié)果使得工程檔案更加標準化、規(guī)范化，統(tǒng)一化。
　　通過以上的行政和業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)，項目管理方組織各個參建方完成了約定的168小時后三個月期限內(nèi)的基建工程檔案的整體移交，實現(xiàn)了項目工程檔案全方位的管理和既定目標（完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范）的實現(xiàn)。以此為契機，管理方將此兩個項目管理中的檔案控制經(jīng)驗經(jīng)過系統(tǒng)的梳理總結(jié)，形成完整的理論與實踐相結(jié)合的項目委托管理工程檔案管理手冊并在項目實施過程中與企業(yè)內(nèi)部的各個在建項目交流完善，不斷擴大應(yīng)用項目范圍，造就了企業(yè)各個參建項目管理的檔案控制風(fēng)險，最終實現(xiàn)了企業(yè)項目管理和經(jīng)濟效益的雙贏。
　　以上的管理實踐再次證明，只有項目管理者重視工程檔案管理，將其作為管理的一個重要目標進行控制，全力打造和管理好工程檔案這個軟管理環(huán)節(jié)，就能夠造就項目管理的高效率，為項目目標的實現(xiàn)提供軟管理的保障，同時也為取得企業(yè)經(jīng)濟效益和政治效應(yīng)的最大化，提高企業(yè)在全行業(yè)的競爭力起到示范效應(yīng)。
　?。ㄗ髡邌挝唬荷轿骱拖榻ㄍüこ添椖抗芾碛邢薰?山西太原 030006）（責(zé)編：李雪）