關(guān)于會(huì)計(jì)電算化中“逆向操作”功能的探討

　　摘 要：文章對(duì)會(huì)計(jì)電算化中“逆向操作”功能的基本內(nèi)涵進(jìn)行了闡述，同時(shí)分析了“逆向功能”的可行性與存在的弊端，并提出了相關(guān)的改進(jìn)完善措施。
　　關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化 反審核 反記賬 反結(jié)賬 逆向操作
　　中圖分類號(hào)：F234 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
　　文章編號(hào)：1004-4914（2011）01-176-02
　　
　　會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)的迅速普及和飛速發(fā)展使我國(guó)的會(huì)計(jì)工作發(fā)生了巨大的變化，它的實(shí)施在會(huì)計(jì)工作效率的提高、工作質(zhì)量的改善、工作職能的轉(zhuǎn)變、會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的提高等方面起到了積極的促進(jìn)作用。當(dāng)我們?cè)谡劦綍?huì)計(jì)電算化發(fā)展的同時(shí)，必然要提及與之密切聯(lián)系的財(cái)務(wù)軟件的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展實(shí)質(zhì)上是依托于財(cái)務(wù)軟件的發(fā)展而發(fā)展起來(lái)的。為了迎合財(cái)會(huì)人員的實(shí)際工作需要，解決和糾正會(huì)計(jì)核算工作中出現(xiàn)的差錯(cuò)問(wèn)題，財(cái)務(wù)軟件產(chǎn)品中都提供有“反審核、反記賬、反結(jié)賬”的逆向操作功能。逆向操作功能的使用確實(shí)給財(cái)會(huì)工作帶來(lái)了諸多方便，它在更正會(huì)計(jì)核算中的工作差錯(cuò)，減少系統(tǒng)中可能留存的大量的冗余會(huì)計(jì)信息，保證會(huì)計(jì)電算化核算的準(zhǔn)確性，提高會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作質(zhì)量方面起到正面的積極作用，但同時(shí)也產(chǎn)生了一些負(fù)面的效應(yīng)。
　　一、“逆向操作”功能的基本內(nèi)涵
　　“反審核、反記賬、反結(jié)賬”的逆向操作功能能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)工作差錯(cuò)的“無(wú)痕跡”修改。所謂“無(wú)痕跡”修改，即對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改時(shí)不留下任何曾經(jīng)修改過(guò)的線索和痕跡。
　　1.反審核。在會(huì)計(jì)電算化條件下，財(cái)會(huì)人員根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)填制的記賬憑證需要經(jīng)過(guò)審核人員的審核后才能進(jìn)行記賬，在記賬前，若發(fā)現(xiàn)“已審核但未記賬的記賬憑證”有誤，可通過(guò)“反審核”操作予以更正。“反審核”，又稱“取消審核”，它是審核的逆向操作，就是將已經(jīng)審核的會(huì)計(jì)憑證取消審核標(biāo)記，使之恢復(fù)到審核前的狀態(tài)，以便對(duì)其進(jìn)行修改或增刪操作。
　　以下以用友財(cái)務(wù)軟件為例，介紹在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下“逆向操作”功能的操作步驟及方法。
　　對(duì)于“已審核但未記賬”的錯(cuò)誤憑證，不能直接在記賬憑證上進(jìn)行修改，而應(yīng)首先由審核操作員執(zhí)行“總賬系統(tǒng)”→“憑證”→“審核憑證”功能命令，進(jìn)行“取消審核”（也稱為“反審核”）操作后退出；然后由填制憑證操作員進(jìn)入總賬系統(tǒng)，在“填制憑證”功能中，調(diào)出該張錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改，修改完成后保存退出；最后由審核操作員再次進(jìn)入總賬系統(tǒng)，執(zhí)行“總賬系統(tǒng)”→“憑證”→“審核憑證”命令，重新對(duì)該張已修改過(guò)的憑證進(jìn)行“審核”操作，否則，系統(tǒng)不允許進(jìn)行記賬操作。
　　2.反記賬。無(wú)論在手工會(huì)計(jì)還是在電算化會(huì)計(jì)中，都要根據(jù)已審核的記賬憑證登記賬簿，稱之為“記賬”，而“反記賬”又稱“倒記賬”，則是將已經(jīng)登記入賬的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)予以取消，使之恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)，它是記賬的逆向操作。
　　對(duì)于“已記賬但未結(jié)賬”的錯(cuò)誤憑證，可利用系統(tǒng)提供的“反記賬、反審核”功能，即取消“記賬”、“審核”后直接修改。具體而言，首先在“總賬系統(tǒng)”窗口中，執(zhí)行“期末”→“對(duì)賬”命令，打開(kāi)“對(duì)賬”操作窗口，此時(shí)按下快捷鍵“Ctrl＋H”鍵，即可激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能，然后退出“對(duì)賬”窗口；執(zhí)行“憑證”→“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”命令，系統(tǒng)彈出“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”操作窗口，在“恢復(fù)方式”中選擇恢復(fù)記賬前狀態(tài)的方式（系統(tǒng)提供兩種恢復(fù)記賬前狀態(tài)方式：一種是將系統(tǒng)恢復(fù)到最后一次記賬前狀態(tài)；另一種是將系統(tǒng)恢復(fù)到本月月初記賬前狀態(tài)，不管本月記過(guò)幾次賬），輸入主管口令，然后單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將恢復(fù)為記賬前狀態(tài)；最后，按照“反審核”的操作方法，調(diào)用錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改。憑證修改無(wú)誤后再進(jìn)行“審核憑證”和“記賬”功能的操作。
　　3.反結(jié)賬。“反結(jié)賬”又稱作“倒結(jié)賬”或“環(huán)境恢復(fù)”，就是將已復(fù)核記賬并已結(jié)轉(zhuǎn)下月的會(huì)計(jì)賬簿數(shù)據(jù)恢復(fù)到以前月份各會(huì)計(jì)賬簿的發(fā)生額和余額的狀態(tài)，即對(duì)已經(jīng)完成結(jié)賬操作的月份的賬返回到結(jié)賬前的狀態(tài)，以便增加新的憑證或修改原有憑證。
　　對(duì)于“已結(jié)賬”的錯(cuò)誤憑證，可利用系統(tǒng)提供的“反結(jié)賬、反記賬、反審核”功能，執(zhí)行“總賬”→“期末”→結(jié)賬”命令，進(jìn)入“結(jié)賬”窗口，選擇要取消結(jié)賬的月份，按“Ctrl＋Shift＋F6”鍵，系統(tǒng)彈出“確認(rèn)口令”窗口，讓擁有結(jié)賬權(quán)限的操作員，在該窗口中輸入口令，然后單擊“確認(rèn)”按鈕，系統(tǒng)將快速地取消結(jié)賬操作，使各種賬簿記錄恢復(fù)到未結(jié)賬前的狀態(tài)。最后，按照“反記賬、反審核”的操作方法，調(diào)用錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改。憑證修改無(wú)誤后再進(jìn)行“審核憑證”、“記賬”和“結(jié)賬”功能的操作。
　　二、“逆向操作”功能的可行性
　　在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，執(zhí)行“反審核、反記賬、反結(jié)賬”的逆向操作功能，對(duì)解決和糾正會(huì)計(jì)核算工作中出現(xiàn)的差錯(cuò)具有一定的可行性。
　　1.避免系統(tǒng)內(nèi)保存大量的冗余會(huì)計(jì)信息。在會(huì)計(jì)電算化條件下，記賬憑證是由財(cái)會(huì)人員根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在系統(tǒng)內(nèi)編制錄入完成的，因而難免會(huì)出現(xiàn)會(huì)計(jì)科目使用錯(cuò)誤，摘要、金額、輔助核算信息等錄入不正確的情況，如果沒(méi)有“反審核、反記賬、反結(jié)賬”的逆向操作功能，則不能在原錯(cuò)誤憑證上進(jìn)行修改更正，只能采用“紅字沖銷法”或“補(bǔ)充登記法”予以更正?！凹t字沖銷法”是將原錯(cuò)誤憑證以紅字的方式從系統(tǒng)賬簿中沖銷掉，然后再編制一張藍(lán)字的正確的憑證重新進(jìn)行記賬結(jié)賬；“補(bǔ)充登記法”是針對(duì)憑證中的記載金額小于應(yīng)記金額的錯(cuò)誤憑證的更正方法。在執(zhí)行“記賬”操作后發(fā)現(xiàn)記賬憑證中會(huì)計(jì)科目等信息無(wú)誤，只是所記金額小于應(yīng)記金額，這時(shí)可采用“補(bǔ)充登記法”，將其差額部分填制一張更正后的憑證，然后再執(zhí)行“審核”和“記賬”操作，將不足金額補(bǔ)充登記入賬。如果當(dāng)期出現(xiàn)的會(huì)計(jì)差錯(cuò)較多時(shí)，采用“紅字沖銷法”和“補(bǔ)充登記法”會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)保存大量的冗余會(huì)計(jì)信息。
　　在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)投入使用初期，尤其在試運(yùn)行期間，大量的錯(cuò)誤憑證被登記入賬非常容易發(fā)生。如果沒(méi)有“逆向操作”功能，則只能編制大量的更正憑證予以更正，從而導(dǎo)致賬簿中保留有大量無(wú)用的冗余信息，影響對(duì)會(huì)計(jì)信息的使用。也不利于審計(jì)工作的進(jìn)行，當(dāng)審計(jì)人員查到一筆又一筆的錯(cuò)賬時(shí)，它們也許在后續(xù)的憑證中進(jìn)行了更正，這種情況大量出現(xiàn)時(shí)，會(huì)使審計(jì)人員產(chǎn)生麻痹思想，影響審計(jì)工作的效率和查錯(cuò)能力。如果有“逆向操作”功能就可以把錯(cuò)誤憑證全部修正后再重新記賬結(jié)賬，賬簿中的冗余信息就可以大大減少，賬簿信息就會(huì)簡(jiǎn)潔明了，便于利用。
　　2.在一定程度上確保部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性。在記賬過(guò)程中，由于斷電或非法操作等原因使登賬發(fā)生中斷，導(dǎo)致記賬錯(cuò)誤，此時(shí)可調(diào)用“反記賬”功能，執(zhí)行“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”命令，將數(shù)據(jù)恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)，待調(diào)整完成后再重新記賬，這在一定程度上確保了部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全。同理，在系統(tǒng)結(jié)賬后，如果出現(xiàn)由于非法操作或計(jì)算機(jī)病毒等原因造成數(shù)據(jù)被破壞的情況，也可使用“反結(jié)賬”功能，取消結(jié)賬，使數(shù)據(jù)恢復(fù)到結(jié)賬前的狀態(tài)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性可以得到一定程度的保障。
　　3.有利于培訓(xùn)與實(shí)踐教學(xué)。在對(duì)在職會(huì)計(jì)人員的后續(xù)電算化崗位培訓(xùn)，以及職業(yè)院校在對(duì)職業(yè)生進(jìn)行專業(yè)的電算化崗位實(shí)踐教學(xué)過(guò)程中，財(cái)務(wù)軟件中的“逆向操作”功能從實(shí)驗(yàn)練習(xí)的角度來(lái)看是必不可少的重要角色。學(xué)員在教學(xué)練習(xí)中不可避免會(huì)出現(xiàn)大量的錯(cuò)誤操作，導(dǎo)致形成大量的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)信息，而在電算化信息系統(tǒng)中一旦進(jìn)行了記賬或者結(jié)賬，所有的數(shù)據(jù)都會(huì)轉(zhuǎn)為后臺(tái)存儲(chǔ)，前臺(tái)只能瀏覽不可修改，這給教學(xué)輔導(dǎo)帶來(lái)很大障礙。要想準(zhǔn)確找到操作過(guò)程中的錯(cuò)誤所在，讓教師“對(duì)癥下藥”，進(jìn)行指導(dǎo)和更正，就必須利用“逆向操作”功能再現(xiàn)學(xué)員的錯(cuò)誤操作。同時(shí)，目前市面上絕大多數(shù)教學(xué)軟件為企業(yè)財(cái)務(wù)軟件的演示版，也就是說(shuō)學(xué)員在課堂上學(xué)習(xí)和練習(xí)的軟件還是具有相對(duì)的真實(shí)性的，這就要求教師要重視細(xì)節(jié)演示，提高考核標(biāo)準(zhǔn)，這樣學(xué)員在學(xué)習(xí)完畢后才能做到以最短的時(shí)間符合崗位要求。那么，在課堂上需要重復(fù)演示或練習(xí)相關(guān)操作步驟。在總賬系統(tǒng)模塊中憑證的處理是教學(xué)和培訓(xùn)的重難點(diǎn)內(nèi)容，學(xué)員在練習(xí)中經(jīng)常出現(xiàn)大量的錯(cuò)誤憑證，這就需要利用“逆向操作”功能予以更正。因此，“逆向操作”功能給教學(xué)帶來(lái)很大便利，它們的施行讓操作過(guò)程可以逆轉(zhuǎn)，便于學(xué)員進(jìn)行提高熟練程度的練習(xí)。所以，無(wú)論是從電算化實(shí)務(wù)工作的角度，還是從教學(xué)實(shí)驗(yàn)的角度來(lái)說(shuō)，“逆向操作”功能都有一定的可取性。
　　
　　三、“逆向操作”功能存在的弊端
　　1.與會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范的要求相違背。《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》第十七條規(guī)定：“會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供對(duì)已經(jīng)輸入但未登賬記賬憑證的審核功能，審核通過(guò)后即不能再提供對(duì)機(jī)內(nèi)憑證的修改……?！钡谑藯l規(guī)定：“發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過(guò)或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充憑證法進(jìn)行更正；記賬憑證輸入時(shí)，紅字可用“－”號(hào)或者其它標(biāo)記表示?！边@些詳細(xì)而又具體的規(guī)定要求對(duì)會(huì)計(jì)工作出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)保留“有痕跡”的修改，正確反映更正會(huì)計(jì)事項(xiàng)來(lái)龍去脈的完整痕跡記錄，以便對(duì)更改會(huì)計(jì)事項(xiàng)的目的和內(nèi)容進(jìn)行審核查驗(yàn)，明確責(zé)任，保證會(huì)計(jì)審計(jì)的有據(jù)可查，有案可稽，防止會(huì)計(jì)造假行為的發(fā)生。
　　所謂“有痕跡”的修改，即留下曾經(jīng)修改的線索和痕跡，賬務(wù)系統(tǒng)中往往是通過(guò)保留錯(cuò)誤憑證和更正憑證的方式留下修改痕跡的。
　　從上面對(duì)“逆向操作”功能基本內(nèi)涵的闡述來(lái)看，財(cái)務(wù)軟件所提供的“反審核、反記賬、反結(jié)賬”的功能將錯(cuò)誤的憑證和賬簿記錄完全從系統(tǒng)中“擦除掉”，實(shí)質(zhì)上是對(duì)會(huì)計(jì)工作的差錯(cuò)實(shí)現(xiàn)了徹底的“無(wú)痕跡修改”，可見(jiàn)它違背了《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》有關(guān)會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正方法的規(guī)定，使得會(huì)計(jì)審計(jì)稽核工作無(wú)從下手，無(wú)據(jù)可查。
　　2.導(dǎo)致會(huì)計(jì)造假，給內(nèi)控工作造成困難?！澳嫦虿僮鳌惫δ転樽黾儋~、提供虛假會(huì)計(jì)信息等經(jīng)濟(jì)違法犯罪行為提供了技術(shù)支持。由于“反審核、反記賬、反結(jié)賬”功能的使用，使得財(cái)會(huì)人員為同一單位做幾套賬、編制幾套會(huì)計(jì)報(bào)表變得輕而易舉。如果單位缺乏嚴(yán)密的內(nèi)控監(jiān)督機(jī)制，別有用心的財(cái)會(huì)人員可以在處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)蓄意留下伏筆，待過(guò)一段時(shí)間后，利用“逆向操作”功能篡改數(shù)據(jù)，且實(shí)現(xiàn)“無(wú)痕跡的修改”，使得會(huì)計(jì)造假更為隱蔽。
　　在傳統(tǒng)的手工做賬的環(huán)境下，如果發(fā)生會(huì)計(jì)造假，審計(jì)稽核人員可以通過(guò)墨跡或筆跡較容易地識(shí)別和鑒定。而目前的財(cái)務(wù)軟件對(duì)執(zhí)行“逆向操作”功能更改的會(huì)計(jì)事項(xiàng)沒(méi)有提供完整的、真正意義上的有痕跡的修改記錄。盡管系統(tǒng)在操作日志中有一些相應(yīng)的上機(jī)日志記錄，但這些上機(jī)日志又同時(shí)具備了清除的功能。這樣就給會(huì)計(jì)、審計(jì)監(jiān)督工作和防范違法犯罪行為增加了技術(shù)難度。
　　3.造成會(huì)計(jì)人員工作的隨意性。由于“逆向操作”功能的存在，財(cái)會(huì)人員在會(huì)計(jì)核算工作中相對(duì)于手工環(huán)境下多少帶有一定的隨意性。在一定程度上，會(huì)計(jì)工作差錯(cuò)的多少是財(cái)會(huì)人員工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)高低的一種體現(xiàn)。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，當(dāng)財(cái)會(huì)人員出現(xiàn)會(huì)計(jì)差錯(cuò)時(shí)，一味地依賴于“逆向操作”功能，盡管多次使用此功能都能實(shí)現(xiàn)“無(wú)痕跡修改”，體現(xiàn)不出財(cái)會(huì)人員能力素質(zhì)的高低，這顯然削弱了財(cái)會(huì)人員嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度。
　　四、對(duì)“逆向操作”功能的完善措施
　　1.加強(qiáng)技術(shù)監(jiān)控，規(guī)范和限制“逆向操作”功能的使用范圍。盡管執(zhí)行“逆向操作”功能存在一定的負(fù)面效應(yīng)，但完全禁用逆向操作是不可取的。對(duì)于“已記賬”不管是否“已結(jié)賬”的錯(cuò)誤憑證，原則上應(yīng)按《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》第十八條的規(guī)定，采用“紅字憑證沖銷法”或者“補(bǔ)充憑證法”進(jìn)行更正。但當(dāng)本月出現(xiàn)會(huì)計(jì)差錯(cuò)較多或會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)混亂時(shí)，在系統(tǒng)管理員和會(huì)計(jì)主管授權(quán)的前提下，可執(zhí)行逆向操作以修正和恢復(fù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。在執(zhí)行逆向操作時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)出現(xiàn)提示信息，要求操作人員填寫相應(yīng)的上機(jī)操作日志記錄，如：執(zhí)行該操作的原因、目的、責(zé)任人員、修改數(shù)據(jù)的來(lái)龍去脈等信息，且將上機(jī)操作日志記錄自動(dòng)保存到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。若不填寫操作日志記錄，系統(tǒng)不允許執(zhí)行逆向操作功能。這就需要財(cái)務(wù)軟件在開(kāi)發(fā)時(shí)增設(shè)一些特定的功能，加強(qiáng)對(duì)“逆向操作”的技術(shù)監(jiān)控，規(guī)范和限制其功能的使用范圍。
　　執(zhí)行逆操作時(shí)，系統(tǒng)內(nèi)要保留有自動(dòng)的操作日志且不可更改及清除，數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)要保留“有痕跡”的修改記錄，且定期打印出來(lái)并以紙質(zhì)或磁介質(zhì)形式存檔，相當(dāng)于將修改的數(shù)據(jù)留下了有案可稽、有據(jù)可查的證據(jù)。
　　2.加強(qiáng)授權(quán)管理，避免濫用“逆向操作”功能。當(dāng)出現(xiàn)會(huì)計(jì)差錯(cuò)時(shí)，執(zhí)行“逆向操作”功能的操作員必須同時(shí)得到系統(tǒng)管理員及會(huì)計(jì)主管授權(quán)才能實(shí)施，或者在得到授權(quán)許可的前提下仍需由兩名以上的操作員同時(shí)操作，且需要各自輸入口令，通過(guò)利用牽制機(jī)制來(lái)避免會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被非法篡改。另外，還應(yīng)規(guī)定進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的當(dāng)月使用“逆向操作”功能的次數(shù)，若超過(guò)規(guī)定使用的次數(shù)，本月將禁用此項(xiàng)功能，這在一定程度上杜絕了財(cái)會(huì)人員工作態(tài)度的隨意性。這些規(guī)定的實(shí)施需要財(cái)務(wù)軟件開(kāi)發(fā)相應(yīng)的加強(qiáng)執(zhí)行逆向操作授權(quán)管理方面的功能系統(tǒng)，以確保執(zhí)行逆向操作的嚴(yán)肅性。
　　
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　?。ㄗ髡邌挝唬簭V西銀行學(xué)校會(huì)計(jì)教學(xué)部 廣西南寧 530007）
　　（責(zé)編：若佳）