信息時(shí)代檔案信息資源的開發(fā)與利用

　　當(dāng)今世界是以高科技為主導(dǎo)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)已成為經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的主導(dǎo)力量。知識(shí)信息在飛速增長(zhǎng)，信息利用率已成為國(guó)家實(shí)力的重要指標(biāo)。檔案作為歷史的記錄，知識(shí)的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價(jià)值。推進(jìn)檔案資源的開發(fā)利用，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)具有重要的推進(jìn)作用。我國(guó)的檔案管理已從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向檔案信息化管理發(fā)展，檔案服務(wù)職能已從行政服務(wù)向社會(huì)化服務(wù)過渡，檔案信息資源已成為社會(huì)共享的信息資源的一部分。因而在信息時(shí)代充分開發(fā)利用檔案信息資源是現(xiàn)今必須要思考和解決的一個(gè)問題。
　　一、重新認(rèn)識(shí)檔案信息資源開發(fā)的含義
　　開發(fā)檔案信息資源就是要在維護(hù)黨和國(guó)家根本利益的前提下，將館藏檔案信息盡可能挖掘出來、傳遞出去，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。具體地講，檔案信息資源開發(fā)是指對(duì)檔案信息進(jìn)行加工、整理，并將蘊(yùn)藏于檔案中有價(jià)值的、適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的各種知識(shí)、信息挖掘出來，最大限度的為廣大利用者服務(wù)，以提高檔案信息利用效率的一種知識(shí)信息整序和傳遞過程。
　　1、檔案信息資源開發(fā)對(duì)象是館藏檔案中隱含的信息。這里的館藏檔案是集中的，經(jīng)過加工整序的，處于日常保管狀態(tài)下的檔案。這需要實(shí)體管理提供相應(yīng)的保障。當(dāng)然，這也是檔案信息資源開發(fā)區(qū)別于其他開發(fā)的根本標(biāo)志。
　　2、檔案信息資源開發(fā)任務(wù)是對(duì)靜態(tài)的檔案信息進(jìn)行加工、處理和相應(yīng)的信息輸出，直接滿足利用者的需要。
　　3、檔案信息資源開發(fā)性質(zhì)表現(xiàn)為一種高層次的智力勞動(dòng)過程。
　　4、檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)的整體功能是縮短檔案信息的傳遞時(shí)間，廣泛、迅速、準(zhǔn)確地將檔案信息傳遞給利用者，從而最大限度地發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
　　二、檔案信息資源開發(fā)的必要性
　　信息資源的開發(fā)是現(xiàn)代檔案館區(qū)別于傳統(tǒng)檔案館的重要標(biāo)志，也是目前檔案工作的中心環(huán)節(jié)。衡量一個(gè)檔案館工作的好壞，不只是看它收集了多少有價(jià)值的檔案和加工整理情況、保管工作如何，更重要的是看它所收藏檔案信息傳遞和信息開發(fā)，將信息資源快速、準(zhǔn)確、完整地提供給用戶參考利用。在當(dāng)今信息時(shí)代，信息資源的積極開發(fā)顯得尤為重要，特別是檔案信息部門更應(yīng)該發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，從更深層次多途徑挖掘信息資源，變被動(dòng)為主動(dòng)，變靜態(tài)為動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)檔案館之間的橫向聯(lián)合，從而使信息資源得到充分開發(fā)與利用，變單一信息為綜合信息，變無序信息為有序信息，變淺層信息為深層次信息，以適應(yīng)信息社會(huì)的需要，發(fā)揮檔案部門的職能作用。
　　三、開發(fā)利用檔案信息資源的方法和途徑
　　1、豐富并改善檔案信息資源結(jié)構(gòu)，建立檔案信息資源體系
　　檔案部門要加強(qiáng)檔案的接收和征集工作，擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門類，力爭(zhēng)建成檔案數(shù)量充足，內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理，質(zhì)量?jī)?yōu)化并富有特色的檔案信息資源體系，第一，從檔案室來說，要改變單位檔案信息資源的分散管理體制，設(shè)立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案；第二，從檔案館來說，要堅(jiān)持館藏檔案數(shù)量與質(zhì)量并重的原則，一方面要合理擴(kuò)大接收范圍，另一方面要對(duì)接收檔案的質(zhì)量進(jìn)行控制；第三，要完善檔案補(bǔ)充機(jī)制，廣泛開展檔案征集工作，要想方設(shè)法收集散存在社會(huì)和個(gè)人中的檔案資料；第四，要改變館藏結(jié)構(gòu)中文書檔案占主體的單一局面，加大對(duì)保存在各單位的專門檔案的接收力度；還要加強(qiáng)與專業(yè)檔案館、圖書館、博物館的聯(lián)系，掌握館藏情況，協(xié)商征集接收其案卷目錄、檔案縮微品等，實(shí)現(xiàn)館際交流，資源共享。
　　2、改進(jìn)和更新檔案利用的方法與技術(shù)，加強(qiáng)檢索工具體系建設(shè)，建立檔案目錄中心
　　隨著檔案數(shù)量的增加和現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案的利用需求，傳統(tǒng)的檔案利用方式與方法已不適應(yīng)檔案用戶的需要和檔案信息加工的需要，因此，檔案部門必須大力改變和更新檔案利用方法，并盡可能地使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代縮微技術(shù)等。目前，各級(jí)檔案部門的檔案檢索工具種類單一、功能不全、檢索速度慢、效率低的現(xiàn)象普遍存在，加強(qiáng)檢索工具應(yīng)力求符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，查找性、指導(dǎo)性檢索工具應(yīng)配套，并能把館藏檔案的內(nèi)容特征、形式特點(diǎn)和儲(chǔ)存地點(diǎn)揭示出來。各級(jí)檔案部門應(yīng)建立檔案目錄中心，將本地區(qū)、本系統(tǒng)保存的檔案資料，通過實(shí)體分散、目錄集中的方法，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。
　　3、積極創(chuàng)造有利條件，推動(dòng)檔案信息資源開發(fā)利用的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
　　第一，重視數(shù)據(jù)庫和數(shù)字檔案資源建設(shè)。開展網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)，把網(wǎng)上檔案信息資源的組織和整理放到重要位置，檔案數(shù)據(jù)庫和數(shù)字檔案資源建設(shè)越有成效，網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)也就越有保證。第二，構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系。創(chuàng)造條件加快文檔資源管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，完善一批內(nèi)部局域網(wǎng)，加強(qiáng)館際合作，實(shí)現(xiàn)資源共享。第三，保證檔案數(shù)字化的質(zhì)量，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，是網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)的重要保證。
　　4、轉(zhuǎn)變觀念，拓寬檔案信息資源開發(fā)利用范圍
　　首先必須樹立主動(dòng)服務(wù)觀念、開放觀念、競(jìng)爭(zhēng)觀念、協(xié)作觀念和市場(chǎng)觀念五種全新的觀念；其次是做好以下四個(gè)方面的工作：第一，在繼續(xù)搞好檔案信息資源開發(fā)利用工作，為機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位服務(wù)的同時(shí)，切實(shí)關(guān)注普通公民的需要，使檔案信息更多的為普通公民所利用；第二，在檔案信息的傳播手段上，要打破常規(guī)，充分利用檔案部門信息開發(fā)的優(yōu)勢(shì)，通過各種有效的傳播手段，擴(kuò)大檔案館(室)在社會(huì)公眾中的影響；第三，要注重檔案館(室)新的社會(huì)功能的開拓，積極主動(dòng)地參與到愛國(guó)主義、國(guó)情教育等精神文明建設(shè)活動(dòng)中去，不斷擴(kuò)大檔案信息開發(fā)利用工作的社會(huì)影響。
　　四、檔案人員是檔案資源開發(fā)和利用的決定因素
　　在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，檔案員的新角色是在浩瀚的信息和各類用戶之間充當(dāng)信息中介，以信息的組織管理和用戶培訓(xùn)為中心職能，檔案員要從大量信息資料中搜集和篩選對(duì)用戶最有價(jià)值的信息，為用戶提供深層次的信息服務(wù)。因此，要加強(qiáng)檔案員自身素質(zhì)的提高，適應(yīng)信息化需要就必須具備：1、強(qiáng)烈的事業(yè)心，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度；開拓進(jìn)取的創(chuàng)新精神，較強(qiáng)的思維能力。2、扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識(shí)，熟練的實(shí)際操作技能，即掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，又具有較高外語水平。3、優(yōu)良的文化素質(zhì)，淵博的科學(xué)知識(shí)，較強(qiáng)的信息意識(shí)和經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)。除此之外還要具備網(wǎng)絡(luò)資源開發(fā)研究能力。