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    Excel在高職班主任統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績(jī)中的應(yīng)用

    2011-01-01 00:00:00陳琛尤曉玲
    職業(yè)時(shí)空 2011年4期


      摘要:高職院校中,班級(jí)學(xué)生的日常管理和成績(jī)管理是班主任工作的重要環(huán)節(jié)。運(yùn)用Excel函數(shù)功能,對(duì)班級(jí)學(xué)生成績(jī)進(jìn)行快速有效的統(tǒng)計(jì)計(jì)算、分析與查詢,對(duì)提高班主任工作的質(zhì)量與效率,具有一定的實(shí)用性。
      關(guān)鍵詞:Excel;高職院校;班主任;成績(jī)統(tǒng)計(jì)
      
      一、引言
      高職院校中,由于推行雙師型教師隊(duì)伍建設(shè),教師同時(shí)承擔(dān)理論課和實(shí)訓(xùn)實(shí)踐課的教學(xué)任務(wù),部分教師還兼任班主任工作。學(xué)生成績(jī)的統(tǒng)計(jì)與管理和學(xué)生日常管理工作,是班主任工作的重要內(nèi)容之一,同時(shí)它也是學(xué)生各類評(píng)優(yōu)評(píng)先、各類獎(jiǎng)學(xué)金和助學(xué)金評(píng)比等的重要依據(jù)。因此每學(xué)期結(jié)束,每位教師除了批改數(shù)量繁多的理論試卷和實(shí)訓(xùn)報(bào)告外,兼任班主任的教師還要對(duì)所帶班級(jí)學(xué)生的成績(jī)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,根據(jù)學(xué)生平時(shí)表現(xiàn)和期末考試等各項(xiàng)成績(jī),統(tǒng)計(jì)計(jì)算班級(jí)學(xué)生的學(xué)期總評(píng)成績(jī)、綜合測(cè)評(píng)成績(jī)和名次等,時(shí)間緊迫,任務(wù)繁重,枯燥煩瑣且易出錯(cuò)。
      目前學(xué)校教師大部分都有電腦,使用office辦公軟件,其中Excel電子表格軟件是應(yīng)用最廣泛的辦公軟件之一,它集數(shù)據(jù)管理、數(shù)理統(tǒng)計(jì)、繪圖、制表于一體,既可以作為數(shù)據(jù)庫(kù)使用,又可以完成多種表格與圖表設(shè)計(jì),而且Excel內(nèi)置了數(shù)百個(gè)函數(shù),能夠完成絕大部分?jǐn)?shù)理統(tǒng)計(jì)分析和復(fù)雜的數(shù)據(jù)運(yùn)算,精度也達(dá)到了專業(yè)系統(tǒng)分析軟件的水平,因此利用Excel提供的函數(shù),可以讓班主任迅速完成多個(gè)班級(jí)學(xué)生的成績(jī)統(tǒng)計(jì)分析工作,縮短工作時(shí)間,提高工作效率。下面結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn),以蘭州石化職業(yè)技術(shù)學(xué)院電子電氣工程系2010級(jí)過(guò)程自動(dòng)化104班2010~2011學(xué)年第1學(xué)期成績(jī)?yōu)槔柚瘮?shù)功能完成學(xué)生成績(jī)的統(tǒng)計(jì)計(jì)算,充分展示Excel在班級(jí)學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用。
      二、建立工作表
      蘭州石化職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生綜合素質(zhì)測(cè)評(píng)主要由總評(píng)成績(jī)、加分值和扣分值三部分組成??傇u(píng)成績(jī)又包括文化課成績(jī)與平時(shí)表現(xiàn)考核成績(jī),其中文化課成績(jī)占總評(píng)成績(jī)的70%,平時(shí)表現(xiàn)考核成績(jī)占總評(píng)成績(jī)的30%。平時(shí)表現(xiàn)考核成績(jī)由學(xué)生各月的班級(jí)考核總評(píng)值構(gòu)成。在Excel中,分別建三個(gè)工作簿,取名為“過(guò)程自動(dòng)化104班X月份班級(jí)考核表.xls”(以11月為例)、“過(guò)程自動(dòng)化104班2010-2011學(xué)年第1學(xué)期平時(shí)表現(xiàn)總評(píng)表.xls”、“過(guò)程自動(dòng)化104班2010-2011學(xué)年第1學(xué)期綜合測(cè)評(píng)表.xls”,在相應(yīng)工作表中輸入該學(xué)期學(xué)生各項(xiàng)管理信息。
      班級(jí)月份考核由晚自習(xí)、早操出操、上課紀(jì)律及出勤、宿舍衛(wèi)生、團(tuán)生活海報(bào)、團(tuán)生活表現(xiàn)、勞動(dòng)加分和其他加分共同組成。在班級(jí)月份考核工作表(以11月為例)中,在單元格A2中輸入“序號(hào)”,單元格A3中輸入“1”,再單擊A3單元格,先按住Ctrl鍵,再移動(dòng)空心十字光標(biāo)至單元格右下角,待光標(biāo)變成小實(shí)心十字(“填充柄”)時(shí),按住鼠標(biāo)左鍵沿行向下拖動(dòng)鼠標(biāo)至最后一行,可以自動(dòng)按順序生成每位學(xué)生的序號(hào)。在單元格B2中輸入“姓名”,然后依次輸入每位學(xué)生姓名,在C2至J2單元格中依次輸入各項(xiàng)考核指標(biāo)的內(nèi)容名稱,在單元格K2中輸入“總分”,單元格L2中輸入“名次”,完成工作表表頭制作,如圖1所示。工作表中各項(xiàng)考核指標(biāo)分值由班主任和班干部成員各司其職,采取班主任不定期隨機(jī)抽查和班干部每天考核的方式,打出每位學(xué)生分值。如班長(zhǎng)和學(xué)習(xí)委員負(fù)責(zé)上課和晚自習(xí)的紀(jì)律和出勤,團(tuán)支部書(shū)記負(fù)責(zé)團(tuán)生活,體育委員負(fù)責(zé)早操出操,衛(wèi)生委員負(fù)責(zé)檢查宿舍衛(wèi)生等,各自負(fù)責(zé)一項(xiàng)考核指標(biāo)的打分,避免部分班干部權(quán)力過(guò)于集中,同時(shí)便于班干部之間相互配合和班級(jí)學(xué)生之間互相監(jiān)督,最后所有數(shù)據(jù)在每月結(jié)束后的下月初由班主任統(tǒng)一匯總,計(jì)算總分,并向全班同學(xué)公示。
      每學(xué)期末,班主任即可對(duì)班級(jí)學(xué)生的班級(jí)月份考核統(tǒng)計(jì),進(jìn)行平時(shí)表現(xiàn)總評(píng)的計(jì)算。在平時(shí)表現(xiàn)總評(píng)工作表中,A列為序號(hào)(單元格A2內(nèi)容為“序號(hào)”),B列為學(xué)號(hào)(單元格B2內(nèi)容為“學(xué)號(hào)”),C列為姓名(單元格C2內(nèi)容為“姓名”),D列至G列為學(xué)期各月份的班級(jí)學(xué)生考核成績(jī),H列為平時(shí)表現(xiàn)總評(píng)值(單元格H2內(nèi)容為“總評(píng)值”),I列為名次(單元格I2內(nèi)容為“名次”)。
      當(dāng)學(xué)期期末考試結(jié)束,班主任根據(jù)每位學(xué)生的文化課成績(jī),結(jié)合已計(jì)算出的平時(shí)表現(xiàn)總評(píng)值,兩者綜合,就可進(jìn)行班級(jí)學(xué)生綜合測(cè)評(píng)的統(tǒng)計(jì)計(jì)算。在綜合測(cè)評(píng)工作表中,A、B、C列分別為序號(hào)、學(xué)號(hào)、姓名,D列至M列為各門(mén)理論課與實(shí)訓(xùn)實(shí)踐課成績(jī)(單元格D2至M2內(nèi)容為各門(mén)課程名稱,單元格D3至M3內(nèi)容為各門(mén)課程所占學(xué)分),N列為平均學(xué)分成績(jī)(單元格N3內(nèi)容為各門(mén)課程的總學(xué)分),P列為權(quán)重70%的文化課成績(jī),Q列為平時(shí)表現(xiàn)總評(píng)值,S列為權(quán)重30%的平時(shí)表現(xiàn)總評(píng)值,T列為總評(píng)成績(jī),U列為加分值,V列為扣分值,W列為最終計(jì)算得出的學(xué)生綜合測(cè)評(píng)值,X列為綜合測(cè)評(píng)值的班級(jí)名次。
      三、學(xué)生成績(jī)的統(tǒng)計(jì)與計(jì)算
      在三個(gè)工作表中輸入學(xué)生一學(xué)期以來(lái)的所有考核指標(biāo)成績(jī)分值,如晚自習(xí)考核得分、每門(mén)課程期末考試成績(jī),加分值和扣分值等,即可開(kāi)始利用Excel提供的函數(shù)功能,綜合統(tǒng)計(jì)計(jì)算班級(jí)學(xué)生成績(jī)。
      1.計(jì)算班級(jí)月份考核。各班干部先將各自統(tǒng)計(jì)的學(xué)生各項(xiàng)考核指標(biāo)分值,依次輸入到班級(jí)月份考核工作表的C列至J列中,班主任再根據(jù)隨機(jī)抽查結(jié)果,重點(diǎn)檢查班干部及各位學(xué)生的考核指標(biāo)分值是否準(zhǔn)確無(wú)誤,是否有出入較大的打分結(jié)果,防止部分班干部徇私舞弊,弄虛作假。待檢查確認(rèn)無(wú)誤后,利用SUM函數(shù)及RANK函數(shù),計(jì)算班級(jí)月份考核總分值及名次。
      由于C3至J3單元格連續(xù),在K3單元格中輸入:“=SUM(C3:J3)”,求出學(xué)號(hào)1學(xué)生的當(dāng)月班級(jí)考核總分,單擊K3單元格,利用填充柄功能,完成公式的復(fù)制,求出全班學(xué)生當(dāng)月班級(jí)考核總分。
      計(jì)算出全班學(xué)生當(dāng)月班級(jí)考核總分后,確定全班學(xué)生當(dāng)月班級(jí)考核名次,在L3單元格中輸入:“=RANK(K3,$K$3:$K$44)”,求出學(xué)號(hào)1學(xué)生的當(dāng)月班級(jí)考核名次,單擊L3單元格,利用填充柄功能,即按降序方式求出全班學(xué)生當(dāng)月班級(jí)考核名次。需要說(shuō)明的是,RANK函數(shù)對(duì)重復(fù)分?jǐn)?shù)的排位相同,但重復(fù)分?jǐn)?shù)的存在將影響后續(xù)學(xué)生分?jǐn)?shù)的排位。如圖2所示,過(guò)程自動(dòng)化104班11月份班級(jí)考核中有多名同學(xué)總分為93分,并列名次11位,故名次中不再出現(xiàn)12位,而是直接跳到23位。按月對(duì)全班學(xué)生平時(shí)表現(xiàn)進(jìn)行考核,計(jì)算出總分并排出名次,能有效對(duì)學(xué)生進(jìn)行日常管理,對(duì)大部分學(xué)生起到積極督促作用,在班級(jí)中營(yíng)造出“人人爭(zhēng)先,個(gè)個(gè)向上”的良好氛圍,促進(jìn)班級(jí)學(xué)風(fēng)班風(fēng)建設(shè)。同時(shí)班主任也可及早發(fā)現(xiàn)部分落后學(xué)生情況,在下個(gè)月對(duì)落后學(xué)生給予重點(diǎn)關(guān)注,及時(shí)幫助他們解決學(xué)習(xí)、心理、生活上各種問(wèn)題,使其盡快趕上,不致掉隊(duì)。
      2.計(jì)算平時(shí)表現(xiàn)總評(píng)。班主任在做好每月班級(jí)考核的基礎(chǔ)上,由于已掌握班級(jí)學(xué)生每月的考核成績(jī),待學(xué)期末即可對(duì)本學(xué)期班級(jí)學(xué)生平時(shí)表現(xiàn)進(jìn)行總評(píng),這樣按月分步完成,大批量考核數(shù)據(jù)的輸入就不會(huì)覺(jué)得工作量繁重巨大。利用AVERAGE函數(shù)及RANK函數(shù),計(jì)算班級(jí)學(xué)生平時(shí)表現(xiàn)總評(píng)值及名次。
      在平時(shí)表現(xiàn)總評(píng)工作表中,D列至G列為班級(jí)學(xué)生各月份考核總分,因此只需進(jìn)行復(fù)制粘貼即可。首先在已生成的X月份班級(jí)考核(以11月為例)工作表中復(fù)制相應(yīng)的單元格區(qū)域,如復(fù)制K3至K44單元格區(qū)域,再打開(kāi)已建立的“過(guò)程自動(dòng)化104班2010-2011學(xué)年第1學(xué)期平時(shí)表現(xiàn)總評(píng)表.xls”,在其工作表中單擊F3單元格,單擊“編輯”菜單,選擇“選擇性粘貼”選項(xiàng),在對(duì)話框中選擇“數(shù)值”,完成11月份班級(jí)考核總分的粘貼,工作表中9月、10月和12月各列操作以此類推。由于D3至G3單元格連續(xù),在H3單元格中輸入:“=AVERAGE(D3:G3)”,求出學(xué)號(hào)1學(xué)生的學(xué)期平時(shí)表現(xiàn)總評(píng)值,單擊H3單元格,利用填充柄功能,求出全班學(xué)生學(xué)期平時(shí)表現(xiàn)總評(píng)值。最后計(jì)算全班學(xué)生學(xué)期平時(shí)表現(xiàn)總評(píng)名次,方法同上。
      
      統(tǒng)計(jì)學(xué)生平時(shí)表現(xiàn)成績(jī)時(shí),為進(jìn)一步觀察學(xué)生各月平時(shí)表現(xiàn)變化情況,希望學(xué)生平時(shí)表現(xiàn)成績(jī)大于90分的以藍(lán)色顯示,小于70分的以紅色顯示,如圖3所示。選中學(xué)生平時(shí)表現(xiàn)成績(jī)所在的D列至H列,單擊“格式”菜單,選擇“條件格式”選項(xiàng),打開(kāi)“條件格式”對(duì)話框,單擊第二個(gè)方框右側(cè)下拉按鈕,選擇“大于”選項(xiàng),在后面的方框中輸入數(shù)值“90”。單擊“格式”按鈕,打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框,將“字體”的“顏色”設(shè)置為“藍(lán)色”。再點(diǎn)擊“添加”按鈕即可。重復(fù)上述操作,設(shè)置小于70分的數(shù)值為紅色。
      3.計(jì)算學(xué)期綜合測(cè)評(píng)。當(dāng)學(xué)期期末考試結(jié)束,班主任拿到班級(jí)學(xué)生各門(mén)課程成績(jī)單后,即可著手統(tǒng)計(jì)計(jì)算班級(jí)學(xué)生學(xué)期綜合測(cè)評(píng)。下面重點(diǎn)介紹對(duì)班級(jí)學(xué)生學(xué)期綜合測(cè)評(píng)的統(tǒng)計(jì)、計(jì)算和查詢分析。
     ?。?)計(jì)算文化課成績(jī)。由于目前大部分高職院校都已采用學(xué)分制的教學(xué)模式,統(tǒng)計(jì)學(xué)生文化課成績(jī)采用平均學(xué)分績(jī)的方式,來(lái)綜合評(píng)價(jià)學(xué)生學(xué)習(xí)的質(zhì)和量。所謂平均學(xué)分績(jī),也叫加權(quán)平均分,是指各門(mén)課程百分制成績(jī)乘以各門(mén)課程所占學(xué)分,求和后再除以各門(mén)課程總學(xué)分。公式如下:
      以往統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績(jī)常用的求和函數(shù)SUM,求平均值函數(shù)AVERAGE等方法,已不適用于計(jì)算學(xué)生平均學(xué)分績(jī)。通過(guò)Excel的求乘積和函數(shù)SUMPRODUCT和對(duì)單元格的絕對(duì)引用,可以巧妙解決這一問(wèn)題。
      在綜合測(cè)評(píng)工作表中,分別在D2至M2單元格輸入過(guò)程自動(dòng)化104班2010-2011學(xué)年第1學(xué)期所有文化課課程名稱(包括理論課和實(shí)訓(xùn)課),在D3至M3單元格中輸入所有文化課課程各自所占學(xué)分,在N3單元格中輸入:“=SUM(D3:M3)”,求出所有文化課課程總學(xué)分。在D4至M45單元格區(qū)域中依次輸入班級(jí)學(xué)生每門(mén)課程的期末考試成績(jī),為了能夠及時(shí)核對(duì)成績(jī),需要進(jìn)行窗口凍結(jié),讓課程名稱、學(xué)分行和學(xué)生姓名列始終顯示。選中課程、學(xué)分行下姓名列右側(cè)的那個(gè)單元格(即單元格D4),再單擊“窗口”菜單,選擇“凍結(jié)窗格”,就完成了單元格的窗口凍結(jié)。這樣,我們?cè)谳斎敕謹(jǐn)?shù)的過(guò)程中,無(wú)論班級(jí)學(xué)生數(shù)量多少,課程名稱、學(xué)分和學(xué)生姓名始終能在窗口中顯示,可以隨時(shí)進(jìn)行核對(duì),增加輸入成績(jī)速度。在N4單元格中輸入:“=SUMPRODUCT($D$3:$M$3,D4:M4)/$N$3”,求出學(xué)號(hào)1學(xué)生的平均學(xué)分績(jī)。其中$是絕對(duì)引用符號(hào),$N$3表示絕對(duì)引用N3單元格,即是已計(jì)算出的所有文化課課程總學(xué)分值。$D$3:$M$3表示絕對(duì)引用D3至M3單元格,SUMPRODUCT($D$3:$M$3,D4:M4)表示對(duì)應(yīng)絕對(duì)引用D3至M3單元格數(shù)值和D4至M4單元格數(shù)值,先求乘積再求和。最后單擊N4單元格,利用填充柄功能,求出全班學(xué)生的平均學(xué)分績(jī),如圖4所示。需要說(shuō)明的是,SUMPRODUCT函數(shù)要求數(shù)組參數(shù)必須具有相同的維數(shù),否則,將返回錯(cuò)誤值“#VALUE!”;同時(shí)SUMPRODUCT函數(shù)將非數(shù)值型的數(shù)組元素作為0處理。對(duì)應(yīng)H10單元格,該名學(xué)生該課程期末考試作弊,注明“作弊”字樣,計(jì)算該生平均學(xué)分績(jī)時(shí),該門(mén)課程成績(jī)即做零分處理,不影響SUMPRODUCT函數(shù)的計(jì)算。設(shè)置單元格的條件格式,將期末考試課程成績(jī)不及格(<60分)學(xué)生的成績(jī)用紅色加粗字體顯示,期末考試課程成績(jī)優(yōu)秀(>90分)學(xué)生的成績(jī)用藍(lán)色顯示GhN0fVCS3RZFRdraeEYaiA==,便于班主任今后迅速查詢學(xué)生成績(jī)及跟蹤學(xué)生學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài)。
      (2)計(jì)算總評(píng)成績(jī)。學(xué)生總評(píng)成績(jī)由70%的學(xué)生平均學(xué)分成績(jī)和30%的學(xué)生平時(shí)表現(xiàn)總評(píng)值兩部分組成。在O4單元格中輸入“0.7”,表示70%權(quán)重,在P4單元格中輸入:“=N4*$O$4”,應(yīng)用對(duì)O4單元格的絕對(duì)引用,求出學(xué)號(hào)1學(xué)生的70%平均學(xué)分績(jī),利用填充柄功能,求出班級(jí)所有學(xué)生70%平均學(xué)分績(jī),如圖5所示。復(fù)制圖3工作表中已計(jì)算出的班級(jí)學(xué)生平時(shí)表現(xiàn)總評(píng)值,選擇Q4單元格,執(zhí)行“選擇性粘貼”操作,粘貼數(shù)值到Q列。在R4單元格中輸入“0.3”,表示30%權(quán)重,在S4單元格中輸入:“=Q4*$R$4”,應(yīng)用對(duì)R4單元格的絕對(duì)引用,求出學(xué)號(hào)1學(xué)生的30%平時(shí)表現(xiàn)總評(píng)成績(jī),利用填充柄功能,求出班級(jí)所有學(xué)生30%平時(shí)表現(xiàn)總評(píng)成績(jī),由于P4和S4單元格不連續(xù),在T4單元格輸入:“=SUM(P4,S4)”,求出學(xué)號(hào)1學(xué)生的學(xué)期總評(píng)成績(jī),利用填充柄功能,求出班級(jí)所有學(xué)生學(xué)期總評(píng)成績(jī)。
     ?。?)計(jì)算綜合測(cè)評(píng)。班級(jí)學(xué)生綜合測(cè)評(píng)成績(jī)由學(xué)生總評(píng)成績(jī)、加分值、扣分值三部分組成。我院加分和扣分值規(guī)定如下,學(xué)生文化課在各級(jí)統(tǒng)考、競(jìng)賽中獲前三名者:國(guó)家級(jí)加1分,省(部)級(jí)加0.5分,院(系)級(jí)加0.3分;在各級(jí)報(bào)刊、雜志發(fā)表論文者:國(guó)家級(jí)加1分,省級(jí)加0.5分,地(JSEJkDOPJnA5jmIjuR5Wxw==市)級(jí)加0.3分;擔(dān)任各級(jí)學(xué)生干部工作出色者,院學(xué)生會(huì)干部加1分,系學(xué)生會(huì)干部加0.8分,班級(jí)學(xué)生干部0.5分;獲院級(jí)及以上優(yōu)秀黨員、優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀學(xué)生干部稱號(hào)者加0.2分;在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中取得優(yōu)異成績(jī)獲獎(jiǎng)?wù)撸簢?guó)家級(jí)加1分,省級(jí)加0.5分,地(市)級(jí)加0.3分,院級(jí)加0.1分;在各級(jí)文藝、體育比賽中獲獎(jiǎng)?wù)撸簢?guó)家級(jí)加1分,省級(jí)加0.5分,院級(jí)加0.3分;因特殊原因作出突出貢獻(xiàn)者加1分??荚囎鞅渍呖?分/門(mén);有曠課現(xiàn)象者扣1~3分;受警告處分者扣4分;受警告以上處分者扣5~10分。確定班級(jí)學(xué)生加分值和扣分值后,綜合已計(jì)算出的總評(píng)成績(jī),在W4單元格中輸入:“=SUM(T4,U4,V4)”,求出學(xué)號(hào)1學(xué)生的綜合測(cè)評(píng)成績(jī),利用填充柄功能,最后求出班級(jí)所有學(xué)生學(xué)期綜合測(cè)評(píng)成績(jī)。再利用RANK函數(shù),就可確定班級(jí)所有學(xué)生學(xué)期綜合測(cè)評(píng)成績(jī)的名次。
      四、結(jié)論
      班主任在第一次完成上述班級(jí)學(xué)生成績(jī)表的統(tǒng)計(jì)后,如圖6所示,可以把它保存為一個(gè)模板,每次利用這一模板創(chuàng)建新的成績(jī)統(tǒng)計(jì)表,只需將其中的所有原始數(shù)據(jù)(如平時(shí)成績(jī)、期末成績(jī)、課程名稱、課程學(xué)分、班級(jí)人數(shù)等)換成新的數(shù)據(jù),那么所有成績(jī)統(tǒng)計(jì)工作將會(huì)自動(dòng)完成,大大提高學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確率和工作效率。同時(shí)當(dāng)學(xué)生成績(jī)由于某種原因需要進(jìn)行修改時(shí),因?yàn)槌煽?jī)統(tǒng)計(jì)工作表中各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是通過(guò)公式互相聯(lián)系的,當(dāng)工作表中數(shù)據(jù)發(fā)生改變時(shí),成績(jī)統(tǒng)計(jì)工作表中各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)結(jié)果會(huì)自動(dòng)修改,從而保證了學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)始終是正確的。采用上述方法,本系學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)及班主任管理工作已在實(shí)踐中取得了良好的效果。
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