檔案信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

摘要:隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展使人們步人了一個(gè)信息化的時(shí)代，信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的主流。從政治、經(jīng)濟(jì)、文化到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)不斷顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。同時(shí)檔案的電子化管理，檔案信息數(shù)字化也面臨一些不可回避的新問(wèn)題，它是在檔案工作初步實(shí)踐中的一個(gè)新生物，雖然還存在一些有待解決的問(wèn)題，但我們不能不承認(rèn)，電子檔案的管理，在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動(dòng)程度，而且極大地提高了工作效率，本文旨在對(duì)以計(jì)算機(jī)為代表的信息化在檔案管理中的應(yīng)用加以研究，以期盡可能的提高檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;措施

一、檔案信息化管理的必要性

所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來(lái)理解:首先要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;其次，要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化;再次，要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享;第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。

檔案信息化管理的必要性主要表現(xiàn)在:由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無(wú)論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無(wú)不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

二、電子檔案工作現(xiàn)狀及面臨的問(wèn)題

1、電子檔案內(nèi)容的保密性問(wèn)題是首要問(wèn)題，用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備能索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。這對(duì)于在一段時(shí)間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問(wèn)題，帶來(lái)了極大的威脅。

2、電子文件很容易被刪改，且修改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文材料的過(guò)程中，擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。

3、隨著辦公自動(dòng)化的不斷深入，好多單位將會(huì)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲(chǔ)簡(jiǎn)化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，如出現(xiàn)“黑客”問(wèn)題，遇到病毒問(wèn)題或其它方面的故障，電子文件可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失，造成難以彌補(bǔ)的損失。

4、檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

三、加強(qiáng)檔案信息化管理的措施

首先是盡快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才，培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人才已是檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前要在加強(qiáng)全員計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí)，通過(guò)招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用人才，使他們不僅精通計(jì)算機(jī)技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù)，熱愛檔案事業(yè);不僅會(huì)操作而且會(huì)設(shè)計(jì)程序，能夠開發(fā)軟件。

其次是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。

第三是建立健全維護(hù)電子文件真實(shí)和安全的法規(guī)，在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來(lái)保證其得以實(shí)施。因此，建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對(duì)于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性，保證其安全具有重要的意義。要通過(guò)法律形式將電子檔案的保管和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來(lái)，使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時(shí)要通過(guò)立法確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國(guó)家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

第四是制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來(lái)，使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項(xiàng)重大課題，也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。

最后是加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入和保存。 以此帶動(dòng)全國(guó)檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理水平的提高。

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