淺論行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

摘要:本文分析了目前行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，提出了加強行政事業(yè)單位檔案管理工作的幾點思路。

關(guān)鍵詞:檔案管理;行政事業(yè)單位;思路

現(xiàn)代社會對于行政事業(yè)單位的運作來說，建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。所謂行政事業(yè)單位檔案工作制度建設(shè)，就是按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率，適應(yīng)行政事業(yè)單位協(xié)作化、規(guī)范化、科學(xué)化運行的需要，并便于監(jiān)督和評價。

一、行政事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀

1.檔案工作的重視程度不平衡

行政事業(yè)單位檔案工作的重視很不平衡，個別單位對檔案工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監(jiān)督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然各部門把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負(fù)責(zé)抓落實，但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓等方面還存在缺陷。

2.檔案室保管條件還比較差

多數(shù)單位還達(dá)不到檔案管理要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室，設(shè)施設(shè)備老化，有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜也五花八門不統(tǒng)一，比較零亂。個別單位檔案室設(shè)防意識不強，設(shè)施設(shè)備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。

3.檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)還相對薄弱

檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業(yè)性技術(shù)性很強的工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準(zhǔn)確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發(fā)生。個別檔案人員對檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識還不夠，存在隨意應(yīng)付了事思想，對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠，思想上存在著為難情緒。

二、行政事業(yè)單位檔案制度建設(shè)的原則

首先，規(guī)范與靈活相統(tǒng)一。行政事業(yè)單位檔案工作制度的制定要按照國家標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行。這有助于制度執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。但這并不是說所有行政事業(yè)單位的檔案工作制度都是一成不變的，行政事業(yè)單位不僅規(guī)模不同，更有工作特點的差異，其管理方式與制度規(guī)范自然不能強求一律。檔案部門應(yīng)依靠自身特點不斷地實踐、探索和總結(jié)，建立一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完善、符合本單位實際的規(guī)章制度體系。

其次，職責(zé)與權(quán)益兼顧。在制度的制定過程中，要把“職責(zé)”這一部分調(diào)整到崗位標(biāo)準(zhǔn)中，明確職責(zé)范圍及權(quán)限。例如，一個行政事業(yè)單位檔案部門的分管領(lǐng)導(dǎo)可主要負(fù)責(zé)檔案管理工作目標(biāo)的制定、對歸檔檔案的檢查和指導(dǎo)等。在明確責(zé)任的同時，應(yīng)注意保護(hù)工作人員的合法權(quán)益。當(dāng)前行政事業(yè)單位忽視工作人員權(quán)益的問題時有發(fā)生，這極大地影響工作人員的工作熱情，也必將影響到整個事業(yè)的發(fā)展。建立行政事業(yè)單位檔案工作制度必須把明確職責(zé)與保護(hù)權(quán)益放到同等重要的地位。

再次，制定與執(zhí)行并重。制度建設(shè)的首要工作就是根據(jù)單位檔案部門的實際需要，制定一系列系統(tǒng)、科學(xué)、合理的檔案管理規(guī)章制度。然而要想適合于單位的發(fā)展、有效調(diào)動工作人員積極性，更為關(guān)鍵的是制度的有效執(zhí)行。單位領(lǐng)導(dǎo)在管理單位的過程中，應(yīng)更多地關(guān)注各項制度的落實情況，在實踐檢驗的基礎(chǔ)上不斷完善，使制度更加合理化、規(guī)范化。

最后，動態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合。制度一經(jīng)形成，便在一定時期內(nèi)保持不變，具有相對的穩(wěn)定性，這是事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的前提。但是，制度并不是永不變化的。隨著時代的發(fā)展，行政事業(yè)單位的各項制度當(dāng)然也要隨之改變。特別是我國各項事業(yè)逐步和世界接軌，行政事業(yè)單位也逐步走上國際化道路。對檔案部門而言，應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)國外的一些先進(jìn)的檔案管理辦法，并結(jié)合自身情況，不斷完善現(xiàn)有的檔案工作制度。

三、行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思考

1.健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求:第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)行政事業(yè)單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

2.加強組織領(lǐng)導(dǎo)，提高人事檔案管理水平

各級行政事業(yè)單位要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)、督促;其次要結(jié)合本單位檔案管理工作實際，建立起檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核，可按照分級分類指導(dǎo)的原則，通過等級升降來實施動態(tài)管理;同時應(yīng)參考國家檔案建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立和完善質(zhì)量管理體系。各單位可結(jié)合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項工作的質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)，并積極組織實施，從而推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

3.開展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提高人事檔案利用效率

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，各級事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準(zhǔn)確、及時地傳輸信息;其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存;其三，要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

4.加強行政事業(yè)單位檔案保密工作

首先，檔案的庫房管理是檔案保密的重點，從總體上講，檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定興建，并不是任何一間辦公室都可以用作庫房。從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。

其次，做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作，確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本行政事業(yè)單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。

總之，行政事業(yè)單位檔案工作地存在一些問題，影響了檔案工作為經(jīng)濟和社會服務(wù)功能的發(fā)揮。在新的歷史條件下，行政事業(yè)單位檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展的新任務(wù)、新特點、新要求。行政事業(yè)單位檔案工作要創(chuàng)造性地開展，推進(jìn)檔案工作跨越式發(fā)展的重要一步，這是時代發(fā)展的必然要求，也是檔案工作維護(hù)好、保管好、服務(wù)好主要職能的體現(xiàn)。

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作者簡介:

任相蘇，女，1958年，河南省安陽市人，檔案館員，大學(xué)本科學(xué)位，主要研究方向為財務(wù)檔案管理。