對企事業(yè)單位如何加強會計檔案管理工作的思考

摘要:隨我國會計工作的深入發(fā)展， 會計檔案管理工作愈來愈多引起各方管理人員的重視，現(xiàn)代的會計檔案管理不同于以往的人工會計檔案的管理，其采用計算機記賬，同時還有各種現(xiàn)代化的載體工具，本文就從會計檔案的種類入手，從監(jiān)督機制、計算機設(shè)備以及從業(yè)人員的素質(zhì)等方面具體分析了新的時代形勢下會計檔案管理工作中存在的各種問題，并提出了相應(yīng)的解決方法。以期望單位檔案管理水平能不斷地提高。

關(guān)鍵詞:會計檔案管理問題措施

隨著信息化建設(shè)的進行，會計電算化逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工會計，電算化會計檔案越來越多，傳統(tǒng)的會計檔案管理體制已不適應(yīng)新形勢，產(chǎn)生越來越多的問題，從而影響到會計檔案的保存和利用。本文就會計檔案的內(nèi)涵、種類，會計檔案管理存在的問題以及加強會計檔案管理的一些措施進行了探討。

一、會計檔案管理工作的范疇

1、會計檔案的歸檔

《會計檔案管理辦法》規(guī)定，原始憑證、合同、上機日志、發(fā)票等會計資料應(yīng)定期按規(guī)定整理保存，打印輸出的憑證、賬冊、報表等先經(jīng)會計主管簽章，然后移交存檔保管。電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，存檔時應(yīng)將數(shù)據(jù)進行雙備份。計算機的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件、會計核算系統(tǒng)軟件以及軟件的備份磁盤，也應(yīng)作為會計檔案保管。

2、會計檔案的保管

根據(jù)會計檔案保管制度，會計檔案保管先要建立保管清冊，由會計檔案保管人員負責(zé)登記，并定期將財務(wù)歸檔的會計資料按順序、類別及編號整理立卷登記。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，備份軟盤必須貼上保護標簽，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，還應(yīng)定期進行檢查，定期進行復(fù)制。

3、會計檔案的借閱

各類會計檔案的查閱，必須辦理有關(guān)利用手續(xù)，一般不得帶出室外。如有特殊情況，必須帶出室外復(fù)制時，需經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行登記，填寫會計檔案調(diào)閱登記簿，并限期歸還。外單位查閱會計檔案，要持有單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負責(zé)人批準，檔案管理人員才能接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱人員的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。會計檔案經(jīng)年終核算整理裝訂后，由財務(wù)部門保管一年，以備隨時查閱。滿一年后，財務(wù)部門編造清冊，

4、會計檔案的移交

會計檔案經(jīng)年終核算整理裝訂后，由財務(wù)部門保管一年，以備隨時查閱。滿一年后，財務(wù)部門編造清冊，移交檔案部門保管。編制會計檔案移交清冊時，要列明應(yīng)當移交的檔案名稱、編號、數(shù)量、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。移交會計檔案要由單位財務(wù)負責(zé)人監(jiān)交，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人要在移交清冊上簽字。

二、當前企事業(yè)單位內(nèi)部會計檔案管理存在的問題

1、會計檔案管理法規(guī)不完善

企業(yè)經(jīng)營機制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，事業(yè)單位改制也在不斷推進中，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的會計檔案管理機制并未建立健全。目前，我國會計檔案管理方面的法律、法規(guī)與建立現(xiàn)代企事業(yè)單位制度的實際不相吻合，缺乏適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的會計檔案管理法規(guī)，在以法制經(jīng)濟為基本特征的市場經(jīng)濟體制下，無法滿足推進企事業(yè)單位體制改革和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

2、會計檔案監(jiān)督機制不健全

一是會計信息披露進程中的政府監(jiān)管不足，準則、法規(guī)執(zhí)行的監(jiān)督不力，缺乏效率;會計信息失真的法律責(zé)任界定不完善、責(zé)任追究力度不夠。二是注冊會計師制度不完善，一方面注冊會計師既要對受托單位的會計信息進行客觀公正的審計，又要收取審計費用，對被審計單位依賴性強;另一方面注冊會計師行業(yè)還沒有形成有效的監(jiān)管機制，部分從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)差。三是企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機制不完善，領(lǐng)導(dǎo)不重視，內(nèi)部制度得不到落實，會計基礎(chǔ)工作薄弱。

3、網(wǎng)絡(luò)的安全隱患

首先，計算機系統(tǒng)由許多部分組成，每個部分都有薄弱環(huán)節(jié)，極易遭到攻擊或破壞，如數(shù)據(jù)易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次，計算機系統(tǒng)的自身安全和保護功能非常薄弱，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全技術(shù)尚在建立和完善之中，信息易被竊取或泄露、非法增刪改，計算機病毒的破壞性極大。此外電算化會計系統(tǒng)只有在會計軟件的支持下才能運行并發(fā)揮作用，會計軟件對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理是否真實、合法起決定性作用。而現(xiàn)在會計軟件在開發(fā)中重功能、輕安全的現(xiàn)象普遍存在，可能存在會計軟件處理功能陷阱，或會計軟件運行與維護陷阱對系統(tǒng)的破壞性極大。

4、從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

檔案管理人員的素質(zhì)和能力是決定電算化會計檔案管理自動化程度高低的關(guān)鍵因素。由于會計檔案管理人員的電算化操作能力較低，缺乏檔案管理專業(yè)知識，電子檔案管理意識薄弱，導(dǎo)致不能及時按規(guī)定將財務(wù)系統(tǒng)中的會計資料備份到外

存儲器中保存，或不能正確進行電子文檔的備份和檢查，造成會計資料的假備份，出現(xiàn)磁盤上的標簽與電子文檔不符的現(xiàn)象。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復(fù)原有的會計資料，影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

三、加強會計檔案管理的措施

針對會計管理體制改革過程中部分單位會計管理人員的管理方法和對會計檔案管理的認識，會給單位會計檔案管理工作帶來負面的影響，及目前部分單位會計檔案管理人員的對會計檔案管理認識，而產(chǎn)生的問題，筆者認為應(yīng)強化以下方面工作:

1、建立相應(yīng)的會計檔案管理體制

實行委派制管理的會計檔案，應(yīng)嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，按要求在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機構(gòu)進行移交。

2、加強會計人員的崗位培訓(xùn)

會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員崗前培訓(xùn)，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

3、加大對會計檔案管理工作的監(jiān)管力度

要結(jié)合具體工作實際情況，聯(lián)合制定包含新會計體制下會計檔案工作內(nèi)容的《會計檔案管理實施細則》，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務(wù)工作檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，加大對會計工作整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

4、嚴格執(zhí)行會計檔案管理的各項工作程序

實行會計委派制的地區(qū)和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實際，制定出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監(jiān)交人、會計、報賬員、檔案員應(yīng)同時辦理交接手續(xù)，加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。

參考文獻:

[1]張雪珍.會計管理體制改革中的會計檔案管理[J].財會通訊，2007(8). [2]李新惠.電算化會計檔案應(yīng)注意的問題[J].檔案管理，2002(5).

[3]郝月.會計檔案管理中存在的問題及對策[J].商場現(xiàn)代化， 2007(4).

[4]王慶.淺析事業(yè)單位電算化后會計檔案的管理[J].檔案管理， 2007(5).

[5]曲琳琳.如何加強和完善電算化會計檔案管理[J].山西檔案， 2006(4).

[6]李繼朋.關(guān)于企業(yè)會計檔案管理的思考[J].中國檔案，2006(7).

作者簡介:

徐蓉蓉(1985—)，女，貴州貴陽人，會計師，經(jīng)濟師。