多媒體技術與檔案管理信息化略論

提要:多媒體技術具有數(shù)字化、多維性、集成性、交互性、實時性等主要特點，在檔案信息管理中具有節(jié)省保存空間，擴展存儲能力，減輕對原件的損害，提高檔案信息管理質(zhì)量，檔案信息檢索方便、快捷，能夠促進檔案信息載體一體化等作用。檔案管理應用多媒體技術的主要內(nèi)容是建立檔案信息庫、編制檢索程序和實現(xiàn)檔案全文信息的數(shù)字化。

關鍵詞:多媒體技術;檔案管理;信息化;應用

一、多媒體技術定義

多媒體技術(Multimedia Technology)是利用計算機對文本、圖形、圖像、聲音、動畫、視頻等多種信息綜合處理、建立邏輯關系和人機交互作用的技術。真正的多媒體技術所涉及的對象是計算機技術的產(chǎn)物，而其他的單純事物，如電影、電視、音響等，均不屬于多媒體技術的范疇。多媒體技術中的媒體主要就是利用電腦把文字、圖形、影象、動畫、聲音及視頻等媒體信息都數(shù)位化，并將其整合在一定的交互式界面上，使電腦具有交互展示不同媒體形態(tài)的能力。它極大的改變了人們獲取信息的傳統(tǒng)方法，符合人們在信息時代的閱讀方式。 多媒體技術的發(fā)展改變了計算機的使用領域，使計算機由辦公室、實驗室中的專用品變成了信息社會的普通工具，廣泛應用于工業(yè)生產(chǎn)管理、學校教育、公共信息咨詢、商業(yè)廣告、軍事指揮與訓練，甚至家庭生活與娛樂等領域。

二、多媒體有以下幾個主要特點:

(1)集成性 能夠?qū)π畔⑦M行多通道統(tǒng)一獲取、存儲、組織與合成。

(2)控制性 多媒體技術是以計算機為中心，綜合處理和控制多媒體信息，并按人的要求以多種媒體形式表現(xiàn)出來，同時作用于人的多種感官。

(3)交互性 交互性是多媒體應用有別于傳統(tǒng)信息交流媒體的主要特點之一。傳統(tǒng)信息交流媒體只能單向地、被動地傳播信息，而多媒體技術則可以實現(xiàn)人對信息的主動選擇和控制。

(4)非線性 多媒體技術的非線性特點將改變?nèi)藗儌鹘y(tǒng)循序性的讀寫模式。以往人們讀寫方式大都采用章、節(jié)、頁的框架，循序漸進地獲取知識，而多媒體技術將借助超文本鏈接(Hyper Text Link)的方法，把內(nèi)容以一種更靈活、更具變化的方式呈現(xiàn)給讀者。

(5)實時性 當用戶給出操作命令時，相應的多媒體信息都能夠得到實時控制

三、多媒體技術的應用

近年來，多媒體技術得到迅速發(fā)展，多媒體系統(tǒng)的應用更以極強的滲透力進入人類生活的各個領域，如游戲、教育、檔案、圖書、娛樂、藝術、股票債券、金融交易、建筑設計、家庭、通訊等等。其中，運用最多最廣泛也最早的就是電子游戲，千萬青少年甚至成年人為之著迷，可見多媒體的威力。大商場、郵局里是電子導購觸摸屏也是一例，它的出現(xiàn)極大地方便了人們的生活。近年來又出現(xiàn)了教學類多媒體產(chǎn)品，一對一專業(yè)級的教授，使莘莘學子受益匪淺。正因為如此，許多有眼光的企業(yè)看到了這一形式，紛紛運用其做企業(yè)宣傳之用甚至運用其交互能力加入了電子商務，自助式維護，教授使用的功能，方便了客戶，促進了銷售，提升了企業(yè)形象，擴展了商機，在銷售和形象二方面都獲益。

可以這樣說，凡是一個有進取心的企業(yè)，都離不開這一最新的高技術產(chǎn)品。首先多媒體的運用領域十分廣泛，注定了它可在各行各業(yè)生根開花。其二，隨著計算機的普及，新一代在計算機環(huán)境中成長起來的年輕人，已經(jīng)習慣了這一形式，作為一個有發(fā)展眼光的企業(yè)，是不會放棄這一未來的消費主體的。其三，由于多媒體信息技術在國外已經(jīng)非常普及，面對日益國際化的市場，只有跟上國際潮流。

四、檔案管理應用多媒體技術的主要內(nèi)容

在檔案信息管理中應用多媒體技術，將會改變舊有的工作方式，使傳統(tǒng)的檔案信息管理手段發(fā)生根本性的變化。因此，實現(xiàn)檔案信息館藏數(shù)字化、信息共享化和網(wǎng)絡服務化，應做好以下工作。

1)建立檔案信息庫

在原有檔案館館藏的基礎上，可以通過計算機用二進制編碼的數(shù)字形式對檔案信息加以存儲、處理，建立檔案信息庫。在建立檔案信息庫之前，要進行檔案信息數(shù)字化準備，同時構建多媒體平臺軟件，通過處理前準備子系統(tǒng)、數(shù)字化處理子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲子系統(tǒng)和數(shù)字化信息輸出子系統(tǒng)建構一套完整的檔案信息數(shù)字化處理系統(tǒng)，對檔案信息進行加工、制作，相互聯(lián)結(jié)，形成一個系統(tǒng)的工作流程，并使之有條不紊地進行管理，從而控制信息的啟動、運行、停止，協(xié)調(diào)各種媒體間運行的時間順序，進行同步或時序控制。該系統(tǒng)提供操作界面的生成，添加交互控制、數(shù)據(jù)庫管理等，支持各應用系統(tǒng)的運行并提供高效的運行環(huán)境。其次，將要進行數(shù)字化處理的檔案信息分門別類，并針對不同需要對檔案實體采取相應處理方式，避免資源浪費，從而提高信息存儲及信息傳輸?shù)男?，滿足用戶對信息管理及數(shù)據(jù)使用的不同要求，同時對環(huán)境資源以及多媒體系統(tǒng)資源進行監(jiān)測和管理。

2)編制檢索程序

目錄信息數(shù)字化是檔案信息數(shù)字化的前提，只有建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，才能將數(shù)量龐大的數(shù)字化檔案資源管理得井井有條，發(fā)揮計算機強大的檢索功能。

首先，要正確劃分需要處理的檔案信息的種類，并對不同類型的信息分類進行數(shù)字化處理，建立強大的檢索查詢系統(tǒng)，以保證能迅速、快捷、準確、全面、系統(tǒng)提供檔案信息，實現(xiàn)檔案數(shù)字化的目的。

其次要建立檔案著錄標引及檔案機讀目錄。通過檔案著錄來揭示其主題內(nèi)容、載體的物質(zhì)形態(tài)、參考價值，并注明檔案來源、出處、管理狀況，在完成檔案編目的同時，對檔案特征進行分析、選擇、登錄。機讀目錄的建立實現(xiàn)了計算機檢索，所著錄的條目信息被有序存入到數(shù)據(jù)庫中，按一定的數(shù)據(jù)模型將相互關聯(lián)的檔案信息以特定的方式組織起來，構成數(shù)據(jù)集合，給檔案目錄數(shù)據(jù)的管理提供技術條件。

3)檔案全文信息的數(shù)字化

檔案信息數(shù)字化，其真正目的是將檔案全文信息公布在網(wǎng)上，發(fā)揮檔案信息網(wǎng)絡的現(xiàn)實意義，排除地域界限，使用戶足不出戶就能借助網(wǎng)絡查閱檔案，獲得信息。

在實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化時，對傳統(tǒng)載體的檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換有三種主要方式，一是使用掃描錄入方式將其文字或圖像逐頁存儲，并編制目錄索引;二是采用文本形式存貯，輔

之以全文檢索數(shù)據(jù)庫;三是將上述兩種方式相結(jié)合，用戶可對文本存貯的檔案全文庫進行全文檢索。

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