從教學評估談高校檔案的優(yōu)化管理

摘要:文章闡述了高校檔案管理工作在高校教學評估中的作用，指出從中暴露出的諸多問題，提出優(yōu)化高校檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞:高校檔案管理教學評估

1990年10月原國家教委《普通高等學校教育評估暫行規(guī)定》出臺后，教育部明確提出高等教育要從重視規(guī)模發(fā)展向更加重視高等教育質(zhì)量的提高轉(zhuǎn)變，并決定從2003年起，建立5年一輪的普通高校教學質(zhì)量評估制度，旨在進一步提升我國高等教育的國際競爭力。從以往的評估工作實踐來看，評估專家組主要通過系統(tǒng)查閱學校在各項工作中形成的原始檔案資料來搜集學校教育的主要信息，了解各項工作的發(fā)展狀況，藉此對學校辦學水平和教育質(zhì)員作出評價。因此，高校檔案承擔著重要的角色，對評估工作的順利進行與評估成績的認定起著重要作用。對此，優(yōu)化高校檔案管理水平，使之在往后的教學評估中發(fā)揮更好的作用，意義重大。

一、高校檔案在教學評估中的作用分析

1.高校檔案是教學評估的重要基礎(chǔ)和客觀依據(jù)

高校檔案是廣大教職員工在教學、科研、管理等各項活動中形成的具有保存價值的文字、圖表等載體文件，從高校檔案的內(nèi)容上看，它詳細地記載了一所學校的歷史全貌和發(fā)展過程，它是隨著學校的建立而產(chǎn)生，隨著學校的發(fā)展而逐漸積累的一種重要信息資源。從形式上看，它是教學文件有條件的轉(zhuǎn)化物，詳細地保留著形成者的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)簽署、上級機關(guān)批示和起草個人的印證，以及當時形象的照片錄像或原聲聲音，是形成者的原稿、原作、原聲、原貌，是全校師生教學經(jīng)驗和學校發(fā)展的總結(jié)和智慧的結(jié)晶，是知識和信息資源的儲存庫，同時也是學校自我認識自我發(fā)展，自我提高的重要依據(jù)。接受教學評估的學校，無論評估指標體系、評估程序如何確定，其基本內(nèi)容都離不開大量的原始檔案材料。

2.高校檔案是教學評估的重要憑證

為保證教學評估工作的客觀真實，進行各項工作評估時必須充分依賴于檔案，因此，完整、準確、系統(tǒng)地收集高校檔案是搞好教育評估的基礎(chǔ)。目前，隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，各種相應(yīng)的檔案材料不斷豐富，這些檔案信息不僅反映了各種教育活動的真實過程，而且記錄了高校工作中的經(jīng)驗教訓和創(chuàng)新發(fā)展，全面體現(xiàn)了高校貫徹黨的教育方針、深化教學改革、提高教學質(zhì)量的過程，具有很強的憑證和參考作用。在教學評估中，不僅匯報材料和自評報告必須依據(jù)真實的檔案材料，且還要將完整、規(guī)范的檔案材料提供給評估專家組查閱。在專家組實地考察過程中，也會將檔案材料和現(xiàn)場情況進行對照和驗證。準確、完整的檔案材料是高校教學工作水平評估中最有說服力的重要依據(jù)，如果沒有這些檔案材料，評估就會成為無源之水，無本之木。

二、高校檔案工作在教學評估中凸顯的主要問題

如上所述，準確、完整的檔案資料直接影響到評估專家對學校教學工作水平的評價，影響到評估結(jié)果和學校的聲譽，但在接受驗收檢查的過程中，高校檔案工作也凸顯出這樣或那樣的不足，主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

1. 檔案管理意識淡薄

首先，對檔案工作的重要性認識不足。檔案工作雖然在高校的教育、評估及其他各項工作中發(fā)揮著重要的原始憑證作用，但利用檔案的過程一結(jié)束，檔案往往就被束之高閣。其次，工作進程中檔案的形成意識不強。高校檔案部門保存檔案并提供利用，但檔案部門只是檔案的管理服務(wù)部門，其管理的檔案是由各部門在日常工作中形成的文件材料轉(zhuǎn)化而來的，但一些部門沒有把檔案工作作為一項重要工作來抓，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案材料積壓、收集不全、流失在各部門或個人手中等問題，因此在接到參加評估的通知后，不得不再次投入大量的人力、物力和財力重新整理補充材料，造成被動局面和浪費，給工作帶來很大的阻力和損失。

2.館藏檔案結(jié)構(gòu)不合理

高校檔案館館藏檔案大都存在著檔案載體較為單一，特色不夠鮮明的問題，不能適應(yīng)日益多樣化的檔案利用需要，具體可概括為“一多四少”。“一多”是紙質(zhì)檔案多，特別是文書、教學、研究、基建、財會等檔案占據(jù)了“大半江山”，體現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案工作的特點。“四少”一是實物檔案少，尤其是榮譽性、紀念性實物館藏少;二是歷史檔案少;三是人物檔案少;四是館藏珍貴文獻備份少。這是長期以來重單位文件歸檔、輕個人文獻實物收集歸檔，重年度歸檔、輕即時歸檔，重校內(nèi)歸檔、輕校外收集等做法所致。由于檔案材料不齊全，無法滿足教學評估的需要，于是出現(xiàn)了偽造檔案的做法——專家檢查什么就準備什么，臨時編造材料或?qū)υ紮n案做技術(shù)處理。這種行為嚴重影響了檔案的真實性，使部分檔案不能客觀反映現(xiàn)實，致使評估不實。

3.檔案材料收集不齊全、不規(guī)范

由于評估所需的材料和高校檔案管理所要求歸檔的范圍不相一致，導(dǎo)致檔案管理中所收集的材料對評估所需往往不盡如人意，加之平時對一些有價值的檔案材料管理不規(guī)范，使材料的質(zhì)量與評估標準的要求相差甚遠。主要表現(xiàn)在:一是必要的教學檔案材料缺項嚴重。如各科試卷的分析報告、部分實驗報告沒有存盤;二是檔案材料中不規(guī)范的現(xiàn)象比較普遍。如有些材料中提到的數(shù)據(jù)，前后不一致;部分統(tǒng)計表格式和內(nèi)容不統(tǒng)一，相同內(nèi)容的表格，前后名稱不一致，有些職能部門形成的文件材料，沒有文件形成日期和加蓋公章;有些材料的紙張大小和字體格式不統(tǒng)一，不符合公文的基本要求;交叉部門上報的數(shù)據(jù)分析由于統(tǒng)一 口徑不一致 ，導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真，直接影響了評估的結(jié)果。

4.檔案管理手段相對落后

部分學校由于建設(shè)資金不足，檔案管理工作的信息化建設(shè)一直沒有實質(zhì)性進展，對檔案管理實施手工操作的現(xiàn)象比較多，信息化的建設(shè)的缺陷導(dǎo)致相關(guān)的信息化設(shè)備也十分有限，并直接制約了信息化的發(fā)展。大多高校雖然已利用計算機對檔案進行管理，但基本還是屬于人工管理狀態(tài)，現(xiàn)代化的設(shè)備只是圖有其表。同時，一些高校雖利用現(xiàn)代技術(shù)建立了一些高校數(shù)據(jù)庫，但都各自為政。以上種種現(xiàn)象均無法適應(yīng)高校快速發(fā)展中急劇增長的檔案信息的存儲需要，更無法滿足本科教學評估對檔案信息快捷檢索與利用的要求。

三、優(yōu)化高校檔案管理的若干建議

1.雙管齊下，增強檔案意識

檔案意識強弱直接影響著檔案工作的質(zhì)量，增強檔案意識，充分發(fā)揮高校檔案工作在學評估中的重要作用，措施如下:一是大力宣傳檔案法律法規(guī)。通過采取豐富多彩的形式，如校園廣播、宣傳欄板、院報、校園網(wǎng)絡(luò)等來宣傳檔案法律法規(guī)，擴大影響，讓檔案意識深入人心，提高全校檔案意識;二是加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性的認識程度。增強高校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，促使領(lǐng)導(dǎo)干部和各級職能部門形成重視檔案工作的共識，充分調(diào)動全院師生員工積累檔案、保護檔案的積極性和自覺性，增強檔案歸檔管理的責任心。

2.完善檔案管理工作制度，加強檔案工作隊伍建設(shè)

在教學評估動力的作用下，大多數(shù)高校在接受評估前都加大了檔案建設(shè)力度，顯示出集中人力、物力、時間，全面推進檔案建設(shè)的熱情。高校檔案部門要以此為契機，完善檔案管理工作制度，措施如下:一是在貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，綜合規(guī)劃全校檔案工作，擬訂和落實本校檔案工作規(guī)章制度，如歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標等，在細節(jié)上保證檔案管理的順利開展;二是建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，保障檔案工作正常、有序地開展;三是強化檔案行政部門對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，提高學校檔案管理水平。檔案管理人員在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執(zhí)行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，保證高校檔案管理工作高效有序地開展;四是加強對專兼職檔案工作人員的思想教育和業(yè)務(wù)培訓，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平，保持高校檔案隊伍的相對穩(wěn)定，確保高校檔案事業(yè)不斷向前推進。

3.豐富檔案利用工作的內(nèi)容和手段，提升檔案工作公共服務(wù)能力

高校檔案工作要圍繞學校大局，在為學校教學、科研及各項管理提供檔案利用服務(wù)的同時，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，為社會和人民群眾利用檔案創(chuàng)造便利條件。要制定相關(guān)的利用辦法，簡化利用手續(xù)，配備利用設(shè)施。對可開放的檔案，應(yīng)專門編制利用指南和開放目錄。積極開展檔案編研工作，形成有特色的檔案編研成果，并通過檔案陳列、展覽、媒體、網(wǎng)站等多種途徑，開展檔案宣傳。有條件的高校，可在相關(guān)專業(yè)的高年級開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課。高校檔案機構(gòu)要進一步豐富服務(wù)民生的手段，創(chuàng)新服務(wù)機制，拓展高校檔案館(室)的教育、文化和公共服務(wù)功能，讓高校檔案成為展示學校美好形象的窗口，提高學校的知名度和美譽度。

4.加快檔案信息化建設(shè)步伐

高校檔案信息化建設(shè)是以檔案資源建設(shè)為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化及現(xiàn)行電子文件管理為重點，以計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數(shù)字化的一項重要的檔案建設(shè)。隨著辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計算機和網(wǎng)絡(luò)上辦理，這些電子信息的歸檔管理將會更好地滿足教學評估對檔案信息檢索、利用的要求。所以，要強化專兼職檔案人員的電子信息歸檔意識，將檔案信息化建設(shè)納入校園數(shù)字化建設(shè)總體規(guī)劃。學校檔案館(室)及各職能部門，尤其是教務(wù)、科技、人事、學生工作等部門，應(yīng)當盡快建設(shè)較完備的檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時盡可能地提高計算機管理對檔案著錄和自動標引工作參與度，實現(xiàn)檔案計算機檢索與編目。充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，將檔案信息管理同辦公自動化管理融為一體，提高信息采集、傳輸和服務(wù)的效能。

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