高校資料室管理工作分析

摘要：摘要:針對目前高校院(系)資料室存在的管理體制不健全、人員素質(zhì)不高、自身功能減弱等問題，為更好地發(fā)揮資料室的圖書情報職能，從更新觀念、理順管理體制、提高人員素質(zhì)、增強自身功能幾個方面提出了相應(yīng)的對策和措施。

關(guān)鍵詞：高校資料室 管理體制 功能

由于歷史的原因，國內(nèi)高校除校屬綜合圖書館以外，各學(xué)院、系、部也建立自己的專業(yè)圖書資料室，用于存放本部門采購的圖書及其它相關(guān)資料，是學(xué)校圖書館有益的補充。相對于圖書館豐富的館藏來說，資料室雖小，卻更專業(yè)，有自己的特色，而對的主要是本部門的師生員工，教師是借閱的主體。因此資料室與圖書館是相互補充、相互依存的關(guān)系。資料室的管理是值得大家努力探討的問題。

一、高校資料室存在的問題

目前，大部分高校院(系)資料室還沒有很好地發(fā)揮作用，資料工作的理論和實踐還處于較低水平，離高校教師和學(xué)生的要求相距甚遠，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.管理體制不健全

國家教委在《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》中明確規(guī)定，系資料室業(yè)務(wù)管理歸圖書館領(lǐng)導(dǎo)，行政上歸院、系領(lǐng)導(dǎo)。但實際上很多高校圖書館對此并沒有從思想上引起重視，沒有對系資料室進行具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。而院(系、領(lǐng)導(dǎo)一方面工作繁多，再者，隔行如隔山。圖書資料管理是一項專業(yè)性很強的工作，領(lǐng)導(dǎo)既不懂又不可能去研究該項工作，資料室在許多高校實際上成了燙手山芋，陷入一種非常無奈而又尷尬的境地。其管理體制呈分散型，導(dǎo)致校內(nèi)書刊文獻經(jīng)費難以統(tǒng)籌安排，合理使用，館室兩級的圖書資料互不知底，重復(fù)收藏，各系資料室之間也重復(fù)采購，造成不必要的浪費。

2.管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

資料員在高校教職工隊伍中，地位雖然較以前有所提高，但也只是劃入“教輔”人員的行列。這就決定了資料員的業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高，他們大多未受過圖書情報專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，不熟悉圖書館管理業(yè)務(wù)，很難跟蹤并服務(wù)于本系各專業(yè)的前沿研究；從主觀上說，由于不受重視，積極性、創(chuàng)造性未能得到激發(fā)，多數(shù)資料員的工作仍停留在資料的訂購、收發(fā)、編、登記、借閱、整理等日?，嵥槭聞?wù)上，滿足于提供靜態(tài)的“資料型”服務(wù)。加上編制少，有的還身兼數(shù)職，因而資料員的作用未能得到充分發(fā)揮。

3.資料室自身功能的減弱

高校的資料室之所以能夠存在至今，說明其所具有的獨特作用是學(xué)校圖書館所不能替代的。從功能上講，“個性”是系資料室存在的前提，而“博”、“多層次”、“多功能”則是校圖書館的特點。資料室的主要任務(wù)，除了進行管理型的資料工作 (收集、加工、整理、借閱、交換等)以外，更重要的是在資料的工作上再進行研究型的情報服務(wù)(檢索、研究、編寫等)，使資料室成為系教學(xué)與科研的“先行”與“耳目”。然而，高等學(xué)校系級資料室屬于非營利的公益事業(yè)單位，自我發(fā)展的能力很弱，在執(zhí)行為教學(xué)科研服務(wù)的工作中，外在環(huán)境條件欠佳，以致在具體過程中不能滿足教學(xué)及科研的需要，這就大大削弱了資料室作為支撐院系師生進行教學(xué)和科研，及時提供資料文獻信息服務(wù)的支柱地位。

二、高校系資料管理員及文獻資料要適應(yīng)新形勢

1.提高資料室管理人員的專業(yè)素質(zhì)

對資料室管理員來說，一定的計算機知識和操作技能是不可或缺的。計算機操作及系統(tǒng)管理等技術(shù)問題是高校資料室現(xiàn)代化建設(shè)面臨的主要問題。這一時代特征與圖書資料加工的傳統(tǒng)思維形式和操作方法有著較大的區(qū)別，而且即便是購進現(xiàn)成的管理軟件，也需要進行日常的操作與維護，還需要根據(jù)圖書管理的專業(yè)特點和具體情況加以適當?shù)男薷?。這必然要求資料管理人員具備一定的計算機知識和操作技能，有足夠的能力應(yīng)對和及時排除軟硬件設(shè)備中出現(xiàn)的一般故障和建庫過程中產(chǎn)生的技術(shù)性問題。因此，對圖書資料管理人員進行計算機知識的培訓(xùn)是實現(xiàn)資料室情報資料管理工作現(xiàn)代化的首要條件。

資料室管理員要具有較強的專業(yè)素質(zhì)。在信息時代，資料管理人員作為資料文獻與用戶之間的中間人，在信息資料服務(wù)中起著重要的作用。工作人員的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平在很大程度上決定了資料室的工作成效，這就要求資料管理員不僅要加強自身專業(yè)知識修養(yǎng)，提高專業(yè)水平，還要有強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感。在具體的研究和服務(wù)工作中，如館藏文獻的合理結(jié)構(gòu)、讀者閱讀傾向研究、檢索技術(shù)探討、定題服務(wù)、跟蹤服務(wù)、文獻信息開發(fā)等等，都需要資料管理員具有豐厚的知識儲備，以便能夠幫助讀者獲得新的科研信息資料，推動教學(xué)和科研事業(yè)的發(fā)展。

2.收集各方面的圖書資料

資料室中藏書資料質(zhì)量高，范圍廣，針對性強，才能更好地為讀者提供閱讀思考、研究探索、吸取營養(yǎng)和力量的物質(zhì)基礎(chǔ)。資料室應(yīng)該保存研究生、本科生、函授學(xué)員的畢業(yè)論文，此外，資料室還應(yīng)該有外院(系)同專業(yè)的圖書和可交換的圖書資料，實現(xiàn)資源共享。資料室務(wù)必大力收集各方面的圖書資料，大大豐富藏書，為教學(xué)和科研提供深厚的物質(zhì)基礎(chǔ)。借助于讀者進行文獻資料的收集工作。進行文獻資料的收集是高校資料室的基礎(chǔ)工作，它同其他工作一樣也需要進行調(diào)查研究。同時，要調(diào)查了解讀者的基本情況，包括讀者的數(shù)量、成分、專業(yè)、文化程度、閱讀興趣以及對各類圖書資料的需求情況等，其調(diào)查結(jié)果可作為資料收集的基本依據(jù)，當然不是惟一的依據(jù)。由此可見，讀者工作對高校資料室的自身建設(shè)有著重要的作用。

3.提供有效的專題信息服務(wù)

開展專題信息服務(wù)，既是新形勢對資料室建設(shè)的客觀要求，也是高校資料室自身深化服務(wù)，滿足教學(xué)、科研實際的信息需求。資料室專題信息服務(wù)，即資料室根據(jù)本系專業(yè)的教學(xué)改革內(nèi)容的實際需求，根據(jù)教師的特定需要，圍繞某一專題，在一定時期內(nèi)主動、連續(xù)地為教師提供對口的文獻信息服務(wù)。

在此要求之下，資料室應(yīng)將有關(guān)各專業(yè)的最新知識和信息及其改革動向、科技新成就等內(nèi)容加以專題進行收集，整合不同期刊中的同一專題的文獻信息，并集中編輯成專題信息索引，輸入電腦，以文獻名、分類號、關(guān)鍵詞為檢索途徑，提供給教研室、教學(xué)人員使用，從而充分有效地開發(fā)、利用資料室的信息資源。

高校資料室在教學(xué)改革中進行專題信息服務(wù)，能夠起到橋梁和紐帶的作用。在各種載體文獻激增的今天，教師需要借肋資料室的文獻信息服務(wù)，使自己能以最快的速度，最短的時間全面掌握所需的信息。資料室在教學(xué)改革中進行專題信息服務(wù)，其目的性、針對性和主動性是十分明確的，針對教學(xué)改革的需要，全面收集具有時效性、實用性強的信息資料，從而深化信息資料工作的意義，提高資料信息的實用價值，能夠為教學(xué)改革實踐做出有效有益的支持。

4.正確、合理地進行藏書選擇

由于高校各資料室的服務(wù)對象具有很強的針對性，所以資料室的藏書建設(shè)應(yīng)以本學(xué)院的重點學(xué)科和重點專業(yè)為中心，著力突出專業(yè)特色。首先，重視專業(yè)文獻資料的收藏。專業(yè)文獻資料可以滿足各院系學(xué)科建設(shè)、科研活動等專業(yè)需求，而資料室在教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)中能否發(fā)揮積極作用及其作用的大小，在一定程度上取決于資料室藏書中專業(yè)文獻資料的收藏是否正確、合理。因此，應(yīng)該增加收藏文獻資料的數(shù)量，擴大其范圍，較系統(tǒng)地收藏中外專業(yè)期刊。

重視內(nèi)部文獻資料的收藏。內(nèi)部文獻資料主要包括：教師出外交流帶回的圖書資料、校外學(xué)者來校報告的圖書資料、各種學(xué)術(shù)會議資料、學(xué)生的學(xué)位論文和院系老師撰寫的論著等，此類內(nèi)部資料的收集，對于院系的學(xué)科建設(shè)、科研活動有重要的利用參考價值。高校資料室應(yīng)重視收集內(nèi)部文獻，以便獲取所需的專業(yè)對口、學(xué)術(shù)價值較高的相關(guān)資料，也是豐富信息資源的重要途徑。

三、建設(shè)現(xiàn)代化系資料室的對策

隨著科學(xué)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，在信息化的今天，新科技、新技術(shù)、新知識、新信息層出不窮，資料室傳統(tǒng)的圖書資料管理方式已不能適應(yīng)形勢發(fā)展的要求，更無法滿足教學(xué)、科研的需要，建設(shè)現(xiàn)代化的系級資料室，為專業(yè)教師的教學(xué)、科研提供迅速、方便的服務(wù)，已刻不容緩，為此我們應(yīng)做好以下幾個方面上作：

(1)理順管理體制。資料室作為高校圖書館的補充，它與校圖書館的關(guān)系是指導(dǎo)與被指導(dǎo)、互補與協(xié)調(diào)的關(guān)系。圖書館應(yīng)設(shè)立一個部門，專門對全校的文獻資源建設(shè)進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，改革現(xiàn)行的文獻資料工作的管理體制，打破圖書館、各資料室分散封閉的格局，統(tǒng)一管理文獻資源。圖書館和資料室在文獻采購上應(yīng)各有側(cè)重，隨時互通情報，避免文獻資料的重訂或漏訂。對于校圖書館已有的資料、已提供的服務(wù)，系資料室沒有必要重復(fù)收藏和提供。與專業(yè)無關(guān)的文獻應(yīng)堅決取消，與校圖書館重復(fù)的文獻也基本上不訂，以減少資源浪費，突出資料的專業(yè)特點。

(2)要在本專業(yè)教師的指導(dǎo)下，把一些常年不用或陳舊流通率低的資料，及過期的國標、設(shè)計圖等逐步剔出，使資料室能有更多的空間增加新的、對教師和學(xué)生教學(xué)科研、學(xué)習(xí)有更大幫助的書籍。經(jīng)常性的補充與更新書源，使得資料室相應(yīng)與相關(guān)學(xué)科的藏書內(nèi)容更加豐富，同時也保證了圖書資料反應(yīng)的信息與科學(xué)、技術(shù)、教育三方面基本同步。從而滿足本系的教學(xué)與科研的需要。

(3)圖書資料應(yīng)實現(xiàn)自動化管理。自動化管理是高校系資料室現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，目前系資料室的管理方式還是傳統(tǒng)的手上方式，這種傳統(tǒng)的管理方式已小能適應(yīng)現(xiàn)代化的需要，要提高管理水平、提供多樣化、高質(zhì)量的服務(wù)，圖書資料必須實行自動化管理，如圖書資料的選購采集、分類編目、資料檢索查詢、流通借閱等各個環(huán)節(jié)實行一整套計算機管理，也就是說在基礎(chǔ)上作與服務(wù)上作各個環(huán)節(jié)應(yīng)用計算機和其他機械設(shè)備，逐步實現(xiàn)管理上作自動化。只有實現(xiàn)了自動化才能逐步實現(xiàn)系資料室的現(xiàn)代化。

(4)圖書資料上作管理要標準化、規(guī)范化。管理科學(xué)是實現(xiàn)系資料室現(xiàn)代化的保障，沒有標準化、規(guī)范化的管理，就小可能實現(xiàn)資源共享。隨著信息技術(shù)、計算機技術(shù)在圖書館的應(yīng)用和校園網(wǎng)絡(luò)的開通，資料室與圖書館之間，資料室與資料室之間建立開放型的情報信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了校圖書情報資源共建共享成為可能，這不僅促進了高校情報事業(yè)的發(fā)展，也為資料室的發(fā)展創(chuàng)造了一個良好的條件。

(5)資料室要利用自身特點，成為有專業(yè)特色的信息服務(wù)中心，與資料室管理員的觀念、文化修養(yǎng)、專業(yè)水平及現(xiàn)代化服務(wù)技能、創(chuàng)新精神有直接關(guān)系。要實現(xiàn)管理上作自動化必須認識到傳統(tǒng)的手上服務(wù)的落后性，為了適應(yīng)計算機在圖書資料管理上的現(xiàn)代化，就必須提高管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對資料室的工作人員應(yīng)盡快進行培訓(xùn)，作為資料管理員也應(yīng)該認識到形勢的發(fā)展，時不我待，應(yīng)主動參加繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)必要的現(xiàn)代信息技術(shù)、計算機知識，能用計算機對信息加以處理，只有這樣才能適應(yīng)計算機管理的要求。另外，資料管理員也應(yīng)提高職業(yè)道德素質(zhì)，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)的崇高品質(zhì)，貫徹“讀者第一、服務(wù)至上”的基本理念，樹立全心全意為讀者服務(wù)的意識，積極熱心地為廣大教師和學(xué)生服務(wù)。

四、結(jié)束語

綜上所述，各高校在認真分析資料室建設(shè)與管理過程中存在問題的基礎(chǔ)上，可通過合理選擇圖書資料、制定科學(xué)嚴格的管理制度、合理運用先進技術(shù)設(shè)備等措施，更好地服務(wù)于高校的教學(xué)和科研工作。我們相信，隨著計算機技術(shù)、通訊技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化資料室的功能會越來越強大，作用會越來越顯著。