新形勢(shì)下的檔案管理工作創(chuàng)新

隨著社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)的蓬勃發(fā)展，以及科學(xué)技術(shù)日新月異，檔案館作為整個(gè)檔案事業(yè)的主體，作為黨和國(guó)家永久保管檔案的基地，面臨的任務(wù)十分艱巨和繁重。檔案館體制的改革、檔案的開(kāi)放、檔案接收范圍的擴(kuò)大、檔案信息的開(kāi)發(fā)、檔案館工作的現(xiàn)代化等，迫切需要檔案館相應(yīng)地提高和擴(kuò)大其功能和效率，優(yōu)化檔案館的工作程序，實(shí)行科學(xué)管理，使檔案管理工作適應(yīng)新形勢(shì)的需要。

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的檔案工作取得了很大的成績(jī)。檔案工作在為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)方面取得了較大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是，我們也應(yīng)當(dāng)看到檔案事業(yè)的發(fā)展還不平衡，表現(xiàn)在檔案管理水平還很低。館藏內(nèi)容不充實(shí)、不完整、檔案信息開(kāi)發(fā)還不夠等。我們應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，進(jìn)行檔案工作的改革，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，建立和完善檔案管理體系，重點(diǎn)開(kāi)發(fā)信息資源，使檔案有效地為社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)。

一、建立完善檔案管理體系，理順檔案管理程序

檔案部門(mén)是重要職能部門(mén)之一，應(yīng)最大限度地收集保管好一切有價(jià)值的檔案與資料，最大限度地發(fā)揮檔案在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和各項(xiàng)工作中的作用為最終目的。因此，針對(duì)檔案管理多層次的特點(diǎn)，必須堅(jiān)持主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)下的集中統(tǒng)一管理體制，分層分級(jí)建立和完善檔案管理體系，設(shè)綜合檔案科(室)，負(fù)責(zé)各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等，不得將檔案分散在個(gè)人手中，應(yīng)行使檔案管理職能，使檔案管理形成網(wǎng)絡(luò)，以保證檔案工作的正常開(kāi)展。

二、建立檔案執(zhí)法隊(duì)伍和網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查制度，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究

在堅(jiān)持以法治檔的同時(shí)，檔案主管部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宏觀管理，抓好檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范制訂與貫徹，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)管理，組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和理論教育，開(kāi)展檔案工作業(yè)務(wù)交流，研討協(xié)調(diào)解決檔案部門(mén)業(yè)務(wù)工作中的問(wèn)題，逐漸建立起一支上下配套、活動(dòng)經(jīng)常、業(yè)務(wù)熟練、責(zé)任心強(qiáng)的全方位檔案工作隊(duì)伍，使檔案人員成為既懂檔案管理又懂生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)知識(shí)的人才，使檔案工作更健康地發(fā)展。

檔案作為社會(huì)實(shí)踐的歷史記錄它不僅僅反映黨和國(guó)家上層機(jī)構(gòu)的活動(dòng)也反映了社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的活動(dòng)。作為歷史研究絕不能違背這種客觀存在。作為檔案史料基地的檔案館，無(wú)疑也絕不能無(wú)視和背離這種客觀規(guī)律。多渠道多門(mén)類(lèi)發(fā)展，使門(mén)類(lèi)單一化向多元化拓展。另外，在檔案信息載體形式上，除了收集大量的傳統(tǒng)的紙張型外，還應(yīng)注意收集縮微型(膠卷、膠片)、視聽(tīng)型(唱片、錄音帶、錄像帶、電影片、幻燈片)、機(jī)讀型(磁帶、磁帶盤(pán))等載體形式的檔案文件材料。通過(guò)廣泛的收集和征集，不僅要使檔案館所藏的檔案在數(shù)量上豐富起來(lái)，而且要使檔案館在結(jié)構(gòu)上也要豐富起來(lái)。這樣檔案館才能最大限度地肩負(fù)起維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重大任務(wù)，達(dá)到為社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的目的。

三、以法治檔，加強(qiáng)宏觀管理

隨著我國(guó)管理體制的改革，特別是《檔案法》頒布實(shí)施，檔案管理已由過(guò)去行政手段的管理，轉(zhuǎn)向以法制手段為主，輔之以行政手段的管理。沒(méi)有強(qiáng)制的法律手段是不行的，因此，必須建立以法治檔機(jī)制，加強(qiáng)《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》的宣傳教育，增強(qiáng)廣大人民的檔案意識(shí);結(jié)合實(shí)際，制定和完善與《檔案法》相配套的檔案管理?xiàng)l例、規(guī)定和辦法及檔案業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)，使所制定的標(biāo)準(zhǔn)有法可依。

四、改進(jìn)利用服務(wù)方式，把窗口面向社會(huì)，走出一條有償服務(wù)的新路子

檔案工作的根本目的在于利用，而服務(wù)工作的好壞直接影響利用效果。幾十年來(lái)檔案館提供利用是封閉、守?cái)偞?、查什么找什么、被?dòng)坐等上門(mén)的服務(wù)方式，從而決定了檔案館工作一直處于被動(dòng)的地位，阻擋了館藏的開(kāi)發(fā)利用，因此，檔案館必須在服務(wù)方式上進(jìn)行改進(jìn)，不然，檔案館的檔案工作就沒(méi)有出路。改變這一服務(wù)方式，首先要抓服務(wù)觀念的轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)檔案部門(mén)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，變封閉為開(kāi)放，變保管為開(kāi)發(fā)，變被動(dòng)為主動(dòng)，變滯后為超前。要加強(qiáng)檔案館與各基層檔案管理部門(mén)之間的聯(lián)系，為所有到館的用戶提供查全、查準(zhǔn)、查到的服務(wù)。不僅要完善傳統(tǒng)利用服務(wù)的衡量指數(shù)，即查全率和查準(zhǔn)率，還要對(duì)用戶提供信任服務(wù)，即查到率。對(duì)本館沒(méi)有的檔案也要提供線索和檔址，變“死”檔案為活信息，對(duì)未到館而需查檔的用戶及時(shí)跟蹤，提供檔案信息服務(wù)。促使檔案工作人員積極做好本職工作，搞好業(yè)務(wù)工作，提高檔案服務(wù)工作的質(zhì)量。

五、堅(jiān)持科技興檔，完善現(xiàn)代化管理

現(xiàn)代化管理是在科學(xué)管理基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的。目前我國(guó)現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展很快，檔案現(xiàn)代化管理也有了很大的進(jìn)步并開(kāi)始在檔案管理上充分顯示出檔案帶來(lái)了效益。但仍然面臨著各種復(fù)雜形式，這就需要時(shí)間深入到基層搞些調(diào)查研究做到知己知彼，熟悉庫(kù)藏，清楚家底，還要消息靈通，了解“行情”。這就要求檔案館要密切關(guān)注社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展形勢(shì)，緊密結(jié)合實(shí)際需要，對(duì)需要檔案信息用戶提供上門(mén)服務(wù)，擴(kuò)大檔案工作領(lǐng)域，使檔案工作延伸到各項(xiàng)管理中去。要采取多種服務(wù)方式，為暫不需要查檔的用戶提供超前服務(wù)，及加強(qiáng)編研工作。開(kāi)放檔案目錄，設(shè)立咨詢服務(wù)站，向社會(huì)宣傳查閱檔案方法，舉辦科技檔案交易市場(chǎng)，進(jìn)行檔案實(shí)物展覽，預(yù)測(cè)分析服務(wù)等方式方法，同社會(huì)進(jìn)行檔案信息交流。這種服務(wù)的目的旨在強(qiáng)化社會(huì)檔案意識(shí)，了解重視檔案工作，使檔案工作逐步走出單純?yōu)閮?nèi)部服務(wù)的狹小圈子，增強(qiáng)檔案為社會(huì)服務(wù)、為全民服務(wù)的意識(shí)。這樣做以滿足用戶全方位、多角度對(duì)檔案利用的需求，當(dāng)用戶需要檔案時(shí)，就會(huì)到檔案館來(lái)。要走出一條有償服務(wù)的新路，檔案利用應(yīng)在立足為生產(chǎn)服務(wù)的基礎(chǔ)上開(kāi)辟有償服務(wù)領(lǐng)域，要結(jié)合實(shí)際情況制定一套有償服務(wù)的規(guī)定、辦法，認(rèn)真劃定有償服務(wù)的范圍、內(nèi)容，同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)等。開(kāi)展好檔案的有償服務(wù)，有利于提高檔案樞紐作用。檔案的數(shù)量也越來(lái)越多，雖說(shuō)經(jīng)過(guò)努力利用現(xiàn)代化手段取得一些成績(jī)，但是還存在不少問(wèn)題，如檔案館庫(kù)房條件過(guò)于簡(jiǎn)陋，檢索工具比較單一，查找難，歸檔難，檔案資源得不到充分開(kāi)發(fā)等，這些問(wèn)題只有通過(guò)加快檔案工作現(xiàn)代化的管理步伐，利用先進(jìn)技術(shù)手段，將檔案目錄及信息輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)行計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，利用計(jì)算機(jī)檢索的功能，加快檢索速度，有效地實(shí)現(xiàn)各單位內(nèi)部資源共享，充分發(fā)揮檔案的作用。