淺談利用Excel和FoxPro解決財(cái)會(huì)工作中多表提取數(shù)據(jù)的問(wèn)題

　　摘　要：在財(cái)會(huì)工作中。Excel已經(jīng)成為不可或缺的工具軟件，它易學(xué)易用，功能強(qiáng)大。使用它能處理許多繁雜的財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)，能提高工作效率。但是，當(dāng)涉及多表提取數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)問(wèn)題時(shí)，Excel卻沒(méi)有很好的解決方法。而這項(xiàng)業(yè)務(wù)卻是財(cái)會(huì)人員經(jīng)常面對(duì)的工作。經(jīng)過(guò)嘗試。采用Excel和FoxPro相結(jié)合的辦法能很好地解決這一問(wèn)題。文章結(jié)合實(shí)例，詳細(xì)闡述了解決問(wèn)題的全過(guò)程。
　　關(guān)鍵詞：Excel FoxPro　多表提取數(shù)據(jù)視圖
　　中圖分類號(hào)：F234　文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
　　文章編號(hào)：1004-4914(2010)09-155-02
　　
　　一、引言
　　
　　在財(cái)會(huì)工作中，excel已經(jīng)成為不可或缺的工具軟件，它易學(xué)易用，功能強(qiáng)大，使用它能處理許多繁雜的財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)，提高工作效率。但是，當(dāng)涉壓多表提取數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)問(wèn)題時(shí)，Excd卻沒(méi)有很好的解決方法，而這項(xiàng)業(yè)務(wù)卻是財(cái)會(huì)人員經(jīng)常面對(duì)的工作。經(jīng)過(guò)嘗試。采用Excel和FoxPro相結(jié)合的辦法能解決這一問(wèn)題，本文結(jié)合實(shí)例，詳細(xì)闡述了解決問(wèn)題的全過(guò)程。雖然文中涉及的多表提取數(shù)據(jù)只是Excel和FoxPro結(jié)合使用的一例，但是如能舉一反三，將會(huì)對(duì)財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)處理工作提供很大的幫助。
　　
　　二、ExceI和FoxPro的功能特點(diǎn)
　　
　　1.Excel的功能特點(diǎn)。首先，具有易于掌握的軟件界面，特別適合大眾需要。其次，具有強(qiáng)大的表格處理功能，能利用Excel設(shè)計(jì)出各種復(fù)雜的表格或報(bào)表。第三，具有完善豐富的數(shù)據(jù)管理功能，它具有數(shù)據(jù)排序、篩選和匯總等功能。第四，提供了豐富的函數(shù)和工具，可完成常規(guī)數(shù)據(jù)運(yùn)算，也可以進(jìn)行復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析。第五，提供了與dbf、access、SqlServer數(shù)據(jù)交換接口，方便與這些軟件交換數(shù)據(jù)，這也是本文需重點(diǎn)利用的功能。
　　2.FoxPro的功能特點(diǎn)。首先，擁有良好的用戶界面。FoxPro系統(tǒng)利用了Windows平臺(tái)下的圖形用戶界面的優(yōu)勢(shì)，借助系統(tǒng)提供的菜單、窗口界面，通過(guò)菜單、工具或命令方式，就可以在系統(tǒng)窗口或命令窗口中完成對(duì)數(shù)據(jù)各種操作。其次，具有強(qiáng)大數(shù)據(jù)管理功能。在FoxPro系統(tǒng)中，所有的數(shù)據(jù)都是以表的形式出現(xiàn)，系統(tǒng)可以創(chuàng)建多種類型的表，如數(shù)據(jù)庫(kù)表或自由表；可定義各個(gè)表之間的關(guān)系；可以通過(guò)查詢、視圖、命令或編程實(shí)現(xiàn)多表操作。第三，具有方便快捷的應(yīng)用開發(fā)環(huán)境。FoxPro系統(tǒng)提供了向?qū)?、生成器、設(shè)計(jì)囂等多種界面的操作工具，特別適合快速編寫小型的管理程序。
　　相比之下，Excel界面更友好。數(shù)據(jù)管理操作更易于掌握，特別在數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)匯總、編排設(shè)計(jì)等方面有很強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)；而FoxPro是一款經(jīng)典的數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件，在批量數(shù)據(jù)修改、多表查詢、程序開發(fā)等方面的功能，是Excel無(wú)法企及的。雖然FoxPro是專業(yè)性較強(qiáng)的軟件，但經(jīng)驗(yàn)表明，該軟件的數(shù)據(jù)庫(kù)管理功能還是比較容易掌握的，例如。項(xiàng)目管理器、數(shù)據(jù)庫(kù)、表、查詢和視圖等內(nèi)容的基本操作。恰恰是這些功能可與Excel實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。
　　
　　三、應(yīng)用案例
　　
　　1.案例內(nèi)容。某高?，F(xiàn)有在校生7234人，2009年學(xué)費(fèi)繳納完成后，學(xué)校要求財(cái)務(wù)部門匯總“學(xué)費(fèi)收繳情況一覽表”，該表包括學(xué)號(hào)、姓名、所在系、班級(jí)、交款金額、繳費(fèi)方式等信息，學(xué)生繳費(fèi)方式有銀行轉(zhuǎn)賬和現(xiàn)金繳納兩種。財(cái)務(wù)部門匯總數(shù)據(jù)來(lái)源于三個(gè)表，一是“在校生基本情況表”，收集了現(xiàn)有在校生的基本信息，具體包括學(xué)號(hào)、姓名、所在系、班級(jí)、身份證號(hào)等多項(xiàng)內(nèi)容；二是“銀行對(duì)賬單匯總表”，收集了通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬繳費(fèi)的2826人的信息，具體包括銀行賬號(hào)、身份證號(hào)、轉(zhuǎn)賬金額等內(nèi)容；三是“現(xiàn)金繳費(fèi)情況表”，收集了在財(cái)務(wù)處現(xiàn)金繳費(fèi)的3846人的信息，具體包括學(xué)號(hào)、姓名、所在系、班級(jí)、交款金額等信息。
　　2.案例分析。學(xué)生繳費(fèi)情況一覽表可以分解為三部分信息。即銀行轉(zhuǎn)賬學(xué)生信息、現(xiàn)金繳費(fèi)學(xué)生信息、未繳費(fèi)學(xué)生信息。要匯總?cè)矫娴男畔?，關(guān)鍵是將現(xiàn)有的三個(gè)表聯(lián)系起采使用，即將“銀行對(duì)賬單匯總表”和“在校生基本情況表”通過(guò)身份證號(hào)進(jìn)行聯(lián)接，得到包括學(xué)號(hào)、姓名、所在系、班級(jí)、轉(zhuǎn)賬金額等信息在內(nèi)的“新銀行對(duì)賬單匯總表”；將“在校生基本情況表”排除“新銀行對(duì)賬單匯總表”、“現(xiàn)金繳費(fèi)情況表”表中的信息，剩余信息就是“未繳費(fèi)學(xué)生情況表”，最后將三個(gè)表合并。
　　從以上分析不難看出，匯總“學(xué)費(fèi)收繳情況一覽表”的關(guān)鍵是從三個(gè)表格中提取數(shù)據(jù)。首先將Excel表轉(zhuǎn)化為dbf表，然后使用FoxPro的數(shù)據(jù)庫(kù)視圖功能從三個(gè)表中提取所需數(shù)據(jù)，最后再將視圖內(nèi)容轉(zhuǎn)回Excd工作表，在Excel中完成數(shù)據(jù)合并編排工作。
　　
　　四、操作步驟
　　
　　1.建立“工作”文件夾，將所有的中間數(shù)據(jù)文件存放在該文件夾內(nèi)。
　　2.將“在校生基本情況表”和“銀行對(duì)賬單匯總表”轉(zhuǎn)換為dbf文件格式。
　　在Excel中打開“在校生基本情況表”，選中包括標(biāo)題在內(nèi)的所有數(shù)據(jù)，單擊“文件”菜單中“另存為”選項(xiàng)，設(shè)置“工作”文件夾為保存位置，選擇“dbo(dBase　Ⅲ)”為保存文件類型，更改文件名為“在校生基本情況表F”，點(diǎn)擊“確定”完成轉(zhuǎn)換操作。用同樣的方法將excel工作表文件“銀行對(duì)賬單匯總表”導(dǎo)出為dbf文件“在校生基本情況表F”。
　　3.利用FoxPro的視圖功能提取銀行轉(zhuǎn)賬學(xué)生的基本信息，并導(dǎo)出到Excel工作表中。在FoxPro環(huán)境中，單擊“文件”菜單“新建”選項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中選擇“項(xiàng)目”，單擊“新建”按鈕，選擇保存在“工作”文件夾，命名為“匯總項(xiàng)目”；在項(xiàng)目管理器窗口中，選擇全部選項(xiàng)卡中的“數(shù)據(jù)”，將“數(shù)據(jù)”項(xiàng)展開，選擇“數(shù)據(jù)庫(kù)”項(xiàng)，單擊右側(cè)“新建”按鈕，選擇保存在“工作”文件夾，命名為“匯總數(shù)據(jù)庫(kù)”；展開“數(shù)據(jù)庫(kù)”項(xiàng)直至“表”項(xiàng)，選擇“表”項(xiàng)，點(diǎn)擊右側(cè)“添加”，在工作文件夾中同時(shí)選擇兩個(gè)袁，點(diǎn)擊“確定”添加。此時(shí)在表項(xiàng)下出現(xiàn)了兩個(gè)袁名稱。
　　單擊“匯總數(shù)據(jù)庫(kù)”項(xiàng)下的本地視圖，單擊右側(cè)“新建”按鈕，選擇“新建視圖”，在添加表或視圖對(duì)話框中先選擇“銀行對(duì)賬單匯總表F”。單擊“添加”，后選擇“在校生基本情況表F”，單擊“添加”，在彈出的“join condition"對(duì)話框中，設(shè)置左聯(lián)接字段為“銀行對(duì)賬單匯總表F身份證號(hào)”，設(shè)置右聯(lián)接字段為“在校生基本情況表F身份證號(hào)：’，設(shè)置聯(lián)接類型為“左聯(lián)接”，點(diǎn)擊“確定”后，在“視圖設(shè)計(jì)器”字段選項(xiàng)卡中，選擇“在校生基本情況表F學(xué)號(hào)”、“在校生基本情況表F姓名”、“在校生基本情況表F所在系”、“在校生基本情況表F，班級(jí)”、“銀行對(duì)賬單匯總表F轉(zhuǎn)賬金額”字段作為顯示字段。單擊工具欄“保存”按鈕，將視圖命名為“新銀行對(duì)賬單匯總袁”，單擊工具欄“!”按鈕，運(yùn)行視圖；出現(xiàn)數(shù)據(jù)瀏覽窗口后，單擊“文件”菜單的“導(dǎo)出”選項(xiàng)，在彈出的“導(dǎo)出”對(duì)話框中。設(shè)置文件類型為“Microsoft Excel 5.0”，將文件導(dǎo)出路徑設(shè)置到“工作”文件夾，文件命名為“新銀行時(shí)賬單匯總表”，單擊“導(dǎo)出”即可得到相應(yīng)Excel工作表。
　　4.利用FoxPro的視圖功能提取“來(lái)交款學(xué)生統(tǒng)計(jì)表”，并導(dǎo)出到Excel工作表中。在Excel表中新建工作表“合并”，將“新銀行對(duì)賬單匯總表”和“現(xiàn)金繳費(fèi)情況表”按照“學(xué)號(hào)”、“姓名”、“所在系”、“班級(jí)”、“交款金額”標(biāo)題內(nèi)容進(jìn)行合并。將合并內(nèi)容再次另存為“合并F”dbf文件，并添加到匯總數(shù)據(jù)庫(kù)中。
　　單擊“匯總數(shù)據(jù)庫(kù)”項(xiàng)下的本地視圖，單擊右側(cè)“新建”按鈕，選擇“新建視圖”，在添加表或視圖對(duì)話框中先選擇“在校生基本情況表F”，單擊“添加”，后選擇“合并F”，單擊“添加”。在彈出的“l(fā)oin condi~on"對(duì)話框中，設(shè)置左聯(lián)接字段為“在校生基本情況表F，學(xué)號(hào)”，設(shè)置右聯(lián)接字段為“合并F，學(xué)號(hào)”，設(shè)置聯(lián)接類型為“左聯(lián)接”，點(diǎn)擊確定后，在“視圖設(shè)計(jì)器”字段選項(xiàng)卡中，選擇“在校生基本情況表F學(xué)號(hào)”、“在校生基本情況表F，姓名”、“在校生基本情況表F，所在樂(lè)”、“在校生基本情況表F，班級(jí)”、“合并F交款金額”字段作為顯示字段，單擊“篩選”字段，設(shè)置篩選字段為“合并F，交款金額”。設(shè)置表達(dá)式為“is nun”。單擊工具欄“保存”按鈕：將視圖命名為“未交款學(xué)生統(tǒng)計(jì)表”，單擊工具欄“!”按鈕，運(yùn)行視圖；出現(xiàn)數(shù)據(jù)瀏覽窗口后，單擊“文件”菜單的“導(dǎo)出”選項(xiàng)，在彈出的“導(dǎo)出”對(duì)話框中，設(shè)置文件類型為“Microsoft ExceI 5.0”，將文件導(dǎo)出路徑設(shè)置到“工作”文件夾，文件命名為“未交款學(xué)生統(tǒng)計(jì)表”，單擊“導(dǎo)出”即可得到相應(yīng)Excel工作表。
　　5.整理“新銀行對(duì)賬單匯總表”、“現(xiàn)金繳費(fèi)情況表”、“未交款學(xué)生統(tǒng)計(jì)表”，內(nèi)容格式合并生成“學(xué)生繳費(fèi)情況一覽表”。將三個(gè)工作表標(biāo)題對(duì)照內(nèi)容統(tǒng)一更改為學(xué)號(hào)、姓名、所在系、班級(jí)、交款金額、繳費(fèi)方式，并視每個(gè)工作表情況填寫繳費(fèi)方式，包括轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金、未交三種情況。新建“學(xué)生繳費(fèi)情況一覽表”，錄入標(biāo)題后。將三表內(nèi)容依次添加到該表中，至此數(shù)據(jù)匯總工作全部完成。
　　
　　五、總結(jié)
　　
　　在匯總“學(xué)費(fèi)收繳情況一覽表”的過(guò)程中，兩種軟件的操作全部使用可視化方式，直觀性強(qiáng)，易于理解掌握。從中也可以看出，利用Foxpro的可視化操作也可以完成一些復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理。利用這些功能彌補(bǔ)Excel功能上的不足，可在實(shí)踐工作中起到非常好的效果。另外本文除了要解決多表提取數(shù)據(jù)問(wèn)題外，更重要的是向財(cái)會(huì)人員推薦一種解決類似問(wèn)題的思路。
　　(責(zé)編：若