高校人事管理系統(tǒng)建設(shè)探討

夏 希 高冀穎

（河海大學(xué) 人事處，江蘇 南京 210098）

高校人事管理是在一定的人事政策和原則之下，運用科學(xué)的方法，執(zhí)行及調(diào)整學(xué)校的人事制度，對高校內(nèi)部的各級各類人員及其人事關(guān)系進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)，做好全校教職工的檔案管理、聘任錄用、獎懲任免、培訓(xùn)考核、工資福利、社會保障、職稱評聘、離退休等工作，以達(dá)到高等學(xué)校人力資源利用的高效率、高效益的目的。高校人事管理工作在高校管理中占據(jù)重要地位，良好的人事管理將為高校創(chuàng)造優(yōu)秀的教學(xué)和科研環(huán)境，建設(shè)合理團(tuán)結(jié)的教職工隊伍，提升高校競爭力，增強(qiáng)辦學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)高校的發(fā)展。

近年來，隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展和體制改革的進(jìn)一步深化，越來越多的高校不斷擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，人事管理的業(yè)務(wù)量日益增大，業(yè)務(wù)種類顯著增多，服務(wù)要求不斷提高，迫切要求高校人事管理從被動的事務(wù)管理轉(zhuǎn)向主動的人力資源開發(fā)及服務(wù)，相應(yīng)的管理工作手段也應(yīng)從傳統(tǒng)的手工方式向數(shù)字化方式轉(zhuǎn)變。由此，將當(dāng)代信息技術(shù)與高校人事管理相結(jié)合，建立一個集全校教職員工檔案管理、薪酬分配、社會保障、職稱評聘、崗位聘任、年度考核、干部任免、數(shù)據(jù)統(tǒng)計與上報、信息的采集與運用等為一體的高校人事管理系統(tǒng)，對人事信息進(jìn)行科學(xué)有效的系統(tǒng)化管理，顯得尤為重要。

一、高校人事管理系統(tǒng)建設(shè)的必要性

（一）提高人事管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量

人事管理工作是十分繁雜瑣碎的例行性事務(wù)工作，涉及大量的機(jī)構(gòu)、編制、崗位、人員數(shù)、工資等信息，人事管理人員幾乎每天都要處理信息的查詢、統(tǒng)計、收集、整理、存儲、歸檔等事項。這些大部分都是基于經(jīng)驗的重復(fù)勞動，但又是人事管理中不可或缺的基本事務(wù)。每逢校內(nèi)管理體制改革、機(jī)構(gòu)調(diào)整、干部任免、工資變動、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘等較大的人事管理事務(wù)及年報、月報等統(tǒng)計工作時，大量的信息處理需要占用管理人員很多時間，手工操作效率低且容易出錯。

目前高校的人事管理整體效率偏低，主要出于兩個原因：一是信息冗余，維護(hù)困難。各個管理部門都擁有各自獨立的人事基礎(chǔ)信息庫，部門之間缺乏信息共享，從而造成人事信息的重復(fù)建設(shè)，客觀上導(dǎo)致了大量冗余信息的存在，同時動輒上百個字段的信息庫的維護(hù)工作量極大；二是信息不夠精確。由于各部門的信息來源、使用目的、統(tǒng)計口徑不盡相同，以及大量冗余信息的存在，導(dǎo)致采集到的信息存在一定的偏差甚至錯誤。

因此，迫切需要有一套高效的管理系統(tǒng)使人事管理各項事務(wù)科學(xué)化和規(guī)范化，運用計算機(jī)自動處理和有序管理人事信息管理、員工考勤、薪資計算等定量問題，一定程度上實現(xiàn)無紙化辦公，降低人力、物力的消耗，實時動態(tài)提供準(zhǔn)確的人事信息，使人事管理工作者從原始復(fù)雜的人工管理中解脫出來，將更多的時間和精力投入到人事管理的理論思考和戰(zhàn)略決策中。

（二）實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)利用人事信息進(jìn)行決策的需要

人事信息是高校的重要資源，也是高校人才科學(xué)配置的重要依據(jù)。高效的人事管理信息系統(tǒng)將利用人事信息數(shù)據(jù)庫，達(dá)到信息資源共享，客觀、準(zhǔn)確地反映出各單位的教職工隊伍的實際情況及動態(tài)變化，獲得各種統(tǒng)計分析報告，為師資隊伍建設(shè)提供準(zhǔn)確依據(jù)。例如，師資信息如年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職務(wù)結(jié)構(gòu)、崗位結(jié)構(gòu)等可為人才引進(jìn)、教師培訓(xùn)、職稱評聘提供重要依據(jù)。同時，人事信息具有很強(qiáng)的時效性，從教職工的繼續(xù)教育培訓(xùn)、職稱評聘、人才的引進(jìn)與調(diào)出到人事政策的制定等，每個過程都是動態(tài)變化的，因此，高校人事管理的科學(xué)性，離不開實時的人事信息數(shù)據(jù)分析。只有掌握準(zhǔn)確全面及時的人事信息，才能為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)化決策提供全面的參考信息，方便快捷地將原來分散在各部門的人事信息進(jìn)行有機(jī)的組織和管理，實現(xiàn)學(xué)校人才資源的有效開發(fā)和管理。

（三）為學(xué)校各部門和教職工提供各種增值服務(wù)

所有教職工可借助人事管理系統(tǒng)這一平臺快速了解人事信息。首先系統(tǒng)可以迅速統(tǒng)計人員的學(xué)歷、職稱情況，從而方便各部門制定下一步的人才規(guī)劃。其次，系統(tǒng)可以成為學(xué)校人事管理的紐帶，利用校園網(wǎng)、手機(jī)查詢等方式為人事部門之外的其他管理人員及教職工提供各種自助式服務(wù)。比如重要領(lǐng)導(dǎo)可以在網(wǎng)上查看師資隊伍的年齡、職稱、學(xué)緣結(jié)構(gòu)，重要員工的信息、員工績效等；教職工可以對所需的人事信息及相關(guān)政策法規(guī)進(jìn)行快速查詢，各部門也無需在答復(fù)重復(fù)的事務(wù)性工作上花費大量的時間和精力，使得管理從以前的相對封閉變得開放，學(xué)校全體人員均能參與人事管理活動中，變滯后管理為超前管理。

二、高校人事管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀

總體來說，目前各高校內(nèi)部人事管理系統(tǒng)的發(fā)展并不理想。表現(xiàn)為一是缺乏較完整、全面、實用的高校人事管理系統(tǒng)，傳統(tǒng)的人事管理系統(tǒng)多是以教職工檔案管理為主，只是停留在單純的事務(wù)性管理工作上，在具體工作中主要表現(xiàn)為對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的查閱和改動，處于封閉式管理狀態(tài)，不能滿足開放式、跨平臺和多級管理的要求。二是即便有較大的人事管理系統(tǒng)，也缺少適合高校特征的功能和模塊，無法滿足高校多元化的數(shù)據(jù)處理需求，與高校人事管理要求存在一定的差距。具體表現(xiàn)為以下幾個特點。

（一）數(shù)據(jù)共享性不高

部分高校僅限于人事部門內(nèi)部使用人事管理系統(tǒng)，沒有實現(xiàn)真正的數(shù)字化校園建設(shè)目標(biāo)，而更多的高校則使用單機(jī)版人事管理系統(tǒng)，確實可以把管理人員從繁雜的錄入、統(tǒng)計工作中解脫出來，但也有其硬傷。主要問題就是人事信息的管理存在部門化現(xiàn)象，如教師的教學(xué)信息歸屬教務(wù)部門管理，教師的科研業(yè)績則歸屬科研部門管理，結(jié)果是各部門均有面向特定功能、基于不同技術(shù)和應(yīng)用模式的數(shù)據(jù)庫軟件，對信息維護(hù)的依據(jù)不盡相同，缺乏信息自動轉(zhuǎn)換和共享功能，導(dǎo)致了人事基礎(chǔ)信息的多頭建立、信息管理零亂。操作人員需要頻繁地在各種系統(tǒng)之間來回切換，嚴(yán)重影響了人事信息管理的工作效率和信息的準(zhǔn)確率，很難從中提取有價值的信息，滿足校內(nèi)各職能部門、上級勞動人事部門的業(yè)務(wù)需求。

（二）系統(tǒng)適應(yīng)性局限

有些高校在數(shù)字化校園建設(shè)過程中開發(fā)設(shè)計了適合本校特征的人事管理模塊，但大多是采用C/S模式的單機(jī)版模式，只能應(yīng)用在有限的局域網(wǎng)內(nèi)，很大程度上限制了管理信息系統(tǒng)的功能擴(kuò)展，而由于當(dāng)時網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息管理軟件本身的局限性，這些系統(tǒng)大多缺乏靈活性，適應(yīng)系統(tǒng)環(huán)境較差，目前面臨著升級困難、資源共享不充分等問題，已不能適應(yīng)現(xiàn)代工作的要求。

（三）業(yè)務(wù)功能性缺乏

現(xiàn)有人事管理系統(tǒng)在開發(fā)時，很多功能模塊是從信息管理系統(tǒng)演變而來的，從單一的人事行政管理業(yè)務(wù)需求角度出發(fā)設(shè)計，局限于人事信息管理、考勤管理、薪酬管理三大功能，缺乏人才資源管理相關(guān)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域及決策分析這個重要環(huán)節(jié)，而且在整體性、前瞻性和集成性方面仍有很大的欠缺。例如，僅提供日常的師資管理、勞資管理，忽視諸如專任教師職稱年齡情況比、各類人員工資發(fā)放比例分析等重要信息。這些數(shù)據(jù)通常是輔助決策的關(guān)鍵，但卻無法直接得到。

（四）管理智能性欠缺

目前所用的人事管理系統(tǒng)通常不夠智能，不能及時在具有時效性的工作上給予管理人員提醒，比如每月為退休人員辦理退休手續(xù)，某位教師的職稱評定年限已到，需要準(zhǔn)備材料，等等，若由于疏忽遺漏造成的失誤往往影響到雙方的工作情緒。

三、新型人事管理系統(tǒng)的構(gòu)建

信息時代對管理信息系統(tǒng)提出了新的要求。一個現(xiàn)代化的管理信息系統(tǒng)應(yīng)該能夠顯著提高辦公效率、降低辦公成本、充分利用內(nèi)部資源、加快工作流程、適應(yīng)環(huán)境的變化。

（一）開發(fā)模式的選擇

目前的人事管理系統(tǒng)存在的缺陷很大一部分是由于采用C/S應(yīng)用模式而產(chǎn)生的硬傷。面對跨地域管理方式，C/S模式在數(shù)據(jù)共享、遠(yuǎn)程操作方面存在困難，同時要為地理較分散的眾多客戶端安裝和升級系統(tǒng)，耗費人力物力。

隨著Internet技術(shù)應(yīng)用范圍的日益擴(kuò)大，可移植性好、界面通用、易于掌握和易于維護(hù)的B/S應(yīng)用模式應(yīng)運而生。基于B/S模式的管理系統(tǒng)存在以下特點，很好地解決了上述問題：①靈活的多級分布結(jié)構(gòu)，能實現(xiàn)不同人員，從不同地點、以不同的方式訪問和操作共同的數(shù)據(jù)庫，并能有效地保護(hù)數(shù)據(jù)平臺和管理訪問權(quán)限。②將客戶端操作簡化，客戶端可以通過桌面瀏覽器方便使用。③便于系統(tǒng)維護(hù)，幾乎所有的系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)工作都集中在服務(wù)器端，僅需通過更新服務(wù)器端的軟件就可以實現(xiàn)系統(tǒng)功能的升級?；谠撃Ｊ娇蓸?gòu)建一套具有實用性、通用性的，與教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等無縫連接的人事管理系統(tǒng)。

（二）開發(fā)實例

基于上述分析，我所在的高校擬初步建立一種新的基于Web技術(shù)的人事管理系統(tǒng)。本系統(tǒng)將基于Web技術(shù)的構(gòu)建，采用B/S操作模式、Oracle 9i的數(shù)據(jù)庫支持，系統(tǒng)開放，操作界面簡單，集中式管理，不同地點遠(yuǎn)程用戶和校內(nèi)局域網(wǎng)用戶等多用戶在權(quán)限允許范圍內(nèi)可以直接通過瀏覽器訪問服務(wù)器，實現(xiàn)動態(tài)、實時的數(shù)據(jù)查詢、新增、修改和刪除工作。

系統(tǒng)在管理上采用分層管理模式，分為操作層、系統(tǒng)管理層和發(fā)布層。在具體設(shè)計時，按照功能模塊劃分，結(jié)合學(xué)校自身情況，設(shè)計了七個系統(tǒng)功能模塊：教職工管理模塊、人事業(yè)務(wù)管理模塊、勞資業(yè)務(wù)管理模塊、師資業(yè)務(wù)管理模塊、高層次人才管理模塊、分類查詢與報表統(tǒng)計模塊、日常信息維護(hù)模塊。（見圖1）

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新型人事管理系統(tǒng)具備以下特點：①基于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫平臺。對唯一數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理，各部門可自動獲取最新的、相關(guān)的人事數(shù)據(jù)，甚至可以直接在網(wǎng)頁上進(jìn)行打印輸出，輕松實現(xiàn)信息共享，同時有效減少客戶端的維護(hù)量。②高度模塊化，具有良好的可擴(kuò)充性。隨時隨地添加數(shù)據(jù)，避免信息量不足的問題和資源的重復(fù)浪費。③提供與Word和Excel等表格和文檔工具的無縫連接?？伸`活使用文檔和報表編輯，方便用戶操作，既做到了功能擴(kuò)充，又保證了界面統(tǒng)一。④安全性高。引入多級權(quán)限管理，對全校教職工按參與角色劃分為：系統(tǒng)管理員、二級部門負(fù)責(zé)人和人事秘書、決策者和主管領(lǐng)導(dǎo)、普通用戶四類，按類對用戶的權(quán)限進(jìn)行合理分配，使四類用戶都有特定的功能的維護(hù)權(quán)和查詢權(quán)。程序在每個頁面都進(jìn)行身份和權(quán)限的驗證，防止非法用戶繞過系統(tǒng)登錄界面進(jìn)入系統(tǒng)其它頁面，或者不具有管理功能的用戶進(jìn)入管理模塊，從而充分確保系統(tǒng)信息的安全保密性。

四、結(jié)語

高校人事管理系統(tǒng)建設(shè)，不僅能提高人事資源的利用率和管理工作的效率，簡化和規(guī)范辦事程序，而且能與教學(xué)、科研等部門信息共享，逐步實現(xiàn)人事信息科學(xué)有效的系統(tǒng)化管理。當(dāng)前，高校人事管理的重心正在從傳統(tǒng)的基礎(chǔ)性工作向突出人才隊伍建設(shè)、引進(jìn)和培養(yǎng)高層次人才、創(chuàng)造有利于人才發(fā)展的體制等方面轉(zhuǎn)移。充分利用學(xué)?；A(chǔ)人事信息，深入挖掘信息價值，提高人才管理與服務(wù)水平，主動服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策，是今后高校人事管理系統(tǒng)發(fā)展的方向。

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