企業(yè)檔案信息化建設(shè)面臨的機遇與挑戰(zhàn)

高淑英

（哈爾濱市群力投資有限責(zé)任公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著中國企業(yè)檔案信息化的不斷發(fā)展，眾多企業(yè)對于檔案信息化的理解和認識不斷深入。但是在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，存在信息資源開發(fā)不足，對信息化重要性的認識有待普及和深化等問題。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)面臨眾多的機遇與挑戰(zhàn)。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)是歷史發(fā)展必然趨勢

1.1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)是歷史發(fā)展必然趨勢。首先，國際先進的企業(yè)，應(yīng)用信息技術(shù)，針對提高企業(yè)的管理水平，降低企業(yè)成本，提升企業(yè)的核心競爭力作了大量卓有成效的工作。而國內(nèi)先進的企業(yè)，凡是檔案管理比較好，其信息化水平也都比較高，如果把眼光放到更多的行業(yè)，檔案信息技術(shù)已經(jīng)成為生產(chǎn)力提高的重要支撐條件。應(yīng)該說，檔案信息化是歷史發(fā)展大勢所趨。其次，檔案信息化戰(zhàn)略是我國的發(fā)展戰(zhàn)略。工業(yè)化、信息化、城鎮(zhèn)化、市場化、國際化是我國的國家發(fā)展戰(zhàn)略。而企業(yè)的發(fā)展是國家的發(fā)展基礎(chǔ)，企業(yè)的實力是國家的實力根源，國資委、其他部委、省市也都要求相關(guān)企業(yè)加強檔案信息化建設(shè)工作，將企業(yè)檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)建設(shè)要求也是理所當(dāng)然的事情。第三，檔案信息化是提升企業(yè)核心競爭力的必然選擇之一。企業(yè)檔案信息化是企業(yè)應(yīng)用信息技術(shù)改造企業(yè)的過程，是企業(yè)深化改革，轉(zhuǎn)變企業(yè)經(jīng)營思想，重新設(shè)計企業(yè)運營模式，業(yè)務(wù)流程再造，優(yōu)化企業(yè)組織，合理設(shè)置工作崗位，規(guī)范企業(yè)管理行為，嚴格企業(yè)規(guī)章制度的過程，這是企業(yè)檔案信息化的指導(dǎo)思想，也是企業(yè)檔案信息化的基本要求。而我們的資質(zhì)管理正是我國目前優(yōu)化建筑市場的重要手段，調(diào)整結(jié)構(gòu)，增加效益，打造檔案事業(yè)的金字塔。

1.2 打造國際先進企業(yè)，推進檔案信息化行業(yè)發(fā)展才是真正目的。首先，從目前實施檔案信息化的情況來看，部分企業(yè)未從企業(yè)實際出發(fā)，結(jié)果只會是浪費人力和財力，造成資源浪費，違背了檔案信息化的初衷，因此，作為企業(yè)我們應(yīng)該用更多的時間去調(diào)整和完善自身的管理。要用科學(xué)發(fā)展觀，推動企業(yè)檔案信息化產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級，這是關(guān)系國民經(jīng)濟全局緊迫而重大的戰(zhàn)略任務(wù)。堅定不移地保護和發(fā)展檔案信息化，淘汰落后方式，整合生產(chǎn)要素，拓展發(fā)展空間，實現(xiàn)保增長和調(diào)結(jié)構(gòu)、增效益相統(tǒng)一。其次，調(diào)整行業(yè)結(jié)構(gòu)，優(yōu)化檔案信息化。在目前我國市場經(jīng)濟體制還處在逐步完善的這樣一個歷史時期，如果企業(yè)不能很好地理解信息化含義，而是“投機取巧”來滿足自身要求，這對企業(yè)檔案信息化起不到任何優(yōu)化和提升作用。

1.3 正視檔案信息化管理現(xiàn)狀是發(fā)展的前提。我國企業(yè)的檔案信息化水平雖然存在著差異，但在檔案信息化建設(shè)上的狀況卻存在相同之處，如企業(yè)、特別是中小企業(yè)信息化程度普遍較低；企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)信息化缺乏統(tǒng)一的認識和理解；企業(yè)信息化人才匱乏等。具體來說，我國企業(yè)信息化建設(shè)過程中所面臨的問題還有很多。首先嗎，缺乏一體化、集成化的信息系統(tǒng)。由于企業(yè)在檔案信息化建設(shè)早起缺乏總體的信息化規(guī)劃，雖然國內(nèi)很多企業(yè)圍繞某一項業(yè)務(wù)工作，開發(fā)或引進一個個獨立的應(yīng)用系統(tǒng)，但一般不會統(tǒng)一考慮數(shù)據(jù)標準或信息共享問題，進而導(dǎo)致“信息孤島”的不斷產(chǎn)生。從而導(dǎo)致各個應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性無法保證，各個應(yīng)用系統(tǒng)間的信息無法及時共享、反饋難；還使企業(yè)數(shù)據(jù)中存在很大的冗余、大量的垃圾信息；同時信息重復(fù)多次的輸入需要額外的勞動而且還會導(dǎo)致失真。其次，管理基礎(chǔ)信息獲得不及時、不準確。由于我國企業(yè)的檔案信息化水平比較低，大部分企業(yè)尚缺少統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，因而在對企業(yè)的各種基礎(chǔ)管理信息的獲取上不及時、不準確。通常無法將正確的信息及時反饋，導(dǎo)致信息失真。第三，企業(yè)生產(chǎn)與計劃和市場信息滯后。在市場經(jīng)濟情況下，市場對產(chǎn)品的需求處于不斷變化中，企業(yè)不僅要對不斷變化的市場需求做出反應(yīng)，變更企業(yè)配套的生產(chǎn)計劃，更重要的是要能夠?qū)κ袌龅淖兓龀鲱A(yù)測，進而正確的組織生產(chǎn)。目前國內(nèi)很多企業(yè)還沒有一個功能完善的市場預(yù)測和生產(chǎn)計劃系統(tǒng)，因此不僅不能預(yù)測市場需求，對企業(yè)的生產(chǎn)、場地、設(shè)備及物資等方面做預(yù)先安排，就是訂單來了也很難迅速地安排生產(chǎn)；在生產(chǎn)過程中難以實現(xiàn)與生產(chǎn)中心模式相匹配的計劃管理與工作流程控制；難以模擬、分析計劃進程，對人力、設(shè)施進行資源平衡。因此，造成檔案信息系統(tǒng)也難以與市場實際相吻合。

2 21世紀企業(yè)檔案信息化建設(shè)機遇與挑戰(zhàn)并存

2.1 徹底消除企業(yè)“信息孤島”問題。如前所述，企業(yè)在檔案信息化的過程中，通常會出現(xiàn)“信息孤島”的問題。而信息化作為一種集成的管理信息系統(tǒng)，可以很好的實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享性。企業(yè)各部門都依據(jù)同一數(shù)據(jù)信息進行管理，任何一種檔案數(shù)據(jù)變動都能實時地反映給所有部門，做到數(shù)據(jù)共享。在統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫支持下按照規(guī)范化的處理程序進行管理和決策，改變過去那種信息不通、情況不明、盲目決策的現(xiàn)象。

2.2 提高企業(yè)對市場的應(yīng)變能力。檔案信息化的實施可以提高企業(yè)對市場的動態(tài)應(yīng)變能力。信息化把客戶需求、企業(yè)內(nèi)部的制造活動以及供應(yīng)商的制造資源整合在一起，體現(xiàn)了完全按用戶需求制造的思想。這使得企業(yè)適應(yīng)市場與客戶需求快速變化的能力增強。它要求跟蹤、控制和反映瞬息萬變的實際情況。管理人員可隨時根據(jù)企業(yè)內(nèi)外環(huán)境條件的變化迅速做出響應(yīng)、及時決策調(diào)整，保證各項計劃正常進行。另外，它可以及時掌握各種動態(tài)信息，保持較短的生產(chǎn)周期，因而有較強的應(yīng)變能力。為了做到這點，必須樹立全員的信息意識，及時準確地把變動了的情況輸入系統(tǒng)。同時，檔案信息化還可以預(yù)測市場需求，進一步提高應(yīng)變能力。

2.3 是提高企業(yè)核心競爭力的體現(xiàn)。為了解決企業(yè)在發(fā)展過程中所面臨的各種問題，信息化為企業(yè)提供了一個比較完善的解決方案。信息化可以促進企業(yè)信息化的發(fā)展，為企業(yè)提供一體化的信息系統(tǒng)，解決企業(yè)信息化過程中出現(xiàn)的任何問題。因此，企業(yè)檔案信息化是企業(yè)生存和發(fā)展的必由之路。我國企業(yè)在檔案信息化的過程中存在著這樣或者那樣的問題，都可以通過實施信息化系統(tǒng)得到逐步地解決。企業(yè)在信息化的實施過程中，本著統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、領(lǐng)導(dǎo)參與的原則，同時做好軟件的選型和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準備，相信企業(yè)一定會最大限度的發(fā)揮信息化系統(tǒng)的作用，真正實現(xiàn)企業(yè)的信息化，進而提高企業(yè)的核心競爭力。

2.4 ERP是實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的必由之路。ERP是一種系統(tǒng)工程，它把企業(yè)所有與經(jīng)營生產(chǎn)直接相關(guān)部門的工作聯(lián)系成一整體并整理歸檔。每個部門都從系統(tǒng)總體出發(fā)做好本崗位工作，每個人員都清楚自己的工作質(zhì)量同其他職能的關(guān)系。其主要宗旨就是將企業(yè)各方面的資源充分調(diào)配和平衡，使企業(yè)在激烈的市場競爭中全方位地發(fā)揮足夠的能力，從而提高企業(yè)的核心競爭力，取得更好的經(jīng)濟效益。ERP的實施可以實現(xiàn)計劃的一貫性與可行性。ERP是一種計劃主導(dǎo)型的管理模式，計劃層次從宏觀到微觀，從戰(zhàn)略到戰(zhàn)術(shù)，由粗到細逐層細化，但始終保證與企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略目標一致?！耙粋€計劃”是ERP的原則精神，它把通常的3級計劃管理統(tǒng)一起來，編制計劃集中在廠級職能部門，車間班組只是執(zhí)行計劃、調(diào)度和反饋信息。計劃下達前反復(fù)驗證負荷與能力平衡，根據(jù)及時反饋的信息，調(diào)整處理好供需矛盾，保證計劃的一貫性、有效性與可執(zhí)行性。企業(yè)全體人員都以實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略目標作為基本的行為準則，從而確保實現(xiàn)檔案管理信息化的具體實施。

3 結(jié)束語

隨著我國信息化建設(shè)的不斷深入，特別是“檔案信息化十一五規(guī)劃”廣泛實施以來，我國的企業(yè)檔案信息化迎來了全面發(fā)展的新局面。由此可見，發(fā)展企業(yè)檔案信息化建設(shè)是機遇與挑戰(zhàn)并存的時期，同時也是歷史的必然選擇。

[1]商慧杰，蔡雪梅.企業(yè)檔案信息化管理工作初探[J].一重技術(shù)，2001-08-15.