加強(qiáng)煤炭企業(yè)物資采購(gòu)系統(tǒng)管理的探討

姜俊波

（鐵法煤業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司小康煤礦 供應(yīng)科，遼寧 調(diào)兵山 112700）

物資采購(gòu)是煤炭企業(yè)向供應(yīng)商購(gòu)買(mǎi)商品的一種商業(yè)行為，煤炭企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需要的物資絕大部分是通過(guò)采購(gòu)獲得的，物資采購(gòu)是煤炭企業(yè)物流管理的起始點(diǎn)。

1 建立完善的物資采購(gòu)系統(tǒng)管理制度

1.1 建立物資采購(gòu)價(jià)格通報(bào)制度

建立采購(gòu)物資價(jià)目表，為主管領(lǐng)導(dǎo)提供審簽依據(jù)。由計(jì)劃組會(huì)同采購(gòu)組編制當(dāng)月采購(gòu)計(jì)劃和追加采購(gòu)計(jì)劃的采購(gòu)物資價(jià)目表。要求計(jì)劃組將編制好的價(jià)目表于次日?qǐng)?bào)送經(jīng)營(yíng)副經(jīng)理、副總會(huì)計(jì)師、經(jīng)營(yíng)管理部、采購(gòu)組、庫(kù)管等有關(guān)人員。價(jià)目表內(nèi)容主要包括：采購(gòu)物資序號(hào)、物資編號(hào)、物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、計(jì)劃價(jià)、上次采購(gòu)價(jià)及供應(yīng)商等。月份采購(gòu)計(jì)劃的采購(gòu)物資價(jià)目表，要求在每月的5日前完成。追加采購(gòu)計(jì)劃的采購(gòu)物資價(jià)目表，要求每周編制一次。建立物資采購(gòu)詢(xún)價(jià)制度，為企業(yè)監(jiān)督采購(gòu)工作提供依據(jù)。由物管科負(fù)責(zé)組織計(jì)劃組對(duì)本月份的所有采購(gòu)物資予以詢(xún)價(jià)，并編制詢(xún)價(jià)表（保留詢(xún)價(jià)資料）。要求在次月的5日前將編制好的詢(xún)價(jià)表報(bào)送總經(jīng)理、經(jīng)營(yíng)副總經(jīng)理、副總會(huì)計(jì)師、經(jīng)營(yíng)管理部、紀(jì)委、庫(kù)管及使用單位。價(jià)目表內(nèi)容主要包括：采購(gòu)物資序號(hào)、物資編號(hào)、物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、計(jì)劃價(jià)、上次采購(gòu)價(jià)、本月采購(gòu)價(jià)及計(jì)劃組詢(xún)價(jià)等。

建立物資采購(gòu)價(jià)格會(huì)議通報(bào)制度

每個(gè)月的月初的第一個(gè)安全辦公會(huì)，由采購(gòu)主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)通報(bào)上月份物資采購(gòu)價(jià)格發(fā)生情況，重點(diǎn)通報(bào)差異較大物資。

1.2 建立物資采購(gòu)約束及監(jiān)督機(jī)制

物管科。物管科主管領(lǐng)導(dǎo)、計(jì)劃組和庫(kù)房管理人員（含庫(kù)工）有權(quán)對(duì)價(jià)格異常的到庫(kù)物資提出異議，并負(fù)責(zé)通知采購(gòu)員及主管領(lǐng)導(dǎo)，庫(kù)房待問(wèn)題解決后方能入庫(kù)驗(yàn)收。基層單位。物資使用單位有權(quán)對(duì)價(jià)格異常、物資與計(jì)劃不符及存在質(zhì)量問(wèn)題的物資拒絕驗(yàn)收支領(lǐng)，及時(shí)負(fù)責(zé)通報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并在經(jīng)營(yíng)調(diào)度會(huì)上予以通報(bào)。企業(yè)紀(jì)委。每月由企業(yè)紀(jì)委負(fù)責(zé)對(duì)上月物資采購(gòu)情況進(jìn)行系統(tǒng)審計(jì)，拿出審計(jì)報(bào)告，并負(fù)責(zé)將審計(jì)報(bào)告報(bào)送總經(jīng)理、經(jīng)營(yíng)副總經(jīng)理等有關(guān)人員。

1.3 建立物資采購(gòu)檔案

采購(gòu)組必須建立、建全物資采購(gòu)檔案。物資采購(gòu)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)：①檔案的填寫(xiě)要及時(shí)準(zhǔn)確、完整。②檔案的保存（儲(chǔ)存）必須完整、有序、安全可靠。③檔案的保管必須嚴(yán)格遵守檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。計(jì)算機(jī)檔案（采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)）：檔案內(nèi)容主要包括：①月份采購(gòu)計(jì)劃（追加采購(gòu)計(jì)劃）；②采購(gòu)物資序號(hào)；③物資編號(hào)；④物資名稱(chēng)；⑤規(guī)格型號(hào)；⑥計(jì)劃價(jià)；⑦采購(gòu)價(jià)；⑧物資到貨時(shí)間；⑨采購(gòu)員；⑩供應(yīng)商；⑾庫(kù)號(hào)；⑿采購(gòu)形式等。

書(shū)面材料：檔案內(nèi)容主要包括：①采購(gòu)?fù)ㄖ獑危虎谡袠?biāo)材料等。

注：要求采購(gòu)?fù)ㄖ獑蝺?nèi)容必須和采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)一致

1.4 建立到庫(kù)物資驗(yàn)收審簽制度

1.4.1 由物管科負(fù)責(zé)在每月26日前編制完成本月到庫(kù)物資明細(xì)表，組織使用單位驗(yàn)收簽字，并負(fù)責(zé)在每月的28日前報(bào)送經(jīng)營(yíng)副總經(jīng)理、副總會(huì)計(jì)師、經(jīng)營(yíng)管理部、采購(gòu)員等。

到庫(kù)物資明細(xì)表內(nèi)容包括：采購(gòu)物資序號(hào)、物資編號(hào)、物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、計(jì)劃價(jià)、上次采購(gòu)價(jià)、本月采購(gòu)價(jià)、采購(gòu)員、供應(yīng)商、庫(kù)號(hào)及使用單位等。

1.4.2 審批人員。使用單位：行政正職、業(yè)務(wù)主管、材料員。物管科：庫(kù)房主管、庫(kù)房主任、計(jì)劃員、計(jì)劃組長(zhǎng)、主管副科長(zhǎng)、科長(zhǎng)。采購(gòu)物資到庫(kù)驗(yàn)收審批表是采購(gòu)員付款依據(jù)，也是審批領(lǐng)導(dǎo)的審批依據(jù)。缺一不得付款。以上審批人員對(duì)審批到庫(kù)物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等負(fù)全責(zé)。對(duì)不符合要求的物資有權(quán)拒絕簽字驗(yàn)收。使用單位必須按時(shí)組織驗(yàn)收，對(duì)合格物資予以簽收，否則將給予通報(bào)批評(píng)。

1.5 建立產(chǎn)品質(zhì)量專(zhuān)題會(huì)議制度

每月5日前企業(yè)組織上月份采購(gòu)物資質(zhì)量專(zhuān)題會(huì)議，由物資使用單位、物管科通報(bào)本單位采購(gòu)物資存在的質(zhì)量問(wèn)題及建議，由企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)解決相關(guān)問(wèn)題。

2 加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)系統(tǒng)相關(guān)人員的培訓(xùn)

物資采購(gòu)因其涉及資金數(shù)額大、采購(gòu)過(guò)程中可能存在“回扣”問(wèn)題，一直是煤炭企業(yè)加強(qiáng)管理過(guò)程中重點(diǎn)關(guān)注的領(lǐng)域。因此，煤炭企業(yè)內(nèi)部應(yīng)做好與物資采購(gòu)有關(guān)人員的引導(dǎo)教育工作。人總是采購(gòu)行為的主體，物資采購(gòu)系統(tǒng)是否優(yōu)良，很大程度上取決于對(duì)采購(gòu)行為主體的管理。

2.1 提高物資采購(gòu)系統(tǒng)人員的業(yè)務(wù)水平

物資采購(gòu)系統(tǒng)人員的業(yè)務(wù)不夠熟練，對(duì)所采購(gòu)物資價(jià)格沒(méi)有定價(jià)經(jīng)驗(yàn)，就無(wú)法作出合理的判斷。對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量實(shí)行“誰(shuí)采購(gòu)、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的終身負(fù)責(zé)制。對(duì)采購(gòu)人員實(shí)行持證上崗制度。堅(jiān)持做到緊把關(guān)口、持證上崗、嚴(yán)格管理、定期考核。對(duì)采購(gòu)人員實(shí)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度，未參加過(guò)崗位培訓(xùn)的采購(gòu)人員不得參與采購(gòu)，以此提高物資采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。對(duì)其他與物資采購(gòu)有關(guān)的人員（計(jì)劃員、庫(kù)房管理員、財(cái)務(wù)結(jié)算員等），也要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。

2.2 對(duì)物資采購(gòu)系統(tǒng)人員進(jìn)行長(zhǎng)期有效的道德教育

對(duì)物資采購(gòu)系統(tǒng)人員定期進(jìn)行思想教育，每月至少學(xué)習(xí)一次。培訓(xùn)內(nèi)容如下：其一是學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)法和公司的各種章程，通過(guò)加強(qiáng)法律條規(guī)教育，增強(qiáng)相關(guān)人員的法律意識(shí)；其二是進(jìn)行職業(yè)道德教育，相關(guān)人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)“八榮八恥”，“以誠(chéng)實(shí)守信為榮，以見(jiàn)利忘義為恥；以遵紀(jì)守法為榮，以違法亂紀(jì)為恥?！痹谖镔Y采購(gòu)過(guò)程中自覺(jué)維護(hù)本企業(yè)的利益，維護(hù)企業(yè)的形象；其三是進(jìn)行警示教育，通過(guò)案例分析，以案明紀(jì)，以實(shí)例為誡，讓相關(guān)的物資采購(gòu)管理人員清醒地意識(shí)到貪心的可怕后果。將各種腐敗意識(shí)消滅在萌芽之中。

3 建立合理的物資采購(gòu)管理方式

3.1 制定物資采購(gòu)戰(zhàn)略

根據(jù)煤炭企業(yè)的特點(diǎn)，可將整個(gè)戰(zhàn)略規(guī)劃過(guò)程的重點(diǎn)集中在兩點(diǎn)：優(yōu)化采購(gòu)決策平臺(tái)和提升以績(jī)效考核為核心的采購(gòu)管控。圍繞這個(gè)核心，企業(yè)將實(shí)現(xiàn)一個(gè)從發(fā)現(xiàn)機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)價(jià)值到保持成果并不斷發(fā)現(xiàn)機(jī)會(huì)的循環(huán)過(guò)程，這是整個(gè)全價(jià)值采購(gòu)的價(jià)值基礎(chǔ)。

3.2 嚴(yán)格區(qū)別重點(diǎn)物資與非重點(diǎn)物資的界限

采購(gòu)人員為了故意躲避價(jià)格定額中心對(duì)重點(diǎn)物資采購(gòu)價(jià)格的審核規(guī)定，對(duì)重點(diǎn)物資和非重點(diǎn)物資的劃分、定價(jià)及申報(bào)程序有明確的文件規(guī)定情況下，將重點(diǎn)物資列為非重點(diǎn)物資處理，以非重點(diǎn)物資采購(gòu)向價(jià)格定額中心備案的方式來(lái)躲避價(jià)格定額中心對(duì)重點(diǎn)物資采購(gòu)價(jià)格的審核，鉆文件的空子。企業(yè)督察部門(mén)必須認(rèn)清這一點(diǎn)，防止采購(gòu)問(wèn)題的發(fā)生。

3.3 對(duì)大宗物資采用公開(kāi)招標(biāo)的形式采購(gòu)

建立健全詢(xún)比價(jià)、議標(biāo)、招標(biāo)、訂購(gòu)的三級(jí)管理辦法。招標(biāo)采購(gòu)，即采購(gòu)者對(duì)需要采購(gòu)的物資公開(kāi)招標(biāo)，通過(guò)一套嚴(yán)格的組織程序，讓投標(biāo)者在質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面相互競(jìng)爭(zhēng)，從而實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的最優(yōu)化。招標(biāo)工作進(jìn)行以前，必須成立由各個(gè)相關(guān)部門(mén)人員組成的監(jiān)督工作機(jī)構(gòu)。

3.4 對(duì)常用物資采用集中采購(gòu)的策略。

集中采購(gòu)是指企業(yè)設(shè)立高度集中的物資采購(gòu)中心（或叫采購(gòu)部），這個(gè)中心每年在一定時(shí)間（半年或一季度）內(nèi)按照生產(chǎn)需要分期將眾多采購(gòu)方的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行集中、整合，形成一個(gè)統(tǒng)一的采購(gòu)計(jì)劃，或者叫搭建一個(gè)為企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)的采購(gòu)平臺(tái)。

4 充分利用信息化技術(shù)，降低采購(gòu)成本

發(fā)揮采購(gòu)信息平臺(tái)的作用，不僅使煤炭企業(yè)有效地降低采購(gòu)成本，也會(huì)使供應(yīng)商節(jié)省了大量的時(shí)間成本和人力成本。物資采購(gòu)管理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是科技進(jìn)步的必然。通過(guò)煤炭企業(yè)局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢(xún)、網(wǎng)上定貨、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上報(bào)單等使煤炭企業(yè)的物資采購(gòu)更加擴(kuò)展視野，有更多的選擇空間；通過(guò)煤炭企業(yè)信息化，還可以達(dá)到庫(kù)存物資資源共享、資源互補(bǔ)，從而合理有效利用庫(kù)存資源，減少庫(kù)存量，使庫(kù)存資金達(dá)到合理利用，提高資金利用率，以便更好的為生產(chǎn)提供服務(wù)和保障。

5 采購(gòu)物資結(jié)算時(shí)，必須認(rèn)真核對(duì)各種憑證

對(duì)采購(gòu)的物資應(yīng)從兩方面把好關(guān)。其一，采購(gòu)合同簽訂并開(kāi)始執(zhí)行后，采購(gòu)貨款何時(shí)支付、支付金額大小、以何種方式支付是一個(gè)復(fù)雜的決策過(guò)程。貨款結(jié)算的科學(xué)合理決策和有效執(zhí)行是監(jiān)督的重點(diǎn)。其二，實(shí)際到貨的物資數(shù)量與質(zhì)量存在短缺和質(zhì)量不能滿(mǎn)足要求的情況，這需要驗(yàn)收人員把關(guān)。驗(yàn)收人員責(zé)任心和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的把握成為監(jiān)督的關(guān)鍵控制點(diǎn)。

總之，煤炭企業(yè)在對(duì)物資采購(gòu)系統(tǒng)嚴(yán)格管理后，就可以減少物資采購(gòu)資金的占用，降低材料的采購(gòu)成本，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，重視物資采購(gòu)系統(tǒng)的管理是每一企業(yè)都不應(yīng)該忽視的問(wèn)題。