企業(yè)物資電子采購(gòu)

劉愛(ài)春

（鐵法煤業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司小康煤礦 供應(yīng)科，遼寧 調(diào)兵山 112700）

企業(yè)采購(gòu)部門業(yè)務(wù)的優(yōu)劣和效率直接關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)成本的高低，從而影響到企業(yè)的發(fā)展。而信息化時(shí)代，市場(chǎng)需求不斷變化和發(fā)展，傳統(tǒng)的采購(gòu)方式已經(jīng)很難再適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展的需要，基于Internet的電子采購(gòu)受到了青睞。

所謂電子采購(gòu)，就是以網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)進(jìn)行購(gòu)買業(yè)務(wù)處理。它改變了通常用人工進(jìn)行的采購(gòu)處理方式，使原來(lái)必須人工操作的工作現(xiàn)在可以訴諸于網(wǎng)絡(luò)。電子采購(gòu)為企業(yè)和供應(yīng)商之間搭起了一座信息交流的橋梁，對(duì)于買賣雙方都帶來(lái)了業(yè)務(wù)上的便利。本文論述了大部分企業(yè)采用傳統(tǒng)采購(gòu)方式存在的問(wèn)題，提出了企業(yè)實(shí)現(xiàn)電子采購(gòu)的必要性，并介紹了幾種電子采購(gòu)方式，最后論述了實(shí)現(xiàn)電子采購(gòu)需要注意幾個(gè)的問(wèn)題。

1 B2B 企業(yè)電子采購(gòu)的必要性

現(xiàn)在大部分企業(yè)在采購(gòu)方面仍然實(shí)行手工操作，以電話、傳真、直接見(jiàn)面的方式進(jìn)行信息交流，而對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，物資或勞務(wù)的采購(gòu)又是一個(gè)復(fù)雜的多階段過(guò)程。首先，由采購(gòu)人員尋找相應(yīng)的產(chǎn)品供應(yīng)商，通過(guò)上門調(diào)查、產(chǎn)品認(rèn)證、試生產(chǎn)、供貨跟蹤等手段調(diào)查他們的產(chǎn)品在數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格方面是否滿足要求。在選定了供應(yīng)商后，采購(gòu)人員就會(huì)發(fā)出一份標(biāo)有具體產(chǎn)品數(shù)量的采購(gòu)訂單。然后，企業(yè)會(huì)接到供應(yīng)商的通知，告訴他采購(gòu)訂單已經(jīng)收到并確認(rèn)訂單可以滿足。當(dāng)產(chǎn)品由供應(yīng)商發(fā)出時(shí)，采購(gòu)者再次接到通知，同時(shí)還有產(chǎn)品的發(fā)貨單。企業(yè)的會(huì)計(jì)部門核對(duì)發(fā)貨單和采購(gòu)訂單后付款。當(dāng)原有訂單變動(dòng)時(shí)，購(gòu)買過(guò)程將更加復(fù)雜。這一采購(gòu)全過(guò)程較長(zhǎng)，工作量十分大，還存在暗箱操作的問(wèn)題。采購(gòu)常常為低效的商品選擇過(guò)程、費(fèi)時(shí)的手工訂貨操作和昂貴的采購(gòu)成本、冗長(zhǎng)的采購(gòu)周期這些問(wèn)題所困擾。而且傳統(tǒng)模式的報(bào)價(jià)方案也無(wú)法及時(shí)適應(yīng)價(jià)格變化，往往會(huì)使買賣雙方在經(jīng)濟(jì)上受到損失。

電子商務(wù)的迅速發(fā)展使得B2B 從根本上構(gòu)架了企業(yè)采購(gòu)的模式，從而提高了效率，降低了成本，獲取了更大的收益。供應(yīng)鏈中電子采購(gòu)的過(guò)程與體系整合的越好，節(jié)約成本的幅度及過(guò)程改進(jìn)的效益就越大。這些提高可以在以下幾個(gè)領(lǐng)域得到體現(xiàn)。

1.1 在線采購(gòu)降低了采購(gòu)成本

與目前采用的人力、電話及傳真的采購(gòu)方式相比，電子采購(gòu)更便宜，也更有效。據(jù)調(diào)查顯示，采購(gòu)原料總成本的40%來(lái)自與處理、管理訂單有關(guān)的交易。在線采購(gòu)不但便宜快捷，而且也有望減少開(kāi)列賬單及訂單的失誤，從而減少很多的交易成本，已經(jīng)采用了電子采購(gòu)的企業(yè)，過(guò)程成本降低了90%；對(duì)于采購(gòu)商品及服務(wù)的直接成本來(lái)說(shuō)，其價(jià)格減少了11%。例如，3M 公司，過(guò)去每天的辦公材料產(chǎn)生成千上百的訂單，這些訂單占公司采購(gòu)貿(mào)易量的70%，但是交易額只占采購(gòu)支出的2%，每個(gè)訂單需1-3 天制定，近三分之一的訂單需要返工，重新修訂。后來(lái)3M 公司實(shí)施電子采購(gòu)方法，極大地減少了交易成本，幾乎完全根除了返工及其他錯(cuò)誤，定單內(nèi)部周期也降至一小時(shí)內(nèi)，這種改進(jìn)使原來(lái)的采購(gòu)成本由120美元降到40美元。

1.2 擴(kuò)大采購(gòu)范圍，提高采購(gòu)質(zhì)量

企業(yè)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以突破地域的限制，在全國(guó)甚至全世界范圍內(nèi)尋找最合適的供應(yīng)商，從而保證產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)以及物流之間實(shí)現(xiàn)最佳組合，及時(shí)滿足企業(yè)的需求。

1.3 可以縮短采購(gòu)周期，提高采購(gòu)效率，減少采購(gòu)的人工操作錯(cuò)誤，降低庫(kù)存

傳統(tǒng)采購(gòu)中，需求雙方信息閉塞，一般需要一定的時(shí)間來(lái)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查。電子采購(gòu)系統(tǒng)使雙方能夠更容易快速地得到信息，從而將企業(yè)的原有周期縮短，降低了庫(kù)存。

1.4 電子采購(gòu)徹底改變了生產(chǎn)銷售公司的供應(yīng)鏈，在企業(yè)和供應(yīng)商之間形成了一個(gè)訂單信息流

由于從客戶服務(wù)者到網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的技術(shù)轉(zhuǎn)變，建立了企業(yè)資源計(jì)劃、客戶關(guān)系管理及供應(yīng)鏈管理相統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，全面改造了企業(yè)的價(jià)值鏈。也為企業(yè)通過(guò)此供應(yīng)鏈在產(chǎn)品設(shè)計(jì)和生產(chǎn)方面與各種層次的供應(yīng)商交換意見(jiàn)提供了便利。

2 企業(yè)電子采購(gòu)的方式

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，采購(gòu)方式也發(fā)生了很大變化。采購(gòu)方式由過(guò)去的傳統(tǒng)采購(gòu)加速向公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判和詢價(jià)采購(gòu)等多種方式轉(zhuǎn)變，提高了企業(yè)采購(gòu)的整體效益，確保企業(yè)以合理的價(jià)格采購(gòu)到質(zhì)量?jī)?yōu)良的物資。企業(yè)電子采購(gòu)的方式有以下幾種。

2.1 利用網(wǎng)絡(luò)尋找貨源和供應(yīng)商

據(jù)統(tǒng)計(jì)，從1998年3月我國(guó)第一筆互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)上交易成功，到2004年完成4975億元交易額，比2003年增長(zhǎng)400%，我國(guó)的電子商務(wù)進(jìn)入了務(wù)實(shí)發(fā)展階段。目前，我國(guó)登記在冊(cè)的企業(yè)已達(dá)到870萬(wàn)家，其中大中型企業(yè)10萬(wàn)多家，大部分企業(yè)建立了宣傳網(wǎng)站、提供廣告發(fā)布、電子目錄、電子查詢等服務(wù)，為企業(yè)的采購(gòu)提供了很大的選擇空間。

2.2 網(wǎng)上競(jìng)價(jià)采購(gòu)

網(wǎng)上競(jìng)價(jià)采購(gòu)又稱為逆拍賣，是以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為平臺(tái)把招標(biāo)方式和拍賣技術(shù)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)。網(wǎng)上競(jìng)價(jià)采購(gòu)為企業(yè)和供應(yīng)商提供了一個(gè)交互的平臺(tái)，即供應(yīng)商通過(guò)競(jìng)標(biāo)壓低價(jià)格而獲得企業(yè)的采購(gòu)合同，是B2B電子商務(wù)發(fā)展中的一大熱點(diǎn)。

競(jìng)價(jià)時(shí)，由企業(yè)根據(jù)采購(gòu)需求發(fā)布競(jìng)價(jià)標(biāo)書，事先約定競(jìng)價(jià)條件，并主持整個(gè)競(jìng)價(jià)過(guò)程。經(jīng)過(guò)國(guó)防企業(yè)資格預(yù)審合格的供應(yīng)商，都是在匿名條件下與對(duì)手競(jìng)爭(zhēng)，可以在規(guī)定的競(jìng)拍過(guò)程中充分進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)，爭(zhēng)取自己獲得有利的排位，符合預(yù)設(shè)中標(biāo)條件的供應(yīng)商最終中標(biāo)。網(wǎng)上競(jìng)價(jià)采購(gòu),整個(gè)運(yùn)行過(guò)程在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下展開(kāi),改變了以往采購(gòu)過(guò)程中信息不充分、不透明帶來(lái)的種種問(wèn)題。相比傳統(tǒng)的競(jìng)爭(zhēng)報(bào)價(jià)方式，網(wǎng)上競(jìng)價(jià)采購(gòu)的在保證實(shí)時(shí)競(jìng)爭(zhēng)現(xiàn)場(chǎng)的同時(shí)又能保證參與各供應(yīng)商間的背對(duì)背，從而有條件創(chuàng)造出一個(gè)充分競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境，保證企業(yè)的利益。2000年9月18日，美國(guó)UT 公司在中國(guó)進(jìn)行網(wǎng)上零部件拍購(gòu)；預(yù)計(jì)約2000萬(wàn)美元的貨品，最終以1251萬(wàn)美元成交；節(jié)約采購(gòu)成本37%，共735萬(wàn)美元。2007年2月27日，安慶石化通過(guò)競(jìng)價(jià)采購(gòu)，在德國(guó)采購(gòu)油改煤氣化裝置消缺所需的一塊特殊合金鋼板，節(jié)省了采購(gòu)資金52萬(wàn)元，實(shí)現(xiàn)了價(jià)格最低。資料顯示，通過(guò)網(wǎng)上競(jìng)價(jià)采購(gòu)可以節(jié)省5%至40%的采購(gòu)成本。

2.3 電子招標(biāo)采購(gòu)方式

電子招標(biāo)采購(gòu)方式就是以信息技術(shù)為平臺(tái)，使傳統(tǒng)的招標(biāo)過(guò)程電子化管理和運(yùn)作。傳統(tǒng)方式招標(biāo)采購(gòu)作為一種交易模式，很難體現(xiàn)招標(biāo)采購(gòu)公開(kāi)、公平、公正的優(yōu)點(diǎn)，而且，傳統(tǒng)招標(biāo)操作周期較長(zhǎng)，效率較低、運(yùn)作成本較高，給企業(yè)的正常運(yùn)行帶來(lái)一定的影響。電子招標(biāo)采購(gòu)使企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)更加公開(kāi)、公正、公平，而且采用電子招標(biāo)采購(gòu)避免了招標(biāo)過(guò)程中人為因素的作用，減少了腐敗發(fā)生的可能性，同時(shí)電子招標(biāo)也大量地節(jié)省了工作時(shí)間和精力，提高了工作效率。利用電子招標(biāo)平臺(tái)在線的可導(dǎo)出數(shù)據(jù)表單可隨需自動(dòng)生成各種統(tǒng)計(jì)表格供查閱，幫助企業(yè)從全方位、多角度加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)業(yè)務(wù)的宏觀監(jiān)控和科學(xué)管理，為企業(yè)的管理提供了科學(xué)的依據(jù)。

[1][美]戴爾·尼夫著，陳朝輝譯.電子采購(gòu)-從構(gòu)想到實(shí)施[M].中信出版社，2002.

[2]朱永興.工業(yè)企業(yè)的采購(gòu)與采購(gòu)管理[M].中國(guó)經(jīng)濟(jì)出版社，2001.

[3]傅鉛生.電子商務(wù)教程[M].國(guó)防工業(yè)出版社，2006.