高校優(yōu)化機(jī)關(guān)管理服務(wù)效能的途徑和方法研究

●郭 茜

一、加強(qiáng)溝通交流，在增強(qiáng)工作效力上下功夫

當(dāng)前，教師和同學(xué)們或忙于授課科研，或忙于學(xué)業(yè)，對(duì)機(jī)關(guān)管理服務(wù)工作的總體情況不甚了解。但卻對(duì)校部機(jī)關(guān)提高工作效率、簡(jiǎn)化工作程序，更周到地提供服務(wù)充滿期望。因此，優(yōu)化機(jī)關(guān)管理服務(wù)效能的第一路徑在于：從加強(qiáng)機(jī)關(guān)與廣大師生之間的溝通交流入手，主動(dòng)把握師生需求，加深彼此了解，增強(qiáng)工作針對(duì)性，在提升工作效力上下功夫。

1.搭建交流對(duì)話平臺(tái)，主動(dòng)把握需求。為增進(jìn)廣大師生與機(jī)關(guān)管理部門(mén)之間的了解，要設(shè)法搭建有效的交流對(duì)話平臺(tái)?？梢愿鶕?jù)機(jī)關(guān)管理服務(wù)工作的內(nèi)容和階段性工作重點(diǎn)，定期組織召開(kāi)懇談協(xié)商會(huì)，就廣大師生普遍關(guān)心的熱點(diǎn)問(wèn)題或與其切身利益緊密相關(guān)的某些問(wèn)題，由有關(guān)職能部門(mén)出面直接與師生進(jìn)行溝通，現(xiàn)場(chǎng)聽(tīng)取大家的意見(jiàn)和建議，同時(shí)將學(xué)校的總體思路和有關(guān)政策予以說(shuō)明。對(duì)于大家提出的合理而可行的建設(shè)性建議，應(yīng)予以采納，并相應(yīng)改進(jìn)原有的工作設(shè)想或工作方案。為方便那些不能參加會(huì)議但對(duì)會(huì)議內(nèi)容十分關(guān)心的師生了解有關(guān)情況，可以對(duì)會(huì)議進(jìn)行全程錄像，在校園網(wǎng)內(nèi)網(wǎng)的“面對(duì)面”欄目中公開(kāi)，盡可能地消除信息傳遞障礙。機(jī)關(guān)職能部門(mén)還可以通過(guò)不定期下基層開(kāi)展調(diào)研活動(dòng)，特別是在各項(xiàng)重大政策措施出臺(tái)前組織召開(kāi)征詢意見(jiàn)會(huì)等形式，加強(qiáng)與師生、與基層單位之間的對(duì)話和溝通，及時(shí)聽(tīng)取大家的具體意見(jiàn)和寶貴建議，了解大家的真實(shí)想法，使機(jī)關(guān)的管理服務(wù)工作更加貼近師生需求。

2.構(gòu)建角色互換機(jī)制，加深彼此了解。為增強(qiáng)廣大師生和基層單位對(duì)機(jī)關(guān)管理服務(wù)工作的理解、體諒和支持，不斷提升大家對(duì)機(jī)關(guān)工作的評(píng)價(jià)，可以通過(guò)構(gòu)建角色互換機(jī)制來(lái)實(shí)現(xiàn)。其一，可以從基層選拔優(yōu)秀教師或干部到機(jī)關(guān)進(jìn)行掛職鍛煉，掛職半年至一年后，可以提任、留任或返回原崗位，這既是從基層選拔管理干部的一個(gè)重要途徑，又能通過(guò)掛職讓這些教師或基層干部充分了解到機(jī)關(guān)工作的實(shí)際情況，同時(shí)也能幫助掛職部門(mén)學(xué)會(huì)用基層的“頭腦”來(lái)思考管理服務(wù)工作。其二，可以從機(jī)關(guān)選派干部去基層擔(dān)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)或從事管理工作，被選派的干部在校院兩級(jí)協(xié)調(diào)溝通上自是得心應(yīng)手，又能在基層管理工作中較好地把握工作節(jié)奏和學(xué)校要求，找準(zhǔn)工作切合點(diǎn)，更好地落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)。其三，可以選拔優(yōu)秀學(xué)生來(lái)機(jī)關(guān)幫忙從事具體的管理服務(wù)工作，在機(jī)關(guān)與學(xué)生之間搭建起溝通橋梁，既為學(xué)生提供勤工助學(xué)機(jī)會(huì)，又幫助學(xué)生積累機(jī)關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，還可減輕機(jī)關(guān)事務(wù)性工作的壓力，同時(shí)也能透過(guò)他們了解到學(xué)生的思想狀況和實(shí)際需求，更可以把他們培訓(xùn)為機(jī)關(guān)管理服務(wù)工作的宣傳員。

二、加強(qiáng)合作共建，在形成工作合力上下功夫

機(jī)關(guān)干部常常疲于應(yīng)對(duì)各種事務(wù)性工作，部門(mén)之間的交流與合作非常有限。通過(guò)加強(qiáng)機(jī)關(guān)各職能部門(mén)之間的合作共建，最大可能地形成工作合力，是整體提升機(jī)關(guān)管理服務(wù)工作實(shí)效性的有效方法。

1.探索會(huì)議的集約化管理模式。整體提高會(huì)議效率是迫切需要得以解決的難題之一，這不是任何一個(gè)職能部門(mén)能單獨(dú)解決的問(wèn)題，需要全校上下齊抓共管，共同努力?？梢苑e極探索會(huì)議集約化管理模式，由黨辦和校辦牽頭，加強(qiáng)與各職能部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容選擇性地安排參會(huì)人員，盡可能地將部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)從“會(huì)海”中解放出來(lái)；根據(jù)參會(huì)人員情況，將相關(guān)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行整合，以減少召開(kāi)會(huì)議的次數(shù)；會(huì)前盡可能將會(huì)議議題告知參會(huì)人員，并將相關(guān)材料送達(dá)參會(huì)人員，以提高會(huì)上議事效率。

2.建立職能部門(mén)聯(lián)席會(huì)議制度。具有工作相關(guān)性的職能部門(mén)之間，可以通過(guò)定期召開(kāi)聯(lián)席工作會(huì)議的形式，加強(qiáng)彼此交流，開(kāi)展專題研討，相互指出不足，共同研究改進(jìn)工作的對(duì)策，進(jìn)一步規(guī)范管理行為，提升服務(wù)質(zhì)量。例如：黨委職能部門(mén)之間可以通過(guò)聯(lián)席會(huì)議共同研究黨建工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題；科研處與人事處可以通過(guò)聯(lián)席會(huì)議共同商討如何搞好學(xué)科帶頭人隊(duì)伍建設(shè)；學(xué)生處和保衛(wèi)處則可以通過(guò)聯(lián)席會(huì)議定期通報(bào)和分析研究學(xué)生案例等。這種聯(lián)席會(huì)議形式應(yīng)通過(guò)創(chuàng)新實(shí)踐努力形成長(zhǎng)效機(jī)制。

3.創(chuàng)建管理信息共享機(jī)制。隨著現(xiàn)代化管理設(shè)備的普遍運(yùn)用和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息管理和服務(wù)成為高校機(jī)關(guān)工作的重要組成部分。為進(jìn)一步提升學(xué)校信息服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，著力提高各職能部門(mén)之間的管理信息共享度，減少對(duì)廣大師生和基層工作的重復(fù)要求，應(yīng)通過(guò)研究和制定管理信息共享辦法，開(kāi)發(fā)和建設(shè)信息共享系統(tǒng)平臺(tái)，按照實(shí)際工作需要與盡可能充分共享相結(jié)合的原則，通過(guò)分類授權(quán)為全校各部門(mén)和基層單位提供信息數(shù)據(jù)支持。

三、創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，在激發(fā)工作動(dòng)力上下功夫

創(chuàng)新和完善激勵(lì)機(jī)制，能強(qiáng)化員工履行本職工作的責(zé)任感，充分挖掘和有效激發(fā)機(jī)關(guān)員工工作動(dòng)力，從而進(jìn)一步優(yōu)化機(jī)關(guān)管理服務(wù)效能。

1.促成自我激勵(lì)循環(huán)。要通過(guò)強(qiáng)意識(shí)、壓擔(dān)子和獎(jiǎng)創(chuàng)新來(lái)努力促成機(jī)關(guān)員工自我激勵(lì)的良性循環(huán)。第一，可以通過(guò)不定期組織召開(kāi)專題組織生活會(huì)和主題演講會(huì)等形式，讓機(jī)關(guān)員工充分討論和再認(rèn)識(shí)機(jī)關(guān)管理服務(wù)工作的重要意義，不斷增強(qiáng)工作責(zé)任感和使命感，提高工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，自覺(jué)提升管理效力，力爭(zhēng)提高服務(wù)水平。這是形成自我激勵(lì)的基點(diǎn)。第二，可以將每年必須提出改進(jìn)部門(mén)工作的具體設(shè)想作為機(jī)關(guān)各部門(mén)負(fù)責(zé)人年度考核的重要指標(biāo)，以此來(lái)促進(jìn)各部門(mén)在日常工作中勤于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、善于思考解決問(wèn)題的辦法，切實(shí)推動(dòng)管理服務(wù)工作每年朝前走一步。第三，可以通過(guò)“我為管理服務(wù)獻(xiàn)一計(jì)”等系列獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)，激勵(lì)員工積極諫言獻(xiàn)策，大膽創(chuàng)新實(shí)踐。

2.豐富人才成長(zhǎng)路徑。推動(dòng)員工創(chuàng)造佳績(jī)的最好方法是對(duì)他們進(jìn)行準(zhǔn)確分析和定位，讓他們?cè)诠ぷ髦卸加袡C(jī)會(huì)做自己最擅長(zhǎng)做的事，并對(duì)他們進(jìn)行有針對(duì)性的培養(yǎng)，使每個(gè)人的才干轉(zhuǎn)化為他們實(shí)實(shí)在在的優(yōu)勢(shì)。學(xué)校不僅應(yīng)創(chuàng)造條件積極鼓勵(lì)機(jī)關(guān)員工學(xué)習(xí)進(jìn)修，還要通過(guò)設(shè)立高校管理人員技術(shù)職稱和行政晉職晉級(jí)制度、實(shí)施機(jī)關(guān)干部梯隊(duì)培養(yǎng)計(jì)劃、實(shí)行干部分級(jí)管理制度等具體措施，對(duì)機(jī)關(guān)員工的發(fā)展前途實(shí)實(shí)在在地負(fù)起責(zé)任，使從事不同崗位、不同性質(zhì)工作的員工都能看到各自發(fā)展的通道。尤其是對(duì)那些看準(zhǔn)了的、有發(fā)展?jié)摿Φ那嗄旯歉?，更要為他們走上重要的崗位、?dān)當(dāng)更重要的責(zé)任創(chuàng)造條件。

3.完善考評(píng)獎(jiǎng)勵(lì)體系。完善考評(píng)獎(jiǎng)勵(lì)體系應(yīng)以形成科學(xué)考評(píng)、獎(jiǎng)罰分明，以制度約束人、以制度激勵(lì)人的有效機(jī)制為目標(biāo)。首先，應(yīng)進(jìn)一步明確機(jī)關(guān)各部門(mén)、各崗位的工作職責(zé)和要求，將機(jī)關(guān)崗位職責(zé)和辦事流程全面公開(kāi)，可通過(guò)員工“掛牌上崗”、聘請(qǐng)師生代表做機(jī)關(guān)服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督員等措施，使機(jī)關(guān)員工更直接地面向群眾接受監(jiān)督；其次，要通過(guò)建立健全崗位責(zé)任制、服務(wù)承諾制、限時(shí)辦結(jié)制、首問(wèn)責(zé)任制、全程辦事代理制、信息反饋制、失職追究制等相關(guān)制度，進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校管理行為，切實(shí)改變機(jī)關(guān)作風(fēng)；第三，要根據(jù)崗位性質(zhì)確定考核標(biāo)準(zhǔn)，并將年終考核與日?？己擞行ЫY(jié)合，在年終考核時(shí)，可將機(jī)關(guān)員工個(gè)人總結(jié)公示于各部門(mén)網(wǎng)頁(yè)上，接受全校師生的監(jiān)督和評(píng)價(jià)，做到“部門(mén)內(nèi)部評(píng)、機(jī)關(guān)橫向評(píng)、師生縱深評(píng)、領(lǐng)導(dǎo)最后評(píng)”；第四，應(yīng)將考核結(jié)果運(yùn)用到獎(jiǎng)勵(lì)制度中，起到正面激勵(lì)作用，通過(guò)增設(shè)專項(xiàng)獎(jiǎng)，如“管理明星獎(jiǎng)”、“窗口服務(wù)獎(jiǎng)”、“穩(wěn)定工作獎(jiǎng)”、“工作創(chuàng)新獎(jiǎng)”、“工作進(jìn)步獎(jiǎng)”等，表彰那些在機(jī)關(guān)管理服務(wù)工作中做出積極貢獻(xiàn)的先進(jìn)集體和個(gè)人，激勵(lì)各級(jí)各類機(jī)關(guān)員工爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)。

4.強(qiáng)化情感激勵(lì)作用。機(jī)關(guān)員工每天工作時(shí)間長(zhǎng)，任務(wù)繁重，身心容易疲憊，他們的精神壓力和健康狀況需要得到更多的疏導(dǎo)和關(guān)懷。學(xué)校應(yīng)從政治上、工作上、生活上全方位關(guān)心機(jī)關(guān)員工，在政策和待遇方面給予充分保證，使他們“工作有條件、干事有平臺(tái)、發(fā)展有空間”，吸引和留住更多的優(yōu)秀人才從事機(jī)關(guān)管理服務(wù)工作。各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要善于表?yè)P(yáng)員工的出色表現(xiàn)和點(diǎn)滴進(jìn)步，真切關(guān)心員工的個(gè)人境況，重視和尊重員工的意見(jiàn)，引導(dǎo)并幫助員工成長(zhǎng)，營(yíng)造出友好和諧、合作無(wú)間的工作氛圍，確保學(xué)校各項(xiàng)工作有效開(kāi)展。作者系上海對(duì)外貿(mào)易學(xué)院黨辦副主任