工程分階段反索賠管理

裴 平

建設(shè)工程一般都具有項目多,建設(shè)周期長,施工條件復(fù)雜,不可預(yù)見因素較多,在建設(shè)期間受市場經(jīng)濟波動和客觀條件影響較大,如物價的變化、施工現(xiàn)場條件、氣候變化、設(shè)計變更、自然災(zāi)害等因素,使得工程項目不可避免的出現(xiàn)索賠。經(jīng)過多年的市場運作,施工單位的索賠意識很強,從投標階段開始就組織專人,通過現(xiàn)場考察,對招標文件中的合同條件和圖紙進行詳盡分析研究,在投標時即采用一定的投標、報價技巧,為今后的索賠創(chuàng)造條件,在項目的實施過程中更是抓住一切機會進行索賠,試圖通過索賠獲得超額利潤。索賠費用在工程投資中占有越來越重要的地位。面對這一趨勢,建設(shè)單位如何預(yù)防和控制索賠,即通常所謂反索賠,就顯得尤為重要。

在實際工作中,“索賠”是雙向的,既包括承包人向發(fā)包人的索賠,也包括發(fā)包人向承包人的索賠。因此,建設(shè)單位在工程建設(shè)中反索賠管理具有更廣泛的含義,包括以下三方面:①預(yù)防施工索賠事件的發(fā)生;②對承包商提出的索賠要求進行審核、反駁;③ 對承包商履約中的違約責任主動進行索賠。建設(shè)單位要做好工程投資的控制,首要就應(yīng)按照建設(shè)程序分階段抓住反索賠的重點工作和關(guān)鍵環(huán)節(jié),積極主動的做好反索賠的管理工作。

一、勘測設(shè)計階段是決定整個建設(shè)工程質(zhì)量和造價的基礎(chǔ),也是減少設(shè)計變更的關(guān)鍵階段

勘測基礎(chǔ)資料的充分性與正確性直接影響到設(shè)計計算數(shù)據(jù)、工程選址、結(jié)構(gòu)選型及地基處理等,進而直接影響工程造價。設(shè)計變更是承包方提出索賠的重要理由,由設(shè)計變更引起的索賠往往關(guān)系到工期、質(zhì)量和費用的變化,其索賠費用額往往較高。而設(shè)計原因造成的變更在設(shè)計變更中占很大比重,在設(shè)計過程中由于設(shè)計方案不合理、設(shè)計不符合標準規(guī)定、設(shè)計計算和繪圖出現(xiàn)錯誤以及其他方面的失誤,都容易導致設(shè)計變更。

把好勘測設(shè)計關(guān),確保提交的勘察文件正確反映工程的地質(zhì)、地形地貌、水文地質(zhì)狀況,符合規(guī)范、規(guī)程,做到勘察方案合理、評價準確、數(shù)據(jù)可靠;確保提交的設(shè)計文件滿足技術(shù)要求,圖紙應(yīng)當配套,節(jié)點描述清楚,標注說明清晰、完整。從而避免或減少因工程設(shè)計因素引起設(shè)計變更導致承包商提出的施工合同索賠。

二、招標階段是形成合同文件和選擇承包商的關(guān)鍵階段,所有的索賠都必須以合同為依據(jù)

招標階段是業(yè)主預(yù)防承包商施工合同索賠的首要環(huán)節(jié)。無論是建設(shè)單位自行組織招標還是委托代理機構(gòu)招標,都必須由具備豐富的建設(shè)工程施工招標經(jīng)驗和建設(shè)工程管理經(jīng)驗的專業(yè)技術(shù)人員編制招標文件。

1、根據(jù)招標項目準備工作的完成情況、項目規(guī)模和工期、項目復(fù)雜程度、項目所處的外部環(huán)境,綜合考慮各種因素,選擇施工合同類型。建設(shè)工程合同分為總價合同、單價合同、成本加酬金合同。合理的合同承包方式,有利于工程建設(shè)管理、工程結(jié)算和工程投資控制。目前,越來越多的工程都采用工程量清單計價模式的單價合同,該合同的優(yōu)點是適用范圍比較寬,發(fā)包方與承包方合理分擔建設(shè)風險,并能促使承包商通過提高工效等手段從成本節(jié)約中提高利潤。采用這種合同方式在合同履行中需要注意的問題是對實際完成工程量計量確認,避免結(jié)算扯皮,減少索賠的發(fā)生。

2、招標文件應(yīng)滿足合法、完整、準確、針對性強等要求。招標文件是整個工程管理中的主要合同文件,在編制中一定要高度重視。編制時滿足的基本要求有:①招標文件的內(nèi)容應(yīng)該符合國家相關(guān)的法律法規(guī),避免出現(xiàn)無效條款;②確保結(jié)構(gòu)完整,條款內(nèi)容齊全,能夠完整體現(xiàn)招標范圍內(nèi)的所有內(nèi)容;③針對招標項目本身的特點,滿足其要求,并體現(xiàn)項目業(yè)主的管理模式;④各項內(nèi)容條款的表達敘述要做到準確無誤,不出現(xiàn)矛盾的條款或者歧義的表述;⑤技術(shù)條款、工程量清單、圖紙中有關(guān)對工程量和計量支付必須描述一致。有了嚴密而完善的招標文件不但能有效規(guī)范招投標活動,而且宜于中標后的合同管理工作,切實可以行,減少索賠。

3、做好合同談判工作。評標委員會根據(jù)評標辦法推薦出評標候選人,此時建設(shè)單位往往忽略一項很重要的工作,那就是合同談判。投標文件按性質(zhì)屬于合同文件中的要約,在合同中占有重要地位。投標單位經(jīng)常通過各種報價技巧和在條款中采用隱晦的詞語來達到開工后在施工中進行索賠的目的,只有通過仔細研究分析投標文件中的重要條款和投標報價,必要時可咨詢評標委員會,盡早發(fā)現(xiàn)隱患,及時做出合同補充文件。最終選擇出有實施工程能力和經(jīng)驗的,報價合理,信譽良好的承包商。

三、施工階段是合同實施管理的主要階段

建設(shè)單位的工程管理人員必須強化合同管理意識并提高合同管理機能。并善于依靠監(jiān)理做好工程現(xiàn)場管理、合同管理和工程文件的整理工作,這是預(yù)防和減少索賠的又一關(guān)鍵。

1、嚴格執(zhí)行合同,預(yù)防自己違約。做好工程實施計劃,按照合同約定條件,及時完成合同責任。主要在以下方面注意:按合同規(guī)定的要求交付設(shè)計資料、圖紙;提供施工場地、道路、水電等施工條件;按時支付工程款;按時提由建設(shè)單位供應(yīng)的材料、設(shè)備等。做好以上工作避免合同違約索賠。

2、對承包商履約中出現(xiàn)違約責任,建設(shè)單位應(yīng)嚴格按照合同中約定的索賠程序及時向承包商提出索賠。在工程管理中要督促施工方做好各種記錄,特別是隱蔽工程記錄、簽證工作驗收記錄,這些都可能是索賠的證據(jù)。千萬不可因為建設(shè)單位處于主動地位,而索賠意識淡薄,造成超過索賠時效而喪失索賠機會或因索賠證據(jù)不全而索賠失敗。通過有效的索賠不但維護了建設(shè)單位的合法權(quán)益,同時促進承包商嚴格按照設(shè)計文件履行合同,保證工程質(zhì)量、進度目標的實現(xiàn)。

3、對承包商雇傭人員工資、材料采購款、租賃費、機械費、水電費予以有效監(jiān)管。由于國家對企業(yè)社會責任要求的提高,出現(xiàn)不和諧或影響穩(wěn)定的個別事件容易造成發(fā)包商的被動。個別承包商故意欠付民工工資,甚至挑起民工、材料商等圍攻業(yè)主、有關(guān)部門或政府機關(guān),從而形成被迫付款,造成不應(yīng)有的損失。

4、一旦發(fā)生施工索賠事件,建設(shè)單位要針對施工單位的索賠要求采取正確的應(yīng)對措施。搜集整理相關(guān)資料,調(diào)查事件發(fā)生過程。審定施工單位提出索賠的理由是否充分,核定索賠工期、款額的計算方法和過程是否準確,索賠程序是否符合要求。通過以上各項工作確定索賠事件是否成立,合理確定雙方承擔責任比例,按合同規(guī)定時間迅速做出處理,避免索賠事件的進一步擴大,從而將損失降到最低限度。

通過提高反索賠意識,加強合同管理,通過對建設(shè)工程不同階段索賠可能的分析、提出針對措施,將反索賠管理工作貫穿于工程建設(shè)全過程。嚴格執(zhí)行合同規(guī)定,善于預(yù)見、發(fā)現(xiàn)問題,及時解決問題,就可以使索賠事件得到有效控制,即使索賠事件發(fā)生,也可將索賠的額度控制在最低限度,確保實現(xiàn)工程建設(shè)項目投資效益最大化。

(作者單位:陜西省渭南市建筑設(shè)計院)