談建設(shè)單位基建項目合同臺賬管理

何 蔚

(安徽大學(xué)財務(wù)處,安徽合肥 230601)

談建設(shè)單位基建項目合同臺賬管理

何 蔚

(安徽大學(xué)財務(wù)處,安徽合肥 230601)

為了更加準確地核算建設(shè)單位基建項目的工程成本,僅僅依靠財務(wù)軟件是不像的,在實際工作中應(yīng)建立及使用“基建合同臺賬”,力求以完善的“三維”賬務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)全方位、高效率的基建財務(wù)數(shù)據(jù)管理。

建設(shè)單位;基建;合同臺賬

隨著電算化在會計領(lǐng)域的普及,財務(wù)軟件日益健全和規(guī)范,包括各種針對基本建設(shè)的財務(wù)軟件層出不窮,基本滿足了建設(shè)單位對各種數(shù)據(jù)采集的需要。但是,基本建設(shè)項目建設(shè)周期長、賬務(wù)核算復(fù)雜、數(shù)據(jù)信息的需求量大。因此,建設(shè)單位不僅要選擇適合的財務(wù)軟件,建立和管理基建項目合同臺賬同樣不可或缺。

一、為何要建立基建項目合同臺賬

1.完善“三維”賬務(wù)系統(tǒng)。有的基建財務(wù)軟件系統(tǒng)只是將縱向會計科目和橫向建設(shè)項目相關(guān)聯(lián)的“二維”賬務(wù)系統(tǒng),即將支出科目中的建安投資、設(shè)備投資和待攤投資等基本科目列掛相應(yīng)的工程建設(shè)項目。但是,建設(shè)項目中的建安和設(shè)備投資又包括總包合同、甩項合同等若干子項目。建立基建項目合同臺賬,縱深地將每個子合同的數(shù)據(jù)信息細化,杜絕各類支出在項目內(nèi)“一鍋匯”,形成包括會計科目、建設(shè)項目以及合同臺賬在內(nèi)的“三維”賬務(wù)系統(tǒng),就可以實現(xiàn)全方位、高效率的基建賬務(wù)數(shù)據(jù)管理。

2.防范付款差錯,降低風險。建立合同臺賬,能夠?qū)⒚總€合同信息單獨管理,包括合同總金額、付款進度、欠付款、履約和質(zhì)保金留存情況以及審計定案情況等,為基建資金的階段籌集提供依據(jù),最重要的是能夠根據(jù)合同明確控制總包及各個甩項合同的付款進度和比例,杜絕“冒付”等差錯情況的發(fā)生,降低付款風險。

3.快速、準確地采集數(shù)據(jù)信息。基本建設(shè)會計要隨時應(yīng)對各方對數(shù)據(jù)信息的需要,包括種類繁多的報表等。日常工作中,基建會計人員不可能在需要某個合同的數(shù)據(jù)時臨時在賬務(wù)系統(tǒng)中篩選,再加以計算,這樣不僅工作量大,還容易造成數(shù)據(jù)統(tǒng)計的遺漏和重復(fù)。利用基建合同臺賬,就能夠在最快的速度內(nèi)隨時提供各個合同的相關(guān)數(shù)據(jù)信息,提高工作效率。

4.能夠加強對施工單位的往來款和發(fā)票的管理。利用合同臺賬,可以將每個合同的預(yù)付備料款和欠付施工單位的應(yīng)付工程款情況登記反映其中,并根據(jù)施工單位的發(fā)票數(shù)額及時準確地清理往來款項。

5.為工程項目竣工財務(wù)決算打下堅實的基礎(chǔ)?；ê贤_賬從單個合同管理的角度縱伸記錄了項目內(nèi)部每個子合同的執(zhí)行情況,這和審計部門或機構(gòu)依據(jù)合同逐個驗收審計的口徑是一致的。審計部門或機構(gòu)將每個項目內(nèi)的子合同逐一定案后,基建會計人員就可以依據(jù)合同臺賬將每個合同的定案數(shù)額累計,確定工程項目的財務(wù)總造價和欠付工程款,依此辦理竣工財務(wù)決算,同時與施工單位結(jié)算尾款。

二、如何建立基建合同臺賬

基建合同臺賬可以采用一般紙質(zhì)和電子表格兩種形式。

1.一般的紙質(zhì)手工臺賬,是采用傳統(tǒng)的手工記賬的方式登記臺賬的方法。該方法適合工程項目甩項合同相對較少,工程量小,工程款結(jié)算方式單一的建設(shè)單位。建議做法是:第一步,復(fù)印某工程項目的總包合同和各個甩項合同等,注意將合同中的付款方式、違約處理、施工單位賬號等和財務(wù)相關(guān)的條款復(fù)印在內(nèi),并以活頁形式排序裝訂成冊,每個工程項目單獨作為一冊并以工程名稱命名;第二步,另紙或直接在每個復(fù)印合同的反面,將工程形象進度、施工單位發(fā)票開具數(shù)額、代扣款項、實付數(shù)等列項制表(“樣表1”以備參考)。第三步,每次付款后,按照付款或記賬日期,在其相應(yīng)的工程臺賬冊中的該合同臺賬表格中登記。第四步,逐次或定期計算更新每個合同的累計付款額、付款比例等相關(guān)數(shù)據(jù)信息。此種方式的優(yōu)點:①操作簡單易行;②便于直接查閱跟財務(wù)相關(guān)的合同條款和付款情況等。缺點:付款累計數(shù)等信息要手工計算更新,比較繁瑣。

2.電子表格臺賬,是利用Microsoft Office Excel軟件直接在計算機中編輯和登記的表格形式的臺賬。電子表格臺賬適合工程項目的甩項合同數(shù)量多、付款次數(shù)和施工供貨單位多,工程量大,工程款結(jié)算方式多樣,比如采用總包委托支付材料款等結(jié)算方式的建設(shè)單位。建議做法:第一步,在計算機中制作一張Excel電子表格,以某工程名稱命名表頁,將工程項目的各類工程款項明細付款情況,如總包合同、委托付款、甩項合同、待攤投資等作為表格項目列示制表,并設(shè)定相應(yīng)的自動計算公式,如“自動求和”等(“樣表2”以備參考)。第二步,根據(jù)不同的工程項目名稱逐張增加工作表頁,并在表頁內(nèi)以同樣的方式制表。第三步,每次付款后,按照付款或記賬日期,在其相應(yīng)的工程名工作表頁內(nèi),根據(jù)該合同項目的列項,逐次登記錄入相關(guān)數(shù)據(jù)等信息。此種方式的優(yōu)點:①表格直觀、信息明了;②隨著每一次新數(shù)據(jù)的錄入,能夠自動計算更新累計付款數(shù)和付款比例等。缺點:①無合同復(fù)印件,不能隨時查閱合同條款,需要查閱時只能調(diào)閱原始憑證。②EXCEL電子表格只適合列示有限的數(shù)據(jù)信息,一些需要文字表述的內(nèi)容,受表格限制而不能完整反映。

樣表1(手工合同臺賬)

樣表2以“總包委托材料”為例:(電子表格臺賬)

基建項目合同臺賬,貫穿工程建設(shè)始末,是能夠隨時為建設(shè)單位提供準確的數(shù)據(jù)信息的重要的輔助賬務(wù)系統(tǒng)。雖然增加了日?；〞嬋藛T的記賬工作量,卻能夠為繁瑣的后續(xù)工作奠定堅實的基礎(chǔ),同時也為基建資金的安全運作提供了保障,事半功倍。

F213.4

A

1671-8275(2010)04-0030-02

2010-03-20

何蔚(1975-),女,安徽蚌埠人,安徽大學(xué)財務(wù)處會計師。

責任編輯:何玉付