高校研究生數(shù)字化管理工作中的問題與思考
——以浙江師范大學研究生信息管理系統(tǒng)為例

金 科，鄭曉芹

（浙江師范大學 人文學院，浙江 金華321004）

高校研究生數(shù)字化管理工作中的問題與思考
——以浙江師范大學研究生信息管理系統(tǒng)為例

金 科，鄭曉芹

（浙江師范大學 人文學院，浙江 金華321004）

目前，很多高校都采用數(shù)字化網(wǎng)絡管理系統(tǒng)進行研究生管理，在實踐操作中，一些非技術因素所產(chǎn)生的問題仍然影響著信息化管理效果，制約著管理效能的提升。針對這些問題，需要分析和思考數(shù)字化管理的優(yōu)勢與不足，揚長避短。

高校；數(shù)字化管理；研究生

隨著研究生招生規(guī)模不斷擴大，在讀研究生數(shù)量逐年遞增。截至2006年，我國在校研究生規(guī)模已達100萬人，使我國成為僅次于美國的研究生教育大國。前教育部部長陳至立在國務院學位委員會第二十二次會議上的講話中指出：“研究生教育作為整個國民教育體系的最高端，代表著國家的高等教育水平，在增強國家自主創(chuàng)新能力中具有極為重要的作用。”[1]可見，研究生的教育和培養(yǎng)，對提高全民素質(zhì)，增強我國綜合實力，推進國家人才戰(zhàn)略的實施，都有著重要的意義。

研究生培養(yǎng)離不開嚴格周密的管理，大規(guī)模擴招研究生，為研究生管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。隨著信息技術的應用和普及，高校普遍建立了自己的校園網(wǎng)，許多學校還采用了市場上開發(fā)的管理信息軟件和網(wǎng)絡平臺，用數(shù)字化管理的手段逐漸取代過去傳統(tǒng)的管理方式。這些軟件和平臺在很大程度上減少了管理人員的工作量，提高了工作效率，但在使用過程中，諸多問題隨之暴露出來，不能完全適應研究生管理的需求。

1 數(shù)字化管理方式中存在的典型問題

1.1 有些功能不實用

高校數(shù)字化網(wǎng)絡管理平臺離不開專業(yè)人員的設計、開發(fā)和維護，而這個過程常常缺乏教育管理人員的參與，投入使用后才發(fā)現(xiàn)有些功能并不合理。以筆者所在學校使用的研究生信息管理系統(tǒng)為例，在專業(yè)學位成績管理中，可以添加、修改、查詢、打印專業(yè)學位生的課程成績，但無法將該生的課程成績與相應的學分、學時掛鉤，匯總生成一張表單，進行打印。專業(yè)學位生通常是指那些半工半讀的在職人員，利用業(yè)余時間和節(jié)假日進行研究生課程學習。在學習期間，遇到評職稱等事情，他們需要所在學院開具學時證明單來證明自己的學分和所修課程。所以在實際操作中，管理者不得不既要將大量的分數(shù)錄入到信息管理系統(tǒng)中，又必須在電腦上自己設計學時證明單表格，將每個學生的分數(shù)、學分、學時再輸入一次，以備這類學員所用。

1.2 難以滿足不同學員的需求

研究生管理不同于本科生管理，各高校之間的個體差異較大，管理更加多樣化。除了普通全日制研究生，很多高校還招收專業(yè)學位研究生，專業(yè)學位研究生根據(jù)學位的不同，又包括工程碩士、教育碩士、MPA、MBA等，這類學員由于通常采用在職兼讀的培養(yǎng)方式，學校、學院的通知難以及時送達，給管理工作增加了很大的復雜性。有些高校招收研修班學員，研修班學員在培養(yǎng)過程的很多方面不同于一般研究生；有些高校招收留學生，留學生在課程學習等方面也不同于非留學生。研究生管理系統(tǒng)應該是一個富有個性的軟件，從而滿足學校自身實際情況。研究生管理系統(tǒng)的開發(fā)是一項復雜的系統(tǒng)工程，系統(tǒng)開發(fā)者應該熟悉研究生管理工作，或者能與研究生管理人員進行良好的溝通，在不斷的交流和反饋中擬出具體的需求分析報告[2]。系統(tǒng)的開發(fā)不可能一蹴而就，因此設計的系統(tǒng)應該具有良好的可維護性和可擴展性，能隨著需求的變化而作出相應的調(diào)整。

1.3 界面與操作不夠簡潔明了

研究生管理系統(tǒng)應界面友好，簡潔明了，提供便捷的導航菜單，各種功能操作應讓使用者一目了然，并且各種功能之間應當盡量減少重復和交叉，過于繁瑣、復雜的界面和操作，會讓使用人員眼花繚亂，為本來就繁雜的管理工作增添了更多不必要的冗余量。例如，筆者使用的研究生信息管理系統(tǒng)中，專業(yè)學位成績管理模塊下就有很多子項，名稱相似、功能相近，但又各自獨立，在執(zhí)行某些操作時要逐一試驗才能找到需要的功能項，如圖1所示。

圖1 專業(yè)學位成績管理下的子菜單

從圖1可以看出，帶有成績查詢功能的菜單就有四項，有的查詢支持修改，有的不支持，這讓使用者在操作中產(chǎn)生困惑。如果能將所有查詢功能整合到一個菜單下，只是通過改變查詢條件來選擇需要查詢的內(nèi)容，則會大大提高查詢的效率。

1.4 相關信息難以做到即時同步更新

研究生的管理離不開學院與學校的協(xié)調(diào)和配合。大多數(shù)高校都設有專門的研究生學院，用來對研究生工作進行統(tǒng)一管理。研究生學院是其他學院研究生管理部門的上級單位，由它將最新的規(guī)章制度下發(fā)給各個學院，各學院研究生管理部門也必須將搜集整理好的材料上報給研究生學院，進行審核保存，統(tǒng)一管理。在信息傳遞過程中，由于網(wǎng)絡管理系統(tǒng)不能發(fā)送即時消息，出現(xiàn)學院與學校難以同步更新的問題，導致研究生學院已經(jīng)修改了規(guī)章，各學院仍然按照原來的制度執(zhí)行，最后不得不通過電話或電子郵件等形式逐一通知修改，為管理工作增添了許多不必要的工作量。近年來，教育部推出了研究生招生報名系統(tǒng)和學歷證書電子注冊與學位申報系統(tǒng)，各高校研究生管理部門在開發(fā)自身的管理系統(tǒng)時，必須與這些系統(tǒng)有良好接口，利用招生報名系統(tǒng)中的已有信息，直接導入學歷證書電子注冊和學位報盤系統(tǒng)，從而減少重復勞動，避免數(shù)據(jù)的不一致。

2 改善數(shù)字化管理方式的思考與建議

研究生培養(yǎng)質(zhì)量是研究生教育的生命線，設計一套導航明確，操作便捷，針對性強，冗余性少的研究生信息管理系統(tǒng)，并建立一套切實有效的教育教學管理制度，是保障研究生培養(yǎng)質(zhì)量的重要前提。可從以下幾個方面著手來改善研究生數(shù)字化管理。

2.1 將傳統(tǒng)管理方式中的優(yōu)勢與數(shù)字化管理方式相結合

傳統(tǒng)管理方式并非一無是處，要充分與信息技術相結合，二者取長補短，提高管理工作效率。例如，傳統(tǒng)的通知傳達方式通常是在專屬的公告欄張貼紙質(zhì)材料，或通過電話逐一告知。當被通知對象很多的情況時，電話逐一通知無疑是一件非常繁瑣耗時的事情，而張貼公告又無法具體確認哪些人收到了通知，這是傳統(tǒng)管理方式中存在的缺陷。運用數(shù)字化網(wǎng)絡管理平臺中的短信群發(fā)功能可有效地解決這一問題，即通過短信群發(fā)的方式將通知發(fā)送到被通知人員的手機上，并要求其回復確認，剩下未回復的人員，再通過電話直接告知，這既能大大提高通知效率，也能精確統(tǒng)計出被通知人員的數(shù)量。

2.2 開展研究生管理隊伍和師生培訓，提高其信息技術技能

研究生管理人員是系統(tǒng)的最終使用者和操作者，應該對其進行系統(tǒng)培訓。制定適當?shù)呐嘤栔贫群痛胧古嘤柟ぷ髡嬲鋵?，讓使用的老師體會到信息技術帶來的便捷。通過研究生信息管理系統(tǒng)建設，搞好管理隊伍建設，提高研究生管理隊伍的素質(zhì)，提升研究生教育管理理念。

從信息技術在教學中的應用看，信息技術應用于課程整合，代表著信息化環(huán)境下現(xiàn)代教育教學改革的新方向，真正把信息技術應用融入教與學全過程中。因此，對于任課教師、研究生導師和學生，也應在適當?shù)臅r間，以適當?shù)姆绞竭M行系統(tǒng)介紹、系統(tǒng)使用講座。管理信息系統(tǒng)中應該做好系統(tǒng)使用指南，使得他們通過使用指南，也能輕松學會使用管理信息系統(tǒng)[3]。

2.3 增強信息技術管理的標準化建設

信息技術管理要想有進一步發(fā)展，關鍵是要建立統(tǒng)一的操作規(guī)范和衡量標準。就普通高校而言，需要建立規(guī)范的資源庫，根據(jù)規(guī)范調(diào)整資源庫已建立的結構，與區(qū)級資源庫的銜接、配套，實現(xiàn)資源的共享與互換以及資源庫實現(xiàn)共享和互操作。信息技術管理水平的衡量指標，包括硬件設施、教育資源軟件、教育教學應用以及教育觀念等。其中在教育教學應用方面，除開設信息技術必修課以外，高校應通過推進信息技術進行演示教學、交互嘗試、網(wǎng)上實踐教學等形式，將信息技術拓展到課堂教學中[5]。通過對信息技術管理的標準建設，使得學校與學院各級研究生分管機構的步調(diào)一致，互相之間信息及時送達，減少重復勞動帶來的不便。

2.4 決策者應正確認識數(shù)字化管理的作用

實踐證明，決策者正確認識并參加信息化是研究生數(shù)字化管理成功的首要條件。一個數(shù)字化管理系統(tǒng)在實踐中運用成功可能性大小與之重視程度有著密切的關系。數(shù)字化網(wǎng)絡管理成功與否的關鍵，很大程度上取決于決策者對信息化是否有正確的認識。通過總結對比發(fā)現(xiàn)，決策者對待信息化不外乎有兩種極端的情況：一是認為信息化無所不能，是個“萬金油”，一旦成功什么都好說，什么問題都能解決；二是認為信息化一無所能，僅僅是個擺設，解決不了實際的工作問題，對此應有正確的認識。

3 結語

研究生管理是政策性很強的事務工作，數(shù)字化網(wǎng)絡管理方式的引入就是利用電腦將人腦從這些機械性工作中解放出來，從而讓人腦有時間去思考和解決需要創(chuàng)造性的問題。在具體的實踐操作過程中，只有正確認識到數(shù)字化管理方式的優(yōu)勢與不足，才能揚長避短，提高管理工作效率。

[1]陳至立．在國務院學位委員會第二十二次會議上的講話[J]．學位與研究生教育,2006(3):1～5．

[2]孫陽 余伯陽．信息化技術在研究生管理工作中的應用與思考[J]．藥學教育,2007(3):29～32．

[3]宋厚彬．研究生管理信息化過程中的非技術影響因素探討[J]．甘肅科技縱橫,2008(2):132～133．

[4]楊曉蓉 吳文明．淺談小學信息技術的管理[J]．上海教育．2004(2):44～45．

Discussion and Thinking on College Graduate Digital Management——Takes Zhejiang Normal University Graduate Student Information Management System as an Example

JIN Ke,ZHENG Xiaoqin
(Zhejiang Normal University,College of Humanities,Jinhua Zhejiang 321004，China)

At present,many universities have adopted digital network management system in post-graduate management,in practical operation,some problems caused by non-technical factors are still affecting the effectiveness of information management,which restricts the improvements of management efficiency,How to correctly understand the strengths and weaknesses of the digital management,and avoid weaknesses,needs analysis and reflection.

college;digital management;Graduate

G72

A

1674－5787（2010）01－0115－03

2009-12-02

金科（1978—），男，重慶市人，碩士，浙江師范大學人文學院教師，主要從事網(wǎng)絡教育、多媒體設計、教育游戲研究。

責任編輯 仇大勇