特殊組織中的中層管理者如何提高工作效率

劉力溶

摘要：學(xué)校是一個特殊組織，這個組織中的中層管理者面對的工作也具有其特殊性。文章通過對一個中層管理者的情況進行分析，將其組織管理效率低下的原因定位在溝通中的信息流失和組織成員的態(tài)度問題。最后從主觀和客觀，一般成員和特殊態(tài)度成員方面分別提出了提高其工作效率的建議。

關(guān)鍵詞：特殊組織；中層管理者；溝通；態(tài)度

一、組織和組織中的角色的概況和特殊性

每個人都屬于某些組織，大學(xué)生最基本的組織就是學(xué)校。學(xué)校是個非營利組織，它下面還有很多組織。本文分析的特殊組織即大學(xué)生平時生活學(xué)習(xí)所在的組織——學(xué)院。這個組織具有以下特殊性：成員們有目標(biāo)，有工作，但沒有報酬，因此很多激勵措施對于該組織成員沒有效果，它所能滿足大家的需要只是歸屬與友愛，自我、地位、尊重，更高層次的需要在該組織里無法得到滿足。

本文研究組織中的中層管理者——團支書，是組織中聯(lián)系學(xué)校和同學(xué)們的橋梁。其任務(wù)一是把院里的精神傳達給大家，把院里下發(fā)分配的任務(wù)分配給大家；二是負責(zé)同學(xué)們的日常生活，有問翹及時向輔導(dǎo)員反映。團支書在組織中的角色也有其特殊性：他是管理者，要對同學(xué)們的日常行為負責(zé)，但是他和同學(xué)們是平等的，不具有一般組織中明確的等級劃分。

二、組織中存在的問題分析

經(jīng)調(diào)查，在工作中存在辦事效率低下，任務(wù)無法保質(zhì)保量完成等問題。分析其原因，本文總結(jié)出兩個主要原因。

1.溝通問題。團支書從輔導(dǎo)員那得到信息，把它傳達給宿舍長，宿舍長再傳達給宿舍成員，每個信息要經(jīng)過三次轉(zhuǎn)達才能傳達給同學(xué)，里面就會有很大的信息流失。這屬于組織中的溝通漏斗現(xiàn)象，一方面我們難以完美無缺的表達出信息，此外，接受者也不能完全理解和記憶信息。

2.態(tài)度問題。信息傳達給同學(xué)們后，他們并不花精力把工作做好，往往只是應(yīng)付一下。極個別的同學(xué)甚至不去理會這些事情，他們的存在也會影響群體中其他人的情緒。這屬于同學(xué)對于這個組織以及他們從事的工作的態(tài)度問題。他們對于自己的工作沒有認同感，認為做這些是沒有價值的。

三、提高工作效率的建議

針對以上分析的問題及存在的原因，我認為可以從以下幾個方面來提高這個特殊組織中的中層管理者的工作效率。

1.針對溝通問題的建議

(1)客觀原因。為了避免客觀原因造成的溝通問題，管理者在傳達信息時可以采取文字的形式。人們在用文字描述東西的時候思考較多，從而避免口頭敘述造成的語義問題。同時也可避免了中間環(huán)節(jié)對信息造成的不完整和不準(zhǔn)確。

(2)主觀原因。為了避免主觀原因造成的溝通問題，管理者需要選擇各方面適合且有一定能力的溝通參與者。

對于團支書來說，他們可以選擇的溝通參與者就是宿舍長。首先，宿舍長應(yīng)該有為人民服務(wù)、樂于助人的價值觀。他們的工作就是為宿舍成員服務(wù)，為班集體服務(wù)，沒有這種價值觀做引導(dǎo)，就很難做好自己的工作。其次，宿舍長應(yīng)該有很親和的氣質(zhì)。宿舍長是最接近同學(xué)們的管理者，他們要使大家愿意和他們溝通。最后，宿舍長還應(yīng)該有一定的管理能力，因為他們要負責(zé)宿舍成員的日?；顒?，這也是一種管理。

2.針對態(tài)度問題的建議。關(guān)于同學(xué)們在組織中的態(tài)度問題，要針對不同成員的特征來采取不同的措施。本文將組織中的成員分為一般成員和特殊態(tài)度的成員。

(1)組織中的一般成員。對于一般的成員，改善他們對這個組織和他們所從事的工作的態(tài)度，建議采取一些激勵措施。通過這些措施，使大家保持積極的態(tài)度，從而更好地完成任務(wù)。在本文研究這個特殊的群體中，團支書能夠采取的措施就是滿足他們的歸屬與友愛，自我、地位、尊重的需要。

第一，團支書做一些事情來拉近班里同學(xué)的關(guān)系，讓大家處在一種愉快和諧的氣氛當(dāng)中，讓大家在這個組織中感受到友愛。第二，團支書應(yīng)該先做好一件事情，通過這件事情為集體爭取到一個榮譽，有了這個榮譽，大家就有了凝聚在一起保護它并爭取更多的榮譽的動力，有一種吸引力來鼓舞大家完成工作。

第三，團支書要對表現(xiàn)好的同學(xué)給予表揚，讓他們得到自我實現(xiàn)。對于給班集體爭得榮譽的同學(xué)，為班集體付出的同學(xué)要給與獎勵。

(2)組織中的特殊態(tài)度成員。對于在這個組織中表現(xiàn)出態(tài)度比較特殊的成員，通過上面的激勵措施可能達不到目的。因此我們應(yīng)該采取一些特殊的措施。

第一，組織及管理者要給他們更多來自集體的關(guān)心，讓他們有一種集體歸屬感。對于性格一向孤僻的同學(xué)，可以讓性格開朗的同學(xué)先和他接觸，再帶動他融入集體。

第二，有些渴望自我實現(xiàn)的同學(xué)，他們不甘于完成別人分配的任務(wù)，而希望從事更有難度的工作，我們可以讓他們?nèi)?dān)任一個事情的負責(zé)人，從而調(diào)動他們的激情。

第三，組織可以采取負責(zé)人輪座的制度，讓每個人都來負責(zé)一段時間的工作，體驗一下管理者的不易。如班委改選可以每學(xué)期舉行一次，給大家提供更多的機會。

四、結(jié)束語

由于組織和身份的雙重特殊性，在特殊組織中的中層管理者的工作具有特殊的困難。導(dǎo)致其工作效率地下的原因主要是存在的溝通問題和態(tài)度問題。特殊組織中的中層管理者應(yīng)該從主觀和客觀兩個方面來解決溝通問題，采取文字的形式來避免口頭溝通的語義問題，選取適合且有能力的溝通者來完成任務(wù)；改善組織中的一般成員和特殊態(tài)度成員的態(tài)度問題，采取一些激勵措施來激發(fā)大家的集體歸屬感，并使他們得到自我滿足，從而是整個組織的工作更好地完成。