圖書驗收工作的技術(shù)性改進嘗試
——介紹一種對賬輔助軟件

楊 昌 盛

(成都信息工程學(xué)院圖書館 四川 610225)

·一得之見·

圖書驗收工作的技術(shù)性改進嘗試
——介紹一種對賬輔助軟件

楊 昌 盛

(成都信息工程學(xué)院圖書館 四川 610225)

介紹利用VB+ACCESS+EXCEL開發(fā)圖書驗收對賬輔助軟件的背景，指出該軟件的作用，分析其正常驗收核對、按清單核對兩個功能的實現(xiàn)。

圖書驗收 圖書對賬 輔助對賬軟件

圖書驗收就是確定收到的圖書可接受或不可接受，接受就付款、不接受就退書。結(jié)合成都信息工程學(xué)院圖書館圖書驗收工作的實踐，筆者發(fā)現(xiàn)賬目核對是圖書驗收工作的關(guān)鍵點。而圖書驗收過程中碼洋與驗收金額不符的情況時有發(fā)生。驗收大批量圖書(幾百上千種)時，若出現(xiàn)賬目不符情況，全憑人工核對，浪費大量時間和精力。為此，筆者結(jié)合手工對賬的經(jīng)驗，利用VB+ACCESS+EXCEL開發(fā)了一個對賬輔助軟件，使用效果良好。

1 圖書驗收對賬輔助軟件的作用

圖書驗收包括手工驗收(簡稱手驗)和計算機驗收(簡稱機驗)兩種。手驗指的是核對到館新書的實體與書目清單，查看書名、冊數(shù)、價格是否一致，是否缺頁、污損或與館藏原則是否相符等情況[1]，對不合要求的圖書在清單上做退書標記，對于核對無誤擬收藏的新書進行外包加工(含檢測永磁、嵌充消磁條、蓋章、貼條碼、打財產(chǎn)號、提取主本等工序)。 機驗指的是接收經(jīng)手驗、外包加工的主本，利用Libsys3.5系統(tǒng)的驗收管理模塊將圖書的財產(chǎn)號、條碼號、價格信息錄入管理系統(tǒng)。

圖書驗收中的賬目核對有其客觀標準，即最后要達到一分不多一分不少。但由于Libsys3.5系統(tǒng)只記錄“正確信息”，而不能記錄“異常信息”，甚至整個手驗過程也在Libsys3.5系統(tǒng)管理之外，一批新書的總碼洋沒有被記錄。因此，Libsys3.5系統(tǒng)不具備驗證賬目是否相符的功能。

圖書驗收對賬輔助軟件就這樣應(yīng)需而生了，它的作用就是記錄每批次圖書的總碼洋和所有的“異常信息”，當然還要記錄Libsys3.5的“正確信息”——驗收金額。必要的時候還需要收集書商提供的書目清單電子版和Libsys3.5的驗收清單明細。

2 圖書驗收對賬輔助軟件的使用

圖書驗收對賬軟件包括兩個使用步驟，第一步是必須的，即判斷總碼洋與驗收金額之間的誤差與所記錄的異常情況是否一致，若一致或通過手工檢查能消除誤差則不需進入第二步；第二步是可選的，主要是核對書商清單電子版和驗收明細清單，只有當誤差與異常的不一致現(xiàn)象無法通過手工檢查消除時才啟用。輔助軟件的對賬功能也包括兩個部分，即正常驗收核對和按清單核對。

2.1 正常驗收核對

驗收核對的方法是判斷碼洋-驗收金額-退書金額-異常金額是否為0。驗收核對效果如圖1：

圖1 正常驗收核對效果圖

核對完成，只需關(guān)注核對結(jié)果差額是否為0，若為0表示核對無誤；若不為0，表示驗收過程有誤。若有誤，可核對退書登記、異常情況登記與實際情況是否相符，一般來說就能發(fā)現(xiàn)問題所在；若還不能解決問題，就需啟用按清單對賬的功能。

2.2 按清單對賬

對各項數(shù)據(jù)檢查之后仍不能發(fā)現(xiàn)差額問題所在，就需要對照驗收清單和書商書目清單來查找問題。

這項功能的操作過程如下：

①數(shù)據(jù)準備。驗收清單由Libsys3.5導(dǎo)出，電子版書目清單由書商提供。驗收清單和書目清單分別按表1和表2的格式整理。退書清單、異常圖書清單都來自本軟件登記，作為人工核對之用。

表1 驗收清單格式

表2 書商書目清單格式

②比較驗收清單和退書清單，一致的記錄用顏色做標記。

③比較退書清單和書商清單中沒有顏色標記的記錄，一致則用顏色標記。

④分別將驗收清單、書商清單、退書清單中沒有標記的記錄導(dǎo)出到驗收異常、書商異常、退書異常的電子表格。

⑤由人工對照驗收異常、書商異常、退書異常、軟件登記的異常記錄，排除實際上相符的圖書，即可找出問題所在。軟件不能判斷的實際相符情況包括套書、價格異常等。價格異常包括書目清單價格與實際價格不一致、驗收價格與實際價格不一致兩種情況。

上述過程中的比較規(guī)則是判斷ISBN、單價(或定價)、冊數(shù)(或數(shù)量)三項是否完全一致。ISBN號由10位升13位、帶或不帶短橫的情況對于ISBN比較有明顯影響。為排除干擾，采用函數(shù)統(tǒng)一ISBN，代碼如下：

Function GetISBN(ByVal st As String) As String

Dim i, t

t = Replace(st, “-”, “”)

If Len(t) <= 10 Then

GetISBN = “’” & Left(“978” & t, 12)

Else

GetISBN = “’” & Left(t, 12)

End If

End Function

統(tǒng)一ISBN號的思路是，首先去掉短橫，然后將長度在10以下(含10)的前面加上“978”，最后取左邊12位作為規(guī)范的ISBN號。此函數(shù)避免了短橫、長度不等、校驗位等對ISBN一致性的影響。

按清單對賬的界面效果如圖2：

圖2 按清單對賬效果圖

[1] 譚 靜.如何充分發(fā)掘ILASⅡ功能提高中文圖書驗收效率.圖書館建設(shè),2006(3):45-46.

BookAccountVerificationAssistingSoftware:ATentativeImprovementontheBookAccessionTechnology

Yang Changsheng

Library of Chengdu University of Information and Technology, Chengdu 610225, China

This paper first briefly describes the background to the development of a book account verification assisting software with VB + ACCESS + EXCEL and then explains the functions of the software and analyzes the ways it exercises the functions of normal accession and accession on a checking list.

accession of books; verification of book account; account verification assisting software

G25

楊昌盛，男，1978年生，館員，研究方向為現(xiàn)代圖書情報技術(shù)與圖書館業(yè)務(wù)，發(fā)表論文4篇。