環(huán)境檢測(cè)機(jī)構(gòu)對(duì)要求、標(biāo)書和合同 (協(xié)議)評(píng)審管理的要點(diǎn)

柘元蒙

(昆明市環(huán)境監(jiān)測(cè)中心,云南昆明 650228)

環(huán)境檢測(cè)機(jī)構(gòu)對(duì)要求、標(biāo)書和合同 (協(xié)議)評(píng)審管理的要點(diǎn)

柘元蒙

(昆明市環(huán)境監(jiān)測(cè)中心,云南昆明 650228)

根據(jù)環(huán)境檢測(cè)機(jī)構(gòu)監(jiān)測(cè)工作運(yùn)作的實(shí)際情況,按照實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可準(zhǔn)則和實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定的準(zhǔn)則,闡述了環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)在對(duì)要求、標(biāo)書和合同 (協(xié)議)評(píng)審管理中的要點(diǎn)。

檢測(cè)機(jī)構(gòu);計(jì)審管理;要點(diǎn)

1 名詞術(shù)語(yǔ)

1.1 要求

在《2000版 ISO9000標(biāo)準(zhǔn)》中要求的解釋為明示的、通常隱含的或必須履行的需求或期望。“通常隱含”是指組織、顧客和其他相關(guān)方的慣例或一般做法,所考慮的需求或期望是不言而喻的。特定要求可使用修飾詞表示,如產(chǎn)品要求、質(zhì)量管理要求、顧客要求。規(guī)定要求是經(jīng)明示的要求,如在文件中闡明。要求可由不同的相關(guān)方提出。

1.2 標(biāo)書

標(biāo)書是投標(biāo)書,是指實(shí)驗(yàn)室應(yīng)邀做出提供滿足合同要求的檢測(cè)服務(wù)的報(bào)盤。

1.3 合同

《中華人民共和國(guó)民法通則》第 85條:合同是當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同,受法律保護(hù)。《中華人民共和國(guó)合同法》第 2條:合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

1.4 合同評(píng)審

合同簽訂前,為確保質(zhì)量要求規(guī)定得合理、明確并形成文件,且供方能實(shí)現(xiàn),由供方所進(jìn)行的系統(tǒng)活動(dòng)。合同評(píng)審是供方的職責(zé),但可以與顧客聯(lián)合進(jìn)行。

2 法律和準(zhǔn)則要求及重要性

2.1 法律要求

《中華人民共和國(guó)合同法》第八條:依法成立的合同,對(duì)當(dāng)事人具有法律約束力。當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按照約定履行自己的義務(wù),不得擅自變更或者解除合同。依法成立的合同,受法律保護(hù)。

第六十二條:當(dāng)事人就有關(guān)合同內(nèi)容約定不明確,依照本法第六十一條的規(guī)定仍不能確定的,適用下列規(guī)定:(一)質(zhì)量要求不明確的,按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)履行:沒有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的,按照通常標(biāo)準(zhǔn)或者符合合同目的的特定標(biāo)準(zhǔn)履行。(二)價(jià)款或者報(bào)酬不明確的,按照訂立合同時(shí)履行地的市場(chǎng)價(jià)格履行;依法應(yīng)當(dāng)執(zhí)行政府定價(jià)或者政府指導(dǎo)價(jià)的,按照規(guī)定履行。 (三)履行地點(diǎn)不明確,給付貨幣的,在接受貨幣一方所在地履行;交付不動(dòng)產(chǎn)的,在不動(dòng)產(chǎn)所在地履行;其他標(biāo)的,在履行義務(wù)一方所在地履行。 (四)履行期限不明確的,債務(wù)人可以隨時(shí)履行,債權(quán)人也可以隨時(shí)要求履行,但應(yīng)當(dāng)給對(duì)方必要的準(zhǔn)備時(shí)間。(五)履行方式不明確的,按照有利于實(shí)現(xiàn)合同目的的方式履行。(六)履行費(fèi)用負(fù)擔(dān)不明確的,由履行義務(wù)一方負(fù)擔(dān)。

2.2 準(zhǔn)則要求

2.2.1 實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可準(zhǔn)則

實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立和保持評(píng)審客戶要求、標(biāo)書和合同的程序。這些為簽訂檢測(cè)和/或校準(zhǔn)合同而進(jìn)行評(píng)審的政策和程序應(yīng)確保:①對(duì)包括所用方法在內(nèi)的要求應(yīng)予充分規(guī)定,形成文件,并易于理解;②實(shí)驗(yàn)室有能力和資源滿足這些要求;③選擇適當(dāng)?shù)?、能滿足客戶要求的檢測(cè)和/或校準(zhǔn)方法;客戶的要求或標(biāo)書與合同之間的任何差異,應(yīng)在工作開始之前得到解決。每項(xiàng)合同應(yīng)得到實(shí)驗(yàn)室和客戶雙方的接受。

2.2.2 實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則

《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》同樣要求實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立并保持評(píng)審客戶要求、標(biāo)書和合同的程序,明確客戶的要求。

2.3 合同評(píng)審的重要性

合同是明確供需雙方權(quán)利、義務(wù)的協(xié)議文件,受到法律保護(hù),是質(zhì)量環(huán)的起點(diǎn),是質(zhì)量體系要素的開端。只有認(rèn)真地進(jìn)行合同評(píng)審,才能明確顧客要求,全面估計(jì)檢測(cè)機(jī)構(gòu)自身的能力,協(xié)調(diào)供需雙方的關(guān)系,發(fā)動(dòng)檢測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的力量,樹立實(shí)現(xiàn)合同的信心。很明顯,合同的 “質(zhì)量”水平是保證最終檢測(cè)報(bào)告滿足顧客全面要求 (即質(zhì)量要求)的第一步。

2.4 合同評(píng)審的作用

隨著環(huán)保事業(yè)的發(fā)展,客戶已越來(lái)越關(guān)注環(huán)境檢測(cè)機(jī)構(gòu)的監(jiān)測(cè)專業(yè)水準(zhǔn)和服務(wù)承諾的兌現(xiàn)。環(huán)境監(jiān)測(cè)作為一種專業(yè)性技術(shù)服務(wù),客戶的直接需求是獲取監(jiān)測(cè)報(bào)告即監(jiān)測(cè)結(jié)果,而潛在需求是提升內(nèi)部管理水平。因此,環(huán)境檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)從源頭抓起,重視合同評(píng)審,不僅對(duì)合同評(píng)審人員培訓(xùn)專業(yè)知識(shí),使其熟悉并掌握各監(jiān)測(cè)合同評(píng)審的要求,同時(shí)加強(qiáng)專業(yè)管理的把關(guān),確保每一份合同的順利履行,有效規(guī)避監(jiān)測(cè)工作的風(fēng)險(xiǎn)。合同評(píng)審使檢測(cè)機(jī)構(gòu)充分理解顧客的要求,有助于減少或者避免與顧客之間的誤解和爭(zhēng)端;使檢測(cè)機(jī)構(gòu)有關(guān)部門都明確各自的職責(zé),有助于檢測(cè)機(jī)構(gòu)履行合同;使檢測(cè)機(jī)構(gòu)全面評(píng)估自身完成合同要求的能力,有助于增強(qiáng)顧客對(duì)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的信任度,并減少或避免顧客對(duì)檢測(cè)質(zhì)量的投訴;使檢測(cè)機(jī)構(gòu)在合同簽約前及早發(fā)現(xiàn)問題,與顧客協(xié)商解決,使檢測(cè)機(jī)構(gòu)與顧客的認(rèn)識(shí)趨向一致。

3 合同評(píng)審的管理要點(diǎn)

3.1 合同的分類

在環(huán)境檢測(cè)機(jī)構(gòu)中一般分為監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)委托協(xié)議書 (常規(guī)的、一般性和客戶需求非常明確的檢測(cè)業(yè)務(wù)使用)和正式合同,一般都編制了固定的表格和文本。還有一種就是根據(jù)上級(jí)各級(jí)主管部門下達(dá)的各類監(jiān)測(cè)任務(wù)擬就的年度或臨時(shí)監(jiān)測(cè)工作計(jì)劃。

3.2 合同評(píng)審的范圍和要求

(1)任何形式 (傳真、函件或其他方式)的合同或協(xié)議的各項(xiàng)要求都要有明確的規(guī)定,并形成文件。

(2)對(duì)每份合同或訂單在正式簽定前都要評(píng)審,并滿足以下要求:①合同或協(xié)議的各項(xiàng)要求都有明確的規(guī)定并形成文件;②任何與委托不一致的合同或協(xié)議的要求已經(jīng)得到解決;③具有滿足合同或訂單的要求的能力。

3.3 合同的基本內(nèi)容

不管是監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)委托協(xié)議書或正式合同都應(yīng)包含以下內(nèi)容:客戶信息、檢測(cè)目的、檢測(cè)方式及要求說明、樣品描述及類別、監(jiān)測(cè)點(diǎn)位、檢測(cè)項(xiàng)目及方法、檢測(cè)頻率及數(shù)量、分包信息、履行期限、地點(diǎn)和方式、客戶在檢測(cè)中應(yīng)提供的服務(wù)、報(bào)告的交付、質(zhì)量保證措施、所發(fā)生的費(fèi)用、價(jià)格及雙方應(yīng)承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)權(quán)利。

3.4 合同評(píng)審職責(zé)分配

(1)以監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)委托協(xié)議書出現(xiàn)的監(jiān)測(cè)工作由相關(guān)業(yè)務(wù)科室組織評(píng)審或合同評(píng)審員評(píng)審。

(2)正式合同 (協(xié)議)的評(píng)審工作由任務(wù)承接科室組織相關(guān)監(jiān)測(cè)室、分管領(lǐng)導(dǎo)評(píng)審,并擬定合同,合同經(jīng)業(yè)務(wù)管理室審核,上報(bào)檢測(cè)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,簽署蓋章。

(3)上級(jí)各級(jí)主管部門下達(dá)的各類監(jiān)測(cè)任務(wù)由綜合科室在擬就年度或臨時(shí)監(jiān)測(cè)工作計(jì)劃過程中完成評(píng)審。

3.5 工作程序

3.5.1 合同評(píng)審流程

不同的監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)走不同的合同評(píng)審流程,具體見圖 1。

3.5.2 評(píng)審內(nèi)容

(1)監(jiān)測(cè)項(xiàng)目的各項(xiàng)技術(shù)要求是否明確,本檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)能力和資源能否滿足客戶要求,如果有某部分要求暫時(shí)不能滿足,應(yīng)采取適當(dāng)措施給予保證。

①技術(shù)能力評(píng)審重點(diǎn):監(jiān)測(cè)項(xiàng)目是否在檢測(cè)機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證或?qū)嶒?yàn)室認(rèn)可的監(jiān)測(cè)項(xiàng)目范圍內(nèi);要求使用的標(biāo)準(zhǔn)及方法是否與檢測(cè)機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證或?qū)嶒?yàn)室認(rèn)可的一致;客戶要求的方法檢測(cè)機(jī)構(gòu)是否能滿足;不滿足時(shí)采取的措施。

②資源評(píng)審重點(diǎn):監(jiān)測(cè)儀器是否滿足;化學(xué)試劑、監(jiān)測(cè)環(huán)境及條件;監(jiān)測(cè)人員是否滿足;目前進(jìn)行的監(jiān)測(cè)工作是否有影響;不滿足時(shí)采取的措施。

(2)為滿足監(jiān)測(cè)中各項(xiàng)技術(shù)要求,由此采取的技術(shù)措施、監(jiān)測(cè)方法、質(zhì)量保證措施、所發(fā)生的費(fèi)用、價(jià)格及雙方應(yīng)承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)權(quán)利應(yīng)明確規(guī)定。

3.5.3 評(píng)審記錄

合同評(píng)審應(yīng)得出明確的評(píng)審結(jié)論,并如實(shí)記錄于《合同 (協(xié)議)評(píng)審表》,參加評(píng)審人員需簽字確認(rèn);以《監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)委托協(xié)議書》簽訂的合同則需由相關(guān)業(yè)務(wù)科室評(píng)審人員簽字確認(rèn);《監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)委托協(xié)議書》簽訂的合同則需由相關(guān)業(yè)務(wù)科室評(píng)審人員簽字確認(rèn)。評(píng)審記錄、標(biāo)書、合同 (協(xié)議)及合同更改記錄均由組織評(píng)審部門定期存檔。

3.5.4 合同的更改

(1)正式生效的監(jiān)測(cè)合同 (協(xié)議),甲、乙雙方任何一方要求更改均應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人與客戶協(xié)商,確定合同更改內(nèi)容,填寫《合同 (協(xié)議)補(bǔ)充單》重新評(píng)審,并將更改內(nèi)容書面通知與合同更改相關(guān)的部門。

(2)以《監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)委托協(xié)議書》簽定的合同需修改時(shí),由評(píng)審人員在備注欄中記錄清楚,重新評(píng)審并簽名確認(rèn)。

3.5.5 如委托的是新項(xiàng)目,按檢測(cè)機(jī)構(gòu)有關(guān)的《新監(jiān)測(cè)項(xiàng)目評(píng)審程序》執(zhí)行。

3.5.6 如有分包的工作,也需評(píng)審分包出去的工作能否滿足客戶的要求。

3.6 合同評(píng)審中容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤

(1)評(píng)審人員的專業(yè)能力不足,造成錯(cuò)誤的評(píng)審結(jié)果。

(2)評(píng)審走過場(chǎng),對(duì)審核的有效性產(chǎn)生負(fù)面影響。

(3)不了解委托方的情況,受理了不具備監(jiān)測(cè)條件的監(jiān)測(cè)合同。

(4)合同評(píng)審違背流程規(guī)定,可能造成既成事實(shí)的失誤。

[1]CNAS/CL01∶2005(idt ISO/IEC 17025∶2005),檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則 [S].

[2]國(guó)家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì).實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定工作指南[M].北京:中國(guó)計(jì)量出版社,2006.

[3]中國(guó)實(shí)驗(yàn)室國(guó)家認(rèn)可委員會(huì).實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可與管理基礎(chǔ)知識(shí)[M].北京:中國(guó)計(jì)量出版社,2003.

Key points of Assessments of Requirements and Bid Documents and Contracts for the Environmental Monitoring Organization

ZHE Yuan-meng

(Kunming Environmental Monitoring Center,Kunming Yunnan 650228 China)

The key points of assessments of requirements and bid documents and contracts for the environmental monitoring organization are summarized based on the principal of accreditation criteria and certification criteria of the lab.

environmental monitoring organization;assessment and management;key point

X83

A

1673-9655(2010)增 1-0103-03

2009-07-01