簡述手機銷售行業(yè)財務(wù)核算的關(guān)鍵控制點

中郵通信設(shè)備（江蘇）有限公司 賈杰

簡述手機銷售行業(yè)財務(wù)核算的關(guān)鍵控制點

中郵通信設(shè)備（江蘇）有限公司 賈杰

本文通過對手機銷售企業(yè)zy公司主要業(yè)務(wù)流程的描述，分別從采購付款、銷售和應(yīng)收賬款及庫存現(xiàn)金等方面簡要闡述財務(wù)核算的關(guān)鍵控制點。希望能對手機銷售行業(yè)財務(wù)內(nèi)控管理起到借鑒作用。

手機銷售行業(yè) 財務(wù)核算 貨幣資金 控制點

一、手機銷售行業(yè)的特點

我國作為全球最大的移動通訊產(chǎn)業(yè)生產(chǎn)基地，手機用戶數(shù)居全球第一。通訊行業(yè)手機銷售作為一個時代的新興產(chǎn)物，與其他產(chǎn)品銷售相比有其自身特點：

1、存貨周轉(zhuǎn)快。手機銷售行業(yè)對存貨周轉(zhuǎn)的要求很高，手機更新?lián)Q代快，銷售價格波動大，一般采用批量采購方式，企業(yè)應(yīng)嚴格控制庫存量，以提高存貨周轉(zhuǎn)率。

2、品牌功能多樣化。手機銷售行業(yè)要對市場主流和品牌多樣化有清醒的認識，對庫存管理方式要靈活，在提高市場占有率的同時，降低成本和規(guī)避風險。

3、銷售網(wǎng)絡(luò)密集。手機銷售行業(yè)的銷售網(wǎng)絡(luò)對需求能做出快速反應(yīng)，相對合理的運輸線路、倉儲物流方式可以幫助企業(yè)優(yōu)化資源配置，降低存貨管理成本。

4、在手機銷售行業(yè)，手機從生產(chǎn)廠家到經(jīng)銷商、物流、客戶等整個渠道管理中都是通過串號，即手機的唯一識別碼來進行的，這需要企業(yè)有強大的系統(tǒng)能提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)，以便及時調(diào)整策略適應(yīng)市場的變化。

5、在手機銷售行業(yè)中，考慮到手機銷售價格變化較大，在為擴展市場獲得更好合作機會的同時，相應(yīng)的價格保護機制應(yīng)運而生。

二、對zy公司主要業(yè)務(wù)流程的描述

1、zy公司簡介

zy公司是國資委直屬單位的下屬子公司，主要經(jīng)營手機等通訊設(shè)備，是多普達，LG,三星，海信等品牌的地區(qū)總代。是電信、移動，聯(lián)通三大運營商的重要合作伙伴。該公司于2008年9月成立。2009年1月正式上線使用ORACLE系統(tǒng)進行核算管理。

2、采購及付款流程

采購及付款是從供應(yīng)商處購買商品并付款，主要包括手機、網(wǎng)卡、無線通信設(shè)備及固定資產(chǎn)的購置等。

目前公司的采購業(yè)務(wù)可以分為兩種情況：

(1)用于最終銷售的采購。一般是業(yè)務(wù)部門根據(jù)銷售需求發(fā)起采購需求，目前公司銷售商品的品種不多，而且供應(yīng)商相對固定，在業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商確定品牌，型號，數(shù)量，金額后，由負責采購的商務(wù)人員根據(jù)采購合同，在系統(tǒng)中錄入采購訂單和對應(yīng)的付款申請單。一般根據(jù)銷售需求發(fā)起的采購,為節(jié)約運輸成本多采用直運方式，當貨物到達客戶驗收合格后，就在系統(tǒng)中完成采購接收、入庫程序。財務(wù)人員見到付款申請單后先做預(yù)付賬款處理，并在應(yīng)付暫估中掛賬，待收到采購發(fā)票錄入系統(tǒng)后將應(yīng)付暫估轉(zhuǎn)為應(yīng)付發(fā)票款核銷預(yù)付賬款。至此一個完整的采購業(yè)務(wù)才算完成。

(2)滿足臨時需求的采購。主要采購公司需要的固定資產(chǎn)、低值易耗品、和作為禮品贈送的物料等。這類采購一般由申請部門提出申請，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準后，才進行采購，再由申請部門領(lǐng)用。

3、銷售及應(yīng)收賬款流程

zy公司是以手機銷售為主的商貿(mào)企業(yè)，在所屬區(qū)域的各個地市分別設(shè)置辦事機構(gòu)，銷售網(wǎng)絡(luò)相對密集。一般銷售人員與客戶簽訂銷售合同后，經(jīng)由其分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由負責銷售的商務(wù)人員根據(jù)銷售合同在系統(tǒng)中錄入銷售訂單，財務(wù)人員將該筆銷售掛賬在應(yīng)收賬款中，再根據(jù)雙方約定的收款條件、收款期限收取貨款。

4、貨幣資金的控制流程

貨幣資金是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的主要資源，是流動資金的重要組成部分。貨幣資金的收支業(yè)務(wù)主要是指現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金的收支業(yè)務(wù)，是流動性最強的一種資產(chǎn)。涉及的范圍很廣，如采購支出，銷售收入，其他費用支出等。zy公司目前在其集團公司中設(shè)立專門的資金賬戶，由集團公司集中統(tǒng)一管理。

三、簡述zy公司主要業(yè)務(wù)流程中現(xiàn)有的財務(wù)控制點

1、采購及付款流程中現(xiàn)有的控制點

(1)采購申請的控制。首先財務(wù)部門每月末會根據(jù)業(yè)務(wù)部制定的采購、銷售預(yù)算，結(jié)合當月的銷售情況和全年的預(yù)算指標制定出下個月的采購、銷售預(yù)算。其次采購合同要經(jīng)過業(yè)務(wù)、財務(wù)的分管副總批準后，采購錄單員才在系統(tǒng)中錄入采購訂單。對于公司臨時需求的采購，也必須要經(jīng)過業(yè)務(wù)、財務(wù)的分管副總批準，才能進行采購。

(2)采購付款的控制。Zy公司主要的供應(yīng)商來源于集團公司內(nèi)部，對于現(xiàn)款采購業(yè)務(wù)財務(wù)部門一般按照審核通過的付款申請單直接在系統(tǒng)中做預(yù)付賬款處理，這樣可以觸發(fā)接口將貨款直接從資金中心劃款到供應(yīng)商處。對于從外部供應(yīng)商采購的付款，財務(wù)部門每月末都要向總部提交對外付款計劃。這樣可以嚴格控制資金的流向。

2、銷售和應(yīng)收賬款流程中現(xiàn)有的控制點

(1)不相容職務(wù)分離的控制。銷售人員負責制定銷售合同、催收欠款；商務(wù)部銷售錄單員負責在系統(tǒng)中錄入銷售訂單；銷售部和財務(wù)部共同制定客戶信用管理制度；物流公司負責貨物的保管運輸。

(2)合同的審批控制。銷售合同須經(jīng)業(yè)務(wù)分管副總批準，對于賬期銷售業(yè)務(wù)，財務(wù)部門可以根據(jù)該客戶的回款情況來決定是否繼續(xù)賒銷。

(3)預(yù)算控制。銷售部門的銷售應(yīng)建立在預(yù)算的基礎(chǔ)上，制定年度、季度、月度預(yù)算，確定銷售責任制，并和銷售人員的績效掛鉤。

3、貨幣資金流程中現(xiàn)有的控制點

(1)不相容職務(wù)分離的控制。會計和出納人員實行職務(wù)分離，出納人員不兼任賬務(wù)登記和會計檔案的保管工作。

(2)付款審批流程。所有的付款都要經(jīng)過總經(jīng)理或其授權(quán)人員批準。

(3)資金日報制度。出納人員每日根據(jù)當天的采購計劃，做出款項上撥下劃計劃，以便有計劃的使用資金。

四、簡述zy公司主要業(yè)務(wù)流程中存在的財務(wù)控制問題

1、沒有進行全面、完整的預(yù)算控制，預(yù)算工作流于形式，缺少應(yīng)有的控制制度。

2、公司業(yè)務(wù)部門職責劃分不清，沒有單獨設(shè)置采購部門，采購與銷售業(yè)務(wù)由同一個分管領(lǐng)導(dǎo)負責。

3、公司在銷售收款環(huán)節(jié)控制制度不完善，對客戶授予的信用額度審批制度不完善，人為控制因素較大

4、對庫存和應(yīng)收賬款收款的控制較差，對積壓的庫存缺乏相應(yīng)的處理措施，對客戶欠款的催款能力不強。

5、授權(quán)批準制度不健全，沒有完善的崗位授權(quán)制度。

6、內(nèi)部評審制度不健全，沒有建立專門的內(nèi)審機構(gòu)，由于人員有限，無法對整個經(jīng)營業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實施監(jiān)控。

五、簡述手機銷售行業(yè)財務(wù)核算的關(guān)鍵控制點

基于zy公司主要業(yè)務(wù)流程中存在的控制問題，為強化控制環(huán)節(jié)中存在的弱點，完善企業(yè)的內(nèi)控制度，在現(xiàn)有控制制度的基礎(chǔ)上從如下幾方面加以完善：

1、采購及付款環(huán)節(jié)

(1)遵循不相容職務(wù)分離的原則，設(shè)立物資采購部門，負責公司的采購業(yè)務(wù)，根據(jù)當年的銷售計劃，評估市場的變化，了解所代理產(chǎn)品的情況，編制采購計劃。對于大宗采購，財務(wù)部門應(yīng)該參與采購合同的制定。

(2)財務(wù)部門應(yīng)該定期與供應(yīng)商對賬，確保應(yīng)付賬款的準確，同時總賬與明細賬也應(yīng)該相符。

(3)財務(wù)部門應(yīng)該對審核通過的采購申請與資金預(yù)算進行核對，確保合理性。

(4)財務(wù)部門應(yīng)該監(jiān)督采購部門執(zhí)行采購計劃，在保證正常銷售的情況下，對不同品牌、型號的手機的存貨量要嚴格控制，避免庫存積壓，造成資金的浪費。

(5)手機產(chǎn)品價格變化較快，財務(wù)部門應(yīng)定期編制存貨減值測算表，以便更好的遵循財務(wù)的謹慎性原則。

2、銷售和應(yīng)收賬款環(huán)節(jié)

(1)產(chǎn)品銷售價格的制定會直接影響企業(yè)的利潤，財務(wù)部門應(yīng)該參與公司產(chǎn)品價格的制定、調(diào)整，對同一層次的客戶應(yīng)該使用相同的價格，對業(yè)務(wù)部門讓利銷售的管理起到監(jiān)督作用。

(2)財務(wù)部門應(yīng)該配合業(yè)務(wù)部門共同制定客戶的信用政策，根據(jù)公司的實際情況對每個客戶進行分析確定相應(yīng)的信用額度和信用期。能夠動態(tài)的了解客戶的信用情況，隨時加以應(yīng)對。

(3)根據(jù)客戶的信用政策，財務(wù)部門應(yīng)及時提醒業(yè)務(wù)部門向客戶收款。督促業(yè)務(wù)人員每月要與客戶對賬，取得客戶蓋章的應(yīng)收賬款對賬單，并將這項工作作為考核業(yè)務(wù)人員績效的內(nèi)容。對于不能及時收回的應(yīng)收賬款要采取必要的措施，減少公司的壞賬損失。

(4)公司可以通過應(yīng)收賬款監(jiān)控表實時的掌握客戶的賬期、額度、和收款情況，還可以定期編制應(yīng)收賬款減值測算表，按賬齡計提相應(yīng)的減值準備，真實的反映企業(yè)的利潤水平。

3、貨幣資金管理環(huán)節(jié)

(1)公司應(yīng)建立健全貨幣資金控制制度，按照相互制約的原則建立崗位責任制，經(jīng)辦、授權(quán)、稽核人員分工明確；建立嚴格的授權(quán)審批程序，所有的資金支出必須由總經(jīng)理或其授權(quán)人批準。

(2)每天出納人員應(yīng)對庫存現(xiàn)金進行盤點，核對庫存現(xiàn)金數(shù)與現(xiàn)金日記賬余額數(shù)是否相符，會計人員定期、不定期的對庫存現(xiàn)金進行檢查，編制庫存現(xiàn)金盤點表。

(3)負責現(xiàn)金收、付業(yè)務(wù)或編制收、付款憑證的人員不能同時負責做銀行余額調(diào)節(jié)表。

(4)銷售人員負責催收應(yīng)收賬款，應(yīng)盡量避免接觸現(xiàn)金，減少資金在周轉(zhuǎn)中出現(xiàn)的問題。

目前，我國有實力的手機銷售企業(yè)大多是有背景的國有企業(yè)，這類企業(yè)管理者的專業(yè)技能、管理能力、道德品行對公司內(nèi)部財務(wù)控制起到主導(dǎo)作用。內(nèi)部財務(wù)控制制度的制定使公司各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動合理合法，科學(xué)有序，保證國有資產(chǎn)保值增值，保障企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

袁曉軍）