淺論醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理策略

吉林市兒童醫(yī)院 高政偉

淺論醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理策略

吉林市兒童醫(yī)院 高政偉

伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性也愈來(lái)愈顯著。本文從醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的定義及特點(diǎn)入手，在分析醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出了相應(yīng)的醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理策略。

醫(yī)院 會(huì)計(jì)檔案 管理 信息化

伴隨著會(huì)計(jì)工作的不斷發(fā)展，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理所具有的作用也越來(lái)越大。從醫(yī)院管理的層面來(lái)看，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理是對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與資金運(yùn)行狀況進(jìn)行記錄與反應(yīng)的重要資料與證據(jù)。隨著醫(yī)院管理的不斷完善，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范法與標(biāo)準(zhǔn)化也逐漸在我國(guó)的各級(jí)醫(yī)院的會(huì)計(jì)工作中廣泛應(yīng)用。本文從醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的角度進(jìn)行深入的研究分析。

一、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的定義與特點(diǎn)

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案具有較強(qiáng)的原始性與記錄性，是醫(yī)院會(huì)計(jì)在核算中所形成的資料。

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案所具有的特點(diǎn)主要包括以下內(nèi)容：

一是醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案來(lái)源的廣泛性與內(nèi)容上的專業(yè)性。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，醫(yī)院每天所處理的會(huì)計(jì)事項(xiàng)都會(huì)產(chǎn)生會(huì)計(jì)資料，規(guī)模較小的醫(yī)院一天可能是幾件，規(guī)模較大的醫(yī)院一天可能幾十件或者上百件，同時(shí)在內(nèi)容上是醫(yī)院會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，也就是說(shuō)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案具有來(lái)源廣泛性與內(nèi)容專業(yè)性的特點(diǎn)。

二是醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理具有穩(wěn)定性、嚴(yán)密性及準(zhǔn)確性的特點(diǎn)。醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案雖然在來(lái)源上廣泛，內(nèi)容的專業(yè)性決定了其基本成份是有會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿及會(huì)計(jì)報(bào)表組成，因而使其具有一定的穩(wěn)定性。加之，對(duì)于醫(yī)院的會(huì)計(jì)核算來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)核算所具有的嚴(yán)密性與準(zhǔn)確性的要求，決定了醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案在形成過(guò)程中也具有嚴(yán)密性與準(zhǔn)確性的特點(diǎn)。

三是行業(yè)的特殊性。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案由于其是醫(yī)院會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，受醫(yī)院這一特定行業(yè)的限制，決定了其具有鮮明的行業(yè)特殊性。也就是說(shuō)，醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案不僅僅是醫(yī)院的重要信息資源同時(shí)也是為患者提供有償服務(wù)的證據(jù)。

二、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問(wèn)題

從我國(guó)目前醫(yī)院的會(huì)計(jì)管理工作來(lái)看，主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

1、醫(yī)院對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視度不高

在我國(guó)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作實(shí)踐中，存在著醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是為少數(shù)人服務(wù)的私有財(cái)產(chǎn)的觀念。除此以外還存在著醫(yī)院對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的應(yīng)用重視度不夠，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作與會(huì)計(jì)檔案的使用之間存在著脫節(jié)的問(wèn)題，一些醫(yī)院對(duì)會(huì)計(jì)檔案所采用的態(tài)度僅僅是保管，這些醫(yī)院對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用率極低，從而使得醫(yī)院會(huì)計(jì)信息所具有的作用沒(méi)有真正的得到發(fā)揮。同時(shí)醫(yī)院的管理者們，僅僅對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)報(bào)表的報(bào)送質(zhì)量表示關(guān)注，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作本身所具有的管理效能沒(méi)有納入必要的考核范圍。

2、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理制度存在缺陷

從我國(guó)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，有的醫(yī)院沒(méi)有建立完善的醫(yī)院會(huì)計(jì)管理制度。主要表現(xiàn)在醫(yī)院沒(méi)有建立完善的會(huì)計(jì)檔案的填寫、檔案保管與檔案銷毀等制度。有的醫(yī)院檔案管理制度存在著明顯的制度管理上的缺陷，如在原始憑證上規(guī)定內(nèi)容填寫錯(cuò)誤、會(huì)計(jì)科目運(yùn)用不符合規(guī)定，記賬憑證表述錯(cuò)誤等等。對(duì)會(huì)計(jì)檔案的銷毀與保管等相應(yīng)的條件及程序規(guī)定存在問(wèn)題，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案銷毀時(shí)沒(méi)有監(jiān)銷人的簽名或者蓋章等等問(wèn)題。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理制度存在的缺陷導(dǎo)致醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案所記錄的信息無(wú)法具體明確的說(shuō)明其所表述的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的真實(shí)情況。

3、沒(méi)有設(shè)置獨(dú)立的檔案部門或者專門的檔案管理人員

醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理工作不少都是由會(huì)計(jì)人員兼任的。從檔案管理工作的層面來(lái)看，設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門不僅僅是醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)際需要，也是法律法規(guī)的必然要求。但是從我國(guó)醫(yī)院的實(shí)際情況來(lái)看，大多數(shù)醫(yī)院都沒(méi)有設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門，甚至有的醫(yī)院沒(méi)有專門的檔案管理人員。由此導(dǎo)致醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理工作分散、檔案的存放與管理分散，檔案保管不規(guī)范等等。尤其是伴隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作所出現(xiàn)的問(wèn)題幾率越來(lái)越高。在這種情況下，醫(yī)院的檔案更無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的開(kāi)發(fā)利用。

4、檔案管理人員水平有待提高

醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理人員通常是醫(yī)院的財(cái)務(wù)人員。這些財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)崗位的專業(yè)知識(shí)及實(shí)踐知識(shí)相對(duì)來(lái)說(shuō)較多，而對(duì)于醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)相對(duì)來(lái)說(shuō)要弱很多。缺乏檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)與操作技能。而醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作從實(shí)際需求來(lái)看，所需要的是復(fù)合型的人才。而醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理作用的發(fā)揮，與醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作水平息息相關(guān)。正是從這個(gè)角度來(lái)看，醫(yī)院管理者應(yīng)不斷的提高檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平。應(yīng)由不但懂得檔案管理，又懂得財(cái)會(huì)與計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人員來(lái)完成醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理工作。

三、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理策略

針對(duì)以上醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的常見(jiàn)問(wèn)題，從醫(yī)院管理的實(shí)際出發(fā)，可以通過(guò)采取下面的檔案管理策略，從而有效的提升醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效性。

1、不斷加大提升醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理的工作力度

醫(yī)院的管理者從醫(yī)院管理的實(shí)際需要出發(fā)，重視醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作。只有管理者的重視，才能真正的提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效性。只有這樣，醫(yī)院的檔案管理部門才能夠準(zhǔn)確及時(shí)的給醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理者提供會(huì)計(jì)信息，給醫(yī)院的決策提供必要的依據(jù)，使得醫(yī)院能夠不斷的增強(qiáng)自身的競(jìng)爭(zhēng)力。伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的管理者應(yīng)從自身醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)際出發(fā)，關(guān)注醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的信息化建設(shè)，從而從根本上不斷的促進(jìn)自身醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作水平的提高。

2、不斷完善醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理制度

醫(yī)院應(yīng)完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度所包含的內(nèi)容比較廣泛。具體的內(nèi)容包括檔案收集歸檔制度化；醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案鑒別管理的制度化，檔案管理硬件配置的標(biāo)準(zhǔn)化及醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作的制度化。舉例來(lái)說(shuō)，在醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作中，檔案管理人員應(yīng)依照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，并同時(shí)遵守醫(yī)院所指定的會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀制度，對(duì)醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷毀，按規(guī)定記錄在案并說(shuō)明銷毀的情況等等。

3、設(shè)置獨(dú)立的檔案部門或者專門的檔案管理人員

醫(yī)院從自身的會(huì)計(jì)檔案管理工作的需求出發(fā)，設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門或者專門的會(huì)計(jì)檔案管理工作人員。只有這樣才能不斷的完善醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷及保管等等會(huì)計(jì)管理的一系列工作。從而從根本上保證醫(yī)院會(huì)計(jì)資料的安全性、完整性與保密性。只有設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門或者專門的檔案管理人員才能夠做到及時(shí)的結(jié)清醫(yī)院債權(quán)債務(wù)，確保醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的及時(shí)移交。

4、提高醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)

醫(yī)院管理者應(yīng)不斷的加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，不斷的提高醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的素質(zhì)。對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)與相應(yīng)操作技能進(jìn)行培訓(xùn)與考核，從而促使會(huì)計(jì)檔案管理人員成為醫(yī)院會(huì)計(jì)管理工作所需要的復(fù)合型人才。從而有效的將檔案管理制度化的規(guī)定納入會(huì)計(jì)檔案的日常管理中，從醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的源頭上做好管理的制度化與標(biāo)準(zhǔn)化工作，從而不斷的提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量。

綜上所述，醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)化工作，醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理工作需要醫(yī)院管理者的高度重視，并在此基礎(chǔ)上不斷的完善管理制度及管理人員管理。也就是說(shuō)，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理方面的研究有待進(jìn)一步深入。

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（責(zé)任編輯：李美）

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