中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

中國(guó)石油華北油田公司華興綜合服務(wù)處 沈長(zhǎng)征

中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

中國(guó)石油華北油田公司華興綜合服務(wù)處 沈長(zhǎng)征

本文從中小企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，在用戶需求分析的基礎(chǔ)上，提出中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本目標(biāo)，并闡述系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能設(shè)計(jì)，給出了一個(gè)結(jié)合c/s和web技術(shù)的中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)例，對(duì)中小企業(yè)建設(shè)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)具有參考價(jià)值。

中小企業(yè) 辦公自動(dòng)化 實(shí)現(xiàn) 設(shè)計(jì)

一、問(wèn)題的提出

隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，internet/intranet應(yīng)用在全球范圍內(nèi)日益普及，當(dāng)今社會(huì)正快速向信息化社會(huì)前進(jìn)，信息系統(tǒng)的作用也越來(lái)越大。各級(jí)政府、大公司和大企業(yè)憑著雄厚的資金和人才優(yōu)勢(shì)，加快了信息化的步伐，建立了高質(zhì)量、高效率的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)，從而提高了效率。與此同時(shí)，越來(lái)越多的中小企業(yè)為了適應(yīng)信息革命的要求，提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力，正打算或正在建立符合企業(yè)特色的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)。但是，這些中小企業(yè)由于自身信息化基礎(chǔ)比較薄弱，計(jì)算機(jī)軟、硬件配置較差，而且員工的素質(zhì)也參差不齊，同時(shí)，其經(jīng)濟(jì)實(shí)力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企業(yè)那樣進(jìn)行大量投資建設(shè)信息系統(tǒng)。那么，中小企業(yè)應(yīng)如何建設(shè)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)？本文以采用一種結(jié)合c/s和web的方式開發(fā)的中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為例討論辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

二、用戶需求分析

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立，需要進(jìn)行用戶需求調(diào)查與分析，以確定系統(tǒng)目標(biāo)，這是系統(tǒng)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。

中小企業(yè)需要規(guī)模相對(duì)較小，但其在功能上對(duì)系統(tǒng)的需求卻是全面的。大體可分為：一方面是通過(guò)收發(fā)電子郵件為主的方式，與其它員工交流各種信息，基于工作流的方式實(shí)現(xiàn)諸如請(qǐng)假申請(qǐng)、物品申領(lǐng)審批過(guò)程；員工管理個(gè)人日程安排，各種圖書資料的查閱等日常辦公功能。另一方面則是面向公司辦公業(yè)務(wù)方面的業(yè)務(wù)管理功能。即完全采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個(gè)人辦公效率的提高，又可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。

在開發(fā)方式上對(duì)系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力有限，一般商業(yè)軟件是無(wú)法滿足上面的要求，而從基礎(chǔ)語(yǔ)言開始開發(fā)成本高、周期長(zhǎng)，更不現(xiàn)實(shí)；因此利用現(xiàn)有軟件進(jìn)行改進(jìn)，即二次開發(fā)，通過(guò)對(duì)幾個(gè)商業(yè)化軟件功能進(jìn)行修改、增刪和開發(fā)來(lái)實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)建立具有自身個(gè)性的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。即通過(guò)系統(tǒng)集成的方法來(lái)將各個(gè)功能集成為一個(gè)整體發(fā)揮作用。即通過(guò)兩次開發(fā)的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)降低成本、節(jié)約開支、提高效率。

三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1 系統(tǒng)基本目標(biāo)

3.1.1 實(shí)現(xiàn)辦公規(guī)范化和制度化

絕大多數(shù)中小企業(yè)由于辦公自動(dòng)化起步較慢，大多數(shù)還停留在使用沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)和msoffice系列應(yīng)用軟件來(lái)提高個(gè)人辦公效率，沒(méi)有從根本上改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠(yuǎn)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化。因此，中小企業(yè)建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是要使辦公方式規(guī)范化和制度化。即企業(yè)辦公基于工作流，完全采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享、交流信息，高效地協(xié)同工作。

3.1.2 管理多種數(shù)據(jù)類型

中小企業(yè)規(guī)模較小，但其辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)所包括的范圍應(yīng)該是整個(gè)日常辦公和部分企業(yè)業(yè)務(wù)。因此，其數(shù)據(jù)量相對(duì)大企業(yè)、大公司雖然比較少，但是其數(shù)據(jù)類型并不會(huì)比大企業(yè)、大公司少，不僅包括日常辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，還要包括業(yè)務(wù)辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，中小企業(yè)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)就是要科學(xué)地管理這些各種類型的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的“無(wú)縫”鏈接，保障數(shù)據(jù)的一致性和安全性。

3.1.3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)的先進(jìn)性

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在開發(fā)出來(lái)時(shí)在技術(shù)上應(yīng)具有一定的先進(jìn)性，代表當(dāng)時(shí)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)的先進(jìn)水平，這樣才能使系統(tǒng)在建成后一段時(shí)間內(nèi)，不會(huì)因技術(shù)的落后而需要大規(guī)模的調(diào)整，并且能夠隨著逐步的升級(jí)而保持整個(gè)系統(tǒng)的先進(jìn)性。同時(shí)要求系統(tǒng)對(duì)計(jì)算機(jī)硬件要求不能太高，運(yùn)行速度要快。因?yàn)橹行∑髽I(yè)從經(jīng)濟(jì)實(shí)力上無(wú)法大量投資去購(gòu)置高檔硬件、軟件，短時(shí)間內(nèi)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行全面升級(jí)；另外，大多數(shù)中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模經(jīng)常變化、人員經(jīng)常流動(dòng)。系統(tǒng)應(yīng)能夠適應(yīng)企業(yè)的不斷變化，應(yīng)具有可擴(kuò)展性、易升級(jí)性和開放性。

3.2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開發(fā)中，基于web技術(shù)的開發(fā)方式正以其特有的跨平臺(tái)、統(tǒng)一美觀的界面、簡(jiǎn)單的操作、開發(fā)的系統(tǒng)容易升級(jí)、系統(tǒng)開發(fā)時(shí)間較短，成本較低越來(lái)越受到歡迎，但是這種系統(tǒng)具有傳輸速度較慢，不利于大數(shù)據(jù)量的傳輸?shù)娜秉c(diǎn)。而這正是基于c/s結(jié)構(gòu)的開發(fā)方式的優(yōu)點(diǎn)所在。

本實(shí)例以筆者所在企業(yè)自動(dòng)化系統(tǒng)為例。本系統(tǒng)主要有兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是日常事務(wù)管理；二是業(yè)務(wù)事務(wù)管理，針對(duì)企業(yè)特點(diǎn)，本系統(tǒng)開發(fā)采用一種結(jié)合c/s和web的方式。利用web完成日常辦公和某些需要遠(yuǎn)程通訊的業(yè)務(wù)，而c/s結(jié)構(gòu)可以在局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)特別功能和大的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)(如圖形數(shù)據(jù))傳輸。

服務(wù)器以 windows server 2003為操作系統(tǒng)，oracle、sqlserver或msaccess為數(shù)據(jù)庫(kù)，iis實(shí)現(xiàn)web發(fā)布。

客戶端以windows xp為平臺(tái)，通過(guò)WEB功能實(shí)現(xiàn)用戶的統(tǒng)一使用界面。

3.3 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

中小企業(yè)雖然員工較少、規(guī)模較小，其辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能也有其自身的特色，不僅包括企業(yè)日常辦公的常用功能，還包括日常辦公中的許多小功能；同時(shí)還包括部分業(yè)務(wù)辦公功能。

本實(shí)例在充分進(jìn)行用戶需求分析的基礎(chǔ)上把系統(tǒng)劃分為九個(gè)子系統(tǒng)：日常管理分公文管理、工資管理、業(yè)績(jī)考核管理、培訓(xùn)教育管理、圖片文檔管理、郵件管理，業(yè)務(wù)事務(wù)則為項(xiàng)目管理、合同管理、以及系統(tǒng)維護(hù)。

公文管理功能。包括企業(yè)上級(jí)部門的各類公文及本企業(yè)下發(fā)的所有公文資料。

工資管理功能。包括員工工資查詢管理、工資調(diào)整管理、數(shù)據(jù)分析管理。

圖片文檔管理功能。包括各種檔案管理、各種業(yè)務(wù)信息管理和工作圖片管理等。

業(yè)績(jī)考核管理功能。包括機(jī)關(guān)、基層各單位當(dāng)月考核資料及以前各月歷史考核資料、員工考核等。

郵件管理功能。包括收發(fā)企業(yè)內(nèi)部電子郵件等。

培訓(xùn)教育管理功能。企業(yè)內(nèi)部的培訓(xùn)教育和通知等。

項(xiàng)目管理功能。與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的功能。包括項(xiàng)目小組成員選擇，項(xiàng)目情況查詢和項(xiàng)目成果監(jiān)控等。

部；業(yè)績(jī)考核管理只提供給科級(jí)以上干部，合同管理只有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)科室擁有權(quán)限，其他人員無(wú)法進(jìn)入其中。采用這種方式提供功能既方便員工使用本應(yīng)用系統(tǒng)又有利于系統(tǒng)的安全性，保證員工不能越權(quán)操作。正好適應(yīng)了中小企業(yè)員工流動(dòng)性大、員工的職位變化快的特點(diǎn)。

本系統(tǒng)在有300多名員工的公司運(yùn)行良好，使公司的運(yùn)作完全規(guī)范化和制度化。簡(jiǎn)潔明了的登錄界面增強(qiáng)了系統(tǒng)的安全性；特別是公文管理、工資管理等功能大大提高了工作效率；業(yè)績(jī)考核管理功能既有利于員工提高工作效率，又有利于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工進(jìn)行全面而準(zhǔn)確的考核。

四、結(jié)束語(yǔ)

本文通過(guò)一個(gè)采用web技術(shù)和c/s結(jié)合方式開發(fā)的中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)例分析了中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。采用這種方式既發(fā)揮了web技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，使信息流轉(zhuǎn)、信息發(fā)布、查詢和維護(hù)更加方便；系統(tǒng)的功能擴(kuò)展和規(guī)模擴(kuò)展更加便利；系統(tǒng)開發(fā)速度更快、開發(fā)成本更低；又發(fā)揮了c／s結(jié)構(gòu)有利于大數(shù)據(jù)量（如圖形數(shù)據(jù)）的傳輸?shù)膬?yōu)點(diǎn)。這種開發(fā)方式更加貼近中小企業(yè)的實(shí)際需求，也符合中小企業(yè)的實(shí)際情況。既滿足中小企業(yè)對(duì)日常辦公的需要，又滿足其對(duì)業(yè)務(wù)辦公的部分需求。另外，采用這種開發(fā)方式充分考慮了投入／產(chǎn)出比，節(jié)約了成本。而且，采用這種開發(fā)方式開發(fā)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有良好的擴(kuò)充升級(jí)功能，能夠適應(yīng)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的需要。

[1]鄺孔武,王曉敏.信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì).北京：清華大學(xué)出版社, 1999

[2]曾華.論信息系統(tǒng)集成的實(shí)施.計(jì)算機(jī)應(yīng)用,1997

[3]李長(zhǎng)樹.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方法與實(shí)施策略.計(jì)算機(jī)應(yīng)用研究會(huì),2000;7

（責(zé)任編輯：羅寧）

book=54,ebook=409