淺談高校學生檔案的管理

潘 娟

[摘要] 高校學生檔案管理是高校檔案管理的一項重要工作,也是學校教育教學工作的重要組成部分。本文從高校學生檔案管理的內容、特點等方面分析,對高校學生檔案管理工作中遇到的問題,提出了改進的意見。

[關鍵詞] 高校學生檔案管理

高校學生檔案是大學生學習期間各方面信息的重要載體,準確、齊全、完整的檔案,全面地記載著大學生的政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息,是反映大學生綜合素質的最重要依據(jù),也反映了大學生成長過程中的一段重要經(jīng)歷。同時,也為未來的用人單位對人才的發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)提供了重要的參考。因此,管理好大學生人事檔案,對人力資源開發(fā)和人才成長非常重要。

一、 高校學生檔案的主要內容及其特點

(一)主要內容

眾所周知,檔案來自于人們的社會活動,是人們在社會實踐中產(chǎn)生的具有保存價值的資料的歷史記錄。學生檔案是每個人最初的人事檔案,它將隨著學生步入社會所從事的職業(yè)而改變檔案名稱,并入相應的人事檔案門類中。 高校學生的檔案主要包括以下內容:

1.個人簡歷:如高中畢業(yè)生登記表、高等學校畢業(yè)生登記表;

2.組織鑒定材料:如高校招生考生報名登記表、學生的學年鑒定表、思想品德鑒定表;

3.學習材料:學習成績單、實習鑒定表、畢業(yè)論文評定、黨校學習鑒定表等;

4.參加黨團組織材料:入黨、團申請書、志愿書、登記表等;

5.先進事跡材料:學生的獲獎登記、學年先進個人審批表等;

6.處分和撤銷處分材料;

7.身體健康方面材料:高校招生體格檢查表、高校學生體質健康卡片;

8.其它可供參考的材料:如思想總結、思想?yún)R報、個人總結等。

(二)學生檔案的特點

1.動態(tài)性。一份學生檔案一旦建立之后,是動態(tài)的而不是靜止的。一方面,它需要不斷補充新材料,必須根據(jù)學生情況的變化而不斷增加新的內容,以避免內容老化和材料的缺失;另一方面,學生檔案隨著學生的走向而不斷流動,邊流動邊形成,最后歸宿到用人單位。而其他類型的檔案一旦歸檔后,就保持相對的穩(wěn)定性。

2.真實性。高校學生的檔案材料是學生在校期間學習和實踐活動的一般原始記錄,能反映學生在這一時期的學習、思想品德、身體各方面的情況,所有材料都由學校把關,能真實地反映學生的情況,所以具有一定的真實性。

3.實用性。學生檔案是學生在學?？偨Y情況的真實記錄,畢業(yè)就業(yè)時用人單位可以根據(jù)材料內容全面了解學生的政治表現(xiàn)、學習成績、綜合素質、家庭情況等內容,具有重要的參考價值。

4.內容的單一性。學生檔案雖形成于不同階段、不同學校,但內容比較單一,一般包括登記表、成績卡、體檢表、鑒定表、獎懲材料、政審表、入黨入團材料等。其他類型的檔案在形式上比較多樣化,內容上也比較豐富,不是單一固定的。

二、高校學生檔案管理中存在的主要問題

1.檔案意識薄弱,管理不規(guī)范。相關部門盡管不斷出臺相應的檔案管理條例,對學生檔案管理工作的各項內容作了統(tǒng)一具體的規(guī)定,但在高校一些老師和學生檔案意識不高,表現(xiàn)在學生填寫各類需存檔材料時隨意、馬虎、不認真。教師方面,在學生畢業(yè)時填寫的《高校畢業(yè)生登記表》時對表格審核不嚴,學生只寫獎勵而不寫處分時,教師對其中的“獎懲內容”內容沒有核對,有的沒有蓋學校公章而只是蓋院系的公章,學生成績單上沒有體現(xiàn)獲得學士學位以及畢業(yè)情況等等,甚至個別學校的檔案材料還存在造假現(xiàn)象,使畢業(yè)生檔案在真實性、全面性、嚴肅性等方面大打折扣,失去了檔案的真正意義。

2.檔案管理手段陳舊

由于學生檔案具有歸檔時間統(tǒng)一、存放時間不長、流動快的特點,而學生檔案的管理基本上還處于傳統(tǒng)、原始、手工操作的實體管理模式中,對學生檔案不能采用計算機管理,也沒有建成學生檔案信息庫,給畢業(yè)生查詢檔案去向以及轉遞檔案帶來不便。

3.檔案材料單一

有的學生檔案材料單調、千篇一律,有的材料只有成績單、畢業(yè)生登記表、體檢表以及中學時的簡單材料,從檔案中只能看到,以極其概括性地泛泛而談的評語和專業(yè)學習成績的好壞,體現(xiàn)不出學生的特長和個性,這將不利于學生檔案轉為干部人事檔案的考察材料。

4.檔案轉遞工作不及時不規(guī)范

當前,畢業(yè)生檔案傳遞方式五花八門,學校的檔案投遞方式有通過機要傳遞的,有派專人投送的,也有的讓畢業(yè)生自己攜帶,甚至出現(xiàn)亂投遞現(xiàn)象,造成檔案“滿天飛”。還有個別院校不重視畢業(yè)生檔案傳遞的時效性,延誤檔案的傳遞,造成“人檔分離”現(xiàn)象,直接影響畢業(yè)生就業(yè)和人事代理工作,給畢業(yè)生和用人單位帶來不便,也降低了畢業(yè)生檔案的使用效率。

三、高校學生檔案管理的改進措施

1.制定相應的法規(guī)和制度

做任何事情都必須有法可依、有章可循,特別是管理學生檔案這項專業(yè)性很強的工作。對此,要制定相應的管理條例,以檔案學的理論為指導,參照《檔案法》、《干部人事檔案工作條例》等,根據(jù)學生檔案管理工作的性質、任務、特點,對學生檔案管理工作的各項內容作統(tǒng)一具體的規(guī)定,以此提高人們的對大學生檔案管理的認識,重視大學生檔案在人力資源開發(fā)和管理中的價值,從而加強檔案管理的嚴肅性,從而提高干部人事檔案的質量,使學生檔案管理工作走向規(guī)范發(fā)展的軌道。

2.全面提高檔案意識

首先要加強教育,對高校學生、教師、班主任加大宣傳學生檔案重要性的力度,從抓思想教育入手,逐步引導他們對檔案形成正確認識,消除思想上的模糊認識,逐步宣傳應歸檔材料的各種要求及規(guī)范歸檔材料的實際意義,使他們認識到搞好高校學生檔案管理工作是關系到高校教育改革的大事,是關系到客觀公正地反映一個學生實際情況,使他們能夠順利地畢業(yè)、就業(yè)的大事,只有各方面提高了思想認識,才能真正形成高校學生檔案管理的良好局面。

3.利用計算機輔助管理學生檔案

目前,社會已進入信息化時代。面對先進、系統(tǒng)的計算機管理,檔案管理實行計算機管理是時代的呼喚和形勢發(fā)展的必然要求。目前越來越多的人已經(jīng)認識到了在檔案管理中采用計算機進行輔助管理的重要性和必要性。隨著各高校在學生人數(shù)的逐年增加,學生檔案管理也要采用計算機輔助管理,建立學生的檔案信息數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)學生檔案管理系統(tǒng)化、科學化。這樣既減少人力損耗,也使檔案管理更準確、快捷、全面、方便,更適應時代發(fā)展的需要。學生畢業(yè)后,其人事檔案及時向有關單位轉遞,利用計算機管理檔案轉遞的憑證如存根、回執(zhí)單等,以便學生查詢檔案的去向,從而使檔案管理工作躍上一個新的臺階。

4.規(guī)范檔案材料的收集整理工作

作為高校學生檔案管理的工作人員,要經(jīng)常主動地與形成學生檔案材料的部門及各系主管學生檔案的負責人聯(lián)系、協(xié)商、溝通,及時收集各部門形成的檔案材料。高校學生檔案的特別是歸檔時間較為集中,在學生畢業(yè)離校前將有大量材料歸檔,管理人員對各類材料要做到邊收集、邊整理、邊歸檔,還要及時鑒定其完整性,有缺漏地及時采取各種補救措施,從源頭上解決檔案材料質量差的問題,做好提高歸檔材料的質量工作,進一步推進高校檔案管理工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化。

5.提升學生檔案管理人員的自身素質

大多數(shù)高校學生檔案管理人員都是兼職檔案員,他們沒有受過專業(yè)的學習,主要通過平時工作積累經(jīng)驗,因此檔案管理人員必須要加強檔案業(yè)務的學習,充分利用各種機會進修,系統(tǒng)掌握檔案管理的基礎理論和專業(yè)知識,大力提高專業(yè)知識水平和管理能力,掌握檔案工作的思維方法和工作方法,應用現(xiàn)代化辦公技巧,提高檔案處理的現(xiàn)代化水平,以此增強自身的素質,處理好檔案各個環(huán)節(jié)如檔案材料的收集、審核、傳遞、立卷歸檔方法等。

總之,高校學生檔案管理工作是一個系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學化的過程,我們要充分認識做好高校學生檔案管理工作的重要性與緊迫性,不斷地探討與研究高校學生檔案工作的規(guī)律,使這項工作開展得更扎實,更有成效,使高校學生檔案工作在實施科教興國的戰(zhàn)略中發(fā)揮更大的作用。

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