“小”系統(tǒng)支撐大戰(zhàn)略
——記中鐵建設(shè)信息化

◎ 本刊編輯部

一提起信息化，中鐵建設(shè)集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)中鐵建設(shè)）信息部部長(zhǎng)竇宏冰總要提兩個(gè)問(wèn)題：為什么信息化？憑什么信息化？說(shuō)到企業(yè)信息化，先要說(shuō)說(shuō)什么是企業(yè)？在教科書(shū)中在教科書(shū)中關(guān)于企業(yè)的定義是：企業(yè)是“人”的和“物”的要素的結(jié)合。構(gòu)成企業(yè)的要素有這樣幾方面：人、財(cái)、物、無(wú)形資產(chǎn)，無(wú)形資產(chǎn)包括知識(shí)、專(zhuān)利等，還有規(guī)則。規(guī)則是企業(yè)怎么辦事，其中顯性的規(guī)則，稱(chēng)之為制度，另外還有隱性的規(guī)則。

竇宏冰認(rèn)為，信息化在企業(yè)管理活動(dòng)中，信息化發(fā)揮兩個(gè)工具作用，一是作為企業(yè)戰(zhàn)略管理的基礎(chǔ)設(shè)施，要建立管理信息系統(tǒng)，而不是信息管理系統(tǒng)。二是作為“遠(yuǎn)程管理，規(guī)范管理”的工具，服從并服務(wù)于中鐵建設(shè)2010-2012年發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃。

衡量企業(yè)信息化發(fā)展程度的方式有很多種，竇宏冰提出了一個(gè)新的衡量方式，就是按信息化和企業(yè)規(guī)則的配合程度來(lái)衡量。他說(shuō)：“企業(yè)信息化可以分為三個(gè)層面，首先是初級(jí)階段，先有制度（顯性的規(guī)則），制度正常運(yùn)行后，用信息化的手段落實(shí)制度；其次是發(fā)展階段，制度在生效的同時(shí)，信息化手段同時(shí)啟用；最后是成熟階段，信息化手段與制度合二為一，當(dāng)企業(yè)的信息系統(tǒng)在改進(jìn)的時(shí)候，就代表了制度同時(shí)發(fā)生改變，而不需要另行發(fā)布?！睂?duì)于中鐵建設(shè)的信息化發(fā)展程度，竇宏冰認(rèn)為目前正處于初級(jí)階段與發(fā)展階段之間，即部分系統(tǒng)做到了制度生效的時(shí)間和系統(tǒng)正式啟用的時(shí)間一致。

中鐵建設(shè)信息管理部部長(zhǎng) 竇宏冰

中鐵建設(shè)信息化的著眼點(diǎn)就是“制度”，“落實(shí)制度、執(zhí)行制度、改進(jìn)制度，這就是信息化的作用?！备]宏冰用“有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究”來(lái)比喻這個(gè)著眼點(diǎn)?！坝蟹梢馈笔切畔⒒仨殹坝小敝贫茸鳛槁淠_點(diǎn)，沒(méi)有制度依托的信息化是空中樓閣；“有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)”是信息化發(fā)揮作用的環(huán)節(jié)，“違法必究”是企業(yè)各級(jí)管理人員通過(guò)信息化手段發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，通過(guò)非信息化手段來(lái)糾正。中鐵建設(shè)信息化的服務(wù)對(duì)象是“實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程的四化（制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、信息化），達(dá)到‘規(guī)范管理、快速?gòu)?fù)制’的效果，滿(mǎn)足企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大的管理需求”。中鐵建設(shè)目前正處在快速擴(kuò)張的階段，2009年產(chǎn)值為70億元，今年要達(dá)到150億元。規(guī)模擴(kuò)張速度提升的同時(shí)也帶來(lái)管理上的問(wèn)題，如原有的優(yōu)良管理手段如何繼續(xù)貫徹下去，這時(shí)，信息化就成為現(xiàn)階段最好的工具。

中鐵建設(shè)的信息化工作內(nèi)容可以用八個(gè)字來(lái)概括：信息共享，固化流程。其中，信息共享主要圍繞兩條主線(xiàn)：人和工程。對(duì)于施工企業(yè)來(lái)說(shuō)，這兩方面是永恒不變的。中鐵建設(shè)的流程主要圍繞技術(shù)與經(jīng)濟(jì)兩條線(xiàn)。這兩條主線(xiàn)關(guān)系到企業(yè)的命脈，也是企業(yè)非常注重的。

在具體操作時(shí)，竇宏冰介紹說(shuō)，中鐵建設(shè)的做法是“先縱后橫，標(biāo)準(zhǔn)先行”。何謂“先縱后橫”？也就是說(shuō)，在實(shí)施信息化時(shí)，企業(yè)并不是按獨(dú)立項(xiàng)目進(jìn)行，而是按業(yè)務(wù)歸口實(shí)施。如造價(jià)管理，人力資源管理，物資管理等是縱向的，從集團(tuán)一直到基層項(xiàng)目部，一條線(xiàn)貫穿下來(lái)，每條線(xiàn)都做到底，然后再橫向整合?？v向貫穿工作目前已經(jīng)基本結(jié)束，從今年下半年開(kāi)始，進(jìn)行橫向整合。“很多人質(zhì)疑過(guò)，認(rèn)為縱向進(jìn)行容易形成信息化孤島，系統(tǒng)之間連不起來(lái)。但是我們的標(biāo)準(zhǔn)先行就是讓系統(tǒng)在上線(xiàn)前或者開(kāi)發(fā)前就已經(jīng)完成了。” 竇宏冰介紹說(shuō)，中鐵建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)分為接口標(biāo)準(zhǔn)和編碼標(biāo)準(zhǔn)兩種，這些標(biāo)準(zhǔn)并不是某家軟件商完成的，而是依靠參與系統(tǒng)的需求提出者、各軟件商共同完成的。在項(xiàng)目招標(biāo)前，就已經(jīng)將標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各投標(biāo)廠(chǎng)商進(jìn)行了技術(shù)交底，以免發(fā)生重復(fù)性工作。

在中鐵建設(shè)的信息化建設(shè)中有一個(gè)顯著的特點(diǎn)：需求驅(qū)動(dòng)。“以我為主，忠于原著”是竇宏冰反復(fù)強(qiáng)調(diào)的八個(gè)字。業(yè)務(wù)部門(mén)提需求，并不是看其它軟件有什么功能，自己就提什么需求，而是根據(jù)自己的業(yè)務(wù)需要以及規(guī)范制度提出需求。這樣，軟件廠(chǎng)商開(kāi)發(fā)過(guò)程中，既不能超出需求增加功能，也不能偷工減料減少功能。業(yè)務(wù)部門(mén)是需求最終掌握者，他最了解本部門(mén)的業(yè)務(wù)，也只有他們是最權(quán)威的需求提出者。當(dāng)然，業(yè)務(wù)部門(mén)也不能漫無(wú)邊際的提需求，“著眼制度”是對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)的限制，也是對(duì)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商的一種保護(hù)。

從項(xiàng)目形成需求到系統(tǒng)實(shí)施，正式上線(xiàn)，中鐵建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)是不能超過(guò)三個(gè)月。竇宏冰解釋說(shuō)，時(shí)間太長(zhǎng)，需求肯定會(huì)發(fā)生變化，項(xiàng)目邊界不好確定，項(xiàng)目不容易實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。項(xiàng)目上線(xiàn)后，如果再有新的想法，那么就繼續(xù)形成新的需求，開(kāi)始新的項(xiàng)目。這樣，從需求、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)上線(xiàn)、使用總進(jìn)行反饋到形成新的需求，循環(huán)往復(fù)。中鐵建設(shè)稱(chēng)之為“小步快跑”。竇宏冰認(rèn)為，只要系統(tǒng)是用起來(lái)了的，那么從該系統(tǒng)上線(xiàn)開(kāi)始，就會(huì)處于持續(xù)改進(jìn)狀態(tài)，除非企業(yè)不再做這樣的業(yè)務(wù)。

當(dāng)然，做信息化工作離不開(kāi)資源的保障?！拔覀儗①Y源分為政治資源、資金資源、人力資源三類(lèi)?！备]宏冰介紹說(shuō)。

政治資源分三個(gè)層面。領(lǐng)導(dǎo)重視，信息化是一把手工程，無(wú)論哪個(gè)企業(yè)，要想把信息化做好，領(lǐng)導(dǎo)重視是不可或缺的。中鐵建設(shè)的董事長(zhǎng)、黨委書(shū)記汪文忠，在所有的全體大會(huì)的講話(huà)中，都把信息化作為單獨(dú)的一個(gè)方面強(qiáng)調(diào)，甚至在黨代會(huì)上，要求所有的黨（支）委書(shū)記作為本單位信息化的領(lǐng)頭羊，要讓每位員工會(huì)上網(wǎng)，能上網(wǎng)。總經(jīng)理趙偉曾親自負(fù)責(zé)集團(tuán)的知識(shí)管理系統(tǒng)；分管信息化的郭劍平副總經(jīng)理，在組織結(jié)構(gòu)調(diào)整后，做出了“信息化要向管理信息系統(tǒng)方向轉(zhuǎn)變”的重要指示。

員工受益是信息化成功的保證，以前繁瑣的工作，用了信息化手段后，變得簡(jiǎn)單，他們就會(huì)支持，信息化就有驅(qū)動(dòng)力，“信息化實(shí)施要從易到難，要慢慢滲透，要‘隨風(fēng)潛入夜，潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲’”，說(shuō)起信息化實(shí)施，竇宏冰深有感觸。如果員工想方設(shè)法抵觸信息化，信息化工作根本無(wú)法開(kāi)展。

部門(mén)配合是信息化的基礎(chǔ)，“我們各部門(mén)之間是相互配合的關(guān)系，并不是信息部配合其他部門(mén)或其他部門(mén)配合信息部的工作，我們相互支持，共同發(fā)展?！?/p>

正是因?yàn)橛辛恕邦I(lǐng)導(dǎo)重視，員工受益，部門(mén)配合”，才形成了中鐵建設(shè)全民信息化的格局。

在資金資源上，中鐵建設(shè)并沒(méi)有特事特辦，而是與其他部門(mén)一樣，按照發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃-年度重點(diǎn)工作-預(yù)算計(jì)劃的方式，形成部門(mén)預(yù)算，本年度按計(jì)劃實(shí)施即可，只有極個(gè)別超出分管領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限的項(xiàng)目才需要找主管領(lǐng)導(dǎo)。

在人力資源方面，中鐵建設(shè)信息部雖然只有3個(gè)人，但對(duì)內(nèi)依靠各級(jí)員工，對(duì)外依靠社會(huì)力量，如軟件開(kāi)發(fā)外包，網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維服務(wù)外包，桌面維護(hù)外包等，同樣將信息化工作開(kāi)展的有聲有色?！拔覀兙拖駛€(gè)總包項(xiàng)目部，管理人員沒(méi)幾個(gè)，主要靠管理分包商來(lái)實(shí)現(xiàn)我們的甲方棗各業(yè)務(wù)部門(mén)的意圖”，竇宏冰如是說(shuō)。

中鐵建設(shè)人力資源部副部長(zhǎng) 熊衛(wèi)紅

從2004年信息部成立到現(xiàn)在，中鐵建設(shè)共上線(xiàn)大小32個(gè)系統(tǒng)，基本覆蓋了黨、政、工、團(tuán)的所有業(yè)務(wù)口，所有層級(jí)，所有地域。下一步要做的，是往兩個(gè)方向發(fā)展：一是注重“管理信息系統(tǒng)”建設(shè)，將信息化作為實(shí)施戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃的重要工具；二是深化各業(yè)務(wù)口的信息化建設(shè)，使信息化對(duì)業(yè)務(wù)管理滲透的更深。

充分共享的人力資源管理系統(tǒng)

“人力資源系統(tǒng)是最早建設(shè)的信息系統(tǒng)之一，”人力資源部副部長(zhǎng)熊衛(wèi)紅介紹說(shuō)：“我們希望通過(guò)信息化的手段將人力資源管理過(guò)程中不同的角色聯(lián)系起來(lái)，為人力資源不同業(yè)務(wù)管理人員、其他業(yè)務(wù)部門(mén)以及各級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)提供一個(gè)資源共享的工作平臺(tái)，使人力資源管理系統(tǒng)成為‘全面人力資源管理’的紐帶，大大改善員工、領(lǐng)導(dǎo)與HR部門(mén)的溝通，充分簡(jiǎn)化事務(wù)性工作流程，提高工作效率，使人力資源管理更上一個(gè)臺(tái)階。”

“市場(chǎng)上成熟的人力資源管理系統(tǒng)不乏其中，但他們?cè)跐M(mǎn)足通用性的前提下，對(duì)于個(gè)案企業(yè)必然存在臃腫、多余的開(kāi)發(fā)，且在一些關(guān)鍵細(xì)節(jié)上也不能滿(mǎn)足我們企業(yè)的需要，因此，本著‘實(shí)用’的原則，中鐵建設(shè)人力資源系統(tǒng)采用了‘自我開(kāi)發(fā)’的模式，而沒(méi)有選用市場(chǎng)上成熟的現(xiàn)有的產(chǎn)品。所謂‘自我開(kāi)發(fā)’就是人力資源系統(tǒng)建設(shè)從整體的功能框架構(gòu)建到局部的細(xì)微的功能按鈕設(shè)置等所有需求完全由人力資源部提出，軟件公司只需負(fù)責(zé)將這些需求轉(zhuǎn)化成信息化手段而已，他們完全不需要去了解企業(yè)人力資源管理具體業(yè)務(wù)流程是如何開(kāi)展的。人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)提需求，信息部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，兩個(gè)部門(mén)緊密配合，開(kāi)發(fā)這一套‘用得著’的系統(tǒng)所花費(fèi)的費(fèi)用是購(gòu)買(mǎi)一套成熟軟件的零頭?！彼裏o(wú)不驕傲地說(shuō)。

中鐵建設(shè)人力資源信息系統(tǒng)從2003年開(kāi)始正式使用，已由當(dāng)初僅有人事檔案模塊，經(jīng)過(guò)7年建設(shè)，逐步完善為具有組織結(jié)構(gòu)管理、人員信息管理、人事調(diào)配管理、休假管理、離職管理、干部任免管理、工資管理、保險(xiǎn)管理、招聘管理、培訓(xùn)管理、勞動(dòng)合同管理、績(jī)效管理、人事報(bào)表、系統(tǒng)管理等十多個(gè)業(yè)務(wù)功能模塊。系統(tǒng)具有靈活、方便、細(xì)致的用戶(hù)授權(quán)功能，也保證了人力資源信息系統(tǒng)可以在保障信息安全的前提下對(duì)不同類(lèi)型的用戶(hù)進(jìn)行授權(quán)，用戶(hù)角色有各級(jí)人力資源管理人員，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和員工、有瀏覽用戶(hù)，也有維護(hù)用戶(hù)，有全部信息享有用戶(hù)，也有局部信息享有用戶(hù)。熊衛(wèi)紅在介紹人力資源信息系統(tǒng)特點(diǎn)時(shí)特別提到：我們的這套系統(tǒng)完全從實(shí)際需要出發(fā)，界面簡(jiǎn)潔直觀(guān)，操作簡(jiǎn)單，真正實(shí)現(xiàn)了人員的動(dòng)態(tài)管理和實(shí)時(shí)控制。它涵蓋了企業(yè)對(duì)員工從入職到離職的全面管理，并且結(jié)合我們?nèi)粘９ぷ鞯男枰_(kāi)發(fā)了許多批量處理功能，比如批量生成崗位、批量更新信息、批量追加信息、批量上傳、下載圖片等等。今年七月份，中鐵建設(shè)集中新入職員工近600名，所有這些人員的個(gè)人信息、教育經(jīng)歷信息及2000多張的身份證、照片、畢業(yè)證、學(xué)位證掃描件等資料利用系統(tǒng)的批處理功能，不到一分鐘就完成了錄入系統(tǒng)的工作。熊衛(wèi)紅由衷感嘆：沒(méi)有批處理功能，這些信息錄入系統(tǒng)不知道要干幾天幾夜呢。

熊衛(wèi)紅介紹說(shuō)：目前，我們集團(tuán)公司人力資源管理業(yè)務(wù)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)全面信息化，它不僅極大提高了日常工作效率，也通過(guò)不同業(yè)務(wù)模塊之間建立的關(guān)聯(lián)堵住了傳統(tǒng)行政管理手段控制不了的漏洞。比如，由于分公司、項(xiàng)目部實(shí)體眾多，已往常常存在員工私自更換工作單位導(dǎo)致人力資源部門(mén)無(wú)法及時(shí)掌握的現(xiàn)象，但自從工資管理模塊投入使用后，就徹底杜絕了這種人員工資實(shí)力和實(shí)際崗位不一致的現(xiàn)象，如果不按規(guī)定辦理崗位調(diào)動(dòng)手續(xù)，調(diào)動(dòng)人員將無(wú)法在新單位發(fā)工資。

中鐵建設(shè)技術(shù)質(zhì)量部部長(zhǎng) 方宏偉

“人力資源系統(tǒng)不僅僅服務(wù)人力資源業(yè)務(wù)人員，還是中鐵建設(shè)所有系統(tǒng)的基礎(chǔ)，所有人的用戶(hù)名就是人力資源系統(tǒng)中的名字，所有系統(tǒng)的授權(quán)都是根據(jù)人力資源系統(tǒng)所提供的組織和崗位進(jìn)行的，人力資源系統(tǒng)一旦出了問(wèn)題，所有系統(tǒng)都崩潰?！备]宏冰補(bǔ)充說(shuō)。

制度推進(jìn)監(jiān)管的質(zhì)量管理系統(tǒng)

記者還在感嘆人力資源系統(tǒng)的實(shí)用性時(shí)，技術(shù)質(zhì)量部部長(zhǎng)方宏偉開(kāi)了腔，他娓娓講述的是質(zhì)量管理系統(tǒng)。中鐵建設(shè)的質(zhì)量信息系統(tǒng)從2007年開(kāi)始，由資料管理子系統(tǒng)起步，逐步發(fā)展到綜合質(zhì)量管理系統(tǒng)。集團(tuán)管理過(guò)程中的數(shù)據(jù)或資料可以?xún)?chǔ)存到服務(wù)器上，一項(xiàng)工程由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)，誰(shuí)進(jìn)行質(zhì)量檢查，可以通過(guò)查究技術(shù)資料實(shí)現(xiàn)責(zé)任追溯，這也是集團(tuán)上線(xiàn)信息化的初衷。信息化輔助管理者看到策劃、過(guò)程的檢查和處理到總結(jié)與改進(jìn)的所有環(huán)節(jié)，這既是管理的需求所致，又體現(xiàn)了循環(huán)管理的理念。

2009年年底，集團(tuán)進(jìn)行了信息化系統(tǒng)的架構(gòu)調(diào)整，原來(lái)采用“總部—項(xiàng)目部”的兩級(jí)管理模式，如今增設(shè)了二級(jí)單位，權(quán)力的下放有助于減輕總部的工作量。根據(jù)組織結(jié)構(gòu)調(diào)整情況，重新改進(jìn)了質(zhì)量管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要由通知、通告、系統(tǒng)新聞、精品推薦、行業(yè)信息、整改記錄等組成。信息部來(lái)管理哪些崗位訪(fǎng)問(wèn)該系統(tǒng)，技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)這些崗位具體有哪些權(quán)限的。

中鐵建設(shè)造價(jià)物資部部長(zhǎng) 徐福囤

質(zhì)量管理關(guān)乎施工項(xiàng)目的成敗，方宏偉提到，在集團(tuán)頒布的質(zhì)量管理辦法里面，專(zhuān)門(mén)有一章《工程質(zhì)量信息報(bào)告》，明確了相關(guān)數(shù)據(jù)。質(zhì)量檢查既可以采用工程檢查記錄表的形式，也可以采用圖片的形式。項(xiàng)目部自查需要填寫(xiě)工程質(zhì)量的記錄，按照分項(xiàng)劃分，包括專(zhuān)業(yè)、水暖、電氣等；按照分部劃分，包括施工部位、實(shí)測(cè)點(diǎn)數(shù)等。在表格選項(xiàng)中，除去施工部位、主控項(xiàng)目檢查、實(shí)測(cè)點(diǎn)填寫(xiě)之外，其他內(nèi)容只需從系統(tǒng)設(shè)定好的下拉菜單選擇，這為之后的質(zhì)量查詢(xún)與報(bào)表生成提供了數(shù)據(jù)來(lái)源。集團(tuán)規(guī)定，對(duì)于重點(diǎn)工程的特殊時(shí)期，要進(jìn)行日檢查報(bào)告?！拔覀儼奄|(zhì)量檢查列在制度里，對(duì)二級(jí)單位依據(jù)制度進(jìn)行考核，二級(jí)單位也把它作為過(guò)程績(jī)效考核的指標(biāo)，這也是信息系統(tǒng)建設(shè)的依據(jù)?！狈胶陚フf(shuō)到。

記者提出疑問(wèn)，若是自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目出了質(zhì)量問(wèn)題，一般人們是不愿意透露的。方宏偉對(duì)此談到，通過(guò)制度來(lái)推進(jìn)監(jiān)管的確有難度，系統(tǒng)在設(shè)計(jì)上花費(fèi)了很多心思。建立了分門(mén)別類(lèi)的模塊，包括質(zhì)量策劃、限期整改維護(hù)等。通過(guò)部門(mén)檢查可以看出二級(jí)單位是不是在著手這項(xiàng)工作，有沒(méi)有檢查的對(duì)象。按照記錄內(nèi)容，如果哪家單位的現(xiàn)場(chǎng)出了問(wèn)題，部門(mén)會(huì)檢查二級(jí)單位的工作。例如去年年底進(jìn)行的項(xiàng)目，今年查出了質(zhì)量問(wèn)題，則需要重新填制檢查記錄棗從這個(gè)角度監(jiān)控二級(jí)單位，可以督促其實(shí)現(xiàn)自我約束和管理的功能。

信息系統(tǒng)還具備了規(guī)范、規(guī)章、質(zhì)量攻關(guān)、月度分析報(bào)告、施工總結(jié)等功能，質(zhì)量創(chuàng)優(yōu)的評(píng)審辦法、匯報(bào)資料、業(yè)務(wù)培訓(xùn)交流材料等也方便大家的交流。通過(guò)使用質(zhì)量管理系統(tǒng)，大家的責(zé)任心提高了，信息上報(bào)的及時(shí)性也增強(qiáng)了。對(duì)于在建工程或者竣工工程的信息能夠做到隨時(shí)了解、關(guān)注、掌控；以前通過(guò)報(bào)表去查詢(xún)數(shù)據(jù)，而今通過(guò)按照不同字段，如分部分項(xiàng)等進(jìn)行系統(tǒng)篩選。

“日常檢查通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行，現(xiàn)場(chǎng)主要檢查數(shù)據(jù)的真實(shí)性，我們定期去二級(jí)單位核查質(zhì)量管理情況?！狈胶陚フf(shuō)。

釘是釘、鉚是鉚的合同管理系統(tǒng)

提起中鐵建設(shè)的信息系統(tǒng)，不能不提其造價(jià)管理子系統(tǒng)。

1997年為加強(qiáng)造價(jià)管理工作，規(guī)范合同條款，有效過(guò)程監(jiān)控，規(guī)避企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，中鐵建設(shè)制定了合同管理辦法，開(kāi)始對(duì)分供合同進(jìn)行評(píng)審，采取的方式是紙質(zhì)評(píng)審、人工傳遞，對(duì)于當(dāng)時(shí)業(yè)務(wù)集中在北京的中鐵建設(shè)來(lái)說(shuō)，起到了成本控制的關(guān)鍵作用。

近幾年中鐵建設(shè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模急速擴(kuò)張，工程分布點(diǎn)多地廣，用傳統(tǒng)的手段已經(jīng)無(wú)法保證合同評(píng)審制度的執(zhí)行。為保證工程項(xiàng)目的成本管理效果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差找出原因，2008年底，根據(jù)中鐵建設(shè)黨政聯(lián)席會(huì)議精神，造價(jià)物資部和信息部相互配合，開(kāi)發(fā)了造價(jià)管理子系統(tǒng)，并覆蓋了中鐵建設(shè)除設(shè)計(jì)、房地產(chǎn)以外的所有下屬單位。

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了兩方面功能。

一是工程基礎(chǔ)信息模塊，它是所有涉及工程的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)。如同人力資源系統(tǒng)為所有系統(tǒng)提供用戶(hù)，它為其它子系統(tǒng)提供唯一的工程基礎(chǔ)信息。

二是分供合同管理模塊，它以《中鐵建設(shè)集團(tuán)分供合同管理辦法》為“法”，將業(yè)務(wù)流程用信息化手段固化。例如集團(tuán)公司負(fù)責(zé)50萬(wàn)元以上的合同評(píng)審工作，50萬(wàn)元以下的合同分公司審批；法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)部負(fù)責(zé)合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和處理；造價(jià)物資部負(fù)責(zé)評(píng)審價(jià)格和效益分析等；有效的貫徹執(zhí)行了集團(tuán)公司的各項(xiàng)管理制度。

系統(tǒng)還對(duì)制度的執(zhí)行做到了細(xì)化補(bǔ)充，充分滿(mǎn)足合同評(píng)審差異化的需要，既可以為每類(lèi)合同定制多條流程，以滿(mǎn)足不同區(qū)域和所屬單位不同引起的評(píng)審部門(mén)的差異，系統(tǒng)中現(xiàn)有審批流程119個(gè)。也可以為每條流程制定適用的項(xiàng)目部或者工程，例如哈大線(xiàn)綿延600公里，有9個(gè)工點(diǎn)，合同金額13億元，哈大指揮部在鐵路總指揮部下，設(shè)立了單獨(dú)的合同評(píng)審流程。

為確保工作效率，系統(tǒng)還控制了評(píng)審時(shí)限。合同首次申報(bào)，必須在三天內(nèi)評(píng)審，修改后申報(bào)，必須在兩天內(nèi)評(píng)審。徐福囤笑著說(shuō)：“我們是給自己加了個(gè)小鞭子，如果合同上傳后三天之內(nèi)沒(méi)有評(píng)審，會(huì)自動(dòng)通過(guò)，但相應(yīng)的責(zé)任由自動(dòng)通過(guò)的部門(mén)承擔(dān)”。

該系統(tǒng)覆蓋了所有“中鐵建設(shè)作為甲方”的合同以及合同從招標(biāo)到結(jié)算全過(guò)程的管理。只有造價(jià)子系統(tǒng)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的合同才能打印出來(lái)，只有在系統(tǒng)中結(jié)算的合同才能付出款來(lái)。造價(jià)物資部部長(zhǎng)徐福囤夾帶些許幽默說(shuō)：“過(guò)不了合同評(píng)審關(guān)，財(cái)務(wù)部門(mén)不會(huì)也不能付款”。

系統(tǒng)采用了數(shù)字證書(shū)來(lái)保證數(shù)據(jù)和應(yīng)用安全。該系統(tǒng)中數(shù)據(jù)屬于企業(yè)商業(yè)機(jī)密，因此系統(tǒng)安全格外重要，除采取各項(xiàng)措施來(lái)保證系統(tǒng)硬件安全和數(shù)據(jù)庫(kù)安全外，系統(tǒng)本身也采取了數(shù)字認(rèn)證措施。要進(jìn)入該系統(tǒng)，必須同時(shí)滿(mǎn)足兩個(gè)條件，一是在人力資源系統(tǒng)中，該用戶(hù)必須在允許訪(fǎng)問(wèn)造價(jià)子系統(tǒng)的崗位上；二是該用戶(hù)必須擁有數(shù)字證書(shū)。

為確保網(wǎng)上通過(guò)的合同和實(shí)際用印后的合同一致，子系統(tǒng)采用了先進(jìn)的條碼技術(shù)，為每份合同提供唯一的條碼標(biāo)識(shí)，并自動(dòng)標(biāo)記在合同文本的每頁(yè)頁(yè)眉上。保證了蓋章合同文本與評(píng)審合同的一致性，同時(shí)也便于通過(guò)條碼槍掃描來(lái)快速檢索合同。

該系統(tǒng)還具備詳盡的日志記錄。對(duì)于進(jìn)入系統(tǒng)的用戶(hù)操作，在系統(tǒng)日志中都進(jìn)行了詳盡的記錄：登陸時(shí)間、IP地址、用戶(hù)名、所作操作、評(píng)審意見(jiàn)等，為業(yè)務(wù)恢復(fù)和安全審計(jì)提供了依據(jù)。

在徐福囤看來(lái)，沒(méi)有集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)和資金集中管理，造價(jià)管理子系統(tǒng)尤其是分供合同模塊就不具備實(shí)際價(jià)值和可操作性；反之，合同的有效管理，也給財(cái)務(wù)管理提供及時(shí)、準(zhǔn)確、翔實(shí)的各類(lèi)成本數(shù)據(jù)，進(jìn)而為財(cái)務(wù)和資金的集成管理提供支撐。

2009年5月，該子系統(tǒng)覆蓋了中鐵建設(shè)除設(shè)計(jì)、房地產(chǎn)以外的所有下屬單位。截至采訪(fǎng)日，該系統(tǒng)已審批通過(guò)11533份合同，合同額合計(jì)187億。

責(zé)任成本管理模塊和變更索賠模塊是還需逐步完善的模塊，便于及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總，過(guò)程監(jiān)控，解決遠(yuǎn)程管理不善導(dǎo)致造價(jià)失控的局面，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

徐福囤說(shuō)：“造價(jià)管理子系統(tǒng)要逐步建立、完善和深化，最終形成貫穿‘經(jīng)濟(jì)’全過(guò)程管理的信息化系統(tǒng)，根據(jù)部門(mén)需要及時(shí)傳遞和流轉(zhuǎn)各種信息數(shù)據(jù)，解決各種信息重復(fù)填報(bào)、數(shù)據(jù)不統(tǒng)一等弊端，便于遠(yuǎn)程管理和過(guò)程監(jiān)控，成為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解項(xiàng)目運(yùn)行狀態(tài)和實(shí)施效果的重要工具?！?/p>

記者在采訪(fǎng)過(guò)程中的最大體會(huì)，就是依托于嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?，遵循需求?qū)動(dòng)的原則，信息化原來(lái)可以做得這般順暢。而各級(jí)管理人員本著公心做事，各部門(mén)之間互相配合的良好作風(fēng)，也為信息化的推行保駕護(hù)航。適合的才是最好的，把資源運(yùn)用得當(dāng)，可以達(dá)到事半功倍的效果，“小”系統(tǒng)也能夠支撐起大戰(zhàn)略。

中鐵建設(shè)的機(jī)房中設(shè)備儼然有序地工作著