◎ 周宇光
2003年9月,中海與用友簽訂了戰(zhàn)略合作協(xié)議,標(biāo)志著中海ERP建設(shè)的啟動。回顧當(dāng)時(shí)的背景:城市化進(jìn)程與經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展為房地產(chǎn)企業(yè)的快速發(fā)展提供了巨大的空間,中海正是抓住這樣的戰(zhàn)略機(jī)遇,作出了大力推進(jìn)內(nèi)地地產(chǎn)快速擴(kuò)張的戰(zhàn)略部署。圍繞這個(gè)戰(zhàn)略部署,公司以創(chuàng)新的意識運(yùn)用信息化手段去為業(yè)務(wù)的發(fā)展提供支持。
信息化須與企業(yè)的特點(diǎn)緊密結(jié)合。房地產(chǎn)企業(yè)特別是住宅房地產(chǎn)企業(yè)的特點(diǎn)是:企業(yè)生存與發(fā)展首先依賴于土地的吸納;資金密集,有較高的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn);大型企業(yè)跨地域、多項(xiàng)目經(jīng)營,管理分散。
在貫徹快速擴(kuò)張的過程中所面臨的主要挑戰(zhàn)包括:
規(guī)模擴(kuò)張的挑戰(zhàn)。房地產(chǎn)企業(yè)的特點(diǎn)決定快速發(fā)展必須要求快速吸納土地、快速擴(kuò)張,這也同時(shí)意味著風(fēng)險(xiǎn)。如何有效支持快速擴(kuò)張,以什么樣的手段提供資源保障。
資源管控的挑戰(zhàn)。快速擴(kuò)張中面臨管理規(guī)則異化、管理效應(yīng)遞減的危險(xiǎn)。多頭、分散管理蘊(yùn)含著諸多不穩(wěn)定的因素。面臨戰(zhàn)略執(zhí)行、成本控制等管理能力的的挑戰(zhàn)。
市場競爭的挑戰(zhàn)。如何通過快速銷售提升資金能力。如何開拓客戶資源、提升客戶滿意度。
隨著中海地產(chǎn)業(yè)務(wù)的快速擴(kuò)張,加強(qiáng)管控力度,提高管理水平和效率,成為迫切需要解決的問題,怎樣借助信息技術(shù)的手段、優(yōu)化管理流程,提升管理水平,更好的支持業(yè)務(wù)的發(fā)展;怎樣使宏觀戰(zhàn)略和微觀執(zhí)行和諧統(tǒng)一提高企業(yè)執(zhí)行力是公司信息化的急需解決的問題。為此,經(jīng)過公開招標(biāo)和反復(fù)研究比較,經(jīng)中海集團(tuán)常董會討論決定,選擇用友公司作為戰(zhàn)略伙伴,建設(shè)中海ERP系統(tǒng)。
在合作過程中,雙方高層都非常關(guān)注和支持該項(xiàng)目,雙方員工密切配合,對每一涉及的業(yè)務(wù)部門都進(jìn)行了詳盡的調(diào)研分析,總結(jié)出了系統(tǒng)設(shè)計(jì)原型,根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)流程和用戶需求進(jìn)行反復(fù)的論證、研討、優(yōu)化,并就不同模塊進(jìn)行了相應(yīng)的研發(fā)和實(shí)施工作。經(jīng)過雙方項(xiàng)目組一年共同的艱苦努力,項(xiàng)目達(dá)到了預(yù)期的目標(biāo),財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、BI系統(tǒng)順利上線,新開發(fā)的項(xiàng)目管理和招標(biāo)采購系統(tǒng)完成研發(fā)和實(shí)施工作,全面推廣應(yīng)用。項(xiàng)目管理作為一個(gè)全新開發(fā)的系統(tǒng),當(dāng)時(shí)國內(nèi)市場上還沒有一套成熟的軟件可以借鑒,憑著研發(fā)團(tuán)隊(duì)的深入調(diào)研和中海多年的經(jīng)驗(yàn)積累,共同設(shè)計(jì)出了具有中海特色的以成本控制為核心的全過程項(xiàng)目管理系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)的研發(fā)更是融入了雙方項(xiàng)目組成員大量的辛勤勞動,ERP各系統(tǒng)的上線使用為業(yè)務(wù)部門(包括項(xiàng)目)的日常業(yè)務(wù)處理及公司領(lǐng)導(dǎo)的決策分析提供了高效有力的工具。
中海ERP系統(tǒng)融合了中海多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),適應(yīng)公司的管理要求,實(shí)現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理模式,使各地區(qū)公司都能夠通過公司VPN內(nèi)網(wǎng)訪問公司的數(shù)據(jù)中心,實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)集中存放,集中維護(hù),統(tǒng)一管理和備份的先進(jìn)理念,各公司只需要聯(lián)上內(nèi)網(wǎng),通過嚴(yán)格的用戶驗(yàn)證后即可進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)處理或查詢分析,而不需要再重新安裝系統(tǒng),B/S應(yīng)用模式,終端零安裝,零維護(hù),零數(shù)據(jù),極大的減輕了各地區(qū)公司的電腦維護(hù)量和管理復(fù)雜程度。在中海地產(chǎn)業(yè)務(wù)高速擴(kuò)張的今天,該系統(tǒng)更是體現(xiàn)出其優(yōu)越性,實(shí)現(xiàn)了孔總給我們提出的目標(biāo),新開的地區(qū)公司只需要按照標(biāo)準(zhǔn)模式完全“克隆”一套就可以進(jìn)行正常的業(yè)務(wù)管理,將公司的管理制度和要求融入到系統(tǒng)中,使用系統(tǒng)后可實(shí)現(xiàn)公司管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,而公司總部可實(shí)時(shí)看到各分公司的明細(xì)及匯總數(shù)據(jù)和報(bào)表,為公司管理層決策提供了堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)B/S應(yīng)用,降低下級公司軟件安裝、維護(hù)、數(shù)據(jù)管理成本,極大地提高了管理效率和水平。
中海ERP系統(tǒng)藍(lán)圖如右圖:
系統(tǒng)集成了企業(yè)財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目管理、銷售管理、決策管理等多個(gè)層次的管理內(nèi)容,以預(yù)測為先導(dǎo)、計(jì)劃為主線,業(yè)務(wù)執(zhí)行的組織和控制為重點(diǎn),財(cái)務(wù)支持和監(jiān)督為依托,經(jīng)營分析和財(cái)務(wù)分析為基礎(chǔ),經(jīng)濟(jì)指標(biāo)和財(cái)務(wù)指標(biāo)評價(jià)為依據(jù),支持企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。以優(yōu)化企業(yè)資源為目標(biāo),提供計(jì)劃和控制為手段,構(gòu)建企業(yè)經(jīng)營平臺。支持從部門應(yīng)用、到單個(gè)企業(yè)應(yīng)用、到集團(tuán)企業(yè)應(yīng)用、到供應(yīng)鏈企業(yè)應(yīng)用的全面信息化管理。
系統(tǒng)的核心理念為“集中管理,協(xié)同商務(wù)”:結(jié)合集團(tuán)企業(yè)的組織架構(gòu),通過IT手段集中管理,結(jié)合公司內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu),提供靈活的架構(gòu)設(shè)置手段,支持組織結(jié)構(gòu)的變動;同時(shí)集中存儲集團(tuán)的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)和資源等信息,實(shí)現(xiàn)集中計(jì)劃、控制與分析。通過協(xié)同商務(wù),可建立一個(gè)基于Internet的穩(wěn)定的、開放的、先進(jìn)的工作平臺,實(shí)現(xiàn)信息資源的整合與共享,支持和優(yōu)化不同的部門、企業(yè)及用戶之間的協(xié)同工作和協(xié)同服務(wù)。
系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)遵循標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、集中化、協(xié)同化、集成化、知識化的原則,具體描述如下:
標(biāo)準(zhǔn)化:進(jìn)行統(tǒng)一編碼,對數(shù)據(jù)、表格、文檔、清單的格式進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì),杜絕各自為戰(zhàn),提高業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化。系統(tǒng)根據(jù)管理和業(yè)務(wù)需求統(tǒng)一定義模板,為公司統(tǒng)計(jì)分析奠定良好數(shù)據(jù)基礎(chǔ),加快信息流轉(zhuǎn)的效率。
流程化:對總部、地區(qū)公司、項(xiàng)目部的管理實(shí)現(xiàn)流程化,減少管理的隨意性,加強(qiáng)規(guī)范性。比如合同審批、付款審批、超供扣款等,都要遵循嚴(yán)格的流程。系統(tǒng)提供審批流引擎,提供強(qiáng)大的審批流定制功能。
集中化:對數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一存放,從根本上保證數(shù)據(jù)的規(guī)范性。通過純B/S的架構(gòu),實(shí)現(xiàn)跨地域、多項(xiàng)目的快速部署,保證各種模式的快速復(fù)制性。
協(xié)同化:根據(jù)協(xié)同理論,在流程再造的基礎(chǔ)上,變獨(dú)立分散管理為集中協(xié)同管理,實(shí)現(xiàn)了“一次錄入、永續(xù)使用”的數(shù)據(jù)處理模式,打破部門之間的壁壘與杜絕信息孤島,產(chǎn)生“整體大于各個(gè)體之和”的協(xié)同效益。
集成化:采用插件式的設(shè)計(jì),將子系統(tǒng)、業(yè)務(wù)模塊統(tǒng)一到一個(gè)平臺,集成各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)各子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的無縫對接。
知識化:提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)挖掘功能,為決策提供科學(xué)支持,另外,通過知識管理,構(gòu)建學(xué)習(xí)型企業(yè)。
按使用人員劃分,系統(tǒng)功能分成三個(gè)層級:
功能層級層級內(nèi)容業(yè)務(wù)操作層基礎(chǔ)單據(jù)的的錄入,包括合同、糧單、報(bào)銷單、借款單、房間信息等,并實(shí)現(xiàn)對日常業(yè)務(wù)的支持。管理控制層定義流程、模板并進(jìn)行分發(fā),實(shí)施數(shù)據(jù)一體化的管理策略,進(jìn)行日常監(jiān)控、審批。決策支持層為決策支持層提供豐富的統(tǒng)計(jì)分析功能,并通過BI進(jìn)行挖掘,支持決策的科學(xué)化。三個(gè)層級實(shí)現(xiàn)管理的協(xié)調(diào)一致:
實(shí)時(shí)管理:與日常業(yè)務(wù)處理融為一體,采集實(shí)時(shí)數(shù)據(jù),而不是事后補(bǔ)錄。
流程管理:將流程進(jìn)行固化,所有的管理流程通過系統(tǒng)進(jìn)行,杜絕信息遺漏,提升管理的流程化、科學(xué)化。
協(xié)同管理:實(shí)現(xiàn)跨部門、跨業(yè)務(wù)口的整合,例如銷售信息、工程成本信息、費(fèi)用報(bào)銷信息都可以自動觸發(fā)生成憑證。
各子系統(tǒng)功能介紹
1、門戶及OA子系統(tǒng)
提供日常辦公、新聞發(fā)布、信息溝通、流程審批、知識管理等功能,是系統(tǒng)的總?cè)肟?。隨著網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的發(fā)展,使信息共享、交流,協(xié)同業(yè)務(wù)處理得以更高效地進(jìn)行。OA系統(tǒng)的概念,已突破傳統(tǒng)的公文處理內(nèi)容,形成集網(wǎng)絡(luò)門戶、日常辦公、新聞發(fā)布、信息溝通、流程審批、知識管理等基于Intranet/Internet實(shí)現(xiàn)的綜合信息應(yīng)用平臺。該系統(tǒng)采用了瀏覽器/服務(wù)器(Browser /Server)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)形式,以群件管理為核心,實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與現(xiàn)代辦公自動化技術(shù)的有機(jī)集成。實(shí)現(xiàn)真正的“無紙辦公”。
2、設(shè)計(jì)管理子系統(tǒng)
提供設(shè)計(jì)師的工作平臺,包括設(shè)計(jì)資源管理、設(shè)計(jì)審批流程、設(shè)計(jì)單位管理等。
3、項(xiàng)目管理子系統(tǒng)
實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目的全過程成本管理,包括合同、日常業(yè)務(wù)、材料、支付、預(yù)算、資金等全面的功能,提供全過程的成本預(yù)測、預(yù)警與控制,提供強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)分析功能。
項(xiàng)目管理系統(tǒng)提供了房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的項(xiàng)目管理集成應(yīng)用平臺,對房地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)的整個(gè)生命周期進(jìn)行管理;該系統(tǒng)支持對項(xiàng)目進(jìn)行工作分解(WBS分解),所有的細(xì)分工作都有指定的責(zé)任人負(fù)責(zé),對所有的細(xì)分工作可以計(jì)劃和跟蹤其進(jìn)度、編制預(yù)算、成本核算、效益分析,從而打破項(xiàng)目內(nèi)部的大鍋飯?bào)w制。通過構(gòu)建項(xiàng)目和任務(wù)的層級結(jié)構(gòu),既可以滿足企業(yè)對項(xiàng)目進(jìn)行無限細(xì)分管理,又可以通過上級任務(wù)或項(xiàng)目來對整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行全局把握。
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該系統(tǒng)使集團(tuán)企業(yè)的內(nèi)部項(xiàng)目管理合理分工和專業(yè)化,提升專業(yè)水準(zhǔn)和效率,而且還能“協(xié)同商務(wù),集中管理”,實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益。例如:集團(tuán)可以把一個(gè)項(xiàng)目分解成各個(gè)專業(yè)任務(wù),然后分配給下屬各專業(yè)公司,由專業(yè)公司去管理各子任務(wù),形成專業(yè)化的分工和協(xié)作,推行矩陣管理模式。系統(tǒng)采用B/S體系結(jié)構(gòu),適用于集團(tuán)型、分布式的管理架構(gòu),具有高度靈活的可維護(hù)性,能夠很好地滿足業(yè)務(wù)需求的不斷變化,快速地實(shí)現(xiàn)軟件升級,在項(xiàng)目現(xiàn)場也可以應(yīng)用本系統(tǒng),方便企業(yè)的應(yīng)用部署。
4、采購招標(biāo)子系統(tǒng)
提供網(wǎng)上招投標(biāo)平臺,并實(shí)現(xiàn)招標(biāo)信息的集中監(jiān)控與管理。通過使用該平臺能夠發(fā)揮集中采購的規(guī)模效應(yīng),降低采購成本。同時(shí)強(qiáng)化物資采購的集中管理控制,支持對定價(jià)權(quán)、采購權(quán)、質(zhì)檢權(quán)及支付權(quán)做必要的分離,以及設(shè)專門部門負(fù)責(zé)采購合同管理、供應(yīng)商的選擇、價(jià)格的確定、質(zhì)量檢驗(yàn)等。另外還能加強(qiáng)供應(yīng)商管理、加強(qiáng)采購價(jià)格管理、規(guī)范、協(xié)同、優(yōu)化企業(yè)采購業(yè)務(wù)處理流程,提高采購工作效率。
5、銷售管理子系統(tǒng)
提供銷售平臺,包括現(xiàn)場、入伙、銷控等銷售功能,并支持客戶信息的采集、整理與歸類,實(shí)現(xiàn)房間、客戶的信息關(guān)聯(lián),為營銷提供統(tǒng)計(jì)分析功能。
對于集團(tuán)型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè),售樓業(yè)務(wù)管理的組織結(jié)構(gòu)主要分為集團(tuán)-分公司-項(xiàng)目三級,通過VPN網(wǎng)絡(luò)和銷售管理系統(tǒng)對整個(gè)集團(tuán)的售樓業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)集中管理,各分公司和下屬各項(xiàng)目現(xiàn)場售樓部的所有管理數(shù)據(jù)全部存放在集團(tuán)總部的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器上,各地分公司和下屬各項(xiàng)目現(xiàn)場售樓部都通過網(wǎng)絡(luò)訪問集團(tuán)總部服務(wù)器上的數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)集團(tuán)總部、分公司和下屬各項(xiàng)目現(xiàn)場售樓部之間的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)交換。
6、財(cái)務(wù)子系統(tǒng)
集團(tuán)型房地產(chǎn)企業(yè)的解決方案,包括總帳、固定資產(chǎn)、報(bào)帳中心、全面預(yù)算、網(wǎng)上銀行等。
7、人力資源子系統(tǒng)
提供人力資源管理的全面解決方案,包括員工信息管理、調(diào)配、離職、規(guī)劃、勤務(wù)等,提供人力資源管理部門與員工之間的交互平臺。
8、物業(yè)管理子系統(tǒng)
提供物業(yè)日常管理,包括設(shè)備、維修、租賃、收款、安全、環(huán)保等,并通過數(shù)字化社區(qū)、呼叫中心等手段與工具提供與客戶的強(qiáng)大交互功能。
9、商業(yè)智能子系統(tǒng)
各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的具體操作、流程及數(shù)據(jù)對企業(yè)的決策層往往意義不大,特別是作為一個(gè)跨地域的集團(tuán)公司,決策者需要站在一個(gè)宏觀的角度去分析問題,如何從各項(xiàng)系統(tǒng)中抽取到關(guān)鍵數(shù)據(jù)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供判定依據(jù),這就是商業(yè)智能系統(tǒng)的存在意義。通過了解企業(yè)管理層和決策者對信息的需求,從已有的各信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)源中進(jìn)行抽取、轉(zhuǎn)換、裝載,形成本系統(tǒng)所需的信息,再以便于統(tǒng)計(jì)分析的方式進(jìn)行組織、存儲與訪問控制管理,最后利用成熟、專業(yè)、方便的前端展現(xiàn)工具,包括報(bào)表、OLAP分析、即席查詢等,使得企業(yè)決策者、管理者、各業(yè)務(wù)部門通過上層提供的各種應(yīng)用,利用WEB、GUI、API等方式對經(jīng)營信息進(jìn)行查看和訪問,進(jìn)而分析企業(yè)運(yùn)行現(xiàn)狀及趨勢,以便于迅速作出科學(xué)的決策。
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展,解決了集團(tuán)總部與地區(qū)公司、項(xiàng)目部間的物理線路問題,而ERP管理系統(tǒng)則提供了打破信息壁壘的有效手段,使總部、地區(qū)公司、項(xiàng)目部間的信息傳遞由串行架構(gòu)變?yōu)椴⑿屑軜?gòu),實(shí)現(xiàn)了扁平化,使信息更及時(shí),使用更有效率?;诘貐^(qū)公司、項(xiàng)目眾多,網(wǎng)絡(luò)以共享管理信息為基本目標(biāo),結(jié)合門戶及OA、設(shè)計(jì)、工程、招標(biāo)、銷售、物業(yè)、財(cái)務(wù)、人力資源、商業(yè)智能等,設(shè)計(jì)先進(jìn)的信息工具,使軟件系統(tǒng)一方面能很好地實(shí)現(xiàn)共享管理信息,另一方面又能較好地實(shí)現(xiàn)信息管理的完整性和痕跡管理。較大幅度提高管理水平,降低管理成本,同時(shí)提高了管理人員的效益產(chǎn)出。
該系統(tǒng)的推廣應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了管理模式的變革,變多頭分散管理為協(xié)同統(tǒng)一管理。利用全面的信息化管理實(shí)現(xiàn)了管理手段、管理工具的變革,在流程化基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了信息化。針對企業(yè)快速擴(kuò)張的問題,以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化為要求,在整合優(yōu)化管理流程的基礎(chǔ)上,通過系統(tǒng)固化流程,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)管理模式的快速復(fù)制,有效支持了公司的高速發(fā)展。通過使用該系統(tǒng),提高了企業(yè)核心競爭力,提升了企業(yè)的資金、市場、管理能力,提高了經(jīng)營管理的水平和防范化解經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的的能力。
同時(shí),對系統(tǒng)的推廣應(yīng)用得到了公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,建立起良好的組織和制度保障。對系統(tǒng)的規(guī)劃發(fā)展、功能完善、實(shí)施推廣、運(yùn)行維護(hù)、業(yè)務(wù)應(yīng)用等都落實(shí)到具體人員,以工作小組、責(zé)任人的方式固定下來,同時(shí)建立系統(tǒng)管理、應(yīng)用考核、安全管理等多套制度,特別是將應(yīng)用考核與子公司業(yè)績考核掛鉤,有力的推動了系統(tǒng)的推廣應(yīng)用。
本系統(tǒng)在中海地產(chǎn)20個(gè)分公司的150多個(gè)項(xiàng)目中得到推廣應(yīng)用,管理合約超過2.3萬份、工程款信息約5.5萬份;約1.8萬份物資采購信息;約6.8萬套房間資料,累計(jì)超700億的銷售資料,2007年共有22個(gè)樓盤開盤,均通過系統(tǒng)順利完成;已有161套帳、約47萬張憑證的會計(jì)信息; 管理著超過萬名員工的信息,成為企業(yè)運(yùn)作不可或缺的“神經(jīng)中樞”,中海通過本項(xiàng)目的實(shí)施,迅速整合了企業(yè)優(yōu)勢資源,實(shí)現(xiàn)了公司管理能力的快速復(fù)制,有效支持了公司的大規(guī)模擴(kuò)張,從2003年的10家地區(qū)公司提高到現(xiàn)在的22家,大幅度提高了企業(yè)競爭力。
取得了如下實(shí)施效果:
* 實(shí)現(xiàn)了企業(yè)協(xié)同管理。實(shí)現(xiàn)了管理模式的變革,變多頭分散管理為協(xié)同統(tǒng)一管理。
* 實(shí)現(xiàn)了企業(yè)全面信息化管理。實(shí)現(xiàn)了管理手段、管理工具的變革,在流程化基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了信息化。
* 形成了企業(yè)管理模式的快速復(fù)制能力。以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化為要求,在整合優(yōu)化管理流程的基礎(chǔ)上,通過系統(tǒng)固化流程,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)管理模式的快速復(fù)制,有效支持了公司的快速擴(kuò)張。
* 提高了企業(yè)核心競爭力。提升了企業(yè)的資金、市場、管理能力,提高了經(jīng)營管理的水平和防范化解經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的的能力。
管理的提高是無止境的,中海ERP也將圍繞管理的不斷進(jìn)步而提高,在平臺集成、信息整合、管理協(xié)同、流程優(yōu)化等方面進(jìn)行持續(xù)性改進(jìn),通過信息化進(jìn)一步提升中海地產(chǎn)可持續(xù)性發(fā)展的競爭優(yōu)勢。