廣東長大信息化實(shí)施體會與思考(一)

◎ 廣東長大信息管理中心實(shí)施總監(jiān) 李 洲

廣東省長大公路工程有限公司（以下稱廣東長大）是廣東省交通集團(tuán)屬下的大型公路施工企業(yè)，擁有國家公路工程施工特級總承包資質(zhì)并擁有對外經(jīng)營權(quán)。公司成立于上世紀(jì)50年代，現(xiàn)總資產(chǎn)超過50億元，2010年預(yù)計(jì)產(chǎn)值超過80億元。主營業(yè)務(wù)從公路、橋梁、隧道施工，擴(kuò)展到公路項(xiàng)目投資、運(yùn)營管理和設(shè)計(jì)施工總承包等建設(shè)模式。公司由屬下四個(gè)主體分公司、設(shè)計(jì)開發(fā)公司、投資發(fā)展公司、海外公司及分公司50多個(gè)項(xiàng)目部等組成。代表工程有杭州灣大橋、在建的浙江嘉紹大橋、虎門大橋以及舟山環(huán)島工程金塘大橋等。

圖1 綜合因素問題

三問信息化

目前，施工行業(yè)信息化相對處于中下水平，暫無真正的行業(yè)標(biāo)桿。施工企業(yè)信息化建設(shè)綜合性問題有待整體解決，如圖1綜合因素問題。伊斯蘭教典籍《古蘭經(jīng)》里面有三句話問蕓蕓眾生：“我們從哪里來？我們要到哪里去？我們現(xiàn)在在做什么？”如果以這三個(gè)問題考問企業(yè)的信息化，則變成：“公司信息化從哪里來？公司信息化要到哪里去？公司信息化現(xiàn)在在干什么？”如果能問清楚這幾個(gè)問題，把握其內(nèi)在聯(lián)系，信息化工作的思路就會清晰一點(diǎn)，從而總結(jié)出有關(guān)的規(guī)律。

特級資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)的初衷是為了推動施工企業(yè)信息化的建設(shè)。倘若企業(yè)只是為了達(dá)成特級資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)而生搬硬套，不去結(jié)合企業(yè)自身的情況，難免給企業(yè)帶來負(fù)面影響。對于廣東長大來說，我們寧愿做“有所為、有所不為”的放棄。以企業(yè)自身應(yīng)用為主，不過分強(qiáng)調(diào)條條框框。

公司信息化從哪里來，我們的企業(yè)導(dǎo)入信息化最根本的動機(jī)是什么？

有些企業(yè)是處于申報(bào)施工企業(yè)資質(zhì)的需要，公司信息系統(tǒng)必須滿足信息化資質(zhì)考評標(biāo)準(zhǔn)，這是一種被迫的狀態(tài)。有的企業(yè)會認(rèn)為：“競爭對手都已經(jīng)信息化了，如果不跟進(jìn)就會落于人后?！边@是一種盲從的心態(tài)。有些企業(yè)是由于企業(yè)業(yè)務(wù)快速增長，與經(jīng)營管理的矛盾必須解決。福建安裝就是這樣一家企業(yè)，在特級資質(zhì)信息化標(biāo)準(zhǔn)還沒有制定的時(shí)候，就走在了信息化的前沿，這就是主動出擊。信息化日臻完善，能夠以信息化促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展、以業(yè)務(wù)發(fā)展促進(jìn)信息化，這樣企業(yè)的信息化就步入了可持續(xù)發(fā)展的階段。大部分企業(yè)處于被動實(shí)施信息化的階段。信息化應(yīng)盡量減少盲從和被迫，走向主動實(shí)施和可持續(xù)發(fā)展。

企業(yè)信息化要到哪里去的問題，企業(yè)反躬自問：公司信息化要去往何方，終極目標(biāo)是什么？目前如圖2業(yè)內(nèi)普遍企業(yè)信息化目標(biāo)，這些是“務(wù)虛”的目標(biāo)，效果難以衡量與評價(jià)。

圖2 業(yè)內(nèi)普遍企業(yè)信息化目標(biāo)

信息化的實(shí)施過程要把目標(biāo)轉(zhuǎn)化為可見可觸或者可以衡量的指標(biāo)。廣東長大結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)，以各業(yè)務(wù)系統(tǒng)真正用起來為目標(biāo)，制定了如圖3廣東長大“務(wù)實(shí)”的信息化目標(biāo)。此外，信息化還能夠加速流程的實(shí)效，強(qiáng)化作業(yè)的自主性，大幅縮短間接工作的層級。

廣東長大強(qiáng)調(diào)以屏幕表單代替作業(yè)表單，將每天發(fā)生的信息及時(shí)錄入系統(tǒng)，做到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的日清日結(jié)。各個(gè)系統(tǒng)要實(shí)實(shí)在在地應(yīng)用起來，避免手工業(yè)務(wù)和系統(tǒng)業(yè)務(wù)并行“兩張皮”的現(xiàn)象。

為了達(dá)標(biāo)，多數(shù)企業(yè)缺失了如何在信息化條件下管理業(yè)務(wù)的思考。多數(shù)企業(yè)現(xiàn)在信息化在忙什么呢？如圖4業(yè)內(nèi)多數(shù)企業(yè)信息化現(xiàn)在做的事情。有的企業(yè)項(xiàng)目部甚至是一個(gè)人在做信息化工作，資料、信息全部由一個(gè)人集中輸入。

圖3 廣東長大“務(wù)實(shí)”的信息化目標(biāo)

圖4 業(yè)內(nèi)多數(shù)企業(yè)信息化現(xiàn)在做的事情

在信息化建設(shè)過程中，企業(yè)從總部、分公司到項(xiàng)目部幾級之間是需要進(jìn)行業(yè)務(wù)梳理的。業(yè)內(nèi)為數(shù)不多的企業(yè)現(xiàn)在在干什么呢？如圖5業(yè)內(nèi)少數(shù)企業(yè)信息化現(xiàn)在做的事情。很多企業(yè)擔(dān)心手工作業(yè)被取代之后會存在這樣或那樣的問題，如信息收集不齊或信息丟失等。廣東長大也經(jīng)歷了這樣的陣痛。系統(tǒng)作業(yè)與手工作業(yè)并行一段時(shí)間之后可以確定一個(gè)時(shí)間點(diǎn)，取消手工作業(yè)，業(yè)務(wù)運(yùn)行于系統(tǒng)中產(chǎn)生信息數(shù)據(jù)，將全部表單打印出來替代現(xiàn)有的作業(yè)表單。

圖5 業(yè)內(nèi)少數(shù)企業(yè)信息化現(xiàn)在做的事情

真正的信息化企業(yè)是什么？如圖6真正的信息化企業(yè)。業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化或規(guī)范化是信息化的基礎(chǔ)，沒有基礎(chǔ)的信息化如同空中樓閣。實(shí)施信息化的時(shí)候要有一定的思考，如果業(yè)務(wù)沒有實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化或規(guī)范化，信息化可不可以做呢？我有一個(gè)觀點(diǎn)，業(yè)務(wù)的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是伴隨著信息化工作的推進(jìn)而逐步完善的。它雖然是基礎(chǔ)，卻也不是不可或缺的前提條件。在信息部門的實(shí)力不是很強(qiáng)，組織架構(gòu)位置比較低的情況下，一味強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作，推行的難度也是非常大的；但是當(dāng)信息化工作推進(jìn)到一定程度的時(shí)候，要適時(shí)強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、合理化。

圖6 真正的信息化企業(yè)

圖7 廣東長大信息化建設(shè)主要?dú)v程

合理化是不斷將不合理的事物調(diào)試為合理的去蕪存菁的過程，它是一個(gè)循序漸進(jìn)、平穩(wěn)過渡的改革，而不是一場激烈的革命。合理化是管理變革的手段，是一切管理的基礎(chǔ)。把合理化的事物保持在一定狀態(tài)就是標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化可分為規(guī)范類（如請假、辭職）、作業(yè)指示型類（如采購流程）和績效衡量標(biāo)準(zhǔn)類（如效率、質(zhì)量、周轉(zhuǎn)率）。合理化求發(fā)展，標(biāo)準(zhǔn)化求穩(wěn)定，標(biāo)準(zhǔn)化中要有合理化，合理化中要有標(biāo)準(zhǔn)化，兩者互為促進(jìn)，交替進(jìn)行；穩(wěn)中求發(fā)展，合理化與標(biāo)準(zhǔn)化是“破”與“立”的關(guān)系。當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化演變?yōu)橄到y(tǒng)化，信息化就具有了生命。信息化能夠與業(yè)務(wù)、規(guī)范相結(jié)合，形成一個(gè)螺旋上升的態(tài)勢。只有這樣企業(yè)才能實(shí)現(xiàn)永續(xù)的經(jīng)營和永續(xù)的發(fā)展。

信息化的得與失

企業(yè)在不斷發(fā)展，管理問題日益突出，日益增長的信息化需求與落后的基礎(chǔ)設(shè)施之間的矛盾越來越大，企業(yè)信息化人應(yīng)當(dāng)如何應(yīng)對呢？廣東長大的信息化不是一帆風(fēng)順的，我們也走過一些彎路，也有一些波折。但是信息化的總體方向得到了公司高層和同事的認(rèn)可。我認(rèn)為，信息化工作得到認(rèn)可的最主要的原因是，廣東長大在每一個(gè)階段都會同合作伙伴一起，總結(jié)得與失，所經(jīng)歷的主要節(jié)點(diǎn)如圖7廣東長大信息化建設(shè)主要?dú)v程。

推行信息化的時(shí)候，大家曾就信息化覆蓋率的問題展開了討論。廣東長大提出了系統(tǒng)覆蓋率百分之百的目標(biāo)和“點(diǎn)、線、面”的推廣方法，自上而下推行信息化。無論項(xiàng)目大小，都要記錄全面、完整的信息化數(shù)據(jù)，從而能夠反映整個(gè)公司的全貌。廣東長大下屬的四家分公司分別確定一個(gè)項(xiàng)目部進(jìn)行試點(diǎn)，由總部信息中心與合作伙伴一起去推行，分公司相應(yīng)成立信息化推廣小組，全過程參與試點(diǎn)項(xiàng)目的上線推廣工作。在推行試點(diǎn)項(xiàng)目的過程中，廣東長大把每個(gè)分公司的信息小推廣組固化下來，通過試點(diǎn)項(xiàng)目的信息化實(shí)施過程把人員培養(yǎng)起來，進(jìn)一步由他們覆蓋分公司所有項(xiàng)目，這種推廣和人才培養(yǎng)的方法效果非常明顯。

隨著分公司信息中心的成立，人才隊(duì)伍成長了起來，廣東長大包括總部在內(nèi)有近30個(gè)信息化專職人員，在解決系統(tǒng)問題、后臺的管理和維護(hù)等方面發(fā)揮了重要作用。三級信息化知識有效傳遞體系的形成，使相關(guān)功能發(fā)布能夠在很短時(shí)間內(nèi)在各個(gè)部門傳遞下去，公司信息化運(yùn)維體系已經(jīng)建立起來。

觀念的轉(zhuǎn)變是今年最明顯的一個(gè)轉(zhuǎn)變，之前廣東長大信息部門很辛苦地在各個(gè)部門推行信息化。但是到今年下半年，業(yè)務(wù)部門應(yīng)用了信息化系統(tǒng)以后發(fā)現(xiàn)一些問題，自己又產(chǎn)生了新的需求，他們會主動來找信息中心；以前推行信息化的時(shí)候，業(yè)務(wù)部門覺得信息化的功能距離他們的要求很遠(yuǎn)，難以滿足他們的需要，但是現(xiàn)在很多部門會立足于現(xiàn)有的信息系統(tǒng)，提出信息化能不能使業(yè)務(wù)內(nèi)容再簡化一些，使形式更為精簡。這種從“要我信息化”到“我要信息化”的觀念轉(zhuǎn)變是讓人感到欣慰的。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)是總部業(yè)務(wù)部門關(guān)鍵用戶的主要職責(zé)之一。總部建立起基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分配給下級單位，如成本科目、勞務(wù)清單等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)一；合同管理、崗位體系統(tǒng)一等。我們目前已上線的業(yè)務(wù)系統(tǒng)如圖8廣東長大已上線的業(yè)務(wù)藍(lán)圖。

圖8 廣東長大已上線的業(yè)務(wù)藍(lán)圖

對于施工企業(yè)來講，核心業(yè)務(wù)是與經(jīng)營有關(guān)的業(yè)務(wù)。廣東長大的成本管理系統(tǒng)已經(jīng)上線，打通橫向業(yè)務(wù)的工作仍在進(jìn)行。信息中心與人力資源部用了將近一年的時(shí)間來調(diào)整組織架構(gòu)的變動和崗位體系的變動，這在推動信息化的過程中難度是最大的，也是值得的。因?yàn)檎麄€(gè)系統(tǒng)的后臺管理、權(quán)限分配、數(shù)據(jù)隔離以及分級管理，都要基于人力資源組織的管理進(jìn)行。如果人力資源組織不規(guī)范，后臺的工作量會相當(dāng)大。

我們與合作伙伴在信息化的實(shí)施規(guī)程里面有這樣一個(gè)約定，就是每周，每一年、每半年或者每個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)都會把實(shí)際情況與計(jì)劃進(jìn)行對比，把甲乙雙方在項(xiàng)目實(shí)施中存在的問題總結(jié)出來，并分析原因和確定解決措施，避免偏離方向。近三年的實(shí)施過程遇到的問題總結(jié)如下：

問 題1：從試點(diǎn)、上線到實(shí)際應(yīng)用，系統(tǒng)持續(xù)在改動，合同管理、供應(yīng)商管理等模塊到目前才基本穩(wěn)定。

原因分析：其主要原因在于系統(tǒng)定位不清晰、業(yè)務(wù)規(guī)范未能建立以及試點(diǎn)、推廣過程工期太短等。而造成系統(tǒng)定位不清晰的主要原因就是標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際業(yè)務(wù)需求不匹配。

解決措施：實(shí)踐表明，推行信息化要立足于業(yè)務(wù)部門實(shí)實(shí)在在的需求。我們現(xiàn)在更注重業(yè)務(wù)部門主動參與調(diào)研——信息化系統(tǒng)最終是為了讓業(yè)務(wù)部門用起來，通過業(yè)務(wù)部門的價(jià)值才能體現(xiàn)信息部門的價(jià)值。

問 題2：不能按照計(jì)劃做計(jì)劃的事。

原因分析：由于硬件環(huán)境等的限制，項(xiàng)目整體計(jì)劃于2008年9月、2009年4月、2010年的2月和5月都發(fā)生了較大變化，特級資質(zhì)考評標(biāo)準(zhǔn)不斷變化。

解決措施：通過多方渠道了解真實(shí)信息，在考慮達(dá)到特級資質(zhì)考評標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，適當(dāng)考慮了信息化工作的客觀規(guī)律，根據(jù)企業(yè)自身實(shí)際情況制定有效、具有可操作性的信息化整體推進(jìn)計(jì)劃。遵循企業(yè)信息化的客觀規(guī)律去做事，事半功倍；盲目去做事，事倍功半。

問 題3：由于上線時(shí)間緊，系統(tǒng)沒有經(jīng)過嚴(yán)格、充分的測試就推廣上線，從2009年7月廣東長大的信息化系統(tǒng)完成以后，有相當(dāng)一部分人力都投入到數(shù)據(jù)修復(fù)和BUG處理工作中。

原因分析：其一，我們所做的調(diào)研不夠，沒有把握好業(yè)務(wù)需求，造成應(yīng)用過程中會相繼產(chǎn)生新的需求。其二，由于業(yè)務(wù)規(guī)范未統(tǒng)一制定，造成用戶經(jīng)常采用反向或不正常操作。

解決措施：項(xiàng)目組沒有逃避困難。信息部門開發(fā)了一個(gè)問題反饋系統(tǒng)，所有的一線員工都能在系統(tǒng)中進(jìn)行問題反饋，系統(tǒng)針對每一個(gè)問題進(jìn)行持續(xù)跟蹤。系統(tǒng)中反饋的問題已經(jīng)有2000~3000個(gè)了。每個(gè)問題處理完成之后會用不同的顏色標(biāo)識出來。新功能發(fā)布建立了一套嚴(yán)格的流程。新功能正式發(fā)布之前會發(fā)給大家相關(guān)操作、執(zhí)行的配套規(guī)范及資料，部署跟蹤管理、培訓(xùn)的工作流程也逐步建立起來。許多根本性的問題是由于管理自身所帶來，及時(shí)與總公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行充分溝通，最高層的信息化需求就是廣東長大整體的方向。

廣東長大信息化是比較年輕的，卻不斷發(fā)展茁壯。剛開始進(jìn)行信息化的時(shí)候，我們在企業(yè)三類部門——綜合部下面的一個(gè)辦公室工作。如今信息部門從2個(gè)人的團(tuán)隊(duì)成長為近30個(gè)人的團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)的溝通比較順暢，雖然工作干得苦，似乎看不到盡頭，但還是開心的。廣東長大已培養(yǎng)出自己的開發(fā)團(tuán)隊(duì)，以后更多會在平臺上做自主的開發(fā)。

（未完待續(xù)）