論建筑施工企業(yè)工程檔案管理對策

趙九軒

建筑工程施工是一項服務(wù)當(dāng)代、惠及后代的重要事業(yè)。提高建筑工程質(zhì)量,對推動城市化建設(shè)步伐、改變城市面貌有著極為重要的意義。建筑施工企業(yè)工程檔案管理是工程建設(shè)的一個重要組成部分,是工程建設(shè)項目的歷史記錄,也是工程項目投產(chǎn)后運行、維修、管理、改建、擴(kuò)建及技術(shù)改造等工作的重要依據(jù)。如何做好建筑施工企業(yè)檔案管理工作已成為當(dāng)務(wù)之急。

1 當(dāng)前建筑施工企業(yè)工程檔案管理的主要問題及成因

在工程建設(shè)過程中,及時收集工程檔案信息,準(zhǔn)確鑒別工程文件材料,規(guī)范整理工程檔案,確保工程檔案的完整和系統(tǒng),不僅是為在建工程做好當(dāng)前服務(wù)工作的需要,也是為工程項目投產(chǎn)者開展各項工作做好服務(wù)的需要。但是由于建筑施工企業(yè)在管理過程中受各種因素的影響,在工程檔案管理方面存在一些不可忽視的問題:1)工程項目施工中對內(nèi)業(yè)資料重視不夠,歸檔不及時。其主要原因有:a.整理資料是苦差事,沒有人愿意去干;b.工程到了收尾階段,大部分人員特別是技術(shù)人員又撤離到新的工作崗位;c.一般項目部沒有專職檔案管理人員,內(nèi)業(yè)資料分散于各個崗位人員手中,工程后期人員陸續(xù)撤離后,留下的人員對資料不熟悉,加之有些資料簽字手續(xù)不完備,需要施工單位或監(jiān)理人員親筆簽字,但這些人員又很難隨時召來,拖延了資料整理時間,久而久之,勢必造成工程檔案的遺失或因保管不當(dāng)造成檔案的損壞,從而影響了工程檔案的及時歸檔。2)工程資料數(shù)量增多,質(zhì)量不佳。作為施工企業(yè)的工程檔案應(yīng)包括施工前準(zhǔn)備階段的文件資料;施工過程形成的有關(guān)文件資料以及項目竣工驗收階段的文件資料。但從目前工程資料數(shù)量接收的范圍和內(nèi)容上分析,主要是不注重鑒定工作,忽視歸檔范圍,造成一些無保存價值的工程資料也進(jìn)入檔案,濫竽充數(shù),而一些有歸檔價值的工程總結(jié)、工程竣工驗收和結(jié)算等重要資料歸檔不全,影響了檔案的優(yōu)化管理和有效利用。3)工程檔案資料缺乏真實性和有效性。有些工程檔案資料在形成過程中由于制作份數(shù)不夠或因保管不慎丟失,在竣工移交時就時常以復(fù)印件代替,有的因項目負(fù)責(zé)人不在現(xiàn)場,一些重要性文件如一些審批文件、竣工圖章的簽字等,工作人員隨意代簽,使形成的工程檔案資料真實性和法律效應(yīng)大打折扣。4)施工人員檔案意識淡薄。一般情況下,一項工程竣工驗收后就交付給業(yè)主使用,短期內(nèi)沒有出現(xiàn)質(zhì)量問題,施工企業(yè)也就認(rèn)為大功告成,萬事大吉,隨即將有關(guān)施工檔案束之高閣,無人過問,錯過了收集整理的最佳時機(jī),給工程檔案資料歸檔造成不可彌補的缺憾。在檔案的利用方面,對于施工企業(yè)來說工程檔案即使有一部分利用者,也只是借閱一些如竣工驗收證書、工程決算或竣工圖等少量資料,至于其他大部分工程檔案也就暫時擱淺,工程檔案資料在短期內(nèi)利用率就顯得比較低。因此,部分施工人員認(rèn)為城建檔案館與建設(shè)單位是今后工程的使用、維修單位,需要歸檔保存完整的工程檔案資料,而我們是施工企業(yè),再保存成套的工程檔案資料仿佛顯得多余。

2 做好建筑施工企業(yè)工程檔案管理工作的對策

建筑施工企業(yè)檔案管理是一個復(fù)雜的過程,做好工程檔案管理工作,首先要考慮到管理本身的四個基本特征:管理的載體是組織,管理的主體是管理者,管理的任務(wù)是設(shè)計和維持一種環(huán)境,管理的核心是處理好人際關(guān)系,而人是管理的第一要素。因此,只有明確了檔案管理的基本特征和內(nèi)在涵義才能制定行之有效的管理對策。1)要增強項目管理人員檔案意識,明確檔案管理人員職責(zé)。要向工程項目管理人員大力宣傳《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城市規(guī)劃法》,熟悉和掌握《建設(shè)工程檔案管理條例》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》(建設(shè)部90號令)等法規(guī)文件,使工程項目管理人員增強檔案管理意識和法律意識,明確檔案管理的職責(zé),制定好檔案管理制度和各項工作標(biāo)準(zhǔn),認(rèn)真貫徹工程檔案管理工作的“三納入”(即納入工程施工程序、計劃管理和有關(guān)人員的崗位職責(zé))和工程項目竣工文件的收集、整理、歸檔及移交的“三同步”(即布置施工任務(wù)與布置工程檔案編制同步;工程施工進(jìn)展與工程檔案形成積累同步;工程驗收交接與工程檔案交接同步),保證項目施工過程中文件的形成、積累、整理、歸檔有法可依,有章可循,職責(zé)明晰。2)明確施工企業(yè)工程檔案的歸檔范圍。施工企業(yè)工程檔案的歸檔范圍主要包括:前期準(zhǔn)備階段的文件材料,如建設(shè)工程規(guī)劃許可證,工程開工審批表,施工前建設(shè)單位、設(shè)計單位與施工單位進(jìn)行的施工圖紙會審、技術(shù)交底資料等;施工過程形成的文件材料,如各種原材料的匯總表及檢驗報告、設(shè)計變更、建設(shè)單位與施工單位的工程洽商記錄、工程定位測量記錄、隱蔽工程驗收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等;項目竣工驗收階段的文件材料,如竣工圖、竣工驗收報告、竣工驗收證書等。只有明確了施工企業(yè)工程檔案的歸檔范圍,嚴(yán)格按照歸檔范圍進(jìn)行工程檔案的收集整理,才能保證工程檔案的完整性,為實現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理奠定基礎(chǔ)。3)確保工程檔案資料的真實性和有效性。在項目施工過程中,為確保形成文件材料的真實性、準(zhǔn)確性,必須明確法律責(zé)任,規(guī)定由責(zé)任人簽字的必須由責(zé)任人本人簽字,絕不允許代簽,確因特殊原因不能親筆簽字的,責(zé)任人必須出具委托授權(quán)書,由受托人代簽,授權(quán)委托書應(yīng)連同竣工文件一并歸檔保存,以提高檔案管理的嚴(yán)肅性和法律效力。在工程檔案形成過程中,確因失誤造成的文字表達(dá)或數(shù)據(jù)錯誤,要求責(zé)任人必須對其進(jìn)行修改,并在修改處加蓋修改人印章,保證檔案資料的真實性和有效性。4)重視工程資料形成過程的管理工作。在項目實施過程中,應(yīng)將檔案工作融入工程建設(shè)的整個過程,對工程檔案的管理,項目部除開展自查外,集團(tuán)公司職能部門應(yīng)定期、不定期結(jié)合工程質(zhì)量、工程進(jìn)度、安全檢查、文明工地考核、貫標(biāo)等工作對工程檔案資料的形成、管理情況進(jìn)行跟蹤檢查,針對檢查出的問題,要求限期整改。除此之外,還應(yīng)注意做好歸檔文件材料的成套性、系統(tǒng)性整理工作,要求竣工文件材料以工程標(biāo)段、項目幢號為單位進(jìn)行收集、整理、歸檔。為了提高檔案管理的時效性,還必須制定保證金制度,要求必須在工程竣工驗收之日起三個月內(nèi)向有關(guān)檔案管理部門移交一套完整的工程檔案資料,待工程檔案資料如數(shù)移交完畢后,再撥付施工單位的保證金。5)嚴(yán)格竣工檔案的審核工作。工程項目竣工驗收后,各施工項目部根據(jù)集團(tuán)公司工程檔案收交范圍和內(nèi)容,將工程前期準(zhǔn)備階段形成的文件、施工過程形成的文件以及竣工驗收的文件進(jìn)行整理,送交集團(tuán)公司有關(guān)職能部門進(jìn)行審查。職能部門根據(jù)歸檔范圍和內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真對照審核,主要圍繞以下內(nèi)容進(jìn)行重點審核:工程檔案移交是否齊全、完整,分類是否科學(xué)、系統(tǒng);工程檔案的內(nèi)容是否真實,能否準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況;工程檔案的立卷是否符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn);竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等是否符合專業(yè)技術(shù)要求,圖面是否整潔、蓋有竣工圖章;文件的形成、來源是否符合實際,要求單位或個人簽章的文件,其簽章手續(xù)是否完備;文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)漏、缺部分,應(yīng)立即要求補缺補漏。

建設(shè)工程檔案是企業(yè)的寶貴財產(chǎn),是建筑施工企業(yè)的真實記錄,是工程建設(shè)者辛勤汗水和智慧的結(jié)晶。通過對它的管理、編研、開發(fā)和利用,必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力,推動城市建設(shè)的發(fā)展,為社會積累更多的財富。建筑施工企業(yè)必須充分認(rèn)識工程檔案管理的重要性,工程施工單位和相關(guān)人員要時刻牢記所肩負(fù)的使命,本著“對歷史負(fù)責(zé),為現(xiàn)實服務(wù),替未來著想”的宗旨,做好工程建設(shè)項目檔案管理工作,為企業(yè)的生存與發(fā)展保駕護(hù)航。

[1]邢補團(tuán).淺談建筑企業(yè)經(jīng)營管理[J].山西建筑,2007,33(16):224-225.