電子文件對(duì)檔案管理工作的影響及對(duì)策

池紫芬

(廣州市商貿(mào)職業(yè)學(xué)校，廣州510163)

電子文件對(duì)檔案管理工作的影響及對(duì)策

池紫芬

(廣州市商貿(mào)職業(yè)學(xué)校，廣州510163)

在信息時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，電子文件取代紙質(zhì)文件是歷史的必然趨勢(shì)。它正逐步改變傳統(tǒng)文件的處理和檔案的管理方法，并將對(duì)今后檔案事業(yè)發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

電子文件;檔案管理;影響;對(duì)策

電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。它主要包括電子文書、電子信件、電子圖紙、電子報(bào)表等。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，電子文件在檔案工作中大量出現(xiàn)，用傳統(tǒng)的檔案管理方法已無(wú)法有效地管理全新的電子文件，它在收集、整理、鑒定、保管、提供利用、檔案信息編研等環(huán)節(jié)上的管理都與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的檔案管理工作有一些不同之處。本文從五個(gè)方面談?wù)勲娮游募o檔案管理工作帶來(lái)的一些影響和對(duì)策。

一、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作的影響

1.電子文件改變了傳統(tǒng)檔案歸檔立卷的方式。歸檔立卷是傳統(tǒng)檔案工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)。紙質(zhì)文件形成后先由文書部門立卷后交檔案部門歸檔，每年集中歸檔一次，它已成為檔案業(yè)務(wù)工作的固定程式，而電子文件打破了這個(gè)固定程式。電子文件可隨時(shí)生成、更改，并及時(shí)存儲(chǔ)到辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，供檔案人員、技術(shù)人員和業(yè)務(wù)人員所共享。這使得文件與檔案之間沒有明顯的界限，也無(wú)須每年一次的立卷歸檔工作。

2.電子文件提高檔案整理、分類工作的效率。整理是傳統(tǒng)檔案工作的工作重點(diǎn)。它耗費(fèi)了檔案工作人員大量的時(shí)間和精力，紙質(zhì)材料文件逐件整理，分類明確，歸入適當(dāng)?shù)念惸?，費(fèi)時(shí)又效率低。但在電子文件環(huán)境下，電子文件通過(guò)計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)迅速、有效、多角度地進(jìn)行分類、整理，實(shí)現(xiàn)電子文件的高效管理。

3.電子文件內(nèi)容的真實(shí)性影響檔案鑒定工作的難度。電子文件內(nèi)容的真實(shí)性是其是否具有保存價(jià)值的前提。由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大。根據(jù)傳統(tǒng)檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限。而電子文件一方面由于制作方便，產(chǎn)生比以往更多的文件，大大增加文件管理人員的鑒定工作量;另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)可以重復(fù)地修改和添加，很難給電子文件劃定固定的保管期限，這些都是檔案鑒定工作所面臨的新課題。

4.電子文件改變傳統(tǒng)檔案的保管方法。傳統(tǒng)檔案的保管維護(hù)中，主要強(qiáng)調(diào)防潮、防塵、防蟲、防霉、防有害氣體等措施，要求保管的場(chǎng)地面積大，須具備大量的檔案架和鐵皮柜存放紙質(zhì)文件。而在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，由于電子文件信息存儲(chǔ)的高密度性，使檔案存儲(chǔ)方式由檔案柜轉(zhuǎn)變?yōu)橛脭?shù)字存儲(chǔ)器以及光盤、磁盤存儲(chǔ)，極小空間可存放大量的數(shù)字文件，有效緩解了傳統(tǒng)檔案保管中檔案數(shù)量龐大與庫(kù)房空間相對(duì)狹窄的矛盾，為保管工作提供便利。

5.電子文件的廣泛普及為傳統(tǒng)檔案工作的利用開辟了新的途徑。傳統(tǒng)檔案的利用必須在檔案館進(jìn)行，且受開館、閉館時(shí)間的制約，無(wú)法隨時(shí)進(jìn)行;同時(shí)文件的利用過(guò)程花費(fèi)利用者大量的寶貴時(shí)間，包括路途時(shí)間、等候時(shí)間、檢索時(shí)間等，然而檔案館僅能提供閱讀、復(fù)制較單一的利用方式，利用效果差。進(jìn)入信息時(shí)代，人們追求信息時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。電子文件充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)資源，集中管理網(wǎng)絡(luò)內(nèi)各部門的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸使需求者不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，跨地區(qū)在電腦終端檢索、查詢和利用，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源的共享，體現(xiàn)了電子文件高效快捷、便利的使用特點(diǎn)。

電子文件利用帶來(lái)前所未有的優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也帶來(lái)了紙質(zhì)文件時(shí)代所沒有的安全問(wèn)題。主要是文件信息的安全性難以控制，由于電子文件信息與載體的可分離性和易改性使電子文件信息在利用活動(dòng)中隨時(shí)面臨著被修改、盜竊、甚至被銷毀的危險(xiǎn)。此外，電腦病毒通過(guò)修改程序，并把自身的拷貝嵌入其中而實(shí)現(xiàn)對(duì)其他程序的傳染，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)不安全隱患增加。

二、采取的對(duì)策

針對(duì)電子文件對(duì)檔案管理工作帶來(lái)的一系列影響，所采取的對(duì)策是:

1.建立健全電子檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。檔案工作的開展，需要有相關(guān)法規(guī)、制度的保證。建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，如:電子文件歸檔制度、保密制度、鑒定制度、電子檔案?jìng)浞葜贫?、網(wǎng)上利用者身份確認(rèn)制度和網(wǎng)絡(luò)安全制度等，這樣有利于檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行。

2.檔案部門介入電子文件的運(yùn)作和管理。一些發(fā)達(dá)西方國(guó)家將檔案管理延伸到文件管理中。比如加拿大的《文件保管期限表》，提出“電子文件從生成時(shí)就建立檔案管理”的要求，這說(shuō)明前端控制的重要性。從電子文件的形成，運(yùn)行到歸檔管理，由主管部門或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定檔案部門人員負(fù)責(zé)。如為確保電子文件的完整性和有效性，應(yīng)從電子文件形成起就進(jìn)行妥善管理;定期把符合歸檔條件的電子文件信息聯(lián)機(jī)傳輸，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上集中，并按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體上;具有保密要求的電子文件，上網(wǎng)時(shí)必須符合國(guó)家或部門的規(guī)定，要做好嚴(yán)格的安全保密措施，嚴(yán)防涉密電子文件在網(wǎng)絡(luò)開放。

3.對(duì)電子文件憑證價(jià)值法律效力的確認(rèn)。電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、復(fù)制的特征，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在，以至于難以確定其真實(shí)性、合法性、有效性，憑證價(jià)值失去基礎(chǔ)，由于一系列技術(shù)和立法問(wèn)題尚未解決。因此，目前大多數(shù)國(guó)家對(duì)電子文件的法律效力問(wèn)題仍沒有很明確的解決方案。我國(guó)把這個(gè)問(wèn)題包含在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的整體法律認(rèn)定上。筆者認(rèn)為解決好電子文件的憑證性，必須要從管理制度、行政法規(guī)抓起，并強(qiáng)調(diào)以嚴(yán)格的技術(shù)措施來(lái)保障。

4.對(duì)電子文件內(nèi)容真實(shí)性的保護(hù)。影響電子文件內(nèi)容真實(shí)性的因素主要有兩方面:一是電子文件信息的易改性，極易不留痕跡地改動(dòng)文件信息;二是對(duì)軟硬件的依賴性，由于軟硬件升級(jí)換代，為了保證電子文件的可讀性，必須對(duì)文件遷移，在遷移過(guò)程中造成文件部分信息的變化或失去。此外，人員素質(zhì)對(duì)電子文件內(nèi)容也有一定影響。因此，保證電子文件真實(shí)性需要從管理措施和技術(shù)措施兩方面進(jìn)行:首先，在管理上加強(qiáng)對(duì)參加電子文件制作和管理的人員進(jìn)行嚴(yán)格的審查，從人員素質(zhì)、綜合能力、政治要求等方面多角度地選擇，在源頭上保證電子文件原始性、真實(shí)性。其次，在技術(shù)上通過(guò)運(yùn)用電子印章或電子簽名等方法對(duì)電子文件進(jìn)行簽發(fā)處理;在辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中，自動(dòng)對(duì)每份電子文件的修改、存貯、傳輸?shù)热魏尾僮鞫歼M(jìn)行實(shí)時(shí)登記，以密碼形式存貯并有防刪改措施;提高軟件平臺(tái)的兼容性，能夠讀取多種文件格式，以保證文件遷移內(nèi)容的真實(shí)性。

5.電子文件利用中的安全措施。電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要的，與紙質(zhì)檔案的利用相比，電子文件利用安全措施更加難以控制。因此，在電子檔案的利用中，應(yīng)采取以下方式:⑴提供利用時(shí)，應(yīng)視利用者的情況而定，不能無(wú)原則地向所有利用者提供全部利用方式。⑵依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)進(jìn)行分層管理。通常情況下，對(duì)于內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用。對(duì)于提供利用的拷貝件制作，必須在有效監(jiān)控下進(jìn)行。⑶信息在傳輸過(guò)程中，必須對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行加密，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換。⑷不論采取何種利用方式，系統(tǒng)都應(yīng)對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)的記錄，作為對(duì)利用工作查證的依據(jù)。⑸利用系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)的容錯(cuò)能力，避免由于誤操作所帶來(lái)的不可挽回的損失。

6.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案人員的綜合素質(zhì)。要通過(guò)各種方式對(duì)檔案人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)及現(xiàn)代化信息技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)，使檔案人員在掌握好本專業(yè)的同時(shí)，掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作技能，積極參與檔案管理軟件的開發(fā)工作，培養(yǎng)出復(fù)合型管理人才，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要。

［1］馮惠玲.電子文件管理教程［M］.北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001.

［2］王煒，劉軍.電子文件對(duì)檔案工作的影響及對(duì)策［J］.北京檔案，1999，(4).

［3］易碧榮.電子文件的歸檔管理和有效利用［J］.檔案學(xué)研究，2004，(4).

The Influences and Strategies of Electronic Documents to File Management

CHI Zi-fen
(Guangzhou Trade Profession College，Guangzhou 510163，China)

Computer technology and network technology have been widely used in this information age.It is a inevitable tendency that electronic documents will take the place of paper documents.This trend gradually alters the way that we deal with the documents and manage the files，which influents the development of archival undertaking fatherly and widerly.

electronic documents;file management;influence;strategy

G276

A

1001－7836(2010)02－0183－02

(責(zé)任編輯:喬瑞雪)

2009－11－26

池紫芬(1971－)，女，廣東梅州人，助理館員，從事檔案管理研究。